9 جداول بيانات إكسل أساسية لتتبع المهام والتكاليف والوقت

عملك لا يسير وفقا للخطة. لا أحد لديه ما يكفي من الوقت أو المال للقيام بمهامه. أفضل ما يمكن أن تتمناه هو الانتهاء منها بسرعة ، وتوفير أكبر قدر ممكن من الوقت والتكاليف.

إذا كنت في هذا المكان ، فقد تبحث عن بعض قوالب تتبع المهام والتكلفة والوقت لبرنامج Excel. لقد جمعنا أفضل 9 جداول بيانات Excel من ProjectManager للتتبع والتي يمكنك تنزيلها واستخدامها مجانًا.

1. قالب لوحة القيادة

لوحة المعلومات هي كيفية تتبع عملك ، بما في ذلك الوقت الذي تقضيه في المهام وما تنفقه وما إذا كنت تحرز تقدمًا كما هو مخطط. يمنحك قالب لوحة المعلومات المجاني لبرنامج Excel من ProjectManager نظرة عامة على كيفية قيامك بعملك. هذه المعلومات ضرورية لمعرفة ما إذا كنت تفرط في الإنفاق أو تتأخر في جدولك.

يحتوي قالب لوحة المعلومات المجاني في ProjectManager على العديد من عناصر واجهة المستخدم التي تراقب المقاييس في عملك. على سبيل المثال ، هناك رسم بياني للمهمة مرمز بالألوان يوضح ما إذا كانت مهامك مكتملة ، أو قيد التقدم ، أو لم تبدأ أو متأخرة. يوجد أيضًا مخطط عبء العمل لإدارة الفرق والتأكد من توازن عبء العمل.

هناك رسم بياني آخر للمهمة يقيس مدة المهام ، وهو مفيد في معرفة ما يتم إنجازه في الوقت المحدد وما يستغرق وقتًا طويلاً. أخيرًا ، هناك مخطط شريطي للتكلفة لمساعدتك في الحفاظ على الميزانية.

يمكن لقالب لوحة معلومات Excel هذا إدارة عملك ، لكنه مستند ثابت يجب تحديثه يدويًا. يقوم برنامج تتبع المشروع بأتمتة هذه العملية. يخطو ProjectManager خطوة أخرى إلى الأمام من خلال تجميع البيانات في الوقت الفعلي ، وطحن الأرقام وعرضها. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم.

لا تقدم جميع برامج إدارة المشاريع نفس لوحات معلومات المشروع. تأتي لوحة معلومات المشروع الخاصة بـ ProjectManager مزودة بميزات إدارة المشروع المناسبة لمساعدتك في تتبع الوقت والمهام والتكاليف والمزيد.

2. قالب تعقب المهام

يمكن لمتتبع المهام المجاني من ProjectManager لقالب Excel تنظيم عملك وتتبعه. إنها تشبه قائمة المهام ، حيث تحتاج فقط إلى إضافة العمل وإدارته. يعد وجود قائمة مهام هو الخطوة الأولى للتحكم في عملك.

يقوم جدول بيانات تعقب المهام هذا بالتقاط جميع تفاصيل عملك. أضف اسم المهمة وقم بتضمين المهام التابعة. يمكنك تعيينه لنفسك أو لشخص ما في فريقك.

بعد ذلك ، قم بتعيين الأولوية ومتى تتوقع الانتهاء. أخيرًا ، هناك عمود لوضع علامة على حالته ، وهو أمر ضروري لتتبع عملك. يحتوي على كل ما تحتاجه لتتبع مهامك على المستوى الأساسي باستخدام جدول بيانات Excel.

3. جدول الميزانية لتتبع التكاليف

إدارة التكاليف في عملك لا تقل أهمية عن الوفاء بالمواعيد النهائية. يساعدك قالب الميزانية المجاني لبرنامج ProjectManager لبرنامج Excel في الحفاظ على ميزانيتك من خلال تتبع جميع التفاصيل المالية الخاصة بك في جدول بيانات واحد.

تكلف المهام المال. تحدد الميزانية تكاليف الموارد التي ستستخدمها لتسليم هذه المهام حتى اكتمالها. أولاً ، يحتوي قالب جدول البيانات على قائمة مرقمة تتوافق مع هيكل تنظيم العمل (WBS). بعد ذلك ، هناك تكاليف العمالة: الساعات المخططة مقابل الساعات الفعلية ، بالإضافة إلى التكلفة لكل ساعة. يتم تقسيم المواد حسب الوحدات والتكلفة لكل وحدة.

هناك أيضًا مساحة للبنود الأخرى في ميزانيتك ، والتي تشمل السفر والمعدات والتكاليف الثابتة والمتنوعة. أخيرًا ، هناك أعمدة لتجميع التكلفة المدرجة في الميزانية والتكلفة الفعلية لكل عنصر سطر ، ثم يظهر رصيد ما إذا كان البند أعلى أو أقل من الميزانية.

الموضوعات ذات الصلة: كيفية تتبع نفقات المشروع

4. قالب الجدول الزمني

يعد قالب الجدول الزمني المجاني من ProjectManager في Excel مثاليًا لجدولة مشروعك من البداية إلى النهاية في Excel. إنها طريقة لعرض جميع مهامك والالتزام بجدولها الزمني. يمكنك حتى إضافة معالم!

لبدء استخدام قالب المخطط الزمني المجاني هذا ، تحتاج أولاً إلى سرد جميع مهامك ومنحها اسمًا. يجب أن يكون لكل مهمة تاريخ بدء وتاريخ انتهاء ، بالإضافة إلى الوقت الذي تعتقد أنها ستستغرقه حتى تكتمل.

يمكنك إضافة كل تلك البيانات إلى الجانب الأيسر من النموذج ، وهو جدول بيانات تتبع عادي. ثم ، على اليمين ، سترى الجدول الزمني. يتم الآن تخطيط جميع مهامك كأشرطة أفقية عبر مخطط زمني حتى تتمكن من معرفة الوقت الذي ستستغرقه لإكمال كل مهمة.

إذا كنت تريد أن تأخذ تخطيطك إلى أبعد من ذلك ، فقم بالترقية إلى برنامج عبر الإنترنت يتيح لك إنشاء جداول زمنية في دقائق. يحتوي ProjectManager على جداول زمنية للمشروع عبر الإنترنت يتم تحديثها على الفور بينما يتعاون الفريق في المهام. تتبع التكاليف وعبء العمل والتقدم المخطط له مقابل التقدم الفعلي والمزيد. ابدأ مجانًا.

5. جدول بيانات خطة العمل

تعني إدارة العمل تحديد الخطوات التي يجب عليك إكمالها من أجل تحقيق أهدافك. استخدم جدول بيانات خطة العمل المجانية لبرنامج ProjectManager لبرنامج Excel لتتبع المهام وتفاصيل الاستراتيجية التي ستستخدمها لإكمال عملك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

لقد قسمنا قالب خطة العمل هذا إلى ثلاثة أقسام. الأولى هي خطوات العمل ، والتي تشير إلى الأولوية ، وسرد المهام ، والمراحل والتعيينات. هناك أيضًا مساحة لتدوين حالة مهامك وتتبع تقدمها.

القسم الثاني عبارة عن مخطط زمني ، مع تواريخ البدء والاستحقاق ، بما في ذلك الساعات المخططة. أخيرًا ، يركز القسم الثالث على الموارد ؛ على سبيل المثال ، أي قسم مسؤول عن المهمة وما المواد المطلوبة وتكلفة الموارد.

6. نموذج تقرير الحالة

إن معرفة مكانك في أي نقطة معينة في دورة حياة المشروع هو كيفية إدارة الوقت والتكاليف. يعد نموذج تقرير الحالة المجاني الخاص بنا أداة رائعة لتتبع تقدمك والالتزام بالجدول الزمني.

يتكون قالب تقرير الحالة المجاني هذا من خمسة أقسام: معلومات المشروع وملخص حالة المشروع وصحة المشروع ونظرة عامة على إدارة المخاطر وخاتمة تتضمن توصيات للمستقبل.

تقرير الحالة هو حجر الزاوية لتتبع عملك. يتم استخدامه في إدارة المشاريع وإدارة العمل على حد سواء لأنه يعطي المديرين صورة عن التقدم المخطط له مقابل التقدم الفعلي. إنها أيضًا أداة قوية عند التقديم لأصحاب المصلحة.

7. جدول تتبع المخاطر

بغض النظر عن مدى حسن التخطيط لعملك ، فهناك أشياء مجهولة يمكن أن تؤثر على تقدمك. استخدم جدول بيانات تسجيل المخاطر المجاني من ProjectManager لمساعدتك في التخطيط للمخاطر في عملك.

يحتوي سجل المخاطر المجاني هذا في Excel على أعمدة لتحديد المخاطر لتسهيل التتبع. يوجد عمود لوصف المخاطر وشرح كيف سيؤثر على العمل الذي تقوم به إذا انتقل من مخاطرة إلى مشكلة فعلية.

لكل خطر تحدده في النموذج ، يمكنك إضافة استجابة للمخاطر ، والتي ستتخذها إذا تحققت المخاطرة. يمكنك أيضًا ملاحظة مستوى المخاطرة. بعد ذلك ، إذا كنت تعمل في فريق ، فيمكنك تعيين المخاطر بحيث يكون عضو الفريق مسؤولاً عن تحديدها وتصحيحها.

8. تغيير جدول التتبع

قم بتنزيل جدول بيانات تتبع التغيير المجاني من ProjectManager لبرنامج Microsoft Excel لإدارة التغيير عندما يؤثر على إدارة عملك. سيساعدك على التحكم في التغيير بحيث لا يجعلك تنفق الكثير من الوقت الإضافي أو تضيف تكاليف.

يعد جدول بيانات Excel لسجل التغيير أحد أهم قوالب Microsoft Excel التي نقدمها. إنه مستند يلتقط التغيير عند حدوثه. يمكنك ترقيم التغييرات لتتبع أفضل ، ولاحظ متى ظهر التغيير لأول مرة ومن اكتشفه أو طلبه.

يمكنك بعد ذلك تحديد أولويات التغيير ، ويمكن منحك أنت أو أحد أعضاء الفريق الملكية لرؤيتها حتى النهاية. يتتبع جدول بيانات Excel التغيير من الاكتشاف إلى الاسترداد ، ويتأكد من عدم فقد أي ترتيب للتغيير في الشقوق.

9. جدول تتبع الوقت

لا يوجد نموذج أفضل لتتبع الوقت الذي تقضيه في مهامك أكثر من جدول بيانات تتبع وقت الفراغ في ProjectManager. يعتبر الجدول الزمني هذا مفيدًا لك ، أو لأعضاء الفريق ، لتسجيل مقدار الوقت الذي يقضيه في العمل.

يحتوي الجدول الزمني على مساحة لاسمك أو اسم الموظف ، والقسم الذي يعمل فيه ، ومن هو المشرف ومعدل الأجر بالساعة الذي يتقاضونه. يجمع النموذج ساعاتهم ، مثل وقت البدء ووقت الانتهاء ليوم عملهم. حتى أن هناك مكانًا لإضافة العمل الإضافي وتناول الغداء.

بعد ذلك ، يتم إضافة إجمالي الأسبوع وضربه في معدل الأجر لإظهار المبلغ الإجمالي المستحق على الموظف. أخيرًا ، هناك خط ليوقعه الموظف والمشرف ليطلع عليه ويوقعه أيضًا ، إذا كان دقيقًا.

استخدم ProjectManager لتتبع الوقت والتكاليف والمهام بشكل أفضل من Excel

تعتبر القوالب وجداول بيانات Excel للتتبع رائعة ، ولكن كما هو مذكور أعلاه ، يمكنهم فقط فعل الكثير. ProjectManager هو برنامج إدارة عمل قائم على السحابة تم إنشاؤه للفرق المختلطة التي تربط الجميع ، بغض النظر عن مكان عملهم أو الوقت أو القسم أو مستوى المهارة. ويتم ذلك في الوقت الفعلي ، لذلك يتعاون الجميع ويعملون على أحدث البيانات.

ملء سجلات الدوام تلقائيًا

خذ الجداول الزمنية ، على سبيل المثال. بدلاً من أن يقوم موظفك بملء الجدول الزمني ، تقوم جداول ProjectManager بملء مهامهم تلقائيًا وتحديث الوقت الذي قضوه. يعمل هذا على تبسيط كشوف المرتبات ، ولكنه يوفر أيضًا نافذة لتتبع الوقت الذي يقضونه في مهامهم. بهذه الطريقة ، ستعرف ما إذا كانوا يلبون حصتهم أم لا. أيضًا ، بمجرد إرسالها ، يتم تأمين الجداول الزمنية وتأمينها.

اعمل بالطريقة التي تناسبك

تسمح طرق العرض المتعددة للمشروع لكل فرد في الفريق بالعمل بالطريقة التي يريدونها. يمكن للمديرين التخطيط مسبقًا على مخططات جانت التي تعرض جميع مهامك في مخطط زمني. سيُظهر شريط المدة الذي يربط بين تاريخي البدء والانتهاء لكل مهمة التقدم تلقائيًا بناءً على مقدار التظليل منه. يمكن للفرق استخدام قوائم المهام أو لوحات كانبان أو التقويمات إذا رغبوا في ذلك ، وكلها مُحدَّثة وتُظهر التقدم. لا توجد أداة أكثر مرونة متاحة لإدارة العمل المختلط وتتبع العمل.

إنشاء تقارير بنقرة واحدة في ثوان

يعد تتبع الوقت والتكاليف والمزيد أمرًا سهلاً باستخدام تقارير ProjectManager بنقرة واحدة. احصل على تقارير الحالة وتقارير المهام والجداول الزمنية والمصروفات والمزيد. تأخذ هذه التقارير بيانات معقدة وتحولها إلى تقارير ثاقبة وسهلة القراءة لمراقبة التقدم والمزيد. يمكن أيضًا تصفية التقارير لرؤية البيانات التي تريدها فقط ثم مشاركتها لإبقاء أصحاب المصلحة محدثين.

ProjectManager هو برنامج إدارة عمل حاصل على جوائز للفرق المختلطة. تعمل أداتنا في الوقت الفعلي على تتبع الوقت والتكاليف والمزيد للتأكد من أنك دائمًا في الموعد المحدد ولا تنفق أكثر من ميزانيتك أبدًا. انضم إلى أكثر من 35000 شخص يستخدمون برنامجنا لتتبع المهام والتكلفة والوقت. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم.