إعطاء الملاحظات أمر بالغ الأهمية. إليك كيف يمكن للمسوقين القيام بذلك بشكل صحيح.

في أسبوع معين ، كم عدد الأشخاص الذين تنسق معهم داخل وخارج مؤسستك؟ الزملاء في الفريق والمصممين والبائعين والمؤثرين والمبدعين - كل ذلك مهم. بناء الشراكات وإدارة العلاقات جزء لا يتجزأ من كونك جهة تسويق.

في مرحلة ما ، ستواجه موقفًا يتعين عليك فيه تقديم ملاحظات لشخص ما. هناك أوقات قد يبدو فيها أنك تمشي على حبل مشدود. إذا قلت شيئًا خاطئًا ، فقد يفسد العلاقة. إذا قدمت مدحًا شاملاً ، فلن يساعد ذلك في تقدم فريقك أو تحسين شريكك.

عندما يقدم المسوقون ملاحظات بناءة ويتلقونها ، فإن ذلك يساعد في بناء علاقات قوية وفرق ذات أداء عالٍ.

في هذه المقالة ، سنغطي قيمة التعليقات البناءة ونقدم أمثلة للتعليقات في إعدادات ومواقف مختلفة.

لماذا ثقافة إعطاء الملاحظات مهمة

لتقديم ملاحظات مفيدة ، يجب أن تكون واضحًا بشأن سبب أهميتها والدور الذي ستلعبه في مؤسستك التسويقية.

فريق التسويق الخاص بك هو حجر الزاوية لإجمالي الإيرادات واستراتيجية العمل لمؤسستك. تعمل فرق التسويق على بناء الوعي بالعلامة التجارية ، وقيادة العمل الذي يدفع المبيعات وتقوية العلاقات مع العملاء. التعليقات هي الوقود الذي سيدفع فريقك. كلما شجعت على المشاركة والمناقشة والتشكيك في الأفكار والمبادرات ، كلما قمت بإنشاء بيئة داعمة حيث يتم الاحتفال بالفشل والفشل.

التعليقات البناءة تدعم المشاركة والتعاون. يخلط الناس بينه وبين تقصي الأخطاء ، لكن التعليقات ليست سلبية بطبيعتها. وهو يشمل كلا من النوايا الإيجابية والاقتراحات التصحيحية. والغرض منه هو تعزيز النمو والتنمية.

إن جعل الأفكار والرؤى مفيدة لفريقك يعني إنشاء ثقافة التغذية الراجعة. يجب أن تكون المدخلات مستمرة ومتكررة ، وليست معزولة عن مراجعات الأداء الرسمية أو دورات تجديد العقد. قد يكون الأمر صعبًا في بعض الأحيان ، لكن تجنب الانزعاج لن يساعد أي شخص على المدى الطويل. نتيجة إعطاء التغذية الراجعة بشكل جيد؟ معلومات أكثر ثراءً تساعدك - ومنظمتك - على النمو.

خطوات إعطاء ملاحظات بناءة

سواء كنت تدير فريقًا أو تشرف على العلاقات مع البائعين والشركاء الخارجيين ، فسوف تجري محادثات بانتظام حول أداء عملهم. ربما تكون قد سمعت عن شطيرة التغذية الراجعة ، أو انتقاد النقد بين الثناء.

يبدو جيدًا من الناحية النظرية ولكنه ليس فعالًا دائمًا في الممارسة.

فكر في حملة اجتماعية كان من الممكن أن تكون أفضل. مدح شخص ما ، ثم الإشارة إلى الأخطاء التي حدثت أثناء التنفيذ ، ثم تغطيتها بربت مجازي على الرأس ليس مفيدًا. النقد يضعف الملاحظة الإيجابية السابقة وقد يقلل الثناء الغامض من التركيز على المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

يتطلب تقديم الملاحظات اتباع نهج استراتيجي مدروس:

• عبر عن نواياك الإيجابية من البداية. تؤثر طريقة تأطير محادثة الملاحظات على كيفية تلقيها للشخص الآخر. لتسهيل تقديم الملاحظات ، تقول الأبحاث أنه من الأفضل أن نبدأ بذكر نوايانا الإيجابية. إذا قدمنا ​​ردود فعل سلبية غير مرغوب فيها ، فقد يكون رد الفعل الطبيعي للمتلقي هو اتخاذ موقف دفاعي.
• اجعل الملاحظات خاصة بالمتلقي. الثناء الخاص سيعزز مدى أهمية الموظف بالنسبة للمؤسسة ويحافظ على مشاركته بطريقة هادفة. على سبيل المثال ، "أنت قوي في الإستراتيجية ، وأود منك أن تقود هذه الحملة." إذا كنت لا تستطيع تقديم مدح محدد ، على الأقل امتدحهم لاستعدادهم للتحسن. ذكرهم أنك في صفهم وتريد مساعدتهم على النجاح في هذا المنصب.
• أرشدهم إلى الإجراءات التصحيحية. لإعطاء ملاحظات نقدية ، اسأل الشخص الآخر عن وجهة نظره. يمكن أن يكون حول موقف أو نتيجة أو حدث. على سبيل المثال ، قدموا عرضًا تقديميًا كان من الممكن أن يكون أفضل ، ويشعرون بالوعي الذاتي حيال ذلك. وسألهم ، "ما رأيك؟" قد تساعدهم في التعبير عن مجالات التحسين وابتكار طرق للتصرف.
• ركز على النتائج. في بعض الأحيان ، قد لا يكون الشخص الذي تقدم ملاحظات له مدركًا أنه بعيد عن المسار الصحيح. هناك طريقة أخرى للتخفيف من حدة الموقف الدفاعي وهي شرح تأثير بعض الإجراءات (أو التقاعس عن العمل) على فريقك أو عملك على نطاق أوسع. يؤدي تأطير المحادثة من حيث النتائج الملموسة (مثل معدلات المشاركة المنخفضة أو تأخيرات الجدول الزمني أو تجاوز الميزانية) إلى خلق مساحة لتبادل الأفكار والتحسينات والتأكيد على أنك تركز على النتائج وليس الجهد.
• اطلب من الشخص الآخر أن يذكر الوجبات السريعة الرئيسية الخاصة به. من المفيد أن يذكر الشخص الآخر بعض الملاحظات في نهاية المحادثة. بهذه الطريقة ، لن يكتسح أي منكما التعليقات تحت السجادة. الهدف هو أن يبتعد كل منكما بوضوح عن الخطوات التالية.

كيفية تقديم الملاحظات في مختلف الإعدادات والقنوات

تؤثر البيئة التي نعيش فيها على كيفية تواصلنا وتلقي التعليقات - وهو أمر يسهل إغفاله. على سبيل المثال ، قد تعمل غرفة اجتماعات لمراجعة الأداء. يمكن أن يكون المقهى القريب مكانًا للحديث عن الإرشاد والتطوير.

بالطبع ، التحدي الذي نواجهه الآن هو تقديم الملاحظات في البيئات النائية والهجينة. لا يمكننا العمل مع الإشارات غير اللفظية أو قياس جو المحادثة بسهولة. علينا أيضًا الاعتماد بشكل أكبر على الرسائل النصية ، والرسائل ، ومحادثات الفيديو ، وأدوات إدارة المشاريع.

لتقديم الملاحظات عن بُعد:

• اسأل فريقك عن الموعد الذي يرغبون فيه في التحدث معك. اسأل موظفيك عن الأيام والأوقات التي يرغبون فيها في إجراء تسجيلات وصول فردية وتسجيلات وصول أخرى واحتفظ بها في إيقاع منتظم. في Sprout Social ، نشجع موظفينا على تعيين تذكير "#FeedbackFriday" في التقويمات الخاصة بهم لإبقاء هذه المحادثات في قمة اهتماماتهم ومستمرة. يساعد تشجيع مثل هذه الطقوس على مستوى الشركة على تعزيز ثقافة تقدر الاستقلالية والتغذية الراجعة والآراء.
• ابق على الباب مفتوحا. إذا كان ذلك ممكنًا ، احتفظ بفترات زمنية خالية في التقويم الخاص بك واجعل موظفيك هذا الوقت مناسب لهم. حدد "ساعات عمل" كل أسبوع تخصصها خصيصًا للأفراد لتسجيل الوصول معك وحجز المحادثات كما يحلو لهم.

https://twitter.com/bdm_runner/status/1448335010696609792

• الحصول على الإبداع. في مواقف العمل الافتراضية ، سيؤدي اتباع نهج متعدد الجوانب لتقديم الملاحظات إلى إشراك الموظفين والشركاء بطرق مختلفة. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة رسالة بريد إلكتروني أو حتى تسجيل وإرسال موجز فيديو سريع مع التعليقات. الملاحظات الصوتية هي طريقة أخرى يشعر بها المستلم وكأنه جزء من محادثة. امنحهم الوقت لمراجعة رسالتك ثم جدولة مكالمة مباشرة لاستخلاص المعلومات معًا وتوضيح المناطق الرمادية والتحدث من خلال الأسئلة.
• قدم ملاحظات خلال الاجتماعات. الاجتماعات هي فرص رائعة لتقديم ملاحظات لفريقك. التعليقات في الاجتماع هي أيضًا طريقة لخلق ثقافة التقدير. هذه فرصتك لتسليط الضوء على النجاحات والوظائف التي تم إنجازها بشكل جيد. قم بتوسيع نطاق الاعتراف خارج فريقك ليشمل اجتماعات أكبر. شارك مكاسبك وأفكارك وأهدافك مع مؤسستك وشركائك. قد تعطي الفرق المختلفة للعملاء نظرة ثاقبة وتقدم أفكارهم ووجهات نظرهم ومدحهم.

ردود الفعل في العمل

لقد غطينا كيفية التواصل بشكل فعال مع الأشخاص الذين تديرهم وتتعاون معهم بانتظام. ولكن هناك حالات أخرى سيحتاج فيها المسوقون إلى تقديم مدخلات إنتاجية - والحصول عليها في المقابل.

إعطاء الملاحظات للمبدعين

يتعاون المسوقون مع مصممي الجرافيك وتجربة المستخدم ومديري الفن ومصوري الفيديو والمزيد. غالبًا ما يكون المبدعون ممارسين متمرسين في تخصص واحد على الأقل ، مع معرفة متخصصة في مجالاتهم (سواء كان ذلك معرفة ما سيظهر جيدًا على الكاميرا أو كيفية تحريك الرسم).

تأكد من أنك على نفس الصفحة حول أهداف المشروع ونتائجه من البداية. للمساعدة في تعزيز ملاحظاتك ، شارك البيانات ذات الصلة أو مدخلات العميل. تجنب التعليقات الغامضة مثل "اجعلها مميزة". كونك محددًا ، وشرح الأسباب الكامنة وراء طلبات معينة وتقديم أمثلة للرجوع إليها سيجعل التعاون أكثر سلاسة.

مناقشة مع شخص فوقك

قد تجعلك فكرة تقديم الملاحظات إلى مديرك أو فريق القيادة لديك تعرق. لكن مديرك ورؤسائك يتلاعبون بالعديد من الأولويات لدرجة أنهم سيقدرون أنك توجه انتباههم إلى منطقة معينة - بلباقة.

بالنسبة للمسؤولين الأعلى ، تعتبر التعليقات الفعالة معلومات مهمة يصعب الحصول عليها لأنفسهم في الوقت الفعلي. لا تشكو فقط. إذا رأيت منطقة مشكلة ، فركز على ما تلاحظه بدلاً من شرحك. استخدم معلومات وبيانات محددة لعمل نسخة احتياطية من مطالباتك. سيقوم مديرك باستخلاص استنتاجاتهم الخاصة حول الموقف وقد يعود إليك للحصول على مزيد من المعلومات إذا لزم الأمر. على أي حال ، سيعرفون أنك الشخص الذي لاحظ المشكلة.

هناك طريقة أخرى لمعالجة المشكلة وهي مناقشة ما لاحظته وأفكارك حول كيفية إصلاحه. عندما يرى المديرون أنك شخص يعمل على حل المشكلات التي حددتها ، فإنهم يعلمون أنك تركز على مساعدة المؤسسة في التقدم.

محادثة التعليقات هي أيضًا وقت للدفاع عن نفسك إذا كانت هناك مشكلات تؤثر على رفاهيتك ورضاك في العمل. إنها فرصة جيدة للتحدث مع رئيسك في العمل حول الإرهاق أو إذا كنت تشعر بأنك مقيد في دورك وتريد الارتقاء بمستواك.

التعاون مع البائعين والوكالات والمبدعين

يتطلب العمل مع شركاء خارجيين أيضًا إدارة علاقات مدروسة. قد يؤدي كبح مدخلاتك الصريحة إلى نتائج غير مرغوب فيها وميزانيات ضائعة. الشفافية هي المفتاح ، والتغذية الراجعة هي حجر الزاوية لهذه الشراكات.

قد يكون شركاؤك الخارجيون خبراء في صناعاتهم ، لكنهم لا يمانعون في القراءة. إذا كنت تتوقع أن يحتوي منتج ما على شيء محدد فيه ، فقم بتأسيس ذلك السؤال من البداية. إذا كانت إحدى الوكالات مقصرة ، فأنت بحاجة إلى لفت انتباههم إليها لأنهم على الأرجح لم يفوتوا الهدف عن قصد. أعد النظر في أهدافك وحدد أين سارت الأمور عن مسارها. اذكر بوضوح ما كنت تتوقعه حتى تعود الوكالة إلى المسار الصحيح.

إنه أيضًا طريق ذو اتجاهين: كن متقبلًا لملاحظاتهم أيضًا. دائمًا ما يساعد دفع الفواتير في الوقت المحدد ، ولكن التواصل المفتوح هو ما يقوي هذه العلاقات حقًا. تذكر ، يمكن أن يكونوا شريكًا مهمًا على المدى الطويل لمؤسستك. يمكنك أيضًا مواجهتهم مرة أخرى في حياتك المهنية.

التغذية الراجعة: في بعض الأحيان تكون خادعة وتكوينية إلى حد كبير

يتطلب تقديم الملاحظات البناءة وتلقيها تدريبًا ، وهذا ليس بالأمر السهل دائمًا. هناك أوقات يكون فيها الصراحة غير مريح. تلقي التعليقات أيضًا الضوء على المناطق التي تم التغاضي عنها ، وتزيل العوائق وتعزز العلاقات.

من خلال مساعدة الآخرين على تحسين الأفكار الجديدة وتشجيعها على طول الطريق ، فإن تقديم التعليقات الفعالة هو أحد أكثر أدوات المسوقين فائدة.

هل أنت مهتم بمزيد من رؤى التطوير المهني؟ اقرأ المزيد عن المهارات التسع التي يحتاج كل مسوق قوي لوسائل التواصل الاجتماعي لإتقانها.