إدارة البائعين: دليل سريع

تتطلب المنظمات موارد لإكمال المشاريع أو تصنيع المنتجات أو تقديم الخدمات. لا تستطيع معظم الشركات ، إن لم يكن جميعها ، إنتاج جميع المواد الخام أو المعدات أو الآلات ، لذلك يجب عليهم شرائها من البائعين. يُعرَّف البائعون بأنهم الموردون الخارجيون الذين يقدمون السلع والخدمات الأساسية. اعتمادًا على عدد البائعين الذين تعمل معهم ، يمكن أن تكون إدارتهم معقدة للغاية. هذا عندما تأتي إدارة البائعين.

ما هي إدارة البائعين؟

إدارة البائعين هي عملية إدارة العلاقة مع البائعين التي تحصل منها المؤسسة على المواد الخام والمعدات والإمدادات الأساسية الأخرى لعملياتها. الهدف الرئيسي لإدارة البائعين هو اختيار البائعين المناسبين وشروط العقد حتى تتمكن الشركات من ضمان جودة المنتج وتقليل التكاليف والحفاظ على عمل سلسلة التوريد والأنشطة اللوجستية بشكل طبيعي.

تغطي إدارة البائعين مهام مثل البحث عن البائعين وتحديد مصادرهم والحصول على عروض أسعار للتسعير والقدرات والجودة وأوقات التسليم. كما يغطي مفاوضات العقود وإدارة العلاقات والتعيينات الوظيفية وتقييم الأداء ونشر المدفوعات.

تعد إدارة العلاقة مع البائعين عملية تجارية مهمة ستحتاج إلى مراقبتها عن كثب. يحتوي ProjectManager على أدوات التخطيط والجدولة والتتبع حتى تتمكن من تعيين العمل لفريقك والتأكد من عدم وقوع أي شيء في الشقوق أثناء عملية شراء واستلام وتخزين البضائع التي يحتاجها عملك لتزدهر. استخدم قوائم المهام ولوحات كانبان ومخططات جانت وأدوات أخرى للتأكد من أن كل شيء يسير كما هو مخطط له. ابدأ اليوم مجانًا.

عملية إدارة البائعين

يمكن تقسيم عملية إدارة البائعين إلى أربع خطوات:

1. تحديد أهداف العمل

حدد أهداف عملك بوضوح ، وكن محددًا قدر الإمكان (ضع في اعتبارك وضع أهداف SMART). من أجل الحصول على مساعدة البائع بنجاح ، يجب أن تعرف بالضبط ما الذي تحاول تحقيقه. تكون إدارة البائعين أسهل أيضًا عندما يكون لديك معايير أداء محددة للمقارنة.

2. اختر أفضل بائع

من يناسب احتياجاتك ويتوافق مع خصائص أدائك؟ سيتعين عليك الموازنة بين إيجابيات وسلبيات جميع البائعين ، وسيكون لديهم كلاهما ، لذلك يجب اتخاذ هذه الخطوة بعد فحص شامل. يجب عليك استخدام أمر الشراء لتوثيق السعر والكمية ونافذة التسليم وشروط الدفع للسلع / الخدمات التي تطلبها. إنها وثيقة ملزمة قانونًا تتأكد من أنك وبائعك على نفس الصفحة.

3. إدارة البائعين

هذا هو النشاط اليومي لمراقبة الأداء والمخرجات. إنها أفضل طريقة للتأكد من الوفاء بشروط العقد. تتضمن هذه الخطوة الكثير من الاتصالات لتقديم الموافقات والرفض والتغييرات والتعليقات وأي شيء آخر ضروري لتعميق العلاقة.

4. تحقيق الأهداف باستمرار

أنت تريد أن تحقق أهدافك ليس مرة أو مرتين ، ولكن باستمرار على مدار علاقتك مع البائع. هذا يعني إدارة البائع بانتظام للتأثير عليه بشكل أفضل لتحقيق أهداف الأداء على أساس منتظم.

لماذا تعتبر إدارة البائعين مهمة؟

تعد إدارة البائعين جانبًا هامًا من جوانب إدارة الأعمال. فيما يلي المجالات الرئيسية التي تتأثر بإدارة البائعين.

• إدارة سلسلة التوريد: سلسلة التوريد الخاصة بالعمل هي العملية التي تبدأ من شراء المواد الخام إلى تسليم المنتج النهائي للعملاء. تعد إدارة البائعين خطوة حاسمة في هذه العملية حيث يقوم البائعون بتوفير مدخلات الإنتاج الضرورية التي تحتاجها الشركة لتشغيل وإنتاج البضائع.
• تخطيط الإنتاج: لتصنيع المنتجات ، تحتاج الشركة إلى التخطيط لكيفية تنسيق جهود موظفيها وزيادة كفاءة خط الإنتاج. تُعرف هذه العملية باسم تخطيط الإنتاج ، وتلعب إدارة البائعين دورًا مهمًا في الحصول على الإمدادات المناسبة في الوقت المناسب.
• ضمان الجودة والتحكم فيها: إن المستلزمات التي تستخدمها الشركات لإنتاج السلع لها تأثير مباشر على جودة المنتج النهائي. تلعب إدارة البائعين دورًا مهمًا في الحصول على إمدادات عالية الجودة.
• إدارة التكلفة: تساعد الإدارة الفعالة للبائعين الشركات على توفير تكاليف الإنتاج ، والتي لها تأثير مباشر على ربحيتها الإجمالية. سيساعد البائع المناسب الشركات على توفير التكاليف مع تقديم إمدادات عالية الجودة.
• إدارة اللوجستيات: تعد إدارة اللوجستيات أحد أهم جوانب إدارة الأعمال. يتضمن نقل المنتجات وتعبئتها وتخزينها. في معظم الحالات ، تعتمد الشركات على البائعين لهذه العمليات.
• رضاء العملاء: تعد إدارة البائعين مهمة للحفاظ على مستويات عالية من رضا العملاء ، لأن الإمدادات المستخدمة لإنتاج السلع لها تأثير مباشر على المنتج النهائي.

الاستعانة بمصادر داخلية مقابل الاستعانة بمصادر خارجية

يُطلق على إنشاء علاقة مع مورِّد خارجي أيضًا إدارة البائعين. ولكن كيف تعرف متى يكون من الأفضل الاستعانة بمصادر خارجية للعمل أو إبقائه في المنزل؟ يجب عليك تقييم احتياجات مؤسستك والموارد التي يجب عليك تطبيقها على المشروع.

هذا ليس بالضرورة اختيارًا سهلاً. ابدأ بالنظر في المهارات الأساسية لمؤسستك. هل يلبون احتياجات مشروعك؟ هل لديك الموارد لتجنيبها للعمل؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد يتم تقديم المهمة بشكل أفضل داخليًا بدلاً من الاستغناء عنها.

ومع ذلك ، إذا كان العمل يدور حول تخصص غير موجود في غرفة قيادة شركتك أو يمثل مهارة قد تكون موجودة ولكنها لم يتم تطويرها بالكامل ، يصبح الاستثمار في التعاقد مع بائع أكثر جاذبية.

تعريفات إدارة البائعين

لقد أوضحنا أن البائع هو شخص أو منظمة تبيع خدمة أو منتجًا أو عمالة. يمكن أن يكونوا مستشارين مستقلين أو شركة استشارية أو شركة توظيف ، والتي يشار إليها عادةً باسم المورد.

هناك أيضًا ما يسمى البائع في المبنى (VOP) ، وهو البائع الذي ينشئ متجره في مكان عمل العميل. قد يقومون بتوريد العمالة بأنفسهم أو من موردين خارجيين ، لكنهم في النهاية يديرون وينسقون العمل للعميل.

يدير مزود الخدمة المدارة (MSP) البائعين ويقيس عملهم في تلبية معايير ومتطلبات عملائهم. إنهم لا يقومون عادة بتوظيفهم ، بل يقومون بالبحث عن أفضل البائعين وإحالتهم وفقًا لاحتياجات العميل.

مصطلح آخر يستخدم في إدارة البائعين هو صاحب عمل السجل (EOR). هذه طريقة لتسهيل إدارة المقاولين المستقلين. وهذا يشمل التدقيق والمراجعات وقضايا الإدارة الأخرى.

أدوات إدارة البائعين

هناك أدوات لإدارة البائعين ، مثل نظام إدارة البائعين (VMS) ، وهو برنامج كمبيوتر يوزع متطلبات الوظيفة لشركات التوظيف ، وموظفي التوظيف ، والشركات الاستشارية والموردين الآخرين. يساعد في التوظيف وعملية المقابلة وعملية الدفع.

هناك أداة أخرى تسمى نظام إدارة الخدمات المتعاقد عليها (CSM) ، والتي تعمل مع برنامج مرافق التصنيع الكبيرة لالتقاط البيانات في الوقت الفعلي بين البائعين والعملاء. يساعد هذا الجهد التعاوني على تبسيط عملية ضبط الوقت وتحسين رؤية تكلفة المشروع.

دور مديري البائعين

إذن ، ماذا يفعل الشخص المسؤول عن إدارة البائعين؟ أولاً ، يعملون مع مكاتب الإدارة والميزنة لإدارة الإمدادات والتحكم فيها والتأكد من أن التكاليف تساوي أو تقل عن القيمة السوقية.

كما أنهم يعملون مع الموردين للتفاوض بشأن الأسعار التي تقع في نطاق ميزانية الشركة مع الحفاظ على الجودة. هذا يعني البحث عن عروض من عدة موردين للتأكد من أنهم يتعاقدون مع البائع المناسب. يتم تعريف البائع المناسب بأكثر من مجرد المنتج أو الخدمة التي يقدمونها ، ولكن أيضًا سجلهم المالي وتاريخهم المالي.

بمجرد تسوية العقد ، يجب على المدير البقاء على اتصال مع البائع بالإضافة إلى قسم الشؤون المالية وفرق الإدارة التي ستتواصل مع البائعين. كما أنهم يتتبعون مستويات المخزون ولديهم سجلات مفصلة لتتبع تسليم الإمدادات وتأكيد وصولها.

قد يكون العمل مع البائعين ضروريًا لنجاح مشروعك ، ولكنه يضيف أيضًا طبقة أخرى من التعقيدات لإدارتها. ما يجب أن يكون لديك هو برنامج لإدارة المشاريع يمكنه التعامل مع كل هذه البيانات. ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة تتميز بلوحة معلومات في الوقت الفعلي للحصول على أكثر المعلومات دقة للتأكد من أنك دائمًا على رأس عمل البائع أثناء قيامه بذلك. جربها بنفسك وشاهد كيف يمكن أن تساعد في إدارة البائعين من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.