10 نصائح حول إدارة الوقت والإنتاجية لمصممي الويب

غالبًا ما يعمل مصممو الويب على مشاريع متعددة في وقت واحد. إنهم يواجهون العديد من التحديات مثل إدارة مواقع ويب متعددة ، وإدارة العملاء الصعبين ، وإيجاد عملاء جدد ، وتسعير عملهم بشكل صحيح ، ومواكبة اتجاهات الصناعة. علاوة على ذلك كله ، يحاولون أيضًا الحفاظ على حياة شخصية سعيدة وصحية.

يمثل هذا مشكلة عندما يتعلق الأمر بتحديد أولويات المهام ومواكبة المواعيد النهائية ، ووفقًا لإحدى الدراسات ، تعد إدارة الوقت مشكلة شائعة بين مصممي الويب.

لمساعدتك في إيجاد التوازن الصحيح بين العمل والحياة الشخصية ، وللتأكد من التزامك بالمواعيد النهائية ، سنعرض لك 10 نصائح فعالة لإدارة الوقت.

هناك مجموعة متنوعة من الأشياء التي يمكن أن تؤثر على وقتك وتركيزك وطاقتك - ويجب أن تأخذ استراتيجية إدارة الوقت في الاعتبار كل منها. هيا بنا نبدأ.

لا يهم مدى وضوح توضيح شروط الوظيفة ، أو تقديم جدول زمني ، أو شرح ما هي مخرجات موقع الويب ، أو تذكير العميل بعدد المراجعات التي يحصل عليها. إذا لم يكن لديك كل شيء مكتوبًا ، فماذا تعتقد أن عميلك سيفعل بمجرد بدء المهمة؟

إما أنك ستتعامل مع وابل من المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني التي تتحقق منك أو سيكون لديك عميل يريد دفع حدود الاتفاقية لأنه لا يوجد اتفاق رسمي. تتطلب كلتا النتيجتين إعادة توجيه انتباهك إلى أمور أخرى غير مشاريعك.

لكن العقد وبيان العمل (SOW) الذي وقع عليه العميل ولديه في حوزته سيساعدك على إدارة التوقعات وتقليل مخاوفه بشأن المشروع.

إذا كنت مهتمًا في أي وقت مضى حول المدة التي تستغرقها في الواقع لإنشاء موقع ويب ، فسيقوم متتبع الوقت بإخراج التخمين منه. هناك عدد من الأسباب التي تجعلك تهتم بهذا الأمر.

أولاً ، يمكنك بثقة جدولة المشاريع وتزويد العملاء بمواعيد التسليم إذا كنت تعرف المدة التي تستغرقها كل مهمة ومرحلة حتى تكتمل.

ثانيًا ، من خلال تخصيص وقت للطول الفعلي للمهمة بدلاً من التقدير ، لن تضطر إلى ترحيل العمل من يوم لآخر. إذا تمكنت من إنجاز كل شيء عند جدولته ، فلن تشعر أنك مضطر إلى العمل متأخرًا أو في عطلات نهاية الأسبوع لمحاولة اللحاق بالركب طوال الوقت.

أيضًا ، يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في معرفة تسعير تصميم الويب الخاص بك. على الرغم من أنه يجب عليك فرض رسوم على أساس القيمة وليس الساعات ، إلا أنك لا تزال ترغب في التأكد من أن لديك هامشًا كبيرًا بما يكفي مدمجًا في أسعارك حتى لا تتعادل فقط أو تخسر المال على وظائفك ، وهو الأسوأ.

هل سبق لك أن شاهدت قصصًا على الإنترنت حول مدى "نجاح" أشخاص مثل ريتشارد برانسون وتيم كوك عندما يستيقظون في الظلام ويفكرون ، "أفضل النوم على أن أكون ناجحًا"؟

المشكلة في هذا المنطق القائل بأن الاستيقاظ مبكرًا يعادل النجاح هو أنه ليس منطقيًا حقًا.

يختلف كل شخص عن الآخر ، مما يعني أنه يجب عليك الاستيقاظ عندما تشعر بالراحة ، وتحديد ساعات العمل عندما تكون في وضع ذروة التركيز ، والعمل فقط بعدد الساعات التي يمكنك إدارتها بشكل معقول.

طالما أنه لا يعيق قدرتك على التحدث إلى العملاء أو العملاء المحتملين في الوقت الفعلي ، فلا حرج في العمل أثناء الجدول الزمني المثالي لجسمك وعقلك. فقط لا تنسى أن تضع في اعتبارك الاستراحات.

هذا جزء كبير من تقنية بومودورو. يذهب مثل هذا:

• اضبط عداد الوقت لمدة 25 دقيقة.
• ابدأ المؤقت واعمل على مهمة واحدة دون كسر تركيزك.
• عندما يرن العداد ، توقف وخذ استراحة قصيرة.

ستتكرر هذه الدورة أربع مرات. في نهاية ذلك الوقت ، ستكون قادرًا على أخذ استراحة أطول. سيبدأ بعد ذلك من جديد.

في حين أن 25 دقيقة هي الطريقة التي تقوم بها هذه التقنية المحددة بدفع الوقت ، مرة أخرى ، من المهم العثور على وتيرتك المثالية وعدد فترات الراحة. قد تجد أن 25 دقيقة هي وقت قصير جدًا لإكمال مهام موقع الويب الخاص بك وسيكون من الأفضل ضبط المؤقت لمدة 60 دقيقة. طالما أنك لا تفقد التركيز ، فلا بأس بذلك.

يعد وضع خطة محددة كل يوم خدعة مفيدة لإدارة وقتك.

ومع ذلك ، بدلاً من أخذ قائمة المشاريع المتزايدة الخاصة بك واختيار ما ستعمل عليه يومًا واحدًا في كل مرة ، حدد مهامك مسبقًا. هذا ينطبق على عمل المشروع وكذلك كل شيء آخر يحدث خلال يوم عملك.

فيما يلي بعض النصائح لوضع جدولك الزمني:

• ضع القواعد بناءً على جدولك المثالي - أيام الأسبوع التي ستعمل فيها بالإضافة إلى المدة في كل يوم.
• حدد أصعب مهامك في أول شيء في اليوم عندما تشعر بالحيوية والاستعداد لمواجهة التحدي. وهذا ما يسمى أكل الضفدع.
• ضع مهام مسؤول عملك في التقويم وحدد جدولًا زمنيًا يمكن التنبؤ به بحيث يصبح من المعتاد التعامل معها في يوم ووقت محددين.
• خصص أيامًا وأطرًا زمنية معينة عندما تريد أن تكون على الهاتف لإجراء مكالمات استكشافية مع العملاء المحتملين أو مناقشة معالم المشروع مع العملاء الحاليين.
• أضف المواعيد أو الأنشطة الشخصية إلى جدولك الزمني التي تحدث أثناء يوم العمل.

إذا قمت بجدولة كل شيء وخصصت الوقت المناسب لكل ذلك ، فلن تضيع الوقت في التراجع أو القلق بشأن شيء نسيت القيام به.

بأخذ هذه الخطوة إلى الأمام ، سيكون من المفيد للغاية حفظ قوالب العملية في برنامج إدارة المهام الخاص بك.

بهذه الطريقة ، في المرة الثانية التي يبدأ فيها مشروع جديد ، كل ما عليك فعله هو تكرار قالب العملية ، وتخصيص المهام بناءً على الوظيفة والبدء في إكمال المهام.

يكون هذا مفيدًا لجميع مجالات سير عملك ، بدءًا من العثور على عملاء تصميم ويب جدد إلى إعدادهم ، بالإضافة إلى مهام تصميم الويب إلى أنشطة ما بعد الإطلاق. يمكنك أيضًا إنشاء قوالب للعمل غير المتعلق بالمشروع.

واحدة من أكبر فوائد هذا هو قطعة الألفة. كلما أصبحت عمليتك أكثر تنظيماً وقابلية للتنبؤ ، أصبح من الأسهل التركيز على الجانب الإبداعي لوظيفتك بدلاً من التركيز على الخدمات اللوجستية لإدارة المهام.

فائدة أخرى لتصميم قوالب سير العمل الخاصة بك هي أنها تمكنك من القيام بعمليات أكبر وأطول وتقسيمها إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة. سيؤدي ذلك إلى التخلص من أي إرهاق أو تخويف من عملك.

إذا كان متتبع الوقت يخبرك أن أكثر من 50٪ من يوم عملك مخصص للعمل الإداري ، فقد حان الوقت لإعادة تقييم ما تفعله.

الآن لديك خياران. يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لمهام إدارة الأعمال الضرورية هذه إلى مساعد ومقدمي خدمات محترفين آخرين أو يمكنك أتمتة هذه المهام باستخدام البرنامج. إذا كان عملك صغيرًا نسبيًا وتحاول توفير المال ، فابدأ بالأتمتة.

هناك الكثير من الأدوات المتاحة - العديد منها مجانًا - والتي ستساعدك على أتمتة المهام المملة والمزعجة والتي غالبًا ما تستغرق وقتًا طويلاً والمتعلقة بما يلي:

• المحاسبة وإدارة الضرائب
• جدولة الاجتماعات
• فحص الآفاق
• إنشاء العقد
• الفواتير
• التواصل مع العميل والمتابعة
• تسويق وسائل الاعلام الاجتماعية
• و اكثر

لن تكون مطلقًا خاليًا من إدارة عملك بنسبة 100٪ ، ولكن يمكنك تقليل استهلاكه للوقت كثيرًا باستخدام العمليات الآلية.

سواء كنت مصمم ويب أو مطور ويب ، فمن المحتمل أن يكون لديك مجموعة من الأدوات التي تستخدمها في كل وظيفة.

إذا كنت مصممًا ، فقد يشتمل صندوق الأدوات هذا على:

• أداة تخطيط شبكي
• رسم أو فوتوشوب
• عدد قليل من قوالب WordPress المرنة والقوية التي تعمل بشكل جيد لقاعدة عملائك
• مجموعة من مكونات WordPress الإضافية الضرورية لموقع كل عميل
• أداة اختبار عبر المتصفحات

إذا كنت مطورًا ، فقد يشتمل صندوق الأدوات الخاص بك على:

• الأطر والمكتبات
• IDE
• بيئة انطلاق
• جيثب
• أدوات اختبار المتصفح

من خلال إنشاء صندوق أدوات يمكنك استخدامه في كل وظيفة ، يمكنك العمل بشكل أسرع وتحقيق نتائج أفضل لأنك لا تقضي الوقت في محاولة البحث عن الأدوات لاستخدامها. بدلاً من ذلك ، يمكنك أن تفعل ما تحب وأن تبتكر فقط.

يقضي الشخص العادي 7 ساعات على الإنترنت كل يوم. لسوء الحظ ، فإن الإنترنت والعدد الهائل من الأجهزة التي تعمل من خلالها ينتظرون فقط تشتيت الانتباه أو وضع عقبة في طريقك خلال تلك الفترة.

اعتمادًا على مصدر مشتتاتك ، هناك عدد من الطرق للتعامل مع هذا.

أول شيء هو استخدام إعدادات وقت الشاشة على أجهزتك لتعيين حدود اتصال وتطبيقات محددة. بهذه الطريقة ، ستحصل فقط على رسائل بريد إلكتروني جديدة ، أو تتلقى رسائل نصية أو مكالمات ، أو ترى إشعارات دفع في الأوقات التي حددتها (أي عندما لا تكون مشغولاً بالعمل).

يمكنك أيضًا استخدام المزيد من أدوات حظر التشتيت للخدمة الشاقة لصندوق البريد الإلكتروني الخاص بك ، والوسائط الاجتماعية ، والتطبيقات.

لا تنسى المشتتات داخل المنزل. إذا كان لديك أشخاص آخرون من حولك ، فأخبرهم أن الباب المغلق أو إشارة أخرى تعني أنك في مأزق ولا يمكن مقاطعتك.

بينما يمكنك تقليل عدد مرات وصول العملاء إليك بشكل متكرر أو عاجل من خلال وضع كل شيء بوضوح في العقد و SOW ، ستكون هناك أوقات يحتاجون فيها إلى الاتصال بشأن مسار المشروع.

مع العلم أن الأمر سيكون كذلك ، قم بإعداد قناة اتصال واحدة يمكنهم استخدامها.

كما هو الحال مع نصائح إدارة الوقت الأخرى في هذه القائمة ، خصص وقتًا لتسجيل الوصول إلى هذه القناة مرة واحدة يوميًا. إذا قمت بجدولة 30 دقيقة في نهاية يوم عملك ، فيمكنك بسهولة البقاء على اطلاع على هذه الرسائل والرد عليها جميعًا في الوقت المناسب.

لا تنس أن تكون استباقيًا بشأن هذه الاتصالات. من خلال جدولة تسجيلات الوصول مع عملائك في مراحل مختلفة خلال المشروع ، من المحتمل ألا يكون هناك العديد من الرسائل للتعامل معها على أساس يومي.

يعد هذا دائمًا أسلوبًا صعبًا لإدارة الوقت لإتقانه. بصفتك منشئ محتوى ، فأنت تريد أن تكون قادرًا على قول "نعم!" لكل عميل محتمل.

على الرغم من ذلك ، فإن الحقيقة هي أنك لا تفعل سوى ضرر لهم بقول "نعم" إذا لم تكن لديك القدرة على تحمل ما يطلبونه.

قد يكون هذا هو الحال إذا كان مشروعًا أو طلبًا:

• بالنسبة للعميل الذي تعرفه ، سيستغرق إدارته وقتًا طويلاً
• هذا يتجاوز قدراتك الحالية أو خارج غرفة القيادة الخاصة بك
• هذا يتجاوز نطاق العمل ولن تحصل على أجر إضافي مقابل
• سيكون عليك القيام بذلك بالإضافة إلى عبء العمل المعتاد
• ليس لديك اهتمام ولكن تشعر بالسوء لعدم قدرتك على مساعدتهم

خلاصة القول: إذا قدمت لك فرصة من قبل عميل محتمل أو عميل حالي أو عميل سابق ، فقم بإلقاء نظرة فاحصة على ما يستلزمه المشروع وكن واقعيًا بشأن قدرتك على استغلالها.

إذا كان هناك نوع من التفاوض معني - أي تخسر المال ، أو وقت فراغك ، أو عقلك - فقط قل "لا" لها. وإذا كانوا غير راغبين في قبول "لا" للحصول على إجابة ، فأنت تعلم أنك فعلت الشيء الصحيح.

العملاء الذين يريدون منك القيام بعمل جيد لهم يدركون أهمية إدارة الوقت والإنتاجية ولا يريدون التنازل عن ذلك.

لم تبدأ نشاطًا تجاريًا في تصميم مواقع الويب ، لذا فقد تثقل كاهلك إدارة وإدارة أعمالك ومشاريعك وعملائك. لقد قمت بذلك حتى تتمكن من إنشاء مواقع ويب رائعة للأشخاص الذين يحتاجون إليها.

من خلال نصائح إدارة الوقت وحيل الإنتاجية ، ستحرر نفسك من بعض هذا العبء ، مع تحسين أكبر قدر ممكن من الباقي. إذا كنت مستعدًا لتطبيق هذه الاستراتيجيات ، فإن قائمتنا التي تضم أفضل 9 نصائح لإدارة الوقت لمصممي الويب هي محطتك التالية.