القيد الثلاثي في إدارة المشروع: الوقت والنطاق والتكلفة
نشرت: 2022-08-23تم إعطاء القيد الثلاثي لإدارة المشروع العديد من الأسماء - مثلث إدارة المشروع ، المثلث الحديدي ، ومثلث المشروع - والتي يجب أن تعطيك فكرة عن مدى أهمية القيد الثلاثي عند إدارة المشروع. إذا كنت تدير مشروعًا ، فأنت تعمل مع القيد الثلاثي.
لذلك ، يمكن القول بسهولة أن القيد الثلاثي قد يكون المفهوم الوحيد الأكثر أهمية في تاريخ إدارة المشروع. عند استخدامه مع برنامج فعال لإدارة المشاريع ، يمكن أن يمنحك القدرة على دفع مشاريعك إلى النجاح.
ما هو القيد الثلاثي في إدارة المشروع؟
إذن ، ما هو القيد الثلاثي؟ هذا سهل ، إنه نموذج للقيود الكامنة في إدارة المشروع. هذه القيود ثلاثية الأبعاد:
- التكلفة: القيود المالية للمشروع ، والمعروفة أيضًا باسم ميزانية المشروع
- النطاق: المهام المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع
- الوقت: الجدول الزمني للمشروع للوصول إلى الاكتمال
بشكل أساسي ، ينص القيد الثلاثي على أن نجاح المشروع يتأثر بتكاليفه ووقته ونطاقه. بصفتك مدير مشروع ، يمكنك التحكم في القيد الثلاثي من خلال موازنة هذه القيود الثلاثة من خلال المقايضات. سنشرح كيف تعمل هذه المقايضات في القسم أدناه.
في حين أنه من الصحيح أن القيد الثلاثي هو جزء مهم من أي مشروع ناجح ، إلا أنه لا يحدد النجاح. تتكون المشاريع من عدة أجزاء ، أكثر من الأجزاء الثلاثة التي تشكل القيد الثلاثي. لهذا السبب أضاف بعض خبراء إدارة المشروع ثلاثة قيود أخرى إلى النموذج ، ليعكس بشكل أفضل المجالات الأكثر أهمية في المشروع. ها هم:
- الجودة: هناك معايير جودة لكل مشروع ، سواء كان الناتج النهائي منتجًا ملموسًا أو غير ملموس. يحتاج مديرو المشاريع إلى خطة إدارة الجودة للتحكم في الجودة.
- المخاطرة: المخاطرة متأصلة في أي مشروع. لهذا السبب يحتاج مديرو المشاريع إلى إنشاء خطة لإدارة المخاطر لشرح كيفية التعامل مع مخاطر المشروع
- المنفعة: هناك أنواع مختلفة من الفوائد التي يتم الحصول عليها من المشروع. يجب على مديري المشاريع التأكد من حصول أصحاب المصلحة في المشروع على أفضل فائدة مالية ممكنة.
كيف يعمل القيد الثلاثي؟
كما هو مذكور أعلاه ، يمكن لمديري المشروع زيادة أو تقليل تكلفة المشروع ووقته ونطاقه مع المفاضلات لإبقائه في الموعد المحدد وتحت الميزانية. دعونا نرى كيف تعمل مقايضات مثلث المشروع هذه مع بعض الأمثلة.
- الوقت والنطاق: يمكنك تقليل نطاق مشروعك لتقليل مدة المشروع أيضًا إذا كنت تتأخر عن الجدول الزمني. في الحالة المعاكسة ، يمكنك زيادة طول الجدول الزمني لمشروعك في حالة توصل أصحاب المصلحة في المشروع إلى أنشطة إضافية للمشروع.
- التكلفة والنطاق: من خلال تقليل نطاق المشروع ، ستحتاج إلى تنفيذ مهام أقل ، مما يعني انخفاض التكاليف. في الحالة المعاكسة ، فإن نطاق المشروع الأكبر يعني تكاليف أعلى.
- التكلفة والوقت: في بعض المشاريع ، يمكن أن يكون الوقت والتكلفة مرتبطين بشكل مباشر. على سبيل المثال ، تتناسب تكاليف استئجار المعدات أو العمالة بشكل مباشر مع الوقت الذي تحتاجه فيهما.
تطبق كل هذه السيناريوهات القيد الثلاثي لإدارة المشروع ، ولكن هناك العديد من المقايضات المحتملة التي يمكن أن تحدث في المشروع ، والتي تتضمن أيضًا الجودة والمخاطر والمزايا.
باستخدام لوحة معلومات إدارة المشروع ، يمكن للمدير أن يراقب المشروع أثناء تقدمه. من السهل تتبع المقاييس مثل الجدول الزمني والتكلفة ونطاق المشروع. باستخدام هذه المعلومات ، يمكن لمدير المشروع تحديد المشكلات وتعديل القيد الثلاثي لمنع هذه المشكلات من التطور إلى مشكلات. يتميز ProjectManager بلوحة معلومات في الوقت الفعلي تعرض جميع بيانات المشروع الهامة التي تؤثر على القيد الثلاثي.
كيفية إدارة القيد الثلاثي
يبدو القيد الثلاثي بسيطًا ، لكن هذا على السطح فقط. يمكن تفكيك كل نقطة من النقاط الثلاث في هذا المثلث للكشف عن معنى أعمق.
كلفة
يعتمد الالتزام المالي للمشروع على عدة متغيرات. هناك الموارد المعنية ، من المواد إلى الأشخاص ، والتي تشمل جميعها التكاليف.
هناك أيضًا التكاليف الثابتة والمتغيرة المتأصلة في أي مشروع ، مثل المعدات أو العمالة ، والتي يجب حسابها. يمكن أن يلعب هذا الأمر بشكل خطير مع استخدام العمال المتعاقدين أو الاستعانة بمصادر خارجية.
هذا ما يفعله مديرو المشاريع للتحكم في التكاليف:
- تقدير التكاليف لجميع المهام في نطاق المشروع
- أنشئ موازنة مشروع بناءً على التكاليف المقدرة للمشروع
- استخدم ميزانية المشروع كخط أساس للتكلفة ، والذي يتم استخدامه للتحكم في التكاليف أثناء تنفيذ المشروع
- التحكم في جميع تكاليف المشروع للحفاظ على الإنفاق ضمن ميزانية المشروع
- اضبط ميزانية المشروع عند الضرورة
ذات صلة: قالب ميزانية المشروع المجاني
نِطَاق
كما ذكرنا ، يشير نطاق المشروع إلى جميع أعمال المشروع المطلوبة لإكمال المشروع. إدارة هذا العمل أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. عند إدارة النطاق ، من الأهمية بمكان أن تحدد أولويات مهامك ، مما يتيح لك تخطيط الموارد وتعيينها بفعالية.
لإدارة النطاق ، مديرو المشروع:
- استخدم خطة إدارة النطاق لتحديد أنشطة المشروع بوضوح
- شارك خطة إدارة النطاق مع جميع أصحاب المصلحة ، بحيث يكون الجميع في نفس الصفحة
- استخدم أوامر التغيير لتجنب زحف النطاق وتتبع جميع التغييرات التي تم إجراؤها على نطاق المشروع
- إدارة توقعات أصحاب المصلحة للحفاظ على نطاق المشروع
- استخدم أدوات وتقنيات إدارة المهام لتتبع جميع أنشطة المشروع في النطاق
تعد إجراءات إدارة النطاق التي يتخذها مديرو المشاريع جميعها ضرورية لأن مقدار الوقت الذي تتطلبه كل مهمة أمر بالغ الأهمية لتكلفة وجودة المنتج النهائي. يمكن أن يكون لهذا تأثير كبير على الجدول الزمني والتكلفة ، خاصة إذا كان المشروع على نطاق واسع.
الموضوعات ذات الصلة: نظرية القيود: دليل لمديري المشاريع
يحتوي ProjectManager على ميزات إدارة المهام التي تجعل من السهل تعيين المهام وفرزها وتحديد أولوياتها. بهذه الطريقة يمكنك تفويض جميع مهام المشروع الهامة إلى الأشخاص المناسبين ، مما يمنع زحف النطاق المخيف. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال تقديم مشاركة الملفات وتعليقات المهام ، فإننا نمكّن التعاون على مستوى المهمة.
زمن
في الأساس ، جدول المشروع هو الجدول الزمني المقدر المخصص لإكمال المشروع ، أو إنتاج الناتج النهائي. عادة ، يتم تحديد ذلك من خلال تقدير الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة في المشروع أولاً.
يتم استخدام هيكل تقسيم العمل (WBS) لتحديد جميع أنشطة المشروع. ثم يمكن لمديري المشاريع استخدام تقنيات جدولة مختلفة مثل طريقة المسار الحرج أو مخططات بيرت لتحديد المدة الإجمالية للمشروع.
إليك ما يفعله مديرو المشاريع للتحكم في الجدول الزمني للمشروع:
- استخدم مخطط جانت لتصور جدول المشروع وتحديد تسلسل المهام ومراقبة مدة كل مهمة
- إنشاء سياسات وإجراءات ووثائق لتخطيط وتنفيذ ومراقبة الجدول الزمني للمشروع
- تخصيص الموارد بشكل فعال باستخدام جدول الموارد لتجنب الاختناقات
- قارن الخط الأساسي للجدول بالتقدم الفعلي لتحديد ما إذا كانت المشاريع تسير على المسار الصحيح
الآن بعد أن تعلمنا ما يفعله معظم مديري المشاريع للتحكم في القيد الثلاثي ، دعنا نتعرف على أدوات إدارة المشروع التي يمكنك استخدامها لمساعدتك في هذه العملية.
التحكم في القيد الثلاثي باستخدام ProjectManager
كما هو مذكور في الجزء العلوي من المنشور ، فإن القيد الثلاثي عند استخدامه مع برنامج إدارة المشروع هو أفضل طريقة للتحكم في مشروعك وقيادته نحو نهاية ناجحة. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة مع بيانات في الوقت الفعلي تمنح مديري المشاريع القدرة على إدارة كل ذراع من القيد الثلاثي: التكاليف والوقت والنطاق.
التكاليف
يساعدك ProjectManager على تتبع تكاليف مشروعك للتأكد من أنك لا تفرط في الإنفاق. يمكنك إنشاء ميزانيات وإضافة نفقات المشروع وإدخال الأسعار بالساعة لجميع مواردك. تتعقب لوحة التحكم في الوقت الفعلي التكلفة وخمسة مقاييس أخرى عبر مشروعك وتقدم تقارير عنها على الفور في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة. هذه طريقة سهلة لمراقبة تكاليفك والتأكد من أنك تتماشى مع ميزانيتك. يمكنك الآن التعرف على مشكلات الميزانية قبل أن تصبح مشكلة.
زمن
يمكن أن يبتعد جدولك الزمني عنك ، ولكن ليس مع ProjectManager. عندما يتم تحديث المهام ، فإنها تنعكس على الفور عبر البرنامج. هذا يعني أن تقاريرك ولوحة المعلومات دقيقة وحديثة. يمكنك حتى مشاهدة تقدم المهام الفردية على مخطط جانت عبر الإنترنت ، حيث يشير شريط المدة إلى مقدار التقدم الذي تم إحرازه في المهمة.
تتم مزامنة سجلات الدوام مع مهام الفريق ، مما يسهل على أعضاء الفريق تحديد مهمتهم وإدخالها فقط. يؤدي هذا إلى جلب وقتهم إلى الجدول الزمني ، والذي يمكن بعد ذلك معاينته والموافقة عليه ببضع نقرات.
نِطَاق
سيتغير النطاق طوال المشروع ، ولدى ProjectManager الأدوات اللازمة للبقاء مرنًا مع هذه التغييرات. توجد طرق عرض متعددة للمشروع ، لذا يمكنك التبديل من Gantt إلى لوحة كانبان للحصول على رؤية لسير عملك. يتم تعيين بطاقات كانبان ، التي تمثل المهام ، حسب الأولوية ، والتي يمكن أن تتغير مع تغير صلة تلك المهام.
إن الشيء العظيم في مجالس كانبان هو أنها معدة لتسليم المهام لأعضاء الفريق فقط عندما تكون الموارد والقدرات متوفرة لإكمالها. نظرًا لتغير نطاق المشروع ، يمكن ضبط لوحة كانبان بسرعة.
إذا لاحظت أن الفرق أقل من اللازم أو مكتظة ، يمكنك موازنة ذلك في صفحة عبء العمل. تحتوي صفحة حجم العمل على مخططات مرمزة بالألوان تعرض في لمحة سريعة من هو مثقل بالمهام والأشخاص المتاحين. يمكنك إعادة تخصيص عملهم بسرعة وسهولة لإبقاء المشروع ضمن النطاق.
سيساعدك القيد الثلاثي على إدارة مشروعك. سيساعدك التخطيط للجدول الزمني والنطاق والتكلفة لمشروعك على تحقيق أهدافك وغاياتك. يمنحك ProjectManager ، وهو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة ، الأدوات اللازمة لاستخدام هذا النموذج بفعالية. شاهد كيف يمكن أن تساعدك لوحات المعلومات في الوقت الفعلي ومخططات جانت التفاعلية من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.