كيفية تشغيل اجتماع افتراضي ناجح لفرق المبيعات عن بعد

في حين كان يُنظر إلى الاجتماعات الافتراضية في السابق على أنها الملاذ الأخير ، فقد أصبحت اليوم خيار الانتقال للعديد من فرق المبيعات.

ليس هناك ما يشير إلى أن الأمور تتغير في أي وقت قريب. في الواقع ، تُظهر لنا الأبحاث الحديثة أن مبيعات برامج عقد المؤتمرات عبر الإنترنت قد زادت بنسبة 500٪ منذ بداية جائحة فيروس كورونا.

من الواضح أن الاجتماعات الافتراضية مختلفة تمامًا عن الاجتماعات العادية التي تُعقد في المكتب. إنها تتطلب مستوى من التخطيط والبراعة لجعلها فعالة والتأكد من أن الافتقار إلى الاتصال وجهًا لوجه لا يمنعك من تحقيق أهدافك.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك كيفية إدارة اجتماع افتراضي ناجح لفريق المبيعات عن بُعد:

ما هو الاجتماع الافتراضي؟

بشكل عام ، الاجتماع الافتراضي هو ببساطة أي اجتماع لا يحدث شخصيًا. تجعل عجائب التكنولوجيا الحديثة من الممكن التعاون بشكل فعال مع الزملاء في الجانب الآخر من العالم. كل ما تحتاجه هو اتصال جيد بالإنترنت.

هناك أربعة أنواع رئيسية من الاجتماعات الافتراضية:

1. المؤتمرات عن بعد - الاجتماعات الافتراضية الصوتية فقط التي تتضمن عادةً عدة أشخاص يتصلون باستخدام رقم هاتف ورمز مرور محددين.
2. مؤتمرات الفيديو - اجتماعات الصوت والفيديو. على غرار المؤتمرات عبر الهاتف ، فهي تعتمد على الأشخاص الذين يقومون بتسجيل الدخول إلى واجهة تمكن المشاركين من رؤية وسماع بعضهم البعض.
3. مؤتمرات الويب - اجتماعات الصوت والفيديو التي توسع نطاق مؤتمرات الفيديو التقليدية من خلال السماح للمشاركين بالمشاركة والتعاون بطرق إضافية ، مثل توزيع المستندات ومشاركة الشاشات.
4. ندوة عبر الإنترنت - تنسيق مؤتمرات الفيديو من شخص إلى متعدد الذي يوفر نظامًا أساسيًا في اتجاه واحد لمقدمي العروض أو المعلمين لتمرير المعلومات إلى مجموعة من الأشخاص.

ما هي مزايا وعيوب الاجتماعات الافتراضية؟

في حين أن الاجتماعات الافتراضية لها بعض العيوب مقارنة بالاجتماعات الشخصية ، إلا أنها توفر بعض المزايا الرئيسية أيضًا. دعنا نلقي نظرة على إيجابيات وسلبيات الاجتماعات الافتراضية هنا:

الايجابيات

• مصاريف مخفضة. إذا كنت لا تعقد اجتماعات وجهًا لوجه ، فلن تحتاج إلى استئجار غرفة اجتماعات. في الواقع ، إذا كان فريق المبيعات بأكمله بعيدًا ، فقد لا تحتاج إلى مكتب على الإطلاق ، وهو ما يعادل توفيرًا كبيرًا.
• مشاركة أكبر. يمكن للأشخاص الحضور والمشاركة بغض النظر عن مكان تواجدهم. ونظرًا لأن الجميع يحضر عن بُعد ، فلن يهيمن على الاجتماع الأشخاص الموجودون في المكتب.
• ممنوع السفر. يمكن لفريق المبيعات الخاص بك حضور الاجتماعات في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى تحمل التنقل.

سلبيات

• فقدان لغة الجسد والإشارات الاجتماعية. هذا هو واحد كبير. قد يكون من الصعب تمييز ما يعنيه الأشخاص حقًا أو ما يشعرون به عندما لا تكون في نفس الغرفة.
• نفقات البرامج الإضافية. إذا كانت الاجتماعات الافتراضية جزءًا أساسيًا من سير عملك ، فمن المحتمل ألا تتمكن من الحصول عليها على مستويات المنتجات المجانية (أو المجانية).
• يمكن أن تؤثر اتصالات الإنترنت الضعيفة على جودة الاجتماع. إذا كان لدى شخص ما شبكة Wi-Fi سيئة ، فلا يمكنه المساهمة في الاجتماع. في الواقع ، قد لا يتمكنون من الحضور على الإطلاق.

خطوات التخطيط لاجتماع افتراضي

أي اجتماع يتطلب التحضير. لكن هذا ينطبق بشكل خاص على الاجتماعات الافتراضية ؛ يعني العنصر البعيد أنك بحاجة إلى بذل جهد إضافي لجعل الجميع يشعرون بالمشاركة والانخراط. إليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح:

1. احجز موعدًا يناسب الجميع

عندما يكون فريقك بعيدًا ، فهناك دائمًا احتمال أن يتم تأسيسهم عبر مناطق زمنية متعددة. من الواضح أنك ستحتاج إلى أخذ ذلك في الاعتبار عند حجز اجتماعك.

تأكد أيضًا من تجنب تعارض الجدول الزمني. يعمل مندوبو المبيعات بجد على بناء الثقة مع العملاء المحتملين ، لذلك إذا كانوا يتوقعون مكالمة أو بريدًا إلكترونيًا مهمًا ، فيجب أن يكون ذلك من أولوياتهم.

أخيرًا ، كن صارمًا مع قائمة الدعوات. هل كل شخص بحاجة إلى أن يكون هناك؟ إذا لم تكن ذات صلة بـ BDRs الخاصة بك ، فلا تضيع وقتهم - احتفظ بها لوحدات حقوق السحب الخاصة وقادة المبيعات.

2. مشاركة جدول الأعمال في وقت مبكر

إن وضع توقعات واضحة ومشاركة المستندات المهمة مسبقًا يجعل من السهل على الجميع الاستعداد. وهذا بدوره يضمن أن يكون اجتماعك أكثر كفاءة ، مما يقلل من مقدار الوقت الذي يجب أن تقضيه في التفسيرات الأساسية والديباجة الأخرى.

3. اختر أداة الاجتماع الافتراضية المناسبة

أدوات المؤتمرات المختلفة لها نقاط قوة وضعف مختلفة. على سبيل المثال ، قد يعمل اجتماع المبيعات ربع السنوي بشكل أفضل كمؤتمر ويب ، خاصة إذا احتاج العديد من الأشخاص إلى التحدث ومشاركة شاشاتهم. من ناحية أخرى ، قد تكون مكالمات الأرباح - التي لا تكون مرئية بشكل خاص - هي الأنسب لعقد المؤتمرات عن بعد.

أيًا كانت الأداة التي تختارها ، تأكد من تضمين الروابط وأرقام الاتصال ورموز المرور في دعوة الاجتماع.

4. تمرن إذا لزم الأمر

لمزيد من الاجتماعات الصعبة - مثل عندما تقدم العرض إلى مجلس الإدارة أو إلى عميل محتمل - لا تفترض فقط أنه سيكون على ما يرام في الليل. بدلاً من ذلك ، يجب عليك بالتأكيد إجراء بروفة.

عندما يُطلب من عدة أشخاص التحدث والمساهمة في مجموعات الشرائح ، يمكن أن تساعد عملية التشغيل في تسوية أي نقاط ضعف ، وتجنب التكرار ، والتأكد من أن المحتوى الخاص بك على ما يرام.

كيفية إدارة اجتماع افتراضي ناجح

إن التخطيط الصحيح هو الجزء الأول من المعركة ؛ بعد ذلك حان وقت التنفيذ. يجب أن يساعدك إعدادك على الابتعاد عن أي مواطن الخلل الكبيرة ، ولكن لا يزال هناك الكثير من الأشياء التي يمكن أن تسوء. إليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح:

1. اختبر التكنولوجيا الخاصة بك قبل الاجتماع

لا تترك نجاح اجتماعك للصدفة. اختبر كل العناصر التي قد تخذلك:

• تأكد من أن كاميرا الفيديو والميكروفون يعملان بالشكل المتوقع.
• تحقق من اتصال Wi-Fi عن طريق إجراء اختبار سرعة.
• تأكد من أنه يمكنك مشاركة شاشتك - وأن لديك جميع المستندات والشرائح الرئيسية في متناول اليد
• تأكد من أنه يمكنك رؤية ملاحظات الاجتماع عندما تكون في وضع العرض التقديمي.
• اختبر جودة الصوت في المساحة التي ستستضيف الاجتماع منها للتأكد من عدم صدى صوتها وعدم وجود ضوضاء في الخلفية.

كخطوة أخيرة ، من المفيد افتراض حدوث خطأ ما. احتفظ بنسخة احتياطية من مستنداتك ، واطبع ملاحظاتك مسبقًا ، واحصل على أداة اجتماعات افتراضية أخرى في جيبك في حالة فقدان خيارك الأول.

2. اختر الفيديو عندما يكون ذلك ممكنًا

عندما يتعلق الأمر باجتماعات المبيعات الافتراضية ، يُفضل دائمًا الفيديو على الاجتماعات الصوتية فقط.

أنت تخاطر بفقدان الكثير من السياق والفوارق الدقيقة عند التواصل عبر الهاتف أو من خلال الرسائل النصية. على النقيض من ذلك ، ينشط الفيديو المزيد من الحواس ، ويجعل الحاضرين يشعرون بمزيد من التفاعل ، ويشعرون بشكل عام بمزيد من الاحتراف.

بالإضافة إلى ذلك ، مع الفيديو ، هناك فرصة أقل للأشخاص الذين يتحدثون مع بعضهم البعض لأنه من السهل رؤيته عندما ينتهي شخص ما من توضيح وجهة نظره أو يتوقف مؤقتًا لأخذ رشفة من الماء.

والأكثر من ذلك ، أنه من الواضح عندما يواجه شخص ما مشكلات فنية في الفيديو ، مما يعني أنه يمكنك ضبطه وفقًا لذلك.

3. التركيز على المشاركة

لا يتعلق اجتماع المبيعات بترديد كل نقطة من نقاط الحديث الخاصة بك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

لكي تكون فعالة ، يجب أن تغوص هذه النقاط - وهذا لن يحدث إذا لم يشعر فريقك بالانخراط.

لدفع المشاركة ، اجعل اجتماع المبيعات الخاص بك محادثة ثنائية الاتجاه بدلاً من عرض تقديمي أحادي الاتجاه. اطرح أسئلة منتظمة مفتوحة للتشجيع على ذهاب وإياب بين الحضور ؛ اطلب من أشخاص مختلفين مشاركة شاشاتهم ؛ وفكر في تقسيم الجلسات الأكبر إلى غرف فرعية أصغر لزيادة فعالية التعاون.

4. استفد من وقت الجميع

تذكر أن وقت مندوبي المبيعات ثمين للغاية. إن وظيفتك هي التأكد من أن اجتماعك يبدأ وينتهي في الوقت الذي يفترض فيه ذلك.

لا تسمح للمحادثات الجانبية بالسيطرة على الجلسة - إذا تعذر حل المشكلة بسرعة وكفاءة ، فاخرجها عن الإنترنت.

أخيرًا ، فكر في تقسيم جدول أعمالك إلى أقسام متعددة. اسمح للأشخاص في أدوار مختلفة بالانضمام لاحقًا أو المغادرة مبكرًا إذا كان قسم معين غير مناسب لهم. لا تشعر بالإهانة - فلديهم عمل آخر يقومون به.

ماذا تفعل بعد الاجتماع

لا تنتهي مهمة إدارة اجتماع مبيعات افتراضي فعال الثانية التي ينهيها الجميع. لا يزال لديك بعض المهام الهامة بعد الاجتماع للقيام بها. على سبيل المثال:

• شارك تسجيلاً للاجتماع لأي شخص لم يتمكن من الحضور
• اكتب ملاحظات الاجتماع ، وقم بتنسيقها بترتيب منطقي ، وشاركها
• قم بتعيين إجراءات المتابعة من خلال أداة إدارة المنتج التي اخترتها
• تأكد من أن أي شخص تم تكليفه بإجراء يفهم ما هو متوقع منه
• قم بحفظ جميع المستندات المرتبطة في المكان المناسب حتى يتمكن الجميع من الوصول إليها
• عند الاقتضاء ، حدد موعدًا لاجتماع المتابعة

الاستثمار في الأدوات الصحيحة

يتيح لك الحصول على مكدس تقني للاجتماعات الافتراضية بالترتيب إجراء اجتماعات أكثر تفاعلًا وتعاونًا وفعالية. لذا في حين أن هذا البرنامج قد يكلفك القليل من المال ، فمن المحتمل أن يوفر لك الكثير من خلال جعل اجتماعاتك الافتراضية أكثر فعالية وقابلية للتنفيذ.

هناك المئات ، وربما الآلاف ، من الأدوات المختلفة التي يمكنك اختيارها. ولكن كنقطة بداية ، ضع في اعتبارك ما يلي لجعل بعض مهام الاجتماع الافتراضي تعمل بسلاسة أكبر:

• مشاركة الملفات: Dropbox
• إدارة المشروع: أسانا
• مؤتمرات الفيديو: تكبير
• المراسلة الفورية: Slack
• جدولة الاجتماع: ودية
• إدارة كلمة المرور: Nordpass

استنتاج

منذ وقت ليس ببعيد ، كان التفكير في تشغيل فريق مبيعات عالي الأداء عن بُعد قد يتسبب في اندلاع قائد المبيعات العادي بعرق بارد.

ولكن الآن بعد أن أُجبر كل فريق مبيعات على العمل عن بُعد لفترة طويلة ، من الواضح أن العمل الافتراضي لا يجب أن يكون عائقًا أمام النجاح - بشرط أن تكون اجتماعات المبيعات الخاصة بك صحيحة.

من خلال التحضير الفعال ، يمكنك جعل اجتماعاتك الافتراضية جذابة ومؤثرة وقابلة للتنفيذ ، دون إجبار فريق المبيعات الخاص بك على الاجتماع معًا في مكان واحد. إنه أفضل ما في العالمين.