ماذا تعني حوكمة المشروع حقًا؟

تحتاج المشاريع ، مثل أي شيء ينطوي على عمل العديد من الأشخاص معًا ، إلى الحوكمة. لا تحتاج فقط إلى النظر في التفاصيل المهمة التي تشكل المشروع ، ولكن تحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية طلب المشروع وتنفيذه لتحقيق النجاح.

سنقوم باستكشاف الفروق الدقيقة في إدارة المشروع ونلقي نظرة على الأدوار المرتبطة بها ، والركائز التي تقوم عليها وأكثر من ذلك بكثير. ضع في اعتبارك هذا دروس التربية المدنية في إدارة المشاريع.

ما هي حوكمة المشروع؟

يشير مصطلح إدارة المشروع إلى مجموعة الأنشطة والإرشادات التي تحدد كيفية تخطيط المشروع وتنفيذه وإدارته. يمكنك النظر إلى إدارة المشروع كإطار عمل للمساعدة في الإشراف على المسار الصحيح للمشروع. من خلال وجود حوكمة المشروع كإطار عمل ، فإنك توفر الاتساق الذي يضيف إلى استقرار المشروع.

لكن إدارة المشروع تتجاوز مجرد اتخاذ القرار في مشروع واحد. يحدد أنشطة المنظمة ومن المسؤول عن ماذا. هذه شريحة كبيرة من الكعكة وتتضمن كل شيء بدءًا من السياسات واللوائح والوظائف والعمليات والإجراءات والمسؤوليات.

من الواضح أن حوكمة المشروع مهمة كبيرة وتحتاج إلى برنامج لإدارة المشاريع للتعامل مع جميع مسؤولياتها. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع يحتوي على خرائط طريق لمساعدتك على تتبع مجموعة من المشاريع. يمكنك أيضًا الحصول على مساحة تخزين غير محدودة والتعاون ومشاركة الملفات. اتخذ قرارات أكثر ثاقبة عند مراقبة الجداول الزمنية والميزانيات والموارد في الوقت الفعلي. ابدأ اليوم مجانًا.

الركائز الثلاث لإدارة المشروع

تقوم إدارة المشروع على ثلاث ركائز تصف المجالات الثلاثة التي تحددها. وتشمل هذه الهيكلية والأشخاص والمعلومات. دعونا نتوقف لحظة للنظر عن كثب في كل من الركائز الثلاث لإدارة المشروع.

بنية

يجب أن يكون المشروع مدعومًا من قبل المؤسسة التي تديره. هذا يعني أن الإدارة العليا للمنظمة مستثمرة في المشروع. يجب أن يأخذوا الوقت والطاقة اللازمين لإنشاء رؤية للمشروع من أجل تمرير المشروع إلى مديري المشروع الذين سيتأكدون من أنه يتبع هذه الرؤية. لذلك ، فإن هيكل حوكمة المشروع لا يتعلق بفريق المشروع بقدر ما يتعلق بالشركة بأكملها.

الناس

تتطلب الإدارة الفعالة للمشروع مدير المشروع الصحيح. هذا يعني أن الإدارة العليا يجب أن تفهم تمامًا أنشطة المشروع. هذا هو المكان الذي تساعد فيه إدارة المشروع مدير المشروع على فهم أهداف المشروع والمهام اللازمة للوصول إلى هناك. ولكي تكون هذه الأهداف فعالة ، يجب أن تكون واضحة وقابلة للتحقيق ومستدامة.

معلومة

هذا هو المكان الذي تلعب فيه عملية الصوت. في حين أن الرؤية والأهداف مهمة ، بدون طريقة واضحة ومتسقة لمشاركة المعلومات ، فإن المشروع محكوم عليه بالفشل. تحتاج المشاريع إلى اتصالات مفتوحة والقدرة على المشاركة ، ويفضل أن يكون ذلك في الوقت الفعلي ، حتى تعمل إدارة المشروع. وهذا يعني تقديم تقارير منتظمة واجتماعات والمزيد للحفاظ على توجيه المشروع نحو نهاية ناجحة.

أدوار حوكمة المشروع

دعنا الآن نلقي نظرة على الأدوار المختلفة التي تجعل إدارة المشروع تعمل. هناك العديد من الأدوار في إدارة المشروع ، لكن ثلاثة منها ذات أهمية قصوى. ويشمل ذلك مالك المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين والمجموعة الاستشارية. الآن سنقوم بتعريف كل من هذه بشكل كامل.

صاحب المشروع

مالك المنتج هو الشخص الذي يمثل المؤسسة. غالبًا لا يكون هذا مديرًا للمشروع ولكنه عادة الشخص الذي يشرف على مدير المشروع.

أصحاب المصلحة الرئيسيين

يتكون مجلس إدارة المشروع من أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع. أي أولئك الذين لديهم مصلحة راسخة في المشروع. قد يكونون أولئك الذين مولوا المشروع أو المستخدم النهائي الذي يتم إنشاء المنتج أو الخدمة من أجله. يمكن لأصحاب المصلحة أن يكونوا مورّدين ، ولكن من الأفضل إبقاء هؤلاء أصحاب المصلحة الرئيسيين عند ستة أشخاص على الأكثر من أجل تشغيل العملية بشكل أكثر كفاءة.

الفريق الاستشاري

إذا كان مشروعك يستحيل فيه تقليص عدد المساهمين لديك إلى عدد يمكن إدارته ، فمن المحتمل أن تشكل مجموعة استشارية أكبر. هذه ليست لوحة مشروع ، لكنها أكثر من منتدى. بينما يتعامل مالك المشروع مع القرارات اليومية ، فإن المجموعة الاستشارية هي أكثر للمسائل الأكبر.

لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة؟

تعتبر إدارة المشروع مهمة لكل مشروع ، من الأبسط إلى الأكثر تعقيدًا. في حين تميل المشاريع الأكثر تعقيدًا إلى تسهيل معرفة سبب أهمية إدارة المشروع لنجاح المشروع ، فإن أي مشروع سيستفيد من كيفية تحديد حوكمة المشروع لممارسات المشروع وتوثيقها وتوصيلها للمساعدة في التحكم في المشروع وتحقيق النجاح. دعونا نلقي نظرة فاحصة على أهمية إدارة المشروع.

تحديد الاتجاه

لماذا تفشل المشاريع؟ غالبًا ما يكون ذلك لأبسط الأسباب: أنه المشروع الخطأ في الوقت الخطأ. ربما تكون المنظمة مفرطة في التمدد ، أو أن التكنولوجيا ليست ناضجة بما فيه الكفاية. مهما كان السبب ، فإن الفشل غالبًا ما ينجم عن الفشل في القمة ، لتقييم ما إذا كان هذا هو المشروع الصحيح.

أشار وارن بينيس إلى أن دور المدير هو القيام بالأمور بشكل صحيح ، لكن دور القادة هو اختيار الأشياء الصحيحة التي يجب القيام بها. يحتاج هذا إلى رؤية واضحة للتوافق الاستراتيجي لكل مشروع محتمل ، واختيار المشاريع التي تتخذها المنظمة ، والتي تحركها الأولويات ، وموازنة المخاطر ، وتوافر الموارد ، وعوامل أخرى.

هناك بالطبع أدوات لدعم هذه العملية. لكن دور الحوكمة ليس مجرد تطبيق أعمى للأدوات. ضع في اعتبارك المصالح الطويلة والقصيرة الأجل لمنظمتك وتجنب "الفخ الجشع" المتمثل في تولي مشروع أكثر أهمية على الرغم من عدم وجود موارد كافية للقيام بذلك أو قيادته أو إدارته بشكل صحيح.

صناعة القرار

تحظى عملية صنع القرار بالاهتمام الذي تستحقه. تمتلئ المجلات التجارية وأقسام الإدارة في مكتبات المطارات بالمقالات والكتب حول هذا الموضوع. يجب على جميع مديري المشاريع قراءة عينة منها لفهم ما الذي يجعل القرار جيدًا وكيفية إعداد الشروط التي تحتاجها في مشروعك بشكل أفضل.

التحدي الذي نواجهه هو أننا لا نستطيع ببساطة تحديد القرار الجيد على أنه القرار الصحيح. عندما نتخذ قرارًا ، لا يمكننا معرفة ما إذا كان سيتضح أنه صواب ، ولكن يجب أن نعرف ما إذا كان قرارًا "جيدًا" ومن المرجح أن يكون صحيحًا. من الضروري أن تتضمن هياكل حوكمة المشروع شروط اتخاذ القرار السليم. إذن ما هي هذه الشروط؟

• شهادة

تحتاج إلى منح كل صانع قرار وصولاً مستقلاً إلى البيانات. من المهم أيضًا أن تكون البيانات التي يحصلون عليها في شكل خام وغير معالج قدر الإمكان. تخاطر أي معالجة للبيانات باختيار البيانات التي يجب التأكيد عليها وإدخال التحيز بالطريقة التي يتم تقديمها بها. إذا حصل كل صانع قرار على نفس البيانات المعالجة ، فسيخضعون جميعًا لنفس التحيز.

• سلطة

يجب أن يتمتع صانع القرار أو المجموعة بالسلطة الكاملة اللازمة لاتخاذ قراراتهم والالتزام بها. يتعلق الأمر إلى حد كبير بالشرعية والمكانة ، ولكنه يتعلق أيضًا جزئيًا بالسلطة الفكرية. هل لديهم الخبرة والخبرة لاتخاذ قرار سليم؟

• معالجة

يمكن أن تتضمن عملية صنع القرار تحليلًا خاطئًا وتحيزًا أو يمكنها مواجهتهما. يعد التدريب أمرًا حيويًا لمساعدة صانعي القرار على فهم كيفية تنظيم عمليتهم. يتضمن ذلك خلق موضوعية مناسبة والحاجة إلى تحقيق التوازن بين جمع البيانات وتحليلها واستكشافها ، مقابل الحاجة إلى اتخاذ قرارات في الوقت المناسب.

الإشراف على المشروع

تعد هيكلة بيانات المشروع وتحليلها أمرًا حيويًا أيضًا لدور الحوكمة للإشراف على مشروعك. يتعلق الأمر بضمان أن المشروع على المسار الصحيح ، وتلبية احتياجات المنظمة والامتثال للقواعد واللوائح والإجراءات.

في حين أن هناك العديد من المهارات المهمة التي يجب أن يتعلمها الأشخاص المشاركون في الحوكمة ، ربما يكون الفضول هو أهم أصولهم الفردية. سيقودهم ذلك إلى استخدام التقنيات الرئيسية: طرح الأسئلة والاستماع والتكبير.

• استجواب

هناك فن لطرح الأسئلة الجيدة. إذا كنت مسؤولاً عن إدارة المشروع ، فيجب أن تكون مستعدًا لاتباع نهج جنائي لكشف الحقائق الفوضوية. سيكون هذا مهمًا بشكل خاص في بوابات المرحلة حيث تحتاج إلى جمع الأدلة واختبارها قبل الالتزام بقرار مشروع كبير.

غالبًا ما يصبح هذا النوع من الأسئلة عدائيًا ، وهذا هو السبب في أن العديد من عمليات البوابة تتضمن أشخاصًا خارج المشروع. لكن هذا بدوره يخاطر بترك مدير المشروع وفريقه يشعرون بمزيد من التدقيق العدائي. التحدي الذي يواجهنا جميعًا هو تبني الحوكمة الرشيدة كجزء من عقليتنا وأن ننظر إلى الاستجواب - حتى في أكثر حالات الطب الشرعي - باعتباره تحقيقًا مفيدًا.

• الاستماع

لا فائدة من طرح الأسئلة إلا إذا كان مصحوبًا باستماع عالي الجودة. ومع ذلك ، فنحن جميعًا نعرف أشخاصًا تتمثل عادتهم في طرح الأسئلة للتعبير عن وجهة نظر أو طرح الأسئلة التي يعتقدون أنهم يعرفون الإجابة عنها فقط. هذا بالطبع يهيئهم للحجة.

لا يمكنك توجيه مسار حقيقي إلا إذا سمعت كل الأدلة وقمت بتقييم كل رأي. لذا ، بعد طرح سؤال ، توقف عن التفكير في السؤال التالي وابدأ في الانتباه إلى الإجابة التي تحصل عليها.

• تكبير

عانى كل مدير مشروع تقريبًا من أحد هذه السلوكيات الصعبة أو كليهما من الرعاة أو الرؤساء أو العملاء أو المجموعات التوجيهية. السلوك الأول هو إصرار عنيد على الدخول في تفاصيل كل ما يفعله رئيس الوزراء. لديهم نزعة تدخلية تجعلك تشعر كما لو أنك لا تتمتع بالاستقلالية والقدرة العملية على قيادة مشروعك الخاص. من ناحية أخرى ، غالبًا ما يخطئ هذا السلوك الصورة الكبيرة وبالتالي يتجاهل أهم القضايا الإستراتيجية بينما يركز حصريًا على التفاصيل غير المادية.

السلوك الثاني هو عكس ذلك تمامًا تقريبًا. تبدو التفاصيل غير ذات صلة بالصورة الاستراتيجية الكبيرة لبعض الناس. لذلك اختاروا تجاهل التفاصيل أو لا يمكن عناء التعامل معها. هذا جيد عندما تسير الأمور على ما يرام ، ولكن في بعض الأحيان يحتاج مستوى الحوكمة إلى الغوص في الحقائق الدقيقة لمعرفة ما يفتقده مديرو المشروع.

تخيل عدسة التكبير النهائي ؛ يمكنه التركيز على التفاصيل مثل المجهر ولكن يمكنه التصغير لرؤية عالم المشروع في عرض واحد أيضًا. هذا ما يحتاجه رعاة المشاريع والمجالس. إنها الرغبة في التكيف مع النطاق الضروري جنبًا إلى جنب مع الإدراك لمعرفة أيهما من الصواب التركيز عليه في أي وقت.

تأديب

لا تأتي الحوكمة الجيدة للمشروع بسهولة: فهي تتطلب الانضباط. تحتاج المنظمة إلى إنشاء هياكل حوكمة ، وتدريب الرعاة وأعضاء مجلس الإدارة الذين يشكلونها ، وتطبيق الإجراءات الأساسية التي تضمن جودة عملهم. للوفاء بأدوارهم في الحوكمة بشكل جيد ، يحتاج الناس إلى تدريب في وضع الإستراتيجية واتخاذ القرار والإشراف.

ما الذي يمكن لمديري المشاريع فعله لتحقيق بعض من هذا؟ فيما يلي قائمة مرجعية قصيرة بالخطوات العملية التي يجب مراعاتها.

• قم بإعداد حدث تدريبي على لوحة المشروع لمناقشة عمليات صنع القرار ومتطلبات المعلومات.
• ناقش الأمر نفسه مع راعيك.
• إعطاء الأولوية لحفظ السجلات القوي الذي يخلق الشفافية والمساءلة ومصدرًا جاهزًا للبيانات الجيدة للمساعدة في عمل عملية الإشراف واتخاذ القرار بقوة.
• قم بإنشاء عملية بوابة المرحلة لمشروعك ، بغض النظر عما إذا كانت مؤسستك تفرضها أم لا.
• خصص وقتًا في خطة مشروعك لعملية الحوكمة ، وأيضًا للمشاركين (بما فيهم أنت) للتحضير جيدًا.
• ضع معايير للقرارات المهمة في بداية المشاريع.
• ضع متطلبًا لكل قرار حوكمة ليتم اختباره مقابل ما إذا كان صانعو القرار يعتقدون أنه في مصلحة مؤسستهم.
• قم بإجراء تحليلات السيناريو وتمارين ما قبل الوفاة ، للتأكد من أن صانعي القرار لديك يمكنهم تقييم الآثار المحتملة لقراراتهم.
• عندما تتوقع سلسلة من القرارات المعقدة ، قم بإنشاء مجموعة قرارات مؤهلة بشكل مناسب إما لاتخاذ القرارات أو تقديم المشورة لصانعي القرار.
• استفد من قوائم المراجعة بشكل جيد لتقليل نطاق الأخطاء والسهو في العمليات الحيوية.

هناك شيئان يعوقان قوى الفوضى التي تهدد باستمرار المساعي المبتكرة التي نسميها المشاريع: قدرة مدير المشروع على ممارسة السيطرة في بيئة المشروع المعقدة والمتغيرة ، وقدرة المنظمة على فرض الحوكمة الرشيدة على الاختيارات التي يتخذها ومدير المشروع. .

لدينا منظمات مهنية مثل APM و PMI لتدريب وتطوير مديري المشاريع. ما هو المعادل للجهات الراعية وأعضاء مجلس إدارة المشروع؟ الآن فقط ، راجعت فهرس (الإصدار الرابع من الدليل) الخاص بي ، الهيئة المعرفية لإدارة مشاريع PMI . بين "تسوية حد التمويل" و "اللوائح الحكومية" لا يوجد شيء. لا تستحق الحوكمة حتى الدخول في PMBOK ، وهو أمر يحتاج إلى تغيير في المستقبل.

الحوكمة بدون الأدوات اللازمة لتمكين الرؤية المؤسسية لبيانات المشروع مهيأة للفشل. تعمل الميزات التعاونية المقترنة بتقارير لوحة المعلومات في الوقت الفعلي في ProjectManager على تمكين أدوار متعددة داخل المؤسسة لاكتساب نظرة ثاقبة على حالة المشروع وأدائه. جربه مجانًا مع هذه النسخة التجريبية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.