من هو صاحب المصلحة؟ تعريفات وأنواع وأمثلة

سواء كانوا مستثمرين أو عملاء ، فإن أصحاب المصلحة مهمون لكل مشروع. لكن ما هو صاحب المصلحة؟ هناك أكثر من إجابة على هذا السؤال. لنأخذ بعض الوقت لتحديد ماهية أصحاب المصلحة ، وأمثلة لأصحاب المصلحة ونماذج أصحاب المصلحة المجانية التي يمكن أن تساعد في إدارة أصحاب المصلحة.

من هو صاحب المصلحة؟

أصحاب المصلحة هو إما فرد أو مجموعة أو منظمة تتأثر بنتيجة مشروع أو مشروع تجاري. أصحاب المصلحة لديهم مصلحة في نجاح المشروع ويمكن أن يكونوا داخل أو خارج المنظمة التي ترعى المشروع. أصحاب المصلحة مهمون لأنهم يمكن أن يكون لهم تأثير إيجابي أو سلبي على المشروع بقراراتهم. هناك أيضًا أصحاب المصلحة الأساسيون أو المهمون ، والذين يحتاجون إلى دعمهم لوجود المشروع.

صاحب المصلحة هو شخص ، مثل أي عضو آخر في المشروع ، وبعضها أسهل في الإدارة من الآخرين. سيتعين عليك تعلم كيفية استخدام تقنيات تعيين أصحاب المصلحة لتحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين لديك والتأكد من تلبية متطلباتهم.

ذات صلة: قالب خريطة أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel

صاحب المصلحة لديه مصلحة راسخة في المشروع ، مما يعني أنك سترغب في تحديثها بانتظام. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع يحتوي على لوحات معلومات في الوقت الفعلي تراقب ستة مقاييس للمشروع. لا تتطلب لوحات المعلومات أي إعداد وتعرض تلقائيًا التقدم والأداء في الرسوم البيانية والمخططات الملونة. يمكن مشاركتها بسهولة لإدارة توقعات أصحاب المصلحة. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

أصحاب المصلحة مقابل المساهمين

أصحاب المصلحة ليسوا نفس الشيء مثل المساهمين. يمكن أن يكون أصحاب المصلحة مجموعة متنوعة من الأشخاص المتأثرين أو المستثمرين في المشروع. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون صاحب المصلحة هو المالك أو حتى المساهم. لكن يمكن أن يكون أصحاب المصلحة أيضًا موظفين وحملة سندات وعملاء وموردين وبائعين.

يمكن أن يكون المساهم أحد أصحاب المصلحة. المساهم ، رغم ذلك ، هو الشخص الذي استثمر في شركة. قد تشرع هذه الشركة في مشاريع يكون فيها المساهم أيضًا أحد أصحاب المصلحة. ببساطة ، المساهمون هم أيضًا أصحاب مصلحة ، لكن أصحاب المصلحة ليسوا دائمًا مساهمين. ذلك لأن المساهم يمتلك جزءًا من شركة عامة من خلال شراء الأسهم. صاحب المصلحة له مصلحة في الأداء العام للشركة ، وليس أداء الأسهم.

أنواع أصحاب المصلحة

يمكن أن يكون أصحاب المصلحة أي شخص له تأثير أو أي شخص يمكن أن يتأثر بالمشروع. لقد رأينا بالفعل أنه يمكن أن يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة ، وهو أمر سنناقشه أدناه. يمكن تقسيم جميع أصحاب المصلحة إلى مجموعتين: أصحاب المصلحة الداخليون وأصحاب المصلحة الخارجيون. دعونا نلقي نظرة على كليهما.

1. أصحاب المصلحة الداخليون

أصحاب المصلحة الداخليون داخل المنظمة. يؤثر المشروع بشكل مباشر عليهم أثناء خدمتهم وتوظيفهم من قبل المنظمة التي تديره. يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة الداخليون الموظفين والمالكين ومجلس الإدارة ومديري المشاريع والمستثمرين وغيرهم.

2. أصحاب المصلحة الخارجيون

أصحاب المصلحة الخارجيون هم من خارج المنظمة ويتأثرون بشكل غير مباشر بالمشروع. إنهم يتأثرون بعمل المنظمة ولكنهم ليسوا موظفين في المنظمة. يمكن أن يكون هؤلاء الأشخاص من الموردين والعملاء والدائنين والعملاء والوسطاء والمنافسين والمجتمع والحكومة وغير ذلك.

أمثلة أصحاب المصلحة

كما ذكرنا ، هناك أنواع عديدة من أصحاب المصلحة ، وكثير منهم يقع ضمن فئات أصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين. دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة الأكثر شيوعًا لأصحاب المصلحة.

• المستثمرون: هؤلاء هم أصحاب المصلحة الذين يبحثون عن عائد مالي ويمكن أن يكونوا مساهمين ومدينين. لقد استثمروا رأس المال في الأعمال التجارية ويريدون عائدًا على هذا الاستثمار.
• الموظفون: يعتمد أصحاب المصلحة هؤلاء على عملهم وأمنهم الوظيفي. لديهم مصلحة مباشرة في المنظمة لأنها تدعمهم وتوفر لهم الفوائد.
• العملاء: يريد أصحاب المصلحة هؤلاء المنتج أو الخدمة التي يقدمها المشروع ويتوقعون أن تكون ذات جودة وقيمة.
• الموردون والبائعون: يرتبط أصحاب المصلحة هؤلاء بإيراداتهم بالمشروع لأنهم يبيعون السلع والخدمات للأعمال التجارية التي تدير المشروع. نجاح المشروع يعني المزيد من الأعمال بالنسبة لهم.
• المجتمعات: لا يريد أصحاب المصلحة هؤلاء أن يؤثر المشروع سلبًا على صحتهم أو سلامتهم أو تنميتهم الاقتصادية. يمكن للمنظمات الموجودة في مجتمعاتها أو التي تعمل في مشاريع في مجتمعاتها أن تؤثر على خلق فرص العمل والإنفاق وغير ذلك.
• الحكومة: يحصل أصحاب المصلحة هؤلاء على الضرائب والناتج المحلي الإجمالي من المشروع. إنهم أصحاب مصلحة رئيسيون لأنهم يجمعون الضرائب من كل من الشركة على مستوى الشركة وبشكل فردي من أولئك الذين توظفهم.

صاحب المصلحة هو شخص ، مثل أي عضو آخر في المشروع ، وستكون إدارة بعضها أسهل من غيرها. سيتعين عليك تعلم كيفية التعامل مع مجموعة متنوعة من الشخصيات والتأكد من إجراء حوار مثمر لمعرفة أهداف المشروع التي تم تعيينك لتحقيقها. لكن أولاً ، من هو صاحب المصلحة؟

كيفية إدارة أصحاب المصلحة في المشروع

إدارة أصحاب المصلحة أمر سهل إذا اتبعت خطوات إدارة أصحاب المصلحة الصحيحة. فيما يلي الخطوات التي يجب على أي مدير مشروع اتباعها عند إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة.

1. تحديد أصحاب المصلحة

يعد تحديد أصحاب المصلحة في مشروعك أمرًا أساسيًا لأن نجاح المشروع يعتمد عليه. إذا لم يكن صاحب المصلحة الخاص بك سعيدًا ، فلن يكون المشروع ناجحًا تمامًا. سترغب في بدء هذه العملية بمجرد إنشاء ميثاق المشروع.

من أفضل الأماكن للبدء في اكتشاف أصحاب المصلحة هو مراجعة ميثاق المشروع ، الذي يوثق سبب المشروع ويعين مدير المشروع. من بين المعلومات المتعلقة بالأشياء والميزانية والجدول الزمني والافتراضات والقيود ورعاة المشروع والإدارة العليا ، يمكنك تمييز أصحاب المصلحة.

تأكد من مراجعة العقود حيث قد يتم ذكر أصحاب المصلحة في هذه الوثائق. هل هناك عوامل بيئية أو منظمات أخرى لها روابط رئيسية بالمشروع؟ انظر إلى هؤلاء حيث أنهم قد يزودونك بأسماء أصحاب المصلحة. على سبيل المثال ، إذا كانت هناك عوامل بيئية تمليها الحكومة ، فإن الحكومة هي صاحبة المصلحة. راجع لوائحهم ومعاييرهم للبقاء على علاقة جيدة معهم.

2. تحليل أصحاب المصلحة

بمجرد تحديد أصحاب المصلحة في المشروع ، حان الوقت لمرحلة تحليل أصحاب المصلحة. هذا هو الوقت الذي ستجمع فيه المعلومات والمتطلبات منهم. ستحتاج أيضًا إلى البدء في تقدير مستوى مشاركتهم وتأثيرهم في مشروعك لإعداد استراتيجيات التواصل مع أصحاب المصلحة وتحديد أولوياتهم.

ذات صلة: قالب تحليل اصحاب المصالح المجاني لبرنامج Excel

3. تحديد أولويات أصحاب المصلحة

السؤال الرئيسي لأي شخص يدير مشروعًا هو كيف يجب أن تدير صاحب مصلحة في المشروع؟ لتعقيد الأمور ، قد يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة ، ويجب أن تعاملهم كما تفعل مع أي مهمة أخرى في قائمة المهام الخاصة بك: من خلال ترتيب أولوياتهم.

على مدار المشروع ، قد يكون أحد أصحاب المصلحة أكثر قيمة من حيث اعتراضات المشروع وقد يتطلب البعض مزيدًا من الاهتمام أكثر من الآخرين. عندما تقوم ببناء الجدول الزمني لمشروعك ، تأكد من تحديد هؤلاء الأشخاص وفي أي مرحلة في مرحلة المشروع قد تحتاج إلى حضورهم أكثر.

4. إشراك أصحاب المصلحة

ننتقل الآن إلى الجزء الثاني من السؤال. عندما نتحدث عن إدارة أصحاب المصلحة ، فإن ما نعنيه هو إنشاء علاقة إيجابية مع أصحاب المصلحة من خلال تلبية توقعاتهم وأي أهداف وافقوا عليها في المشروع. ومع ذلك ، لم يتم منح هذه العلاقة فقط. يجب أن تكتسب. يمكنك كسب الثقة وبناء علاقة إيجابية مع أصحاب المصلحة من خلال التواصل الاستباقي والاستماع إلى احتياجاتهم.

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة في المشروع - ليس كلهم ​​، ولكن بالتأكيد أهمهم. قد تحتاج إلى التحدث إلى الخبراء للحصول على معلومات أساسية حول مجالات أو مجموعات معينة ، لذلك عندما تجري محادثات فردية مع أصحاب المصلحة ، فأنت على اطلاع جيد ومنتج.

مثل كل شيء في إدارة المشروع ، هناك عملية لذلك:

• توثيق اتصالات أصحاب المصلحة . افعل ذلك رسميًا عن طريق إنشاء خطة تواصل مع أصحاب المصلحة. لاحظ أسمائهم وأدوارهم في المنظمة التي يمثلونها. قم بتوثيق كل محادثة تجريها مع شركاء المشروع الرئيسيين هؤلاء ، لتسجيل اهتماماتهم وطلباتهم ، ولكن أيضًا لتتمكن من مراجعة معلوماتهم لاحقًا للتأكد من دقتها.
• فرض العملية. بعد ذلك ، تريد الاستمرار في عملية التواصل مع أصحاب المصلحة والتأكد من أن هذه العملية شفافة حتى يعرف الجميع ما يمكن توقعه. يتضمن هذا طلبات المشروع أو الملاحظات. يجب أن تخضع كيفية توثيق تلك الطلبات والاستجابة لها لعملية رسمية من المراجعة والموافقة. يتيح ذلك لأصحاب المصلحة معرفة أن الطلبات تخضع للمراجعة وأن لديك عملية تلتزم بها للطلبات الرسمية.
• تقديم تقارير الحالة المتكررة. يعد تقديم تقارير حالة منتظمة وفي الوقت المناسب لأصحاب المصلحة أمرًا بالغ الأهمية ، ولكن تأكد من تخصيص التقارير للجمهور. يمكنك الدخول في التفاصيل مع أعضاء الفريق بينما يريد التنفيذيون عادةً المزيد من نظرة عامة. لا تنس المتابعة مع أصحاب المصلحة وطرح الأسئلة لمعرفة ما إذا كان لديهم أي ملاحظات.
• تبديد الأساطير. قد يعمل أصحاب المصلحة في مشاريع متعددة ، مما يعني أنهم لن يكونوا على نفس القرب من المشروع مثلك. لكن هذا لا يعني أنهم لا يحصلون على معلومات أخرى حول مشروعك من مصادر أخرى. أنت لا تريدهم أن يخضعوا للقيل والقال أو الحصول على معلومات غير صحيحة قد تؤثر على آرائهم حول المشروع.

قوالب إدارة أصحاب المصلحة

تعد إدارة أصحاب المصلحة وتوقعاتهم جزءًا مهمًا من إدارة المشروع. تحتاج إلى إبقاء أصحاب المصلحة محدثين ولكنك لا تريد منهم مقاطعة العمل المهم لإدارة المشروع. لا يقدم ProjectManager البرامج فحسب ، بل يقدم أيضًا قوالب مجانية لكل مرحلة من مراحل مشروعك. فيما يلي بعض القوالب التي تتعامل مع إدارة أصحاب المصلحة.

نموذج تحليل اصحاب المصالح

قبل أن تتمكن من إدارة أصحاب المصلحة ، عليك أن تفهمهم في سياق مشروعك. يساعدك قالب تحليل أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel على تحديد أصحاب المصلحة في المشروع باستخدام مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة. يمكنك جمع أصحاب المصلحة الرئيسيين حسب المجموعة وتحديد مستوى مشاركتهم واهتمامهم وقوتهم.

قالب خريطة أصحاب المصلحة

يساعدك قالب خريطة أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel على رؤية مستوى اهتمام كل صاحب مصلحة وتأثيره. تساعدك إجاباتهم في تحديد ما إذا كان يجب إدارتها عن كثب ، أو إبقائها راضية ، أو إبقائها على اطلاع أو مراقبتها. يوجد أيضًا مفتاح ملون لتسهيل القراءة ؛ الأخضر يعني أنها داعمة ، والأصفر يعني أنها محايدة والأحمر يعني أنها مانعة.

نموذج خطة الاتصال

أخيرًا ، بمجرد فهم أصحاب المصلحة لديك ، فقد حان الوقت لإعداد طريقة لإبقائهم على اطلاع. يعد قالب خطة الاتصال المجاني لبرنامج Word الأداة المثالية لتحديد أهدافك وقنواتك وانتظامك الذي يتوقع أصحاب المصلحة تحديثه من خلاله. يعمل قالب خطة الاتصال المجاني مع جميع احتياجات الاتصال الخاصة بالمشروع ، وليس فقط للتواصل مع أصحاب المصلحة.

استخدم ProjectManager لإدارة أصحاب المصلحة

الآن بعد أن عرفت ما هو أصحاب المصلحة ولماذا من المهم إبقائهم في الحلقة خلال دورة حياة مشروعك ، تأكد من أن لديك الأدوات المناسبة المتاحة للمساعدة. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع يساعدك على إدارة توقعات أصحاب المصلحة وتحديثها ببيانات في الوقت الفعلي.

تقارير مفصلة لعروض أصحاب المصلحة

لقد أظهرنا كيف تقدم لوحة التحكم في الوقت الفعلي صورة كبيرة للمشروع ، لكن أصحاب المصلحة غالبًا يريدون التعمق في البيانات. بنقرة واحدة ، يمكنك إنشاء التقارير التي يرغب أصحاب المصلحة في رؤيتها ، سواء كانت حالة المشروع أو الوقت أو التكلفة. إذا كان لدى أصحاب المصلحة أسئلة ، فاعلم أنه يمكن تصفية كل تقرير لإظهار بيانات محددة. يمكن مشاركة التقارير بسهولة حتى يكون أصحاب المصلحة على دراية دائمًا.

خلق الشفافية مع الخطط المشتركة

خطة المشروع هي خارطة الطريق التي تحدد اتجاه المشروع. إنها وثيقة مهمة وتتغير خلال المشروع. يحتاج أصحاب المصلحة إلى خطة المشروع للحفاظ على تقدم المشروع في السياق ، لذلك يريد مديرو المشروع خطة مشروع سهلة المشاركة. يمكنك استيراد خطط المشروع وتصديرها ومشاركتها مع أي شخص. عندما تتغير خطة المشروع ، ما عليك سوى إرسال واحدة محدثة إلى المساهمين لديك وإبقائهم في الحلقة.

يمكن لأداتنا أتمتة عملك المشغول مثل إشعارات البريد الإلكتروني لإبقاء أصحاب المصلحة محدثين في تقارير الحالة. نمنح أصحاب المصلحة الشفافية التي يريدون البقاء على اطلاع بها ، مما يتيح لمدير المشروع وفريق المشروع الغرفة التي يحتاجون إليها لإكمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وتوقعات الجودة لأصحاب المصلحة.

عندما تقوم بإبلاغ أصحاب المصلحة ، فأنت تريد التأكد من أن العملية مبسطة ودقيقة. يجعل ProjectManager مشاركة التقارير أمرًا سهلاً مثل نقرة زر واحدة. يتم تحديث برامج إدارة المشاريع المستندة إلى مجموعة النظراء في الوقت الفعلي ، بحيث يكون لديك دائمًا بيانات المشروع الأكثر دقة وحداثة لك ولأصحاب المصلحة لديك. جرب برنامجنا الحائز على جوائز اليوم مع هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.