دليل موظف الاستقبال الافتراضي النهائي: أفضل الحلول والفوائد والتكلفة والمزيد

80٪ من العملاء يزعمون أنه من المحتمل أن يصبحوا عملاء متكررين بعد تجربة جيدة.

ومع ذلك ، في حين أن تجربة العملاء هي العامل الأول الذي يميز العلامة التجارية ، إلا أن العديد من الشركات تفشل في تقديم دعم استثنائي.

على الرغم من ذلك ، فإن تعيين موظف استقبال افتراضي يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.

في هذا الدليل ، سوف تكتشف:

• أدوار هؤلاء الوكلاء المدربين على الصناعة
• تكلفتها وفوائدها
• كيف تختار أفضل شريك لاحتياجاتك
• وأكثر بكثير!

هيا بنا نبدأ.

ما هو موظف الاستقبال الافتراضي؟

موظف الاستقبال الافتراضي هو خبير مدرب في المجال يؤدي نفس المهام أو مهام مماثلة مثل موظف الاستقبال التقليدي ولكنه يعمل عن بُعد بدلاً من مكتب الاستقبال التقليدي.

يعمل هؤلاء المحترفون كامتداد لفريقك ويقومون بأكثر من مجرد الرد على مكالماتك الهاتفية.

يمكنهم أيضًا مساعدتك في العديد من المهام المتعلقة بخدمة العملاء مع إضافة طبقة من الاحتراف لجميع الاتصالات التي تواجه العميل.

أفضل مزودي خدمة الاستقبال الافتراضي لعام 2021

رقم 1: Smith.ai

تم تأسيس Smith.ai بواسطة فريق من Google و Apple و Intuit ، وهو مزود خدمة استقبال افتراضي مقره في كاليفورنيا يساعد الشركات على التقاط العملاء المحتملين على الويب وشاشاتهم وتحويلهم.

إنهم يخدمون مجموعة متنوعة من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم عبر مختلف الصناعات مثل التجارة الإلكترونية والضيافة والعقارات والقانون.

تقدم الوكالة مجموعة من الخدمات الودية والمهنية ، بما في ذلك:

• توافر 24/7
• تقود الجيل
• إعداد الموعد وجدولة معاودة الاتصال
• متابعة نماذج الويب وتحديثات حالة العمل وتذكيرات المواعيد
• البريد العشوائي وحظر مكالمات المبيعات
• الرد على النص

توظف Smith.ai أكثر من 100 وكيل تتمثل مهمتهم في مساعدة العملاء على تقديم خدمة عملاء استثنائية.

التسعير :

لدى Smith.ai ثلاثة خيارات تسعير:

• مبتدئ (210 دولارات شهريًا)
• أساسي (360 دولارًا في الشهر)
• Pro (750 دولارًا / شهرًا)

# 2: AnswerConnect

AnswerConnect هي خدمة عملاء افتراضية وشبكة استقبال في ولاية أوريغون ، وكلائها معتمدين لإدارة المعلومات المتوافقة مع HIPAA للشركات التي تتعامل مع المعلومات الحساسة.

تشمل نقاط قوتهم الأساسية تغطية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، ودعم متعدد القنوات ، وهم ثنائيو اللغة ، ويمكنهم تقديم خدماتهم باللغة الإسبانية.

تتعامل الوكالة مع مجموعة متنوعة من مهام خدمة العملاء مثل:

• الرد المباشر على المكالمات
• دعم الدردشة الحية
• جدولة المواعيد
• اتصال مكالمات الفيديو

وكلاء AnswerConnect بارعون أيضًا في الكشف عن العملاء المحتملين للمبيعات وتوجيههم.

التسعير :

لعرض خطط الوكالة وأسعارها ، تحتاج إلى تقديم طلب على موقع الويب الخاص بها.

# 3: الرد على رعاية الخدمات

يقع المقر الرئيسي لخدمات الرد على الرعاية في فلوريدا. تلتزم الوكالة بالرد على مكالماتك الهاتفية بكفاءة واحترافية.

لديهم وكلاء ثنائي اللغة ويقدمون تغطية هاتفية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. تقدم الوكالة خيارات شهرية ، لذلك لن تضطر إلى توقيع عقد سنوي.

تشمل خدماتهم:

• المساعدة عبر الهاتف والرسائل النصية والبريد الإلكتروني والدردشة عبر الإنترنت
• جدولة المواعيد
• التعافي من الكوارث والطوارئ
• تسجيل المكالمات
• التخصيص

تتعاون شركة Answer Service Care مع الشركات الصغيرة في القطاعات العقارية والقانونية والطبية.

التسعير :

تقدم الوكالة العديد من هياكل التسعير:

• مبتدئ (49 دولارًا / شهرًا)
• الأعمال الصغيرة (149 دولارًا في الشهر)
• الأعمال (229 دولارًا في الشهر)
• الشركات (449 دولارًا في الشهر)
• Enterprise (859 دولارًا في الشهر)
• Supreme ($ 3899 / شهر)

الخطط المخصصة متوفرة أيضًا.

رقم 4: آبي كونيكت

Abby Connect هي وكالة استقبال حية مقرها لاس فيغاس تخدم الشركات الصغيرة والشركات المتوسطة الحجم في مختلف الصناعات ، بما في ذلك القانون وطب الأسنان والمحاسبة.

مهمتهم هي مساعدة المؤسسات على تحويل المزيد من المتصلين إلى عملاء من خلال تسهيل اتصالات العملاء.

تشمل خدمات الوكالة:

• إعلان المكالمة وتحويلها
• جدولة المواعيد
• تأهيل المتصلين وتحديد أولوياتهم ومساعدتهم

لدى Abby Connect وكلاء ثنائي اللغة ويقدم تغطية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

التسعير :

يعتمد تسعير الوكالة على الدقائق التي يقضيها الوكلاء في التحدث مع العملاء:

• 279 دولارًا مقابل 100 دقيقة / شهر
• 499 دولارًا لمدة 200 دقيقة / شهر
• 1089 دولارًا مقابل 500 دقيقة / شهر

رقم 5: نيكسا

مقرها في فينيكس ، تقدم Nexa موظف استقبال افتراضي على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وخدمات الرد على الأعمال. توظف الوكالة أكثر من 400 وكيل مدربين تدريباً عالياً لتلبية الاحتياجات الخاصة بالصناعة.

إنهم يخدمون العملاء عبر مجموعة من الصناعات ، بما في ذلك الخدمات القانونية والتأمين والعقارات والخدمات المنزلية.

تلتزم الوكالة بمساعدة الشركات على النمو من خلال مساعدتها على تحسين تجارب عملائها.

تشمل خدماتهم الرئيسية ما يلي:

• الرد على المكالمات
• المتابعات والمكالمات الصادرة
• الإبلاغ عن المكالمات
• مؤهل الرصاص
• جدولة المواعيد
• إيفاد الطوارئ
• إدارة CRM

التسعير :

تقدم Nexa خيارين للتسعير:

• Nexa Go (99 دولارًا في الشهر)
• المؤسسة (التسعير المخصص)

رقم 6: إجابة أولاً

AnswerFirst هي شركة اتصالات مقرها فلوريدا مكرسة لتقديم خدمة عملاء ممتازة للشركات في كل قطاع تقريبًا ، بما في ذلك الرعاية الصحية والعقارات وتكنولوجيا المعلومات والتمويل.

تشمل خدماتهم الرئيسية ما يلي:

• تسجيل المكالمات
• تحويل المكالمات
• الرسائل السريعة
• الرد على البريد الإلكتروني
• إنزال وجدولة الحجوزات
• البريد الصوتي

تقدم الوكالة تغطية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ولا تتطلب توقيع عقد.

التسعير :

تبدأ أسعار تسعير AnswerFirst من 0.80 دولار إلى 1.25 دولار للدقيقة.

ومع ذلك ، فإن الشركة لديها أيضًا خطط مخصصة لكل نوع عمل ونوع.

# 7: روبي

Ruby هو مزود خدمة استقبال افتراضي في ولاية أوريغون لديه أعمال مغطاة 24/7/365.

تدعم الشركة أكثر من 10000 شركة ، مما يساعدهم على إقامة علاقات رائعة مع العملاء. من الانطباع الأول إلى الولاء الدائم ، يزودون العملاء بتفاعلات مخصصة لمساعدتك في إجراء اتصالات ذات مغزى.

لديهم موظفين استقبال ثنائي اللغة ويمكنهم تقديم المساعدة في:

• بريد صوتي مخصص
• تحويل المكالمات
• جدولة المواعيد

التسعير :

تعتمد حزم تسعير Ruby على الدقائق التي يتم قضاؤها على مكالمات العميل. يمكن للشركات الاختيار من بين:

• اتصل بـ Ruby 100 (319 دولارًا / شهرًا)
• اتصل بـ Ruby 200 (599 $ / شهر)
• اتصل بـ Ruby 350 (999 دولارًا شهريًا)
• اتصل بـ Ruby 500 (1،399 $ / شهر)

رقم 8: المساعدون الرقميون في عنق الزجاجة

Bottleneck Digital Assistants هي شركة مقرها ميسوري تساعد الشركات على إنشاء وبناء وتعزيز علاقات العملاء المهنية.

يزودون الشركات الصغيرة بمجموعة من الخدمات ، بما في ذلك:

• جدولة المواعيد
• إدارة البريد الإلكتروني
• تتبع الإيرادات والتكاليف
• تخطيط لحدث
• ترتيب السفر
• دعم CRM
• دعم عبر الهاتف
• بحث

التسعير :

يبدأ سعر Bottleneck Digital Assistants من 13.00 دولارًا للساعة.

رقم 9: PATLive

PATLive هو مزود خدمة صوتية مقره فلوريدا مكرس لتقديم إجابات سريعة وخدمات ودية.

فريقها مدرب ومجهز بشكل عالي ليكون بمثابة امتداد لمؤسستك مع تقديم فوائد من شأنها أن تدفع عملك إلى الأمام.

تشمل خدماتهم:

• جمع الرصاص
• تحويل المكالمات
• جدولة المواعيد
• معالجة الطلب
• ادخال بيانات
• تسجيل الحدث
• المراسلة
• مكالمات فيديو
• البرامج النصية القابلة للتخصيص

تقدم PATLive تغطية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

التسعير :

تقدم الوكالة خمس خطط تسعير:

• أساسي (39 دولارًا / شهرًا)
• مبتدئ (149 دولارًا في الشهر)
• قياسي (269 دولارًا في الشهر)
• Pro (629 دولارًا في الشهر)
• Pro + (999 دولارًا في الشهر)

رقم 10: غابيفيل

Gabbyville هو مزود خدمة استقبال افتراضي مقره في ولاية تينيسي. تخدم الوكالة الشركات في مجموعة من الصناعات ، بما في ذلك المحاسبة والتمويل والتأمين والترفيه.

وقت تغطية الوكالة هو من الاثنين إلى الجمعة من الساعة 8 صباحًا حتى الساعة 11 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة.

تشمل بعض خدماتهم الرئيسية ما يلي:

• فحص المكالمات
• تحويل المكالمات
• البريد الصوتي
• تذكير الموعد
• الجدولة عبر الإنترنت
• المكالمات الصادرة
• إدارة البريد الإلكتروني
• الرسائل النصية

التسعير :

تقدم Gabbyville أربع خطط تسعير بناءً على عدد المكالمات:

• مبتدئ (250 دولارًا / شهرًا)
• أساسي (500 دولار / شهر)
• قسط (800 دولار / شهر)
• تنفيذي (1200 دولار في الشهر)

ماذا يفعل مقدمو خدمة الاستقبال الافتراضي؟

اعتمادًا على صناعتك واحتياجات العمل المحددة ، قد يؤدي مقدمو خدمة الاستقبال الافتراضي مهام مختلفة ، بما في ذلك:

• الرد على المكالمات الهاتفية أو تحويلها إلى الشخص المناسب
• التواصل مع العملاء عبر الرسائل النصية
• أخذ الرسائل
• إرسال رسائل البريد الإلكتروني
• الرد على زوار الموقع على الدردشة الحية
• إدارة مواعيدك وإرسال رسائل تذكير
• حجز الندوات أو ورش العمل أو الفعاليات
• الإجابة على الأسئلة الشائعة حول منتجاتك وخدماتك
• إعلام العملاء بالعروض الترويجية والعروض الخاصة
• تقديم دعم العملاء
• أوامر المعالجة
• جمع معلومات المتصلين
• جذب العملاء المحتملين ورعايتهم
• دعم إدخال البيانات

ما الفرق بين موظف استقبال افتراضي وخدمات الرد؟

خدمة الرد هي وكالة متخصصة تجيب على المكالمات الهاتفية نيابة عن المنظمات.

يتلقون المكالمات ويمررون الرسائل عندما لا يكون العمل متاحًا لأداء هذه المهام ، غالبًا بعد ساعات العمل العادية ، في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات. أو ، بناءً على تفضيلات العمل ، يمكنهم تقديم المساعدة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

يحصل العملاء على التحدث مع شخص حقيقي: وكيل خدمة العملاء ، الذي تتمثل مهمته في عرض عملك في أفضل ضوء ممكن ، وصياغة صورة علامة تجارية مؤثرة لك.

من ناحية أخرى ، يتلقى المساعد الافتراضي المكالمات ولكنه ماهر أيضًا في أداء مهام أخرى متنوعة مثل جدولة المواعيد ومعالجة الطلبات وجمع العملاء المتوقعين.

عادة ما يكون هؤلاء الخبراء أكثر ارتباطًا بعملك ويتطلب دورهم تفاعلًا أكبر بكثير مع فريقك الداخلي.

إنهم مهتمون أكثر بنجاح عملك ، لذا فإن وظيفتهم هي زيادة رضا العملاء ومعدلات الاحتفاظ بهم.

كم يتقاضى مقدمو خدمة الاستقبال الافتراضي؟

قبل أن نقدم أسعار خدمة الاستقبال الافتراضي ، دعنا نلقي نظرة على تكلفة موظف الاستقبال الداخلي.

يتراوح متوسط ​​الراتب لموظفي الاستقبال المقيمين في الولايات المتحدة بين 33،628 دولارًا و 41،984 دولارًا أمريكيًا اعتبارًا من 29 مارس 2021. يرجع الاختلاف الكبير في نطاق الرواتب إلى عدة عوامل مثل:

• تعليم
• الشهادات
• خبرة
• مهارات اضافية

بناءً على ذلك ، سيكلفك وجود موظف استقبال داخلي ما بين 2.800 دولار و 3500 دولار شهريًا.

من ناحية أخرى ، يقوم مقدمو خدمة الاستقبال الافتراضي بشحن عملائهم بناءً على عدد المكالمات التي يجرونها أو الرسائل التي يرسلونها.

لذلك ، بناءً على احتياجاتك ، سيقدمون خطط تسعير مختلفة قد تبدأ من 20 دولارًا وتصل إلى بضع مئات من الدولارات شهريًا.

قد تؤثر العوامل الإضافية على التكلفة ، مثل:

• التغطية الزمنية
• تنوع قنوات الاتصال
• تحية مخصصة
• تحويلات المكالمات
• الوصول إلى خبراء ثنائي اللغة
• و اكثر

فوائد تعيين موظف استقبال افتراضي

الفوائد الرئيسية لتوظيف موظف استقبال افتراضي هي:

الفائدة رقم 1: التوفير في التكاليف

ومن المثير للاهتمام أن متوسط ​​صاحب العمل في الولايات المتحدة ينفق حوالي 4000 دولار و 24 ساعة على توظيف عامل جديد.

يشير هذا إلى أن الاستعانة بمزود خدمة استقبال افتراضي محترف يكون ميسور التكلفة أكثر من التعاقد مع موظف استقبال داخلي تحتاج إلى تدريبه.

ومع ذلك ، فإن تكلفة توظيف عامل جديد تتجاوز التدريب وتتضمن أيضًا عوامل مثل:

• توفير راتب بدوام كامل تنافسي
• دفع الإجازات والأيام المرضية
• إنشاء مكتب بمعدات خاصة

بالإضافة إلى ذلك ، على عكس الموظفين العاديين الذين يعملون عادة ثماني ساعات في اليوم وخمسة أيام في الأسبوع ، يتوفر موظفو استقبال مباشرون على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

بالنظر إلى أنه يمكن للعملاء الاتصال بشركتك في أي وقت أو في أي يوم ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن شخصًا ما يمكنه التعامل مع الاتصال في جميع الأوقات.

بمعنى آخر ، تحتاج إلى تعيين ثلاثة موظفين استقبال للتعامل مع كل وردية.

لا يحتاج مقدمو خدمة الاستقبال الافتراضي إلى معدات خاصة. إنهم محترفون مدربون تدريباً كاملاً ومتوفرون على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. لذلك ، يمكنهم توفير المال الذي يمكن أن يكون لا يقدر بثمن بشكل خاص عند تنمية الأعمال التجارية.

الفائدة رقم 2: خدمة عملاء عالية الجودة

يمكن أن يكون ضمان الجودة لجميع الاستفسارات الواردة مضيعة للوقت. لكنها وظيفة حيوية لخدمة العملاء تتطلب نهجًا دقيقًا.

عندما تستخدم خدمات موفر استقبال افتراضي ، يمكنك الاستفادة من شبكة من الوكلاء المدربين والمخصصين بالكامل الذين يمكنهم تحسين معدلات رضا العملاء.

بالنظر إلى أن 58٪ من المستهلكين الأمريكيين سيتوقفون عن التعامل مع شركة بسبب سوء خدمة العملاء ، فأنت بحاجة إلى ضمان حصول عملائك على أعلى مستوى ممكن من الدعم.

يمكن لهؤلاء الوكلاء ضمان تجربة عملاء متسقة وإرضاء عملائك من خلال:

• لا يفوتك الاتصال أو البريد الإلكتروني
• محاولة حل مشكلات العملاء أثناء الاتصال الأول
• أن تكون متاحًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، حتى خارج ساعات العمل
• التعامل مع العملاء الغاضبين بالدبلوماسية
• تجنب حواجز الاتصال بفضل الموهبة ثنائية اللغة

يلتزم هؤلاء الخبراء بتقديم المساعدة والدعم اللذين يشجعان النمو والولاء لعلامتك التجارية.

سيؤدي هذا في النهاية إلى تعزيز الاحتفاظ بالعملاء وإنشاء المزيد من العملاء العائدين.

فائدة # 3: تحسين الإنتاجية والكفاءة

عادة ما يرتدي أصحاب الأعمال والموظفون العديد من القبعات ويتعين عليهم أداء العديد من المهام المختلفة.

في حين أن الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية يمكن أن يكون مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلاً ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية للاتصال بالعميل لمزود خدمة استقبال افتراضي سيسمح لك بالتركيز على رؤيتك والعمليات التجارية الأساسية ومحركات المبيعات الأكبر.

يمكن لهؤلاء الخبراء أن يأخذوا عبء خدمة العملاء خارج نطاق عملك مع تقليل عبء العمل لديك وزيادة إنتاجيتك وكفاءتك.

الفائدة رقم 4: زيادة المبيعات

يوضح تقرير Salesforce عن حالة العميل المتصل أنه وفقًا لـ 92٪ من المستهلكين ، فإن تجارب خدمة العملاء الإيجابية تجعلهم أكثر عرضة لإجراء عملية شراء أخرى.

عندما تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية لاتصالات العميل الخاصة بك إلى موظف استقبال افتراضي ، فأنت تعمل مع خبير مؤهل تأهيلا عاليا تتمثل وظيفته في إرضاء عملائك من خلال تزويدهم بردود سريعة وحلول فعالة للمشكلات.

يمكن أن يحدث دعم العملاء الممتاز فرقًا كبيرًا ، حيث يساعدك على إنشاء علاقات ذات مغزى مع عملائك ، وزيادة الولاء والمزيد من عمليات الشراء المتكررة.

سيؤدي هذا في النهاية إلى زيادة المبيعات.

متى يجب على الشركات الاستعانة بمقدمي خدمة استقبال افتراضي؟

سواء كنت شركة صغيرة أو شركة راسخة ، يمكنك الاستفادة من خبرة مزودي خدمة الاستقبال الافتراضية.

مع وجود الكثير من الكرات في الهواء ، بما في ذلك التعامل مع خدمة العملاء ، قد تواجه صعوبة في الإنتاجية وإدارة وقتك.

بعد قولي هذا ، يجب أن تستثمر في هذا النوع من الخدمات عندما:

• تريد استخدام وقتك بشكل أكثر إنتاجية
• أنت تقضي وقتًا طويلاً في المهام الإدارية بدلاً من المهام التي تقود المبيعات
• أنت تكافح مع عبء العمل الثقيل
• لديك مهام إدارة عملاء غير أساسية متكررة
• لديك عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات للرد عليها
• ليس لديك وقت للمهام المتعلقة بإدخال البيانات
• أنت تعرف أن شخصًا آخر يمكنه إدارة اتصالات العميل بشكل أفضل

لماذا تختار موظف استقبال افتراضي بشري على البرامج

في الوقت الحاضر ، يمكن أيضًا استبدال موظفي الاستقبال الظاهريين بأنظمة استقبال مؤتمتة يمكنها التعامل مع مكالماتك الواردة كما يفعل موظف استقبال بشري مباشر.

هذه الأنظمة قادرة على:

• ربط العملاء بالقسم المناسب تلقائيًا
• تسجيل المكالمات
• يستجيب لاحتياجات عملائك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، دون تدخل بشري
• تتبع المكالمات ومراقبتها لتوفير تجربة عملاء فائقة
• إنشاء تقارير أسبوعية أو شهرية
• و اكثر

هذا يمكن أن يوفر لك تدريب الموظفين والتكاليف التشغيلية.

ومع ذلك ، فإن السؤال هو ما هو الخيار الأفضل لعملك: برنامج استقبال بشري أم افتراضي؟

الحقيقة هي أن التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي يمكنهما حل مشاكل فرق خدمة العملاء. على الأقل ، هذا ما يبدو عليه الأمر.

لكن الدراسات تقدم نتائج مثيرة للاهتمام.

يوضح تقرير NICE inContact عن تجربة العملاء أنه على الرغم من التحسينات التكنولوجية ، يفضل المستهلكون التواصل مع الإنسان.

في الواقع ، تعد الأساليب بمساعدة الوكيل أفضل خيار يمكن للشركات الاستفادة منه لتوفير خدمة العملاء.

السبب وراء ذلك هو أن موظفي الاستقبال البشريين الأحياء يمكنهم:

• السماح بمستوى عالٍ من التخصيص
• تزويد العملاء بانطباعات أولى رائعة

المحصلة النهائية : خدمة العملاء البشرية لا تقدر بثمن عندما يتعلق الأمر برضا العملاء والاحتفاظ بهم.

كيفية اختيار أفضل مزود خدمة استقبال افتراضي لاحتياجات عملك

لاختيار أفضل شركة لعملك ، ضع في اعتبارك العوامل التالية:

• قدرات الاتصال : تعتمد خدمة العملاء الممتازة على الاتصال المناسب. يتطلب العمل مع وكلاء قادرين على الاستماع إلى احتياجات عملائك وفهم معاناتهم. يجب أن يكون هؤلاء الخبراء قادرين على التواصل بنبرة واضحة وموجزة واحترافية تترك انطباعًا إيجابيًا عن علامتك التجارية وتخلق الثقة. وبالتالي ، تأكد من تقييم مهارات الاتصال لكل وكيل محتمل قبل اتخاذ القرار.
• خبرة الصناعة : يجب تدريب الوكلاء الذين تقوم بتعيينهم على التعامل مع اتصالات العميل بطريقة احترافية وودية ومفيدة. ومع ذلك ، جنبًا إلى جنب مع الموقف الودود والمفيد ، يجب أن يكون لديهم أيضًا خبرة سابقة في خدمة العملاء في قطاعك. خبرة الصناعة مهمة لأن الوكلاء سيفهمون بشكل أفضل مشاكل أو أسئلة عملائك ويعالجونها بشكل أكثر فعالية وكفاءة.
• نطاق الخدمات : تركز بعض شركات الاستقبال المباشر على الرد على المكالمات فقط. ومع ذلك ، هناك وكالات يمكنها تقديم مجموعة كاملة من الخدمات ، بما في ذلك إدارة البريد الإلكتروني وإدخال البيانات. يوصى باختيار شريك يمكنه فعل أكثر بكثير من مجرد الرد على الهواتف والعناية بجميع مهام الاتصال مع العميل. بهذه الطريقة ، يمكنك تقليل عبء العمل والتركيز على مهام أكبر لزيادة المبيعات.
• المراجعات والشهادات : ستُظهر ملاحظات العملاء القدرات والمهنية لكل وكالة محتملة. سيوضحون ما إذا كانت خدماتهم جديرة بالاهتمام ومدى رضا العملاء عن عملهم. تحقق من مواقع الجهات الخارجية للحصول على تفاصيل حول عملياتهم ومهارات الاتصال وثقافة الشركة ونتائجها.
• التخصيص : يؤدي التخصيص إلى نتائج أعمال إيجابية. تدعم البيانات هذه الحقيقة ، ويبلغ 97٪ من جهات التسويق عن زيادة ملموسة في جهود التخصيص. لمنح عملائك خدمة ممتازة ، تحتاج إلى توظيف وكلاء يمكنهم إنشاء حلول مخصصة. يجب أن يكونوا قادرين على تقديم تحيات وإجابات مخصصة لكل عميل على حدة.

10 أسئلة يجب طرحها قبل تعيين موظف استقبال افتراضي

1. ما مدى دراية وكلائك بمجال عملي؟
2. هل سيتم الرد على جميع المكالمات والرسائل مباشرة؟
3. ما هي اللغات التي يتقنها وكلاؤك بطلاقة؟
4. ما هو مستوى الخبرة لديهم؟
5. هل تشمل خدمتك اتصالات شخصية؟
6. هل يستطيع وكلاؤك إدارة المواعيد وإرسال رسائل تذكير؟
7. ماذا يحدث إذا تعطلت أنظمتك؟
8. كيف سنتواصل؟ من سيكون الشخص المسؤول المعين؟
9. ما هو مدى تواجدك؟ هل يمكننا استخدام خدماتك 24/7؟
10. ماذا عن التسعير؟ كم كنت تهمة؟

الوجبات الجاهزة على مزودي خدمة الاستقبال الافتراضي

يمكن لمقدمي خدمة الاستقبال الظاهري مساعدتك على تحسين خدمة العملاء الخاصة بك وإقامة علاقات هادفة مع عملائك.

قد تكلفك هذه الوكالات المتخصصة ما يقرب من 20 دولارًا إلى بضع مئات من الدولارات شهريًا.

الفوائد الرئيسية لتوظيف موظف استقبال مباشر هي:

• توفير في التكاليف
• خدمة عملاء عالية الجودة
• تحسين الإنتاجية والكفاءة
• زيادة المبيعات

لاختيار أفضل شريك لاحتياجات عملك ، ضع في اعتبارك العوامل الرئيسية التالية:

• قدرات الاتصال
• خبرة صناعية
• نطاق الخدمات
• المراجعات والشهادات
• إضفاء الطابع الشخصي