ما هو سجل المشاكل؟ قوالب ونصائح

قبل تحديد سجل المشكلات ، دعنا نحدد مشكلات المشروع. المشكلة هي أي عائق أو تأثير غير مقصود يؤثر بشكل مباشر على الجدول الزمني لمشروعك و / أو على أدائه. إنها مختلفة عن المخاطر ، والتي يمكن تعريفها على أنها مشكلة محتملة أو مشكلة مستقبلية قد تحدث في مشروعك. المشكلة هي شيء تم طرحه بالفعل في مشروعك ، وتحتاج إلى تحديد هذه المشكلة وتتبعها على الفور.

ما هو سجل المشاكل؟

سجل المشكلات هو قائمة بسيطة أو جدول بيانات يساعد المديرين على تتبع المشكلات التي تنشأ في المشروع وتحديد أولويات الرد عليها. لقد أنشأنا نموذجًا لـ Excel Issue Log يمكنك تنزيله مجانًا. إنها طريقة سهلة لإدارة تلك المشكلات التي دائمًا ما تعطل مشروعًا وتحلها قبل أن تتطور إلى مشكلة تخرج المشروع عن المسار الصحيح وتسببه في الفشل.

يعد نموذج سجل المشكلات أمرًا رائعًا ، ولكنه غير متكامل مع باقي مشروعك. يحتوي ProjectManager على طرق عرض متعددة للمشروع تتيح للفرق استخدام الأدوات التي يفضلونها لتسجيل المشكلات. على سبيل المثال ، يمكن للفرق الاطلاع على سجل المشكلات الخاص بهم لقائمة المهام والعمل من خلالها. يمكن للمديرين إضافة الأولويات وحتى تخصيص سير العمل وإعداد الموافقات التلقائية على المهام للتأكد من أنهم مخولون فقط لتغيير الحالة إلى "تم". ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم!

ما هي مكونات سجل المشاكل؟

سجل المشكلات هو ، في أبسط صوره ، قائمة يتم فيها جمع المشكلات على أنها إما جارية أو مغلقة. بهذه الطريقة يمكنك تتبع المشكلة من وقت تحديدها حتى حلها.

ولكن يمكن أن يكون سجل المشكلات أكثر ديناميكية. يمكنهم ترتيب المشكلات وتنظيمها حسب النوع والخطورة ، مما يساعدك في تحديد أولوياتها وإدارتها - وهو جزء أساسي من إدارة المشكلات. لذلك ، تريد أن يكون لديك عناوين أعمدة مثل ما يلي.

• رقم المشكلة : إذا كنت ترغب في تتبع المشكلة ، فيجب أن يكون لديك طريقة سهلة لتمييزها عن المشكلات الأخرى ، لأنه سيكون هناك دائمًا أكثر من مشكلة.
• الحالة : من المهم ملاحظة ما إذا كانت المشكلة مفتوحة أم قيد التقدم أم محظورة أم تم تنفيذها. هذا هو المكان الذي سوف تتعقب فيه حلها.
• وصف المشكلة : اكتب ما هي المشكلة بالتفصيل. قد يبدو الأمر واضحًا ، لكنك لا تريد أن يتم تتبع نفس المشكلة بشكل متكرر في سجلك ، وتريد أن يكون الشخص الذي سيحل المشكلة قادرًا على فهم ما حدث بوضوح ، حتى لا يضطروا إلى مطاردة الأشخاص. وتأخير الرد.
• الفئة : قد ترغب في تصنيف المشكلات حسب القسم أو البائع ، أو تحديد نوع المشكلة. قد تختلف هذه حسب المشروع أو الفريق.
• الأولوية : قد لا يكون لديك الوقت أو الموارد لمعالجة كل مشكلة ، لذلك من الأهمية بمكان أن تعطيها الأولوية. هل هي ذات أولوية منخفضة أم متوسطة أم عالية؟ يمكنك الآن تصفية السجل والعمل على تلك القضايا الأكثر أهمية للمشروع.
• مخصص لـ : هذا أيضًا له أهمية قصوى. إذا لم يكن للمشكلة مالك ، فمن المحتمل ألا يتم حلها أبدًا. هذا هو المكان الذي تلاحظ فيه عضو الفريق الذي تم تعيينه لمتابعة هذه المشكلة لحلها.
• أثارها : هذا يختلف عن المُكلف للمالك الذي سيرعى المشكلة من خلال المشروع ويعمل على حلها. هذا الشخص هو الشخص الذي حدده لأول مرة ، ويجب الإشارة إليه هنا ، لأنه قد يثبت مصدرًا لاحقًا من حيث الإجابة على الأسئلة التي تعمل على حلها.
• تاريخ الفتح : تريد أن يكون لديك إطار زمني ، وللقيام بذلك يجب أن يكون لديك بداية ، وهو اليوم الذي تم فيه تحديد المشكلة.
• تاريخ الإغلاق : لديك الآن جدول زمني ثابت من البداية إلى النهاية ، والذي يمكن أن يساعدك عندما تعود لإلقاء نظرة على البيانات التاريخية عند التعامل مع مشكلة مماثلة في مشروع لاحق.
• التعليقات : تريد دائمًا مساحة لتدوين معلومات مهمة مثل كيفية حل المشكلة ، وما إذا كانت مرتبطة بمهمة أخرى ، واحتمال التكرار ، وما إلى ذلك.

أفضل ممارسات سجل المشكلات

عند استخدام سجل المشكلات ، هناك عدد من الأشياء التي تحتاج إلى فهمها لتحقيق أقصى استفادة منه. الأول هو أنك تريد التأكد من لمس جميع مكونات سجل المشكلات. قد يبدو الأمر وكأنه مضيعة للوقت - فأنت تريد فقط إصلاح المشكلة - ولكن تحديد نوع المشكلة ووصفها وما إلى ذلك يعد أمرًا أساسيًا لالتقاط المشكلة وحلها.

من المهم أيضًا أن يكون لديك خطة ذات معالم. قابل عضو الفريق صاحب المشكلة وتوصل معًا إلى طريقة للقضاء على المشكلة بسرعة. من خلال إضافة المعالم إلى الخطة ، لديك طريقة بسيطة وفعالة لتتبع تقدمهم. إذا لم يستوفوا هذه المعالم ، فقد تضطر إلى مراجعة الخطة أو إضافة موارد لإبقائها على المسار الصحيح.

بينما يمكن أن تساعدك قوالب سجل المشكلات في تجميع خطة مشكلة معًا وتتبع التقدم ، إلا أنها مستندات ثابتة تتطلب التحديث يدويًا. كل هذا يستغرق وقتًا بعيدًا عن مهام المشروع الأكثر أهمية ، وهذا هو السبب في أن وجود برنامج إدارة مشروع قائم على السحابة يمكنه ربط فرقك وإبقائك على اطلاع دائم هو أفضل الممارسات على الإطلاق.

قالب سجل المشكلات المجاني (والمزيد)

إذا كنت لا تستخدم برنامج إدارة المشاريع ، فلا يزال بإمكانك تسجيل المشكلات باستخدام قوالبنا المجانية. لدينا العديد من قوالب إدارة المشاريع لبرنامجي Excel و Word والتي تساعدك على إدارة كل جانب من جوانب مشروعك. فيما يلي بعض الأشياء التي يمكن أن تساعدك في إنشاء سجل مشاكل وتتبع التقدم وإبلاغ أصحاب المصلحة لإبقائهم محدثين.

قالب سجل المشاكل

يساعدك قالب سجل المشكلات المجاني في تسجيل المشكلات حيث يعثر عليها أعضاء الفريق أثناء العمل في المشروع. ولكن أكثر من مجرد قائمة بالمشكلات ، يمكنك استخدام قالب تتبع المشكلات المجاني هذا لبرنامج Excel لمراقبة التقدم بينما يعمل فريقك على حل المشكلة. أضف تاريخ الفتح والإغلاق والأولوية والتأثير والمزيد.

قالب لوحة تحكم المشروع

يعمل قالب لوحة معلومات المشروع المجاني لبرنامج Excel على تعزيز قدرتك على مراقبة وتتبع العمل الذي يقوم به فريقك لحل هذه المشكلات. على الرغم من عدم قدرتك على المراقبة في الوقت الفعلي كما هو الحال في برامج إدارة المشاريع ، فلا يزال بإمكانك إعداد مقاييس لتتبع مهامك وعبء العمل وأطوال المهام والتكاليف في الرسوم البيانية الملونة.

نموذج تقرير حالة المشروع

يعد النموذج المجاني الآخر مثاليًا للعروض التقديمية لأصحاب المصلحة أثناء قيامك بتحديثهم بشأن المشكلات في المشروع. قالب تقرير حالة المشروع المجاني لبرنامج Excel هو لقطة للمشروع رائعة للتواصل مع مكانك وأين تذهب. لديك أماكن لوضع المعالم التي حققتها ، وإدراج المخاطر والقضايا الرئيسية.

استخدام ProjectManager لإدارة المشكلات

الآن بعد أن تعرفت على الإطار الأساسي لإنشاء سجل مشاكل ، كيف تستخدم سجل المشكلات عند إدارة مشروع؟ يعد سجل المشكلات أداة رائعة في صندوق أدوات إدارة المشروع. يمكن أن يساعدك في إدارة كل من فريقك وأصحاب المصلحة.

ذلك لأن سجل المشكلات يقدم أكثر من مجرد حل للمشكلة ، ولكنه يخلق الثقة ويُرضي أصحاب المصلحة لديك بأنك تتعامل مع المشروع على الفور وبشكل صحيح. سيشعر أصحاب المصلحة وفريقك أنه يتم الاستماع إليهم ولن تؤثر هذه المشكلات على المشروع.

لقد قمت بالفعل بإنشاء سجل المشكلات ، وهو أمر رائع. يجب أن يكون ، في أحسن الأحوال ، مستندًا تعاونيًا ، أو أفضل من ذلك ، مدمجًا مع ProjectManager ، وهو أداة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت. إذا كان بإمكانك مشاركتها عبر الإنترنت ، فيمكن للجميع الوصول إليها. لقد قمت بتبسيط العملية وتأكدت من عدم ضياع أي مشكلة.

لوحات كانبان كسجلات مشاكل

الخطوة التالية هي تسجيل الدخول إلى المشكلة بمجرد تحديدها. يمكنك القيام بذلك عبر الإنترنت ، حيث يتحمل الشخص الذي لاحظ المشكلة أولاً مسؤولية وضعها في السجل. يحتوي ProjectManager على لوحات كانبان يمكنها تتبع المشكلة.

عندما يتم التعرف عليها لأول مرة ، يمكن أن يكون هناك عمود يجمع المشكلة. بعد ذلك ، يمكن تخصيص هذه البطاقة ، وهي المشكلة ، لشخص مسؤول. يعرف الفريق الآن أنه يجب أن يذهب إليهم وهم يعلمون أنه من مسؤوليتهم تسجيل المشكلات عند ظهورها.

اتبع بروتوكول سجل المشاكل الذي حددناه أعلاه. بعد تكليف شخص ما بتولي هذه المشكلة على أنه أمر خاص به ، يكون مسؤولاً عن العمل على حل وتتبع تقدم هذا الإجراء من خلال مسار حل المشكلة.

هذا هو السبب في أن ProjectManager هو أكثر بكثير من مجرد سجل مشاكل. لا يمكنها فقط تعيين مالك ، يمكنه جمع المستندات مباشرةً لهذه المهمة ، بالإضافة إلى التعليق و @ أعضاء الفريق للتعاون ، بل إنه يوفر الشفافية لمراقبة سجل المشكلات. المسؤولية النهائية لحل هذه القضايا لا تقع على عاتق أولئك الذين تم تكليفهم بامتلاكها ، بل تقع على عاتقك.

قضايا المراقبة

جزء من عملية المراقبة هو تقييم تأثير المشكلة والإجراءات المتبعة لحلها. ربما تحتاج إلى وضع كل مواردك على هذه القضية الواحدة ، ولكن ربما يكون هذا المستوى من الاهتمام والجهد يأتي بنتائج عكسية. لذا ، يجب أن تعرف ما هي القضايا التي تحتاج إلى تصعيد والتي لا تحتاج.

على هذا المنوال ، فأنت تريد التأكد من أن أفعالك مناسبة للمسألة المطروحة. ربما هذه القضية يمكن أن تنتظر. ربما يحتاج إلى اهتمام فوري. يمكن أن يتغير هذا بالطبع ، ولهذا السبب تعتبر المراقبة والتقييم المستمر أمرًا مهمًا. يمكنك أن ترى كيف تتيح لك لوحة معلومات ProjectManager مراقبة مهامك في عرض واحد بسيط ، حتى تتمكن من ضمان معالجة مشاكلك.

على الرغم من أن أحد أعضاء الفريق قد يكون لديه ملكية للمشكلة ، فبمجرد أن يتم تطوير مسار عمل لمعالجتها ، ونأمل أن يتم حل المشكلة ، فالأمر متروك لك الآن لتقديم الموافقة النهائية قبل التنفيذ. ثم يجب عليك التأكد من أن الخطة فعالة في الواقع وتحل المشكلة. إذا لم يكن كذلك ، فسيتم الرجوع إلى لوحة الرسم. أخيرًا وليس آخرًا ، يكون أفضل جزء هو عندما يتم حل المشكلة. يمكنك الآن حذف المشكلة من سجل المشكلات الخاص بك. إنه شعور جيد ، أليس كذلك؟

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع قائم على السحابة يمكنه مساعدتك في إدارة المشكلات في مشروعك بشكل أفضل. أنت متصل بالإنترنت ومتصل بفريقك ، وتحصل على بيانات في الوقت الفعلي ، مما يبقيك على اطلاع بالمشكلة وأكثر استعدادًا لحلها. جربها بنفسك وشاهد ما يمكن أن تفعله لك ولفرقك ، مع هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.