كيفية التخطيط لحدث افتراضي: قائمة مراجعة تخطيط حدث افتراضي

يميل رجال الأعمال إلى تفضيل الاجتماع وجهًا لوجه. ولكن بعد فترة من الأحداث الافتراضية ، من الصعب التخلي عن هذا الرفاهية الرقمية. أصبح تخطيط الأحداث الافتراضية أمرًا شائعًا حتى مع عودة الأحداث إلى IRL أو تقديم خيارات مختلطة.

الرغبة في أن تظل افتراضيًا في بعض الحالات أمر مفهوم. يعني تخطيط الحدث الافتراضي أنه يمكن لعدد أكبر من الأشخاص الحضور بغض النظر عن مكان وجودهم. لكن كيفية التخطيط لحدث افتراضي ما زالت جديدة نسبيًا ولا يعرف البعض حتى ما هو الحدث الافتراضي. نحن هنا لمساعدتك في التخطيط لحدث افتراضي ، بما في ذلك تزويدك بقائمة تحقق حتى لا تفوتك أي خطوات رئيسية.

ما هو الحدث الافتراضي؟

الأحداث الافتراضية تجري عبر الإنترنت. يمكن تحقيق ذلك من خلال مجموعة متنوعة من الوسائل ، مثل البث المباشر للحدث أو تشغيل عرض فيديو مسجل يمكن مشاهدته متى أراد أحد المشاركين أو حتى من خلال المكالمات الصوتية.

يتمثل الاختلاف الرئيسي بين حدث افتراضي وحدث شخصي في أن الأحداث الافتراضية ليست اجتماعات فعلية وجهًا لوجه. أي شخص يمكنه الوصول إلى الإنترنت هو مرشح محتمل لحضور حدث افتراضي.

لا داعي لإضافة ، فهذا يوسع الشبكة بشكل كبير لكل من المتحدثين والحضور. ومع ذلك ، تتطلب الأحداث الافتراضية التخطيط تمامًا كما تفعل مع التنوع القديم. لكنها ليست هي نفسها. يمكنك البث مباشرة على Facebook أو أي منصة اجتماعية أخرى وقتما تشاء ، لكن الحدث الأكبر والأكثر تعقيدًا يتطلب التخطيط.

فكر في مؤتمر أو حدث متعلق بالصناعة يمكن أن يستمر لعدة أيام ، سيتطلب هذا بالتأكيد تخطيط حدث افتراضي. ProjectManager هو برنامج عبر الإنترنت يمنحك الأدوات للتواصل مع الأشخاص في أي مكان وفي أي وقت حتى تتمكن من تنسيق كيفية التخطيط لحدث افتراضي. يمكن أن تنظم مخططات جانت الخاصة بنا عبر الإنترنت مهامك وتكاليفك ومواردك. من السهل مشاركتها وتحديثها في الوقت الفعلي للحفاظ على توافق الجميع. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

أنواع الأحداث الافتراضية

لقد ذكرنا بالفعل بعض أنواع الأحداث الافتراضية بشكل عابر ، لكن الموضوع يستحق المزيد من الاهتمام. هناك العديد من الأنواع المختلفة من الأحداث الافتراضية ويتطلب كل منها تخطيط حدث افتراضي للتأكد من نجاحها لجميع المعنيين. ربما تكون قد حضرت واحدًا أو اثنين من هؤلاء.

ندوات عبر الإنترنت

عادةً ما تكون الندوة عبر الويب حدثًا منفردًا يستخدم لتقديم محتوى تعليمي أو ترويجي. يتم تقديمه في الوقت الفعلي ، على الرغم من أنه يتم تسجيله أيضًا في كثير من الأحيان حتى يتمكن الأشخاص من مشاهدته لاحقًا. بعد العرض التقديمي ، عادة ما تكون هناك فترة مفتوحة للأسئلة والأجوبة.

المؤتمرات الافتراضية

كما يوحي الاسم ، فإن هذا المؤتمر على الإنترنت. عادة ما يكون حدثًا في الوقت الفعلي يجذب الأشخاص ذوي الاهتمامات المتشابهة ، سواء كان ذلك مرتبطًا بالعمل أو نوعًا من الهواية. يمكن أن تشمل حلقات النقاش والمتحدثين الرئيسيين وأكشاك البائعين عبر الإنترنت وحتى ساعات الكوكتيل الافتراضية.

أحداث الشركات الافتراضية

على غرار المؤتمر الافتراضي ، تكون أحداث الشركات الافتراضية أكثر تركيزًا. الحاضرون جميعهم جزء من شركة أكبر ، لكن الحدث نفسه قد يكون لأسباب متنوعة. يمكن أن يكون اجتماعًا أو تراجعًا شاملاً ، أو حدثًا لتذوق النبيذ أو أي عدد آخر من الأعمال أو التجمعات غير الرسمية. القاسم المشترك الوحيد هو أن الحدث مفتوح فقط لمن هم في الشركة.

أحداث بناء الفريق الافتراضية

يمكن أن يكون حدث بناء الفريق الافتراضي جزءًا من حدث أكبر للشركة. لا يختلف الأمر عن بناء الفريق شخصيًا ، إلا أنه يحدث عبر الإنترنت. يمكن أن تكون الأنشطة هي نفسها ، مثل كاسحات الجليد واللياقة البدنية الجماعية والمزيد. سيتعين إعادة تنظيم بعض الأحداث من أجل العمل عبر الإنترنت ، لكن الهدف من بناء روابط أقوى بين أعضاء الفريق يظل كما هو.

أحداث التوظيف الافتراضية

إحدى الطرق الأكثر ابتكارًا لاستخدام الأحداث الافتراضية هي كمنصة توظيف. يوفر حدث التوظيف الافتراضي للموظفين الفرصة لمقابلة المرشحين للوظائف الشاغرة. نظرًا لأن المزيد من الشركات منفتحة للعمل عن بُعد ، فإن التوظيف الافتراضي يسمح لها بالبحث عن المواهب من جميع أنحاء العالم بدلاً من مجرد مسافة التنقل.

الأحداث الاجتماعية الافتراضية

كما اكتسب الالتقاء فعليًا أيضًا شعبية. يمكن للعديد من العائلات المنتشرة جغرافيًا لم شملها عبر الإنترنت ، ويمكن لحفلات الزواج أن تشمل أولئك الذين لا يستطيعون حضور حفل الزفاف جسديًا ويمكن للأصدقاء الذين لم يعودوا في نفس المنطقة أن يجتمعوا معًا لتناول مشروب ومتابعة ما حدث.

قائمة مراجعة تخطيط الحدث الافتراضي

الآن بعد أن عرفنا ما هو الحدث الافتراضي وعدد الأنواع المختلفة الموجودة ، فأنت جاهز لتعلم التخطيط للحدث الافتراضي. في الواقع ، ربما تكون قد حضرت بالفعل نوعًا من الأحداث الافتراضية ، حتى لو كنت تتحدث إلى شخص ما على Zoom.

على الرغم من ذلك ، فإن تخطيط الحدث الافتراضي أكثر مشاركة. للتأكد من قيامك بتحديد جميع المربعات ، قمنا بتجميع قائمة تحقق يمكن استخدامها تقريبًا لأي نوع من أنواع الأحداث الافتراضية التي ذكرناها أعلاه.

1. تحديد الأهداف للحدث الافتراضي الخاص بك

لا يمكنك قياس النجاح حتى يكون لديك مجموعة من المقاييس. مهما كان الحدث الافتراضي الخاص بك ، عليك أن تقرر مسبقًا ما تأمل في تحقيقه. هل ترغب في جمع رسائل البريد الإلكتروني وتوزيع الكتب الإلكترونية والترويج لعلامتك التجارية والتواصل مع المتخصصين في هذا المجال وإظهار كيفية استخدام منتج جديد وما إلى ذلك؟ أيًا كان الهدف الذي تقرره ، فسيُعلم بقية الحدث ، لذا لا تبدأ بدون هدف.

2. تحديد الجمهور المستهدف

من أجل تحقيق أهدافك ، يجب أن تعرف جمهورك المستهدف. هؤلاء هم عملاؤك المحتملين لمنتج ، وزملائك المحترفين في مؤتمر وما إلى ذلك. تتطلب هذه الخطوة قدرًا كبيرًا من البحث. كلما تمكنت من تحديد الجمهور المستهدف للحدث الافتراضي بشكل أفضل ، زادت قدرتك على تخصيص الحدث الافتراضي لتلبية احتياجاتهم.

3. اختر نوع الحدث الخاص بك

كل العمل الذي قمت به في الخطوتين الأوليين سيعلمك باختيارك للمكان. هنا ستقرر ما إذا كان سيتم بث الحدث مباشرًا أو تسجيله (أو كليهما) ، وحدد ما إذا كانت ندوة عبر الإنترنت تناسب غرضك بشكل أفضل وما إلى ذلك. سيساعدك نوع الحدث الافتراضي في اختيار شريك أو خدمة بث مباشر لتقديم الحدث الخاص بك إلى الحاضرين.

4. بناء حملة تسويق رقمية

بمجرد فرز ما سبق ، يجب عليك إخراج الكلمة. هذا يعني إنشاء خطة تسويق. نظرًا لأنك تخطط لحدث افتراضي ، فمن المحتمل أن ترغب في التسويق عبر الإنترنت أيضًا. على الرغم من أنه يمكنك أيضًا إنشاء بطاقات بريدية للبريد العادي وأدوات ترويج المدرسة القديمة الأخرى. لأغراضنا ، سنلتزم بالتسويق الرقمي.

الترويج على وسائل التواصل الاجتماعي

تعد وسائل التواصل الاجتماعي مكانًا جيدًا لبدء نشر الكلمة. استخدم علامات التصنيف التي قد يتابعها جمهورك المستهدف لجعلهم يشاهدون منشوراتك. حاول أيضًا تحديد الأنظمة الأساسية التي يستخدمونها ؛ يميل رجال الأعمال إلى التواجد على LinkedIn ، بينما يفضل الآخرون Twitter و Facebook و Instagram و TikTok و Reddit وما إلى ذلك.

إنشاء موقع على شبكة الانترنت

إذا كان لديك موقع ويب ، فهذا هو المكان الواضح لبدء التسويق. قم بإنشاء صفحة مخصصة للحدث وإعلانات البانر لعرضها في جميع أنحاء موقعك ، مع دعوة للعمل للحضور. سترغب في جعل الموقع يظهر على أعلى مستوى ممكن في نتائج البحث. يتطلب هذا البحث عن الكلمات الرئيسية التي يستخدمها جمهورك المستهدف عند البحث عبر الإنترنت. يعد تحسين محرك البحث (SEO) أداة أساسية لجذب الأشخاص المناسبين إلى موقعك.

استخدم الإعلانات عبر الإنترنت

يأتي الاقتراحان السابقان تحت مظلة التسويق العضوي. الجانب الآخر هو الوسائط المدفوعة ، والتي تشمل شراء الإعلانات على مواقع أخرى. التسويق عبر محركات البحث (SEM) هو أسلوب لتحسين التسويق عبر الإنترنت.

5. البحث عن المتحدثين والمشرفين والمشاركين الرئيسيين الآخرين

مرة أخرى ، اعتمادًا على نوع الحدث الافتراضي الذي تخطط له ، قد تحتاج إلى متحدثين رئيسيين ومشرف لمناقشات الفريق وغيرهم من الموجودين هناك لإبلاغ الجمهور. إذا كان الأمر كذلك ، فأنت بحاجة إلى العثور عليها ولديك أموال لدفع ثمن مظهرها ، وكذلك أماكن الإقامة ، مثل الفنادق والطعام والسفر إذا كان الحدث مختلطًا (بمعنى عبر الإنترنت وشخصيًا).

6. قم بإنشاء جدول حدث افتراضي

جداول الأعمال هي وثائق مهمة تبقي جميع الاجتماعات في موضعها الصحيح وتتجنب إضاعة الوقت. هذا صحيح بشكل مضاعف للأحداث الافتراضية. تحتاج إلى تنسيق مكبرات الصوت وأي عروض تقديمية أخرى. عادة ما تكون هناك مقدمة ، استراحة لتناول الإفطار أو الغداء وما إلى ذلك. يؤدي إنشاء جدول أعمال افتراضي للحدث إلى تنظيم الحدث ، ولكنه يوفر أيضًا دليلًا لمن يحضرونه.

7. اختر التاريخ والمنطقة الزمنية

حتى إذا قمت بتسجيل الحدث للعرض المستقبلي ، فأنت بحاجة إلى تاريخ ووقت لبدء الحدث الافتراضي. تذكر أن هذا حدث عالمي. يمكن لأي شخص ، من أي مكان ، الحضور. هذا يعني أنه يجب عليك اختيار المنطقة الزمنية التي سيحدث فيها حتى يعرف الأشخاص في المناطق الزمنية الأخرى الذين يحضرون وقت تسجيل الدخول إلى الحدث الافتراضي.

ذات صلة: قالب خطة حدث مجاني لبرنامج Excel

8. اختر منصة حدث افتراضي

هناك العديد من الخدمات التي يمكن أن تستضيف فعاليتك عبر الإنترنت ، لكنك تحتاج إلى التعاقد مع هذه الخدمات في وقت أبكر من وقت لاحق. آخر شيء تريده هو عدم القدرة على بث الحدث الخاص بك للحضور لأنك أهملت التعاقد مع مزود. إليك بعض منصات الأحداث المختلفة للبث المباشر أو مقاطع الفيديو المسجلة مسبقًا.

• تكبير
• جوجل ميت
• فرق مايكروسوفت
• أحداث Webex

9. اختر مكانًا

يجب أن يقع الحدث الافتراضي في مكان مادي. سواء كنت تخطط لحدث افتراضي أو هجين ، فأنت بحاجة إلى استئجار مكان. نعم ، من الممكن أن يتصل جميع المتحدثين في عروضهم التقديمية من منازلهم أو مكاتبهم ، لكن هذا يزيد الأمور تعقيدًا ولا يصادفهم دائمًا كمحترفين. سترغب في استئجار استوديو أو مكان آخر به كاميرات وميكروفونات جيدة وما إلى ذلك للحصول على عرض تقديمي احترافي.

10. سجل الحدث الافتراضي الخاص بك

إنها لفكرة جيدة أن تقوم بتسجيل الحدث الخاص بك بحيث يتخطى الحدث الافتراضي الفعلي ويمكن أن يستمر في خدمة أهدافك لفترة ممتدة. تحتوي معظم الأنظمة الأساسية على خيار للتسجيل ومن ثم يمكنك مشاركة الرابط أو استضافة التسجيل على موقع الويب الخاص بك.

11. اجمع الملاحظات بعد الحدث الافتراضي

سترغب في الحصول على نوع من المتابعة مع الجمهور. من الجيد دائمًا جمع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم للتسويق ليس فقط لمواصلة التسويق لهؤلاء الأشخاص ولكن للحصول على تعليقاتهم حول الحدث. هذه بيانات قيّمة لمساعدتك على تطوير وإدارة الاجتماع الافتراضي التالي الذي تخطط له بشكل أفضل.

يساعدك ProjectManager في التخطيط للأحداث الافتراضية

يتطلب تخطيط الأحداث الافتراضية أداة مرنة يمكنها توصيل الأشخاص في أي مكان وفي أي وقت ، وكذلك عبر الإدارات لتعزيز التعاون. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت مع الميزات التي تحتاجها لتخطيط الأحداث الافتراضية بالإضافة إلى إدارة تنفيذ تلك الخطة.

خطة مع وجهات نظر متعددة للمشروع

يتضمن تخطيط الحدث الافتراضي الكثير من الأشخاص المختلفين ، خاصةً عندما تخطط شركة ما. وهذا يعني أن الأقسام المختلفة يجب أن تعمل معًا ، من التسويق إلى المبيعات. لكن كل قسم يعمل بشكل مختلف. نمنحهم الأدوات التي يرتاحون في العمل بها. تعد مخططات جانت رائعة للمؤسسة ككل ، لكن طرق عرض القائمة تجمع المهام وتعرض لوحات كانبان سير العمل في إعداد مرئي. يفضل البعض عرض التقويم لتتبع التواريخ المهمة. بغض النظر ، يتم تحديث جميع طرق العرض معًا في الوقت الفعلي بحيث يعمل الجميع دائمًا من أحدث البيانات.

تعاون في الوقت الفعلي

إن استخدام كل فرد في الفريق للأدوات التي يرتاحون لها أكثر هو مجرد البداية. لكي يتعاونوا ، يجب أن تقدم هذه الأدوات البيانات في الوقت الفعلي. لا تقوم منصتنا التعاونية بتحديث جميع طرق عرض المشروع في نفس الوقت فحسب ، بل تمنح الجميع القدرة على مشاركة الملفات والتعليق على مستوى المهمة وتمييز الآخرين إذا لزم الأمر. تعني سعة تخزين الملفات غير المحدودة لدينا أنه يمكن مشاركة جميع أصول الأحداث الخاصة بك على مركز مركزي لسهولة الوصول إليها. كل ما سيحتاجون إليه للقيام بعملهم موجود على الأداة.

يحصل المدراء على رؤية لما يفعله الجميع. يمكنهم التحقق من التقدم والأداء على مستوى عالٍ وقتما يريدون باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي أو إنشاء تقارير قابلة للتخصيص للتعمق في البيانات. ميزات إدارة المهام لتعزيز الإنتاجية لإبقائك في الموعد المحدد وتقديم حدث افتراضي ناجح.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في تخطيط وجدولة وتتبع الأحداث في الوقت الفعلي. مع الميزات التي تعمل في سلسلة كاملة من إدارة الموارد إلى إدارة المخاطر وما بعدها ، لديك جميع الأدوات التي تحتاجها للتخطيط الافتراضي للحدث. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.