9 نصائح لاجتماعات فعالة (مع قائمة مراجعة مجانية)

يمكن أن تكون الاجتماعات ممتعة وفعالة للغاية ، ولكن الاجتماع غير الفعال يمكن أن يستنزف وقتك ، خاصة إذا كنت مشغولاً. في بحثنا المستمر عن كيفية أن تكون منتجًا في عالم العمل المختلط ، من المهم أن يكون كل اجتماع جديرًا بالاهتمام ويؤثر بشكل إيجابي على دورك. لسوء الحظ ، هذا ليس هو الحال في كثير من الأحيان.

سواء كان ذلك اجتماعًا سريعًا للفريق أو يتطلب عصفًا ذهنيًا أو مناقشة استراتيجية ، فهناك بعض القواعد التي يمكنك اتباعها لإنجاحه. هذا هو الحال بشكل خاص الآن لأن الكثير منا موجود فقط في المكتب لجزء من الأسبوع أو يعملون عن بعد.

تقضي المنظمات ما يقرب من 15 في المائة من وقتها في الاجتماعات مع ثلث تلك الاجتماعات التي تعتبر غير مثمرة ، وفقًا لأبحاث Zippia. ومن المثير للاهتمام ، أن استطلاعًا أجرته Dialpad وجد أن أكثر من 75 في المائة من الأشخاص يفضلون جدولة الاجتماعات في يوم أو وقت معين ، حيث يكون يوم الاثنين هو اليوم الأكثر شيوعًا لجدولة الاجتماعات ويوم الأربعاء هو الأطول.

إدارة اجتماع ناجح

لا يكفي مجرد جمع الناس في غرفة (حقيقية أو عبر الإنترنت) والأمل في الأفضل! لقد أجرينا الكثير من الأبحاث هنا في معهد دبي للإعلام حول كيفية عمل الاجتماعات وأفضل طريقة لإدارتها. نشارك معك هنا 9 نصائح بسيطة لمساعدتك في إدارة اجتماع فعال (افتراضي أو غير ذلك).

1. ضع جدول أعمال واضح

عندما تكون متعطشًا للوقت ولديك الكثير لتفعله (مثل معظم المسوقين) ، فإن الاجتماع بدون هدف يكون بمثابة عائق. أرسل جدول أعمال قبل الاجتماع حتى يعرف الناس ما يمكن توقعه وما إذا كانوا بحاجة إلى إعداد أي معلومات.

يمكنك أيضًا عرضها على الشاشة أو حتى طباعتها (للاجتماع وجهًا لوجه) لجعل الأشياء تتحرك بسلاسة. هذا مهم بشكل خاص للاجتماعات عبر الإنترنت حيث يعمل الناس عن بعد وقد لا يكونون على اتصال بحملة أو مشروع.

من المفيد إعادة توجيه الاجتماع إلى المسار الصحيح إذا كان ينطلق في مسار أو ينقسم إلى مناقشات أصغر. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول "هذه فكرة رائعة ، لكنها ليست فكرة في الوقت الحالي. دعنا نضيفه إلى اجتماع X التالي للمناقشة. "

"في كثير من الأحيان ، يمكن أن تنفجر الاجتماعات بشكل ملموس ويضيع الغرض مما قد يكون محبطًا للحاضرين. يجب على الميسر مشاركة جدول الأعمال مقدمًا حتى يأتي الحاضرون مستعدين ويغطيوا ما هو مطلوب في الوقت المخصص وتجنب الاجتماعات الجارية ". أورلا ستاك ، مدير الموارد البشرية في معهد التسويق الرقمي

2. تعرف على النتائج المرجوة

منذ البداية ، يجب أن تعرف ما تريد الحصول عليه من الاجتماع. هل تبحث عن أفكار؟ هل تحتاج إلى الموافقة على الميزانية؟ هل هو تقديم الدعم لأعضاء الفريق في مشروع صعب؟

كن واضحًا بشأن ما تريد واعمل خلال الاجتماع للتأكد من حصولك على نتائج منه. يجب استخدام الدقائق القليلة الأخيرة من الاجتماع لمتابعة الخطوات التالية وتعيين أشخاص للقيام بها. يساعدك على وضع خطة عمل واضحة يعرفها الجميع.

يجب عليك أيضًا التأكد من أن كل شخص تتم دعوته لديه دور يلعبه أو مشاركته في الفريق أو المشروع. لا تضيع وقت أي شخص إذا كان بإمكانه فعل أشياء أخرى.

3. العثور على البيئة المناسبة

اليوم ، مع العمل عن بعد والمختلط ، يمكن عقد الاجتماعات في أي مكان. المفتاح هو اتخاذ قرار بشأن أفضل وسيلة للاجتماع ما إذا كان الإنترنت كافيًا أو إذا كنت بحاجة إلى عقده شخصيًا.

يمكن إدارة الاجتماعات التشغيلية بسرعة عبر الإنترنت. على سبيل المثال ، يمكن بسهولة إدارة اللحاق بالركب أو السباق السريع للفريق يوميًا أو أسبوعيًا عن طريق إجراء مائدة مستديرة وترك الوقت لأي استفسارات في النهاية.

يمكن أيضًا إدارة اجتماعات باني الأعمال عن بُعد طالما كان لديك جدول أعمال واضح. استخدم مشاركة الشاشة لمشاركة العروض التقديمية أو الشرائح أو العناصر المرئية للمساعدة في ضمان وصول الجميع إلى المعلومات.

تركز اجتماعات التوجيه الاستراتيجي على التفكير والأفكار الجديدة والعصف الذهني ، لذلك ربما تكون أكثر ملاءمة للاجتماع الشخصي. فكر في الزملاء الذين يحتاجون إلى المشاركة واكتشف ما يمكن أن يصلح للجميع. يجب أن يكون هناك مجال لاستيعاب مواقف الأشخاص (مثل إعطاء الكثير من الإشعارات حتى يتمكن العمال عن بُعد من الانتقال إلى المكتب) ، ولكن لا تغفل عن الهدف والنتائج المرجوة.

اقرأ : "كيفية إدارة فريق بعيد (والأدوات التي تساعدك على القيام بذلك)"

4. إعداد نقاط الحديث

إذا كنت تقود اجتماعًا يتطلب أفكارًا أو عصفًا ذهنيًا ، فيجب عليك طرح نقاط الحديث الرئيسية على الطاولة. سيتم توجيه هذه من خلال المشروع والنتائج ولكن يمكن أن تكون بمثابة ورقة سرير أثناء الاجتماع إذا وجدت أن الأشياء تخرج عن الموضوع.

يمكنك وضع الأسئلة على السبورة واسأل الناس عن آرائهم. على سبيل المثال ، إذا كان الاجتماع لمناقشة إحدى الحملات التسويقية التي كان أداؤها ضعيفًا ، فاطرح أسئلة مثل "ما الذي أعجبك في الحملة؟" أو "ما الذي كان بإمكاننا القيام به بشكل أفضل؟"

قد تمنحك هذه التقنية الكثير من الإجابات ولكنها تمنحك فرصة لمعرفة ما إذا كان هناك إجماع في الغرفة يمكنك استخدامه لتغذية الحملات الأخرى أو زيادة الأداء.

5. امنح الجميع فرصة للتحدث

بينما لكل شخص دور ومسمى وظيفي ، يمكن وضعهما جانبًا من أجل الاجتماع. قد يكون من المحدود المحاولة والابتكار أو وضع الاستراتيجيات إذا تمسك الجميع باختصاصاتهم الخاصة ، على سبيل المثال ، يمكن لمدير التسويق التحدث فقط عن التسويق.

ضع في اعتبارك من هو في الاجتماع ودع الناس يتحدثون. تذكر أن كل شخص مختلف. بعض الناس أكثر صراحة في حين أن البعض الآخر قد يحتاج إلى حث لإبداء الآراء. خذ زمام المبادرة واطرح أسئلة على أعضاء الفريق إذا شعرت أنه لم تتح لهم فرصة المساهمة.

غالبًا ما يتعلق الأمر بإدارة الشخصيات ، لذا إذا شعرت أن شخصًا أو شخصين يسيطران على المحادثة ، فغيّر المسار عن طريق طرح الأسئلة أو فتح المجال. في اجتماع عبر الإنترنت ، فكر في تشغيل الكاميرا لأنها أكثر أناقة ، باستخدام كتم الصوت حتى يتمكن الشخص الذي يتحدث من التحدث دون مقاطعة واستخدام وظيفة "رفع اليدين" أو ما يعادلها للسماح للأشخاص بطرح الأسئلة أو الاتصال.

"التحضير يؤدي إلى تعاون أفضل في الاجتماعات والمثابرة في المتابعة يؤدي إلى نتائج أفضل بعد الاجتماعات" كين فيتزباتريك ، الرئيس التنفيذي لمعهد التسويق الرقمي

6. تشجيع الأفكار والحلول

إذا كان اجتماعك يدور حول إيجاد حلول أو توليد أفكار ، فابدأ به على هذا النحو. قبل الاجتماع ، اطلب من الأشخاص كتابة فكرتين أو ثلاث أفكار.

ثم تجول حول المائدة واطلب من الأشخاص مشاركة هذه الأفكار. بعد كل واحدة ، اطلب الآراء والملاحظات ثم دوّنها (أو اطلب من المدون المعين القيام بذلك). لا تركز على الشخص الذي يقول الفكرة ولكن على الفكرة نفسها.

يمكنك أن تفعل الشيء نفسه لإيجاد حلول للتحديات. على سبيل المثال ، "نحن نكافح لإشراك الشباب الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و 25 عامًا ، فما الذي يمكننا فعله للوصول إليهم؟"

عندما تطلب من الناس القيام بذلك مقدمًا ، تكون قد منحتهم وقتًا للاستعداد وعدم الانزعاج. كما سيسمح للأشخاص الأقل ميلًا للتحدث بفرصة للتعبير عن آرائهم.

7. انتبه للوقت

من السهل جدًا تشغيل الاجتماعات بمرور الوقت. إذا وضعت حيزًا زمنيًا في جدول أعمال الأشخاص ، فتذكر أنهم قد خططوا لأشياء أخرى حوله ، لذا فمن مسؤوليتك أن تكون على دراية بذلك.

ابدأ في الوقت المحدد وانتهى في الوقت المحدد ، وكن متسقًا وسيعلم الآخرون أنهم بحاجة إلى احترام الوقت المخصص للاجتماع. يتعلق الأمر ببناء التناسق والتأكد من أن الناس يعرفون ما يمكن توقعه في كل اجتماع ، أي أنه لن يصطدم بعمل آخر أو يجعل شخصًا ما يفوت بداية اجتماع آخر!

إذا كان لديك اجتماع أطول ، فقم بتضمين بعض أوقات الاستراحة ، حتى لإجراء فحص سريع عبر البريد الإلكتروني أو إعادة تعبئة رصيد القهوة لأنه يمنح الأشخاص فرصة للتحديث وإعادة التجميع.

"لم أكن أبدًا من المعجبين بالاجتماعات الطويلة المكتظة في المكاتب. (الوقوف أثناء الاجتماعات) هو طريقة أسرع بكثير للانضمام إلى الأعمال واتخاذ القرار وإبرام الصفقة ". ريتشارد برانسون

8. تحديد الخطوات والإجراءات التالية واضحة

النتيجة النهائية لاجتماع ناجح هي خطوات وإجراءات واضحة. خذ وقتًا في نهاية كل اجتماع لتوضيح الخطوات التالية. تأكد أيضًا من أن تنتهي بملاحظة إيجابية حتى يذهب الجميع بعيدًا عن الشعور بالنشاط.

يجب أن يتضمن ذلك مهمة ومن ثم تعيين شخص لهذه المهمة. اسمح لكل شخص في الاجتماع بالمساهمة أو إذا كان من الواضح أن مهمة معينة هي جزء من دور شخص ما ، فقط قل "هل من المقبول أن أسند ذلك إليك X؟"

بعد الاجتماع ، من المهم مشاركة الملاحظات أو النتائج حتى لا يكون هناك سوء تفاهم ويكون الجميع على دراية بالأفعال التي يتحملون مسؤوليتها. قد يكون من المفيد أن تكون الملاحظات في مستند أو مجلد مشترك حتى يتمكن الجميع من تتبع آخر التحديثات.

على حد تعبير ديف بيهان من مؤسسة دبي للإعلام ، "يتمثل أحد نقاط تركيزي الرئيسية في اجتماعات المشروع في تسجيل المهام / النتائج مباشرة مرة أخرى في نظام إدارة المشروع الخاص بنا ، سواء كان ذلك لي أو لشخص آخر. سنلتقط هذه الإجراءات في المشروع مراجعة الاجتماعات وهذا يضمن متابعتها وعدم تسلل العناصر عبر الفجوات ".

يجب عليك أيضًا تضمين المواعيد النهائية حتى يكون لدى الأشخاص جدول زمني للعمل من أجله. إذا لم يتم تحقيق ذلك ، فيمكن مناقشته في الاجتماع التالي حول الحواجز ومعرفة ما إذا كان هذا الشخص يحتاج إلى الدعم أو التوجيه.

9. اطلب التغذية الراجعة

بينما قد تعتقد أن الاجتماع سار بشكل جيد أو أن اللحظات اليومية كانت مثمرة للغاية ، فقد لا يشعر الآخرون بنفس الشيء.

اختر مخططًا زمنيًا يناسبك واطلب من الأشخاص الحصول على تعليقات. عادةً ما يكون الشهر فترة زمنية جيدة لمنح الأشخاص فرصة لقياس فعالية الاجتماع.

لا تضغط على أي شخص لإبداء آرائه ولكن ببساطة افتحها للجميع وقم بتدويرها بشكل إيجابي. على سبيل المثال ، "هل هناك أي شيء تعتقد أنه سيجعل هذه الاجتماعات أفضل أو أكثر إفادة لك؟"

يجدر أيضًا النظر في عدد الاجتماعات التي يحضرها الأشخاص - مثل تدقيق الاجتماع. بعض الناس يفضلون ألا يكون لديهم أكثر من ثلاثة اجتماعات في اليوم ليكونوا منتجين. لذا اسأل نفسك ، هل يجد الأشخاص صعوبة في أداء العمل وحضور الاجتماعات؟

إذا كان الأمر كذلك ، فقد يؤدي إلى نتائج عكسية ويؤدي إلى اختلال التوازن الذي يسبب الإجهاد أو الإرهاق. في DMI وضعنا سياسة "عدم الاجتماع الأربعاء" لمساعدة فريقنا على تحقيق التوازن بين العمل في وقت الاجتماع مقابل العمل المكتبي.

اقرأ : "10 استراتيجيات لإدارة الإرهاق" للحصول على بعض النصائح في هذا المجال.

إدارة اجتماع ناجح - قائمة التحقق

الاجتماعات هي وسيلة فعالة لتشجيع التعاون والتواصل مع أعضاء فريقك وتوليد أفكار جديدة. ومع ذلك ، قد يكون من السهل الخروج عن المسار الصحيح وبمرور الوقت ، مما يعني أن الاجتماع ليس فعالاً بالقدر الذي يمكن أن يكون عليه.

فيما يلي قائمة مرجعية سهلة الاستخدام يمكنك استخدامها للمساعدة في إدارة اجتماعات ناجحة.

قم بإدارة اجتماعاتك كقائد

يعد الاتصال والتعاون من المهارات الأساسية لقائد التسويق وستساعدك الاجتماعات في توجيه أعضاء الفريق ودعمهم. ستمنحك دبلومة الدراسات العليا الجديدة في DMI في التسويق الرقمي المهارات والأدوات اللازمة لتزدهر في دور كبير في أي صناعة. ستكتسب مهارات احترافية ورقمية متقدمة أثناء تعلم القيادة واستراتيجية الأعمال والتحليلات والتخطيط وتوليد الطلب ووسائل التواصل الاجتماعي وغير ذلك الكثير. سجل اليوم لتحصل على حياتك المهنية في المسار التصاعدي!