ما هي ميزانية التشغيل؟ وشملت المكونات الرئيسية والقالب

ميزانية التشغيل هي أداة تساعد أصحاب الأعمال ومديري المشاريع على حد سواء للنظر في الاحتياجات المالية طويلة الأجل لمنظمتهم أو مشروعهم. إنها مفيدة في التنبؤ بالميزانية اللازمة لتشغيل عملك أو مشروعك.

هذا وحده يجب أن يجعلك ترغب في فهم التعريف والأسباب لاستخدام ميزانية التشغيل. سنشرح ذلك وسنتطرق إلى ما يجب تضمينه في ميزانية التشغيل الخاصة بك. كمكافأة إضافية ، سنقوم أيضًا بإلقاء نموذج ميزانية تشغيل مجاني لبرنامج Excel.

ما هي ميزانية التشغيل؟

ميزانية التشغيل هي أداة تسمح لك بتقدير الإيرادات والمصروفات التي تتوقعها للعام المقبل. يوفر تقديرًا أكثر تفصيلاً ودقة عن طريق تقسيم نفقاتك. تتم هذه العملية عادةً في الربع الرابع أو نهاية العام للحصول على صورة لما يمكن توقعه ماليًا في العام المقبل.

إن التنبؤ بإيراداتك ونفقاتك يفعل أكثر من مجرد المساعدة في إنشاء ميزانية دقيقة للعام الجديد ، على نفس القدر من الأهمية. يتم استخدامه أيضًا لتحديد الأهداف للشركات بحيث يكون لديها توقعات وأهداف واقعية. هذا يجعل من الممكن تحقيق الأهداف مع الاستمرار في تحقيق الربحية. بالنسبة لمديري المشاريع ، تعد ميزانية التشغيل أداة رائعة لتتبع التقدم المالي للبقاء في حدود الميزانية من خلال ضمان تطابق تكاليفهم الفعلية مع التكاليف المخطط لها.

لا يجب أن تكون ميزانية التشغيل مسعى سنويًا. كما هو مستخدم في إدارة المشروع ، يمكن مراجعته شهريًا ومن المعروف أن الشركات تقدم تقارير ربع سنوية. تعد مراجعة ميزانية التشغيل ومراجعتها أمرًا مهمًا أيضًا ، حيث ستكون هناك دائمًا نفقات غير متوقعة تؤثر على التوقعات. القدرة على استخدام ميزانية التشغيل كوثيقة حية تعني أن الشركات والمشاريع يمكن أن تستجيب لضغط السوق والتغيرات في النطاق والتكيف وفقًا لذلك لتجنب الإنفاق الزائد.

لمراجعة ومراجعة ميزانية التشغيل الخاصة بك ، تحتاج إلى برنامج لإدارة المشاريع. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز مع لوحات معلومات في الوقت الفعلي تمنحك نظرة عامة عالية المستوى على مشروعك. تجمع لوحة التحكم المباشرة الخاصة بنا تلقائيًا بيانات عن التكاليف والمقاييس الأخرى ، والتي يتم عرضها بعد ذلك في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. يمكنك إلقاء نظرة على ميزانيتك في أي وقت ، والأفضل من ذلك كله ، أنه لا يلزم تهيئة تستغرق وقتًا طويلاً كما هو الحال مع البدائل خفيفة الوزن. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

لماذا يجب عليك استخدام ميزانية التشغيل؟

يتم استخدام ميزانيات التشغيل من قبل الجميع من رجال الأعمال إلى مديري المشاريع لتقدير الإيرادات والنفقات المستقبلية. لكنها أيضًا أداة رائعة ، كما أشرنا ، لمعرفة ما إذا كنت تلتزم بهذه الميزانية. يمكنهم المساعدة في تتبع العمليات اليومية لإلصاقك بميزانيتك أثناء مراجعة إنفاقك الفعلي مقارنة بما كنت تتوقع إنفاقه خلال فترة معينة.

يعد استخدام ميزانيات التشغيل أمرًا بالغ الأهمية أيضًا في جعل شركتك أو مشروعك عرضة للمساءلة المالية. من خلال تتبع إيراداتك ونفقاتك ، يمكنك بسهولة اكتشاف مناطق في ميزانيتك مهدرة ويمكن تقليلها لزيادة الربحية. بالإضافة إلى فعالية التكلفة المهمة التي يوفرها ذلك ، تعد ميزانية التشغيل رصيدًا رائعًا لتخطيط وإدارة مواردك في المشروع. يمكنك معرفة المبلغ الذي يمكنك إنفاقه خلال العام القادم والتخطيط وفقًا لذلك.

عندما تخطط لميزانية التشغيل التالية ، تكون ميزانية التشغيل السابقة ذات قيمة. يوفر لك بيانات تاريخية لفهم أفضل للمكان الذي ذهبت إليه أموالك ، مما يسمح لك باتخاذ قرارات أكثر استنارة عند التخطيط لميزانيتك التشغيلية الجديدة. يتيح لك استخدام ميزانية التشغيل القديمة هذه مع المعرفة التي لديك عن كيفية انتهاء العام فعليًا تعديل ميزانية التشغيل الخاصة بك للتكيف مع هذه المشكلات. كلما واصلت إجراء التعديلات ، تصبح ميزانية التشغيل الخاصة بك أكثر دقة.

ما الذي يجب تضمينه في ميزانية التشغيل؟

تساعدك ميزانية التشغيل على وضع استراتيجية وهي جزء مما يجعل مشروعًا تجاريًا مربحًا أو ناجحًا. يقوم بإعداد عملك أو مشروعك للعام المقبل ويمنحك البيانات التي تحتاجها لتتبع ما إذا كنت تحافظ على ميزانيتك أم لا.

هذا يتطلب أن تقوم بعمل ميزانية تشغيل مفصلة. هناك عدد من الأقسام التي تسمح لك بتقدير كل من الإيرادات والمصروفات للسنة القادمة وتكون قادرًا على تتبعها للالتزام بميزانيتك. تشمل هذه الأقسام ميزانية المبيعات والتكاليف ومصاريف التشغيل والمصروفات غير المتوقعة.

ذات صلة: قالب تقدير مشروع مجاني لبرنامج Excel

ميزانية المبيعات

إذا كنت تقوم بمشروع أو خدمة ، فأنت بحاجة إلى البدء بميزانية مبيعات. هذا تقدير شهري لعدد المنتجات أو الخدمات التي ستبيعها والإيرادات التي ستجلبها هذه المبيعات إلى العمل. من خلال القيام بذلك شهريًا ، يمكنك ضبط التغييرات الموسمية بشكل أفضل.

من أجل إجراء تقدير دقيق لميزانية مبيعاتك ، تحتاج إلى سرد تلك المنتجات أو الخدمات ، بما في ذلك أي اختلافات ، مثل الحجم واللون وما إلى ذلك ، والتي قد تنتجها أيضًا على مدار العام. سترغب في مراجعة مبيعات العام الماضي لأن البيانات المالية السابقة تساعدك على إنشاء ميزانية مبيعات أكثر دقة.

بعض الأشياء التي يجب التفكير فيها عند تحديد ما ستشمله ميزانية مبيعاتك هي الشكل الذي تبدو عليه مبيعاتك الشهرية عادةً ، إذا تأثر منتجك أو خدمتك بالموسمية ، وما إذا كان سيتم إطلاق منتج أو خدمة جديدة للعام المقبل وكيف يتم التسويق سوف تؤثر على المبيعات.

التكاليف

التكاليف هي نفقات مباشرة من بيع منتجك أو خدمتك. يمكن أن تشمل هذه التكاليف المباشرة أي مواد تستخدمها لصنع منتجك. تكلفة العمالة التي ينطوي عليها صنع منتجك أو خدمتك هي أيضًا جزء من تكلفة ميزانيتك ، حتى لو قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لعملك. يجب أيضًا إضافة أي سلع تعيد بيعها إلى تكاليف ميزانيتك.

كل هذه التكاليف المتعلقة بمنتجك أو خدمتك على مدار العام ستصل إلى تكاليف ميزانيتك. سترغب في معرفة مقدار تكلفة الوحدة ثم ضربها في عدد الوحدات التي قمت ببيعها ، وهي التكلفة الإجمالية. يتم تحديد هذا المبلغ لكل عنصر سطر في تكاليف الموازنة ويجب إضافته للحصول على التكلفة الإجمالية للشهر.

نفقات التشغيل

سترغب هنا في سرد ​​جميع نفقاتك ، بما في ذلك التكاليف المتغيرة والتكاليف الثابتة. على سبيل المثال ، التكاليف المتغيرة هي تلك التي تتغير من شهر لآخر ، مثل تكاليف التسويق وشراء البرامج لمرة واحدة والأجور بالساعة وتكاليف الشحن والإمدادات والمزيد. التكاليف الثابتة هي تلك التي لم تتغير من شهر لآخر ، والتي تشمل الإيجار واشتراكات البرامج والرواتب والتأمين وما إلى ذلك. ستضيف كلًا منها كعنصر سطر ثم تضيف التكاليف الثابتة والمتغيرة معًا للحصول على إجمالي شهري.

نفقات غير متوقعة

الجزء الأخير من ميزانية التشغيل الخاصة بك هو النفقات غير المتوقعة. سيكون هناك دائمًا شيء يظهر ويؤثر على ميزانيتك. لكي لا تنحرف عن هذه النفقات غير المتوقعة ، تحتاج إلى توفير قدر ضئيل من الدعم في ميزانيتك لاستيعابها. هناك طريقتان يمكنك من خلالها الاستعداد للنفقات غير المتوقعة ؛ الأول هو تخصيص الأموال التي تعتقد أنها ستغطي تلك النفقات ، والثاني هو زيادة نفقاتك الشهرية بنسبة مئوية ، ربما 10 في المائة.

تساعد هذه البيانات في تحديد صافي دخلك باتباع هذه المعادلة:

الإيرادات - التكاليف - المصروفات - المصاريف غير المتوقعة = صافي الدخل

مثال ميزانية التشغيل

قد يكون من الصعب معالجة كل هذه المعلومات ، ولهذا السبب لدينا مثال لميزانية التشغيل. في ذلك ، قمنا بملء بعض الأمثلة باستخدام الأداة العامة ، وإضافة أسعار المبيعات والتكلفة ونفقات التشغيل والنفقات غير المتوقعة. يمكنك رؤية كل ذلك في قالب ميزانية التشغيل المجاني لبرنامج Excel ، والذي يمكنك تنزيله واستخدامه لميزانيتك التشغيلية التالية. إنها واحدة من عشرات قوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامج Excel و Word والتي يمكنك استخدامها لمساعدتك في تقدير وتخطيط وإدارة مشاريعك.

يساعدك مدير المشروع على تتبع ميزانيات التشغيل

يمكن أن يساعدك قالب ميزانية التشغيل في معرفة ميزانيتك ، لكنه لن يسمح لك بإدارتها بسهولة. يمنحك برنامج إدارة المشاريع الأدوات التي تحتاجها لتتبع نفقاتك والتأكد من أنك لا تفرط في الإنفاق. ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يساعدك في تخطيط ميزانيتك وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي.

تخطيط وإدارة الميزانيات باستخدام مخططات جانت القوية

بمجرد أن يكون لديك ميزانية ، قم بإضافتها إلى برنامجنا وقم بتنظيم تلك التكاليف على مخطط جانت الخاص بنا. يمكنك تعيين تكاليف للموارد والمهام وتصفية المسار الحرج لمعرفة أي من هذه المهام ضرورية لتسليم مشروعك. ثم قم بتعيين خط أساس لتسجيل خطتك وتتبع تكاليفك المخططة مقابل تكاليفك الفعلية لتحديد أي نفقات زائدة وحلها قبل أن تؤثر سلبًا على ميزانيتك.

تتبع الموارد باستخدام مخططات عبء العمل وجداول الدوام

الموارد ، مثل العمالة والمواد وما إلى ذلك ، تحتاج إلى إدارتها. تساعدك ميزات إدارة الموارد لدينا على تتبع جميع مواردك في الوقت الفعلي. يتتبع مخطط جانت الموارد البشرية وغير البشرية ، ولكن هذه مجرد نقطة البداية. قم بالتبديل إلى مخطط عبء العمل المرمّز بالألوان لمعرفة من تم توزيعه بشكل عام وتحقيق التوازن بين موارد فريقك مباشرةً من هذا المخطط لإبقائهم يعملون بسعة. هناك طريقة أخرى لتتبع التكاليف وهي باستخدام جداولنا الزمنية الآمنة ، والتي يتم تحديثها تلقائيًا لإظهار الساعات المسجلة لكل عضو في الفريق.

إذا كنت تريد المزيد من المعلومات ، فاستخدم أدوات الإبلاغ الخاصة بنا. كل تقرير قابل للتخصيص حتى تتمكن من تصفية النتائج لإظهار فقط ما تريد رؤيته للجداول الزمنية وحمل العمل وحالة المشروع والمزيد. يمكن أيضًا مشاركة التقارير في مجموعة متنوعة من التنسيقات لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع. يساعدك برنامجنا في الحفاظ على ميزانيتك من الخروج عن نطاق السيطرة.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعدك على إنشاء ميزانيات واقعية وإدارتها حتى لا تفرط في الإنفاق. استخدم ميزات إدارة المهام الخاصة بنا للحفاظ على إنتاجية الفرق وأدوات إدارة المخاطر الخاصة بنا لتجنب المشكلات التي قد تكون ضارة بسبب إخراجك من الميزانية. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.