قاموس WBS: دليل سريع مع أمثلة

يعد قاموس WBS مكملاً لـ WBS الخاص بك والذي ينقل معلومات مفصلة حول كل مكون. إنها إحدى الركائز الثلاث التي تدعم إدارة نطاق المشروع في مشروعك: العمودان الآخران هما هيكل تقسيم العمل (WBS) وبيان نطاق المشروع.

ستمنحك هذه المكونات الثلاثة خط الأساس لنطاق مشروعك. بدون خط أساس لنطاق المشروع ، لا يمكنك قياس الأداء بفعالية ، مما يعرض مشروعك لخطر الخروج عن الجدول الزمني وما وراء الميزانية.

دعنا نستكشف ما هو قاموس WBS ، وكيفية صنعه وأفضل الممارسات لضمان تشغيله بشكل صحيح. يمكن أن يكون برنامج إدارة المشاريع مثل ProjectManager عونًا كبيرًا عند إنشاء قاموس WBS.

ما هو قاموس WBS؟

قاموس WBS هو المكان الذي توجد فيه تفاصيل المهام والأنشطة والتسليمات الخاصة بهيكل تقسيم العمل. يتضمن المحتوى أي معالم ذات صلة ، ونطاق المشروع وفي بعض الحالات التواريخ والموارد والتكلفة والكمية.

يتيح لك قاموس WBS تحديد كل خطوة من خطوات WBS وكيفية تنفيذها للوصول إلى الناتج النهائي للمشروع. يتضمن المستند حزمة عمل تحدد المهام ذات الصلة وحسابات التحكم التي تدمج النطاق والميزانية والتكلفة الفعلية والجدول الزمني لتلك المهام.

ومع ذلك ، فإن التعريفات في قاموس WBS ليست طويلة. إنها نطاق موجز أو بيان عمل. هذا يجعل قدم واحدة على حامل ثلاثي القوائم لخط الأساس الخاص بنطاقك. القدمان الأخريان هما بيان النطاق للمشروع بأكمله و WBS الذي تقوم بتجسيده باستخدام قاموس WBS. الثلاثة كلها ضرورية لقياس ومراقبة نطاق المشروع.

ما هو الغرض من قاموس WBS؟

هيكل تقسيم العمل هو أداة مرئية ، وبسبب طبيعته الرسومية ، فإنه لا يحتوي على مساحة لشرح تفاصيل كل خطوة. لإضافة هذه المعلومات إلى WBS سيكون من الصعب قراءتها واستخدامها. الغرض من قاموس WBS ، إذن ، هو إضافة سياق إضافي إلى WBS وزيادة قابليتها للاستخدام.

هذا هو السبب في أن هياكل تقسيم العمل لها عنوان وغالبًا رقم يشير إلى كل خطوة على حدة. تتوافق هذه التسميات مع قاموس WBS ، حيث يتم تفصيل شرح غرض الخطوة وتنفيذها. يمنح هذا أعضاء الفريق الذين يشيرون إلى قاموس WBS فهمًا أعمق لما هو مطلوب لإكمال المشروع بنجاح.

يمكن أن يساعد قاموس WBS أيضًا في التأكد من أن المشروع يلبي أي مسائل تنظيمية أو تتعلق بالامتثال تحكم العمل. يمكنه أيضًا التأكد من أن المخرجات تلبي توقعات الجودة لأصحاب المصلحة في المشروع. يعد استخدام قاموس WBS طريقة للتأكد من أن عمل المشروع يتم بشكل صحيح في المرة الأولى وتجنب المراجعات المكلفة وفي الوقت المناسب.

من يقوم بإنشاء قاموس WBS؟

يتم إنشاء قاموس WBS بواسطة مدير المشروع ، ولكن لا يتم إنشاؤه بمعزل عن غيرها. سينظم مدير المشروع الأنشطة اللازمة لملئها والتأكد من أن قاموس WBS تم بشكل صحيح ، ولكنه سيجري أيضًا مقابلات مع الآخرين ويطلب المساعدة منهم للتأكد من أنها شاملة وكاملة في أوصافها.

بينما يقوم مدير المشروع بتنسيق مجموعة المواد التي ستحدد وتوجه الخطوات على WBS ، فإنهم يجمعون المعلومات من مجموعة متنوعة من المصادر. على سبيل المثال ، سيجريون مقابلات مع خبراء الموضوع للتأكد من أنهم يجيبون على جميع الأسئلة التي تدور حول المهمة ويقومون بذلك بشكل صحيح.

مورد رائع آخر هم أعضاء الفريق أنفسهم. هؤلاء هم الأشخاص الذين تم تجميعهم للعمل في المشروع بسبب مستوى مهاراتهم وخبراتهم وخبراتهم في العمل. إنهم لا يقدرون بثمن ، من حيث أن معرفتهم في العالم الحقيقي ستوفر منظورًا قد يكون مفقودًا من السبل الأخرى.

كيفية إنشاء قاموس WBS

بمجرد الانتهاء من البحث والاستعداد لعمل قاموس WBS الخاص بك ، تذكر الاحتفاظ بتفاصيل كل عنصر في WBS قصيرة وفي صلب الموضوع. السبب الرئيسي لفائدة قاموس WBS هو أنه يسهل فهمه من قبل فريق المشروع.

على الرغم من عدم وجود تنسيق محدد لقاموس WBS ، فإن هذه الخطوات الاثنتي عشرة عبارة عن خيط مشترك يربط معظم المستندات معًا:

1. تحديد العنصر

يجب أن تحتوي كل خطوة في WBS على رمز أو معرف حساب. يتيح لك هذا سرد الخطوات الموجودة في قاموس WBS الخاص بك لتتوافق مع العنصر الصحيح في WBS.

2. وصفه

هنا حيث يتم تفصيل المهمة. يجب توصيلها بإيجاز ووضوح.

3. ملاحظة الافتراضات والقيود

لاحظ أي افتراضات و / أو قيود حول المهمة ، مثل التبعيات مع المهام الأخرى ، والمعدات المطلوبة ، وما إلى ذلك. وبهذه الطريقة يمكنك التخطيط لها وتجنب أي تأخيرات محتملة.

4. تعيين المالك

سيتم تعيين كل مهمة إلى أحد أعضاء الفريق الذي سيتولى تنفيذ هذه المهمة وإكمالها بنجاح. هذا هو المكان الذي يتم فيه تحديد هذا الشخص.

5. تعيين معلم

المعلم الرئيسي هو تاريخ مهم في مشروعك ، ويشير عادةً إلى نهاية مرحلة وبداية أخرى. يجب الإشارة إليها في قاموس WBS.

6. قم بعمل جدول

ما إذا كان WBS الخاص بك ينقسم إلى مهام أو مخرجات ، يجب أن يتم جدولتها ، مثل تحديد تواريخ البدء والانتهاء.

7. قائمة الموارد

لاحظ الأدوات والمواد والمعدات وما إلى ذلك في خطة الموارد المطلوبة لتنفيذ المهمة.

8. حساب التكلفة

سيكون لكل مهمة تكاليف مرتبطة بالتنفيذ ، سواء كانت تلك المواد أو الإمدادات أو الوقت. يجب تضمين تقدير التكلفة هذا هنا.

9. تحديد الجودة

لاحظ توقعات الجودة التي يتوقعها أصحاب المصلحة لكل خطوة من WBS.

10. تعرف على معايير القبول

يجب أن يكون هناك شخص يتمتع بالسلطة ليقول إن كل مهمة قد اكتملت بشكل صحيح. يجب أن تكون هناك معايير لتحديد هذا. هنا يمكنك ملاحظة هذا الشخص والمعايير المستخدمة.

11. اجمع المراجع الفنية

إذا كانت هناك أي إرشادات أو كتيبات أو معايير أو ما إلى ذلك ضرورية لتوجيه تنفيذ المهام ، فيجب جمعها هنا.

12. اتفاقيات التسوية

أخيرًا ، قم بإدراج أي عقود واتفاقيات شركة ووثائق أخرى تشكل جزءًا من المشروع.

مثال قاموس WBS

لإعطائك فكرة أفضل عن قاموس WBS ، دعنا نلقي نظرة على قالب هيكل تقسيم العمل المجاني الذي يمكنك تنزيله من ProjectManager. تم تحديد المراحل الخمس للمشروع في النموذج ، مع رسم مرحلة البدء الأولى كمثال.

ملء النموذج

باستخدام هذا ، يمكننا أن نرى أن المهمة الأولى هي إعداد الجهاز. باتباع التنسيق أعلاه ، أنشأنا جدول بيانات بسيطًا يسرد الخطوات الـ 12 لقاموس WBS. الأول هو رقم الصنف ، ثم الوصف ، الذي سيوضح بالتفصيل مكان إعداد الجهاز.

إذا كان هناك أي افتراضات أو قيود ، فسيتم سردها. في مثالنا ، يجب أن تكون المحطات بعيدة عن نوافذ المكتب لتجنب أي وهج. تم إدراج المالك ، الشخص المسؤول عن الإعداد.

يتم أيضًا سرد التاريخ الذي يجب إكمال التثبيت ، متبوعًا بالجدول الزمني الذي يوضح المدة من البداية إلى النهاية. تتضمن الموارد أي أدوات وإرشادات ضرورية.

التكلفة هي سعر الساعة للشخص الذي يقوم بالتثبيت. الجودة هي أن الأجهزة يجب أن تكون جاهزة للعمل. سيوافق مدير المشروع على العمل. تتضمن المراجع الفنية مخطط الأرضية والخطة الكهربائية لإظهار مكان وجود المنافذ الكهربائية ، وأخيراً ، يجب أن يلتزم التثبيت بالإرشادات الخاصة بمساحة المكتب.

كيف يساعدك ProjectManager في إنشاء قاموس WBS

ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة تنظم مهامك وفريقك لزيادة الكفاءة. بمجرد الانتهاء من إدارة النطاق الخاصة بك ، بما في ذلك قاموس WBS و WBS الخاص بك ، فإنك تحتاج إلى وضع هذه المهام في خطة.

قد تشعر إدارة كل هذه المهام بالإرهاق ، ولكن يمكن ربطها بمخطط جانت عبر الإنترنت. ما عليك سوى إدخال مهامك وستظهر في طريقة عرض مشروع مخطط جانت. امنح كل مهمة تاريخ بدء وانتهاء ثم قاموا بتعبئة جدول زمني. الآن يمكنك رؤية مشروعك بالكامل في مكان واحد.

من المحتمل ألا تبدأ بعض مهامك أو تنتهي حتى تبدأ أو تنتهي مهمة أخرى. يمكن أن تؤدي هذه المهام التابعة إلى حدوث اختناقات لاحقًا في المشروع إذا لم تحددها في خطتك ، وهو أمر سهل على مخطط جانت الخاص بنا. ما عليك سوى سحب المهمة التابعة إلى المهام الأخرى التي تعتمد عليها ويتم ربطها.

يمكن أيضًا إضافة المعالم التي حددتها في قاموس WBS إلى مخطط جانت. يتم إدخالها بسهولة وتظهر كأيقونة على شكل ماسي. يؤدي هذا إلى تقسيم مشروعك الأكبر إلى مراحل أصغر ، مما يسهل إدارته.

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يمنحك جميع الأدوات التي تحتاجها لتنفيذ WBS الخاص بك بشكل أكثر كفاءة. يمكنك مراقبة وتتبع التقدم والأداء ، ثم إنشاء تقارير قابلة للتصفية بنقرة واحدة لتسهيل تحديث أصحاب المصلحة. انضم إلى عشرات الآلاف من الفرق التي تستخدم أداتنا بالفعل من خلال المشاركة في هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا اليوم.