كيفية تنظيم ندوة عبر الإنترنت ناجحة من البداية

مما لا شك فيه ، شهد عام 2020 التحول من الإنترنت إلى عالم التسوق والعمل والتدريب ، بل وأكثر من ذلك ، الأحداث. لقد تكيفت المؤتمرات والندوات والمؤتمرات مع القيود ، مما يضفي شرعية لا رجعة فيها على الندوة عبر الإنترنت كطريقة جديدة للتواصل مع الجمهور.

خلال حالة الطوارئ الصحية لـ COVID-19 ، اضطررنا إلى إعادة التفكير في الطرق التي نتفاعل بها مع العملاء ، وتحويل الأحداث المادية إلى مؤتمرات افتراضية.

في هذا السيناريو ، جاءت الندوات عبر الإنترنت لإنقاذنا. في الواقع ، لم تكشف مثل هذه الأداة مطلقًا عن مشاركتها الكاملة وإمكانات توليد العملاء المحتملين كما فعلت في عام 2020. وقد سمحت هذه الاجتماعات الافتراضية للشركات بالحوار المستمر مع الجمهور وعدم التخلي عن أجندة الأحداث الخاصة بهم. ليس من قبيل المصادفة أن تكشف البيانات من مرصد 2021 التابع لـ MailUp كيف أن "الندوة عبر الإنترنت" كانت الكلمة الرئيسية الأكثر استخدامًا في حملات البريد الإلكتروني العام الماضي.

في عام 2020 ، وجدت العديد من الشركات نفسها مضطرة إلى نقل أحداثها من وضع عدم الاتصال إلى الإنترنت لأول مرة ، وتنظيم ندواتها الأولى على الإنترنت دون الكثير من التحضير. في منشور المدونة هذا ، دعنا نرى كيف يمكن لـ 8 خطوات بسيطة إنشاء حدث افتراضي من البداية.

لنبدأ بالأساسيات: ما هي الندوة عبر الإنترنت

كلمة "ندوة الويب" تنبع من الانضمام إلى مصطلحين باللغة الإنجليزية: "الويب" و "الندوة". في الواقع ، إنها ندوة عبر الإنترنت. يشير أصلها إلى مفهوم التدريب. يمكننا تعريف ندوة الويب على أنها جلسة تعليمية أو جلسة معلومات ، والتي يمكن الوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت.

ندوة عبر الإنترنت: جميع الفوائد

قبل فهم كيفية تنظيم ندوة عبر الإنترنت والخطوات الأساسية لإنشاء حدث ناجح ، دعنا نتحقق من نقاط قوتها ولماذا يمكن أن يكون هذا النوع من النظام الأساسي أداة تكامل مفيدة لاستراتيجيات التسويق الخاصة بك:

• تسويق المحتوى الغامر : كواحدة من أدوات تسويق المحتوى القليلة التي يمكنها جذب انتباه المستخدم على مدى فترة طويلة من الزمن ، تبرز الندوة عبر الإنترنت عن الأنواع والتنسيقات الأخرى (فكر ، على سبيل المثال ، في الفيديو المنشور على شبكات التواصل الاجتماعي).
• تجربة تعتمد على البيانات: تبدأ تجربة البرنامج التعليمي على الويب وتنتهي بالبيانات. يضمن معلومات متعمقة وموثوقة عن مشاعر المشاركين والمشاركة على أساس أرقام محددة.
• حل فعال ومنخفض التكلفة : سواء كان البرنامج التعليمي على الويب مجانيًا أو مدفوع الأجر ، فهو بالتأكيد أقل تكلفة من الحدث المادي.

دليل صغير بسيط من 8 خطوات لإنشاء ندوة عبر الإنترنت

إذا كنت جديدًا في تنظيم ندوات عبر الإنترنت وكان هذا النشاط غير مألوف لك قبل عام 2020 ، فإليك بعض الخطوات البسيطة لإنشاء حدث ناجح.

من تجربتنا الخاصة ، قمنا بتجميع ما نعتقد أنه إستراتيجية الإطلاق الأكثر فعالية وبساطة للمبتدئين.

1. اختر الهدف والهدف

لماذا تريد تنظيم هذا الحدث عبر الإنترنت؟

هذا هو أول شيء تسأل نفسك. سيسلط هذا الضوء على كيفية إعداد ندوتك على الويب بالكامل وكيفية النجاح في الترويج لها.

في الواقع ، تتطلب الخطوة الأولى في إنشاء ندوة عبر الإنترنت تحديد هدفها الرئيسي. سيكون من الصعب فهم كيفية إعداد أي استراتيجية بدون فكرة واضحة ودقيقة عن الغرض.

بمجرد حصولك على الهدف الرئيسي ، اسأل نفسك هذا لتعميق أفكارك: هل يستهدف الحدث عملائك ، أم أنك تتطلع إلى جذب عملاء جدد والترويج لعرضك؟

يعد تحديد الجمهور المستهدف الخطوة الأساسية الثانية في إعداد إستراتيجيتك بالكامل. إذا كانت إجابتك "نعم" لكليهما ، فانتقل إلى الهدف ذي الأولوية بين الاثنين.

2. تحديد مقياس النجاح

حدد مقياس نجاحك بعد تحديد هدف الحدث والهدف. هذا يتعامل مع KPI لمراقبة ما إذا كان الحدث ناجحًا أم لا. قد يستغرق تحديد المعيار بعض الوقت ويبدو صعبًا في المرات القليلة الأولى. ومع ذلك ، فهذه هي الطريقة الوحيدة لتحديد ما إذا كانت جهودك تؤتي ثمارها ، أو فهم ما إذا كنت بحاجة إلى تحسين شيء ما ، أو حتى اتباع استراتيجية مختلفة تمامًا.

فيما يلي بعض مقاييس النجاح التي قد تكون مناسبة لك:

• تم إنشاء عدد من جهات الاتصال الجديدة
• عدد جهات الاتصال الحالية المعنية
• عدد طلبات التنشيط لميزة أو منتج جديد
• عدد الفرص الجديدة (الآفاق)
• خلق فرص (صفقات) جديدة للبائعين

3. ابحث عن النظام الأساسي المناسب للندوة عبر الإنترنت

على الأرجح ، سترغب في تحديد النظام الأساسي الذي سيستضيف ندوتك التعليمية الأولى على الويب.

من ما هناك ، نوصي بما يلي:

• اذهب إلى
• ديميو
• Livestorm
• WebinarGeek
• انقر فوق الاجتماع

ستسمح لك فرصة أخرى أكثر فورية وبسيطة أيضًا بالاستفادة من جمهورك: استغلال ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية الخاصة بك عن طريق بدء بث مباشر على قنوات مثل LinkedIn أو YouTube أو Facebook.

الجانب الإيجابي لهذا الحل هو أن جميع متابعيك لديهم الفرصة للتواصل والمتابعة المباشرة وطرح الأسئلة والتفاعل. بالإضافة إلى ذلك ، سيتم الترويج للبث المباشر مباشرة إلى جمهورك عبر إشعارات داخل التطبيق.

4. إنشاء الحدث: اختر المتحدثين والتشكيلة

لقد اخترت الأداة: حان الوقت الآن لإنشاء الحدث. من الواضح أن هذه الخطوة يجب أن تتكيف مع الأداة التي اخترتها. ومع ذلك ، تأكد من اختيار عنوان جذاب ، وتقديم وصف دقيق ، وتأكد من أن مدة الندوة عبر الإنترنت واضحة. هذا هو المفتاح.

الآن ، إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فمن المهم إنشاء مكبرات الصوت بحيث يمكنك إدخال أسمائهم ومسمياتهم الوظيفية في وصف الحدث.

ثم حدد قائمة الموضوعات والجدول الزمني. غالبًا ما تكون الندوات عبر الإنترنت طويلة جدًا أو قصيرة جدًا: سيساعدك إنشاء قائمة مفصلة في احترام الفترة الزمنية المحددة.

5. روّج للحدث

حان الوقت الآن للترويج لندوة الويب الأولى الخاصة بك!

قم ببناء إستراتيجية ترويجية بناءً على هدفك المحدد من المرحلة الأولى:

• إذا كنت تستهدف عملاء أو جهات اتصال سابقة ، فقم بإنشاء سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني التلقائية. الأول سيكون لديه دعوة. وسيتابع شخص آخر قبل أيام قليلة من الندوة عبر الويب لأولئك الذين لم يسجلوا.

تعرف على كيفية إعداد سير عمل تلقائي باستخدام MailUp: اكتشف المزيد حول Marketing Automation!

• من ناحية أخرى ، إذا كان هدفك خارجيًا ، فاستغل الإمكانات الكاملة لشبكات التواصل الاجتماعي. أنشئ حملات إعلانية مستهدفة من خلال استهداف عملائك المحتملين.

6. استعد جيدًا واختبرها

ابدأ التحضير للندوة عبر الإنترنت أثناء جمع المشتركين.

قم بإعداد عرضك التقديمي وحدد خطابًا داعمًا للمادة التي ستعرضها أثناء الحدث. راجع المحتوى بدقة بحثًا عن أي أخطاء أو عدم دقة. قل خطابك عدة مرات بصوت عالٍ لتجنب أن تبدو غير مستعد.

نصيحة صغيرة: قم بإجراء اختبار قصير مع مكبرات الصوت الأخرى في اليوم السابق لبدء البث المباشر.

تعرف على الأداة لمعرفة كيفية بدء البث المباشر ، وكيفية تمرير العرض التقديمي من متحدث إلى آخر ، وكيفية إدارة الدردشة والعديد من الأسئلة التي ستتلقاها أثناء الندوة عبر الويب!

7. اليوم المهم: الوصول مبكرًا لتجنب أي مفاجآت في اللحظة الأخيرة

يوم البث المباشر مهم جدا. احضر مبكرًا قليلاً لإجراء الفحوصات الأولية الأساسية:

• تأكد من أنك في مكان هادئ
• تأكد من أن الاتصال مستقر
• تأكد من توصيل الكمبيوتر بمصدر الطاقة
• قم بإجراء فحص نهائي على العرض التقديمي الخاص بك للتأكد من أن كل شيء صحيح ويعمل

قد تبدو هذه النصيحة واضحة وتافهة. ومع ذلك ، فإن ضجة البث المباشر يمكن أن تؤدي بسهولة إلى التقليل من شأنها ، مما يضر بنجاح ندوتك على الويب.

8. بعد الحدث ، تذكر المتابعة

بعد ذلك ، تذكر أن تبدأ أنشطة المتابعة لإعادة الاتصال بالمشاركين: أرسل مواد الندوة عبر الإنترنت ، أو احصل على تعليقات حول الحدث من أجل التحسين المستقبلي ، أو ببساطة اشكر جمهورك على مشاركتهم وكونهم على اتصال.

خطوة إضافية: سجّل ندواتك على الويب وأنشئ أرشيفًا لاستخدامه عند الطلب

إذا كنت تريد أن تذهب إلى أبعد من ذلك وأن تكون أكثر احترافًا ، وبالتالي تقدم خدمة كاملة لجمهورك ، فقم بتسجيل عروضك الحية وإنشاء مستودع لجميع الأحداث الافتراضية الخاصة بك.

يمكن أن تكون هذه الخطوة الإضافية مفيدة جدًا لأولئك الذين لا يستطيعون حضور ندواتك المباشرة على الويب.

بالنسبة لأي شخص مهتم ، سيتيح له الوصول إلى الأحداث الخاصة بك عند الطلب والترويج لمحتوى اجتماعاتك الافتراضية ، حتى بعد إيقاف تشغيل الكاميرا.

قياس أداء ندوتك على الويب وتحديد مجال للتحسين

بمجرد انتهاء الحدث ، يكون النشاط الأساسي هو قياس الهدف المحدد من مرحلة التنظيم الأولية. قم بتحليل المقاييس التي حددتها كمؤشرات لنجاح ندوتك على الويب. هذه خطوة أساسية. تخطيه سيعيق التحسين في المستقبل.

احذر من الحمل الزائد

لقد رأينا جميع المزايا والخطوات الأساسية لحدث فعال. الآن ، دعنا نقدم لك نصيحة أخيرة: استخدم الندوة عبر الإنترنت عندما يكون هدفك مناسبًا حقًا لطريقة الاتصال هذه. لا تفرط في استخدامه.

أدت حالة الطوارئ الصحية وإلغاء الأحداث المادية إلى انفجار ندوات عبر الإنترنت. الدعوات إلى الاجتماعات الافتراضية تقصف المستخدمين باستمرار. لا تسقط في فخ الحمولة الزائدة. استخدم هذا المورد مع الاعتدال والذكاء حتى لا تكون متكررًا ومزعجًا في علاقات العملاء.

الوضع الآن يترتب عليك!

في تجربتنا ، لا يمكن تفويت هذه الخطوات عند تنظيم وإنشاء ندوة عبر الإنترنت فعالة وناجحة.

الآن الأمر متروك لك للبدء في وضعها موضع التنفيذ وإضفاء لمسة شخصية على برامجك الحية!