ما هو التحكم في التغيير في إدارة المشروع؟
نشرت: 2022-08-23ليست كل التغييرات متساوية في المشروع. تحدث لك بعض التغييرات مثل تأخيرات الطقس ، والمرض - ولكن هناك تغييرات أخرى مطلوبة. مهما كان التغيير ، يجب إدارته وتحليله ، ثم قبوله أو رفضه. إذا تم قبول التغيير ، فيجب الرد عليه - مما يفتح مجموعة جديدة كاملة من إجراءات التحكم في التغيير للتأكد من بقائك على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية.
التحكم في التغيير هو العملية المستخدمة لإدارة كل هذه المتغيرات. إذا حدث تغيير (وهو ما يحدث دائمًا) ، فمن الأهمية بمكان أن يكون لديك آلية للتحكم في هذه العملية. لكن ما هي ضوابط التغيير في إدارة المشروع ، وما هي الخطوات اللازمة لتنفيذه؟
ما هو التحكم في التغيير؟
التحكم في التغيير هو منهجية مستخدمة لإدارة أي طلبات تغيير تؤثر على الأساس لمشروعك. إنها طريقة لالتقاط هذا التغيير من النقطة التي تم تحديدها فيها خلال كل خطوة من دورة المشروع. ويشمل ذلك تقييم الطلب ثم الموافقة عليه أو رفضه أو تأجيله.
الغرض من هذه العملية هو التأكد من أنك لا تغير أشياء في المشروع لا تحتاج إلى تغيير. آخر شيء تريد القيام به هو تعطيل المشروع بدون سبب وجيه ، وإضاعة الوقت والموارد الثمين. ثم يتم توثيق أي تغييرات تمت الموافقة عليها. تعد عملية التحكم في التغيير جزءًا من خطة إدارة التغيير الأكبر.
العناصر الرئيسية للتحكم في التغيير
هناك بعض العناصر الأساسية التي تبني إطار عمل للتحكم في التغيير لإدارة المشروع. فيما يلي وصف موجز لها.
- لوحة التحكم في التغيير: لوحة التحكم في التغيير هي مجموعة من الممثلين من فريق المشروع الذين يجتمعون بانتظام للموافقة على طلبات التغيير أو رفضها. إذا وافقوا على طلب التغيير ، فيمكن أن يتحول إلى أمر تغيير.
- طلبات التغيير: طلب التغيير هو التماس رسمي للتغيير في المشروع. إنها وثيقة تشرح التغييرات التي يجب إجراؤها والأسباب الرئيسية وراء تنفيذها.
يمكن تقديم طلبات التغيير إما من قبل أصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين في المشروع. يمكن أن يساعدك نموذج طلب التغيير المجاني في تبسيط هذه العملية.
- أوامر التغيير: بمجرد موافقة مجلس التحكم في التغيير على طلب التغيير ، يتم توقيع أمر التغيير من قبل مجلس الإدارة والعملاء أو أصحاب المصلحة.
هذا اتفاق من الطرفين لتغيير الشروط التي تمت صياغتها لأول مرة في العقد الأصلي. يُعد نموذج أوامر التغيير المجاني الخاص بنا أداة رائعة لإنشاء أوامر التغيير الخاصة بك.
- سجل التغيير: سجل التغيير هو أداة لإدارة التغيير تُستخدم لتوثيق جميع التغييرات التي تم إجراؤها على خطة المشروع أو أي عقود. إنها أداة لا غنى عنها لأي مدير مشروع.
دور طلب التغيير
عادة ما يكون طلب التغيير هو المشغل الذي يبدأ عملية التحكم في التغيير. يمكن أن ينشأ طلب التغيير من أصحاب المصلحة الذين يطلبون ميزات جديدة ، أو الحاجة إلى إصلاح شيء ما يثبت أنه معيب أثناء مرحلة التنفيذ ، أو الترقيات أو أي عدد من الأسباب الأخرى. أيا كان التغيير أو مكانه ، فإن التحكم في التغيير يحدد قيمته وكيفية تنفيذه بشكل ممكن.
قد تختلف إجراءات إدارة التغيير عبر الصناعات. على سبيل المثال ، تستخدم شركات البناء نماذج أوامر التغيير لإجراء تغييرات على نطاق مشروع البناء.
يأتي التحكم في التغيير بأشكال عديدة ، لكن عملية التحكم في التغيير تكون أكثر فاعلية عند تنفيذها باستخدام برنامج إدارة المشروع. يسمح لك ProjectManager بالتقاط التغيير في مشروعك عندما تكتشفه في قائمة مهام أو لوحة كانبان أو مخطط جانت أو جدول بيانات. ثم قم بإدارة هذا التغيير باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي والتقارير الفورية. ابدأ مجانًا.
ما هي فوائد التحكم في التغيير جيد التنفيذ؟
إذا كنت تعلم أنه ستأتي نقطة (أو عدة نقاط) في مشروعك تتطلب اتخاذ قرار بشأن بعض التغييرات الكبيرة أو الصغيرة ، فمن الآمن أن نقول ، كمدير للمشروع ، سترغب في الحصول على عملية مرتبطة بـ هذا الموقف للتأكد من أن التغيير يستحق الجهد المبذول. بعد ذلك ، سترغب في الحصول على طريقة لإدارة التغيير للتأكد من أنه لا يؤثر سلبًا على جدول وتكاليف مشروعك.
تعد إدارة التغيير بشكل فعال أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. ولكن هناك أيضًا فوائد غير متوقعة تأتي من التحكم في التغيير. أولاً ، إنه يحسن العمل الجماعي. التغيير هو فرصة لفريقك للعمل معًا لمعرفة كيفية الاستجابة لطلب التغيير. يمكن أن يكون العمل الجماعي الذي ينطوي عليه التحكم في التغيير بمثابة نعمة لإنتاجية المشروع بأكمله.
لا يؤدي التحكم في التغيير إلى تعزيز قدرة فريقك على العمل معًا بشكل أفضل فحسب ، بل إن التأثيرات الإيجابية تنتقل إلى الكفاءة الإجمالية. إنه يعمل جنبًا إلى جنب مع العمل الجماعي ، بالطبع. ولكن كلما شاركت فريقك في التحكم في التغيير ، زادت مهارتهم في حل المشكلات بسرعة. هذا يساعد في التغيير ، بطبيعة الحال ، لكنه سيجعل فريقك أكثر فعالية في جميع واجباتهم.
ليس الفريق هو المستفيد الوحيد من الإيجابيات المتعلقة بالتحكم الجيد في التغيير ؛ يتم مساعدة المديرين أيضًا. يقوم التحكم في التغيير بإعلام مدير المشروع أثناء مرحلة التخطيط للمشروع. سيبدأون في التفكير في التغيير وكيفية الاستجابة له بشكل أفضل والتعلم من تجربتهم مع التحكم في التغيير لوضع المزيد من الضمانات مقدمًا في تخطيطهم للمشاريع المستقبلية.
5 خطوات لعملية التحكم في التغيير
من خلال معرفة المراحل الخمس للتحكم في التغيير وما يترتب عليها ، يمكنك التأكد من أن مشروعك ومؤسستك يمكنهما جني الفوائد وتجنب مخاطر عملية التحكم في التغيير السيئ. أثناء تنفيذ هذه العملية ، ضع في اعتبارك هذين المستندين الأساسيين (اللذين نقدمهما قوالب!) لمساعدتك في إدارة التحكم في التغيير: سجل التغيير ونماذج طلب التغيير.
1. اقتراح التغيير
أول شيء يجب فعله هو تحديد التغيير. يمكن أن يأتي هذا من أي شخص في فريق المشروع أو صاحب مصلحة أو حتى عميل. يجب أن تكون هناك قناة مفتوحة لتدفق هذه الاقتراحات. سيصف اقتراح التغيير التغيير وكيف سيفيد المشروع أو المنظمة. إذا كانت هناك أسباب أخرى للتغيير ، فقم بتحديدها في نموذج طلب التغيير. ثم يضاف ذلك إلى سجل التغيير.
2. ملخص التأثير
بمجرد اقتراح التغيير ، يعود الأمر الآن إلى مدير المشروع للنظر فيه في السياق الأكبر للمشروع. كيف سيؤثر هذا التغيير على عدد من المتغيرات؟ بعض الأشياء التي يجب التفكير فيها هي التكاليف ، وما إذا كان هناك ادخار أو إنفاق أكبر من المال المطلوب. ما هي فوائد قضايا التكلفة هذه؟ هل هناك قيود قانونية أو تنظيمية؟ كيف سيؤثر التغيير على جدولك؟ هل ستحتاج إلى توظيف المزيد من الموارد؟ ماذا عن المشاريع الأخرى والعمل العام؟ هل سيؤدي التغيير إلى مخاطر أو قضايا جديدة على المشروع؟ بمجرد قيام مدير المشروع بالعناية الواجبة ، يوصون بالموافقة على التغيير أو رفضه.
3. اتخاذ القرار
يقدم مدير المشروع التوصية ولكنه ليس دائمًا السلطة لاتخاذ القرار النهائي بشأن التغيير. أيا كان هذا الشخص أو هؤلاء الأشخاص ، فإن مدير المشروع سيقدم لهم النتائج التي توصلوا إليها. بعد ذلك ، سيقبل الشخص أو الأشخاص المخولون لاتخاذ القرار التغيير ؛ قبول التغيير ، ولكن مع الملاحظات والشروط ؛ رفض التغيير أو تأجيل ، مما يعني أن التغيير لن يتم ترحيله في هذا الوقت ولكن سيتم مناقشته في وقت لاحق.
4. إجراء التغيير
إذا لم تتم الموافقة على التغيير ، فهذا هو الوضع الراهن فيما يتعلق بإدارة المشروع. ومع ذلك ، فإن التغيير الذي تم قبوله ينتقل إلى مرحلة التخطيط. ستضع خطة عمل ، بما في ذلك جدول زمني بتواريخ البدء والانتهاء ، وكلها يجب أن تفي بموافقة أصحاب المصلحة في المشروع. يجب أن تتضمن الخطة اختبار الانحدار في حالة ثبوت أن التغيير إشكالي للغاية بحيث لا يمكن متابعته حتى النهاية ويجب أن يعود المشروع إلى مقصده الأصلي. بعد اكتمال خطة التغيير ، عادة ما يتبعها تشريح لمراجعة أي حوادث مؤسفة أو نجاحات.
5. الإغلاق
تمامًا كما هو الحال في أي مشروع ، فإن المرحلة الأخيرة من خطة التحكم في التغيير هي إغلاقها. يتضمن هذا جعل الشخص الذي طلب التغيير للإشراف على الناتج النهائي والتأكد من موافقته عليه. بمجرد التوقيع على التغيير ، يجب إكمال أي أوراق معلقة ، مثل سجل التغيير ، وحفظها للاستخدام في المستقبل.
مثال على عملية التحكم في التغيير
دعنا نلقي نظرة على تغيير افتراضي في المشروع ونتابع الخطوات الخمس التي تشكل جزءًا من عملية التحكم في التغيير. خذ شيئًا بسيطًا مثل طلاء المنزل. يقترح العميل تغيير اللون من الأبيض المتفق عليه إلى اللون الأخضر الفاتح.
- يتم إجراء التغيير أثناء اجتماع مع مدير مشروع البناء ، الذي يقوم بإنشاء اقتراح تغيير لالتقاط التغيير.
- ثم يبحث فريق البناء في تأثير تغيير اللون على المشروع. هل قاموا بالفعل بشراء الطلاء الأبيض ، هل الطلاء الأخضر أكثر تكلفة ، وما إلى ذلك؟
- بعد البحث عن تأثيره ، يتخذ مدير المشروع قرارًا. إذا كان المضي قدمًا سيؤثر على الميزانية ، فسيتم استشارة العميل.
- بمجرد أن يتفق الجميع ، يتم إجراء التغيير. يتم شراء الطلاء الجديد وتطبيقه على البناء.
- يوافق العميل على وظيفة الطلاء وأي تغيير في التكلفة ، مما يؤدي إلى إنهاء عملية التحكم في التغيير.
قوالب تحكم التغيير المجانية
يتطلب التحكم في التغيير الكثير من العمل. يمكن للقوالب تقنين عملية التحكم في التغيير للتأكد من أنك قد غطيت جميع القواعد. ProjectManager هو المصدر الأول عبر الإنترنت لقوالب إدارة المشاريع ، والتي تتطرق إلى كل جانب من جوانب إدارة عملك. أفضل للجميع ، التنزيلات كلها مجانية. فيما يلي بعض القوالب المجانية المتعلقة بالتحكم في التغيير لتجربتها.
تغيير قالب نموذج الطلب
لا يساعدك قالب نموذج طلب التغيير المجاني لبرنامج Excel في تحديد التغيير في مشروعك فحسب ، بل يوفر معلومات مفصلة لوضعه في السياق. على سبيل المثال ، يمكنك ملاحظة الفرصة التي سيوفرها التغيير للعمل ووصف سبب التغيير والمدة التي سيستغرقها والحصول على موافقة من طلبها وأذن بها.
تغيير قالب السجل
بمجرد تحديد التغيير والحصول على الموافقة للمضي قدمًا ، فأنت بحاجة إلى نموذج يمكنه تتبع هذا التغيير للتأكد من التزامك بالجدول الزمني. يحتوي قالب سجل التغيير المجاني لبرنامج Excel على جميع التفاصيل التي تحتاجها لمراقبة التغيير. من نوع الطلب إلى التاريخ المحدد ، من الأولوية إلى حالته ، كل ذلك هنا من أجل عملية التحكم في التغيير.
قالب لوحة تحكم المشروع
يهتم المديرون وأصحاب المصلحة بهذا التغيير الذي تقوم به على المشروع. إنهم يريدون التأكد من المضي قدمًا كما هو مخطط له وعدم التأثير سلبًا على المشروع. باستخدام قالب لوحة معلومات المشروع المجاني لبرنامج Excel ، يمكنك تحديث الجميع. يُنشئ القالب المجاني رسومًا بيانية تُظهر عبء العمل والتكاليف ومقاييس المهام بمجرد إدخال البيانات يدويًا.
كيف يمكن لـ ProjectManager مساعدتك في التحكم في التغيير؟
تعد القوالب طريقة رائعة لبدء عملية التحكم في التغيير ، ولكن البرنامج يقدم المزيد. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع وعمل حائز على جوائز ينظم المخاطر والقضايا والتغييرات داخل المشروع. التحكم في التغيير هو في الحقيقة مشروع فرعي للمشروع الأكبر الذي تديره. أنت بحاجة إلى برنامج بميزات لالتقاط ما يمكن أن يستفيد من التغيير ، والتخطيط لذلك التغيير ثم المراقبة والإبلاغ عنه. يمكننا القيام بكل ذلك وأكثر ، دون الحاجة إلى ترك أداتنا.
تتبع تقدم التغييرات الخاصة بك
يحدث التغيير لأسباب عديدة ، لكن معظمها بدأ من قوى خارجية. تُعد مراقبة مشروعك إحدى الطرق لتحديد المشكلات والاستجابة لها قبل أن تتحول إلى مشاكل. تتعقب لوحة المعلومات في الوقت الفعلي العديد من مقاييس المشروع وتحسب البيانات تلقائيًا وتعرض النتائج في رسوم بيانية ومخططات ملونة. قد يمنحك الاستخدام السليم للوحة القيادة إشارات مبكرة حول أي مشكلات في مشروعك.
التعاون في التغيير وإرفاق المستندات
بمجرد تحديد التغيير ، فإن الخطوة التالية هي القيام بالعمل لتحديد ما إذا كان هذا التغيير يستحق المتابعة أم لا. بينما يقوم مدير المشروع بجمع البيانات وتقديم توصية ، يمكن تسهيل العملية من خلال منصتنا التعاونية. كل فرد في الفريق لديه مساحة للتعليق وحتى إرفاق المستندات والصور المتعلقة بالتغيير. عندما يكون لدى مدير المشروع توصية ، يمكنه دعمها لأصحاب المصلحة.
ضع خطط إدارة التغيير
إذا تمت الموافقة على التغيير الخاص بك ، ثم يأتي التخطيط. لدينا مخطط جانت التفاعلي الذي يجمع كل مهامك ويضعها في جدول زمني بمجرد تحديد مدة كل منها. يمكنك بعد ذلك ربط المهام التابعة ، وإعداد المعالم لتقسيم المشروع إلى مراحل وحتى التعيين من Gantt. يمكن للفرق أن تتعاون في مهامها ويشار إلى التقدم من خلال التظليل على شريط المدة.
ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يدير تغييرات المشروع بميزات تساعدك في كل خطوة للتحكم في مشروعك العام. حدد ما يجب تغييره ، وخطط للتغيير ، ثم تتبع تقدمه باستخدام نفس الأداة التي تستخدمها بالفعل لإدارة المشروع الأكبر. افترض التحكم الكامل في تغييرات المشروع من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.