ما هو تصميم المنظمة؟ أنواع ومبادئ وأكثر

يعتقد معظم الناس أن النزاهة تعني الصدق. في حين أن هذا صحيح ، فإن الكلمة لها معنى آخر مهم لإدارة المشروع: حالة كونها كاملة وغير مقسمة. بمعنى ما ، يمكنك تسمية تصميم المؤسسة بأنه نهج خلق النزاهة في مؤسستك.

على سبيل المثال ، لا يمكن أن يصمد المبنى الذي لا يتمتع بالنزاهة. بالطريقة نفسها ، قد يكافح مشروع ليس جزءًا من تصميم منظمة أكبر لتحقيق النجاح. دعونا نحدد التصميم التنظيمي وأنواعه ومبادئه المختلفة.

ما هو تصميم المنظمة؟

تصميم المنظمة هو عملية لهيكلة وإدارة المنظمات. يأخذ نهجًا شاملاً للعمل المنجز في المنظمة بما في ذلك تشكيلات الفريق وأنماط التحول وإعداد التقارير واتخاذ القرار وطرق الاتصال وغير ذلك الكثير. الغرض من تصميم المنظمة هو مساعدة المنظمة على التفوق فيما تفعله والمساعدة في تحقيق أهدافها. يمكن أن يعني ذلك كل شيء من إعادة التنظيم على نطاق واسع إلى التحولات الطفيفة في الهياكل والأنظمة.

غالبًا ما يلعب تصميم المؤسسة دورًا مع نمو المنظمة أو ، على العكس من ذلك ، إذا تم تقليص حجمها. تتطلب أي من هذه التحولات أن تعيد الشركة النظر في كيفية قيامها بأعمالها. تشمل الأسباب الأخرى التي تدفع إلى تصميم المنظمة السريع تغييرًا في القيادة أو الإستراتيجية أو السوق الذي تعمل فيه المنظمة.

لماذا يتم تنفيذ تصميم المنظمة هو ببساطة لتحسين كيفية عمل المنظمة. يمكن أن يعني ذلك كل شيء من تحديد أوجه القصور إلى اتخاذ قرارات أفضل وأسرع. يمكن أن يؤدي تصميم المنظمة إلى تحسين جودة السلع أو الخدمات التي تنتجها المؤسسة ، وزيادة الأرباح وتقوية العلاقات مع قاعدة عملائها. داخليًا ، يمكن أن يؤدي إلى ظروف عمل أكثر أمانًا ، وقوة عاملة أكثر سعادة وتحفيزًا ، وإعداد الأعمال بشكل أفضل للتحديات المستقبلية.

يعتبر إنشاء وتنفيذ تصميم المنظمة بمثابة مشروع ، وهو أمر أكثر نجاحًا مع برامج إدارة المشاريع. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يساعد في تنظيم تخطيط المشروع ومراقبته وإعداد التقارير عنه. تجمع مخططات جانت كل مهامك ، وتربط التبعيات لتجنب الاختناقات وحتى عوامل التصفية للمسار الحرج. يمكنك تعيين خط أساس لتتبع تقدمك الفعلي مقابل التقدم المخطط له في الوقت الفعلي للالتزام بالجدول الزمني. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

مبادئ تصميم المنظمة

لديك فرصة واحدة فقط لتصميم المنظمة ويستغرق الكثير من الوقت والجهد. إذا لم تفهمها بالشكل الصحيح ، فلن تجني الثمار ومن المحتمل ألا تحصل على فرصة ثانية. هذا يجعل من المهم معرفة مبادئ تصميم المنظمة وكيفية التحرك خلال العملية بشكل صحيح.

كل منظمة مختلفة بالطبع ، لكنهم جميعًا يشتركون في أشياء معينة. في حين أن هذه المبادئ التوجيهية العشرة قد تتغير قليلاً اعتمادًا على من يقوم بتطبيقها ، إلا أنها تظل خارطة طريق عادلة للقادة الذين يتطلعون إلى إعادة ضبط مؤسساتهم لتحقيق بعض الفوائد العديدة الممكنة من تصميم المنظمة.

1. حرر نفسك من الماضي: يجب على المنظمة أن تنظر بشكل انعكاسي إلى نفسها ، والغرض منها وكيف ستؤثر التغييرات التي تطرأ على تلك الركائز الأساسية على العملاء والموظفين والمستثمرين. عندما تبدأ في استكشاف التغييرات ، فكر في كيفية تمييزك عن المنافسة وكيف ستتم هذه التغييرات على مدار السنوات القليلة المقبلة.
2. التصميم بمعرفة الحمض النووي الخاص بك: من أجل معرفة ما يجب تحديده حسب الأولوية في التصميم التنظيمي ، تراجع إلى الوراء وحدد اللبنات الأساسية العالمية لمؤسستك. يمكن تقسيم جميع المنظمات إلى عناصر ملموسة أو رسمية مثل كيفية اتخاذ القرارات وكيفية معالجة البيانات وكيفية تقسيم العمل. تمتلك الشركات أيضًا عناصر غير ملموسة أو غير رسمية مثل كيفية تصرف الأفراد وإلهامهم للمساهمة.
3. إصلاح الهيكل الخاص بك أخيرًا: قد يبدو المخطط التنظيمي للشركة بمثابة الخطوة المنطقية الأولى ، لكنك تريد إنشاء جسر ينقل المنظمة من الطرق القديمة إلى الطرق الجديدة. من الخطأ الشائع التفكير في أنه يمكنك ببساطة القفز من هيكل إلى آخر. هذا الهيكل هو الخطوة الأخيرة بعد أن تفعل كل شيء لدعمه والتغييرات التي سيبدأ بها.
4. استخدم أفضل موهبتك: يمكنك إجراء تغيير من خلال تمكين الأشخاص في مؤسستك ، لذلك بغض النظر عن التغييرات الهيكلية التي تخطط لإجرائها ، فأنت تريد تحديد نقاط القوة لدى المؤدين الرئيسيين والتأكد من تمكينهم من التعاون وتسهيل هذه التغييرات . فريق القيادة مسؤول عن التصميم التنظيمي الناجح.
5. تعرف على ما يمكنك التحكم فيه: من المهم سرد القيود التي تبطئ عملك كمنظمة والتضحيات التي تقوم بها دائمًا. اعرف حدودك قبل أي محاولة لتنفيذ تصميم تنظيمي جديد. يجب أيضًا أن تكون على دراية باللوائح ونقص العرض وطلب العملاء الخارجة عن إرادتك ولكن لا تقضي وقتًا طويلاً في التركيز على الأشياء التي يمكنك تغييرها.
6. تعزيز المساءلة: أنت تريد أن تُحاسب الجميع على وظائفهم التي تتطلب الشفافية والتواصل الواضح ، وليس الإدارة الدقيقة. من المحتمل أن يكون هذا هو أهم تغيير منفرد يمكنك إجراؤه على مؤسستك. إذا كان التواصل يتدفق دون عوائق ويتحمل الجميع مسؤولية عملهم ، فإن الهيكل الذي تصممه سيعمل بشكل أفضل.
7. المقارنة المعيارية ليست مهمة كما تعتقد: يمكن أن تكون هناك مشاكل في تتبع ما يفعله المنافسون. على الرغم من أنه يمكن أن يساعد في تحسين التصميم الخاص بك وكشف المشكلات المخفية ، إلا أنه يؤدي أيضًا إلى إحداث تغييرات قصيرة في قدراتك الفريدة. ليس من المثمر مقارنة مؤسستك بالآخرين الذين قد يكون لديهم عرض قيمة أو قدرات مختلفة. إذا كان لا بد من قياس الأداء ، فركز على عناصر محددة بدلاً من المؤسسة بأكملها.
8. يجب أن يتناسب التصميم التنظيمي مع غرض الشركة: كل مؤسسة مختلفة ومن المحتمل ألا يتناسب الهيكل الصحيح لمؤسستك مع مؤسسة أخرى. عند تصميم المؤسسة ، تأكد من أنها تتوافق مع غرضك ومتسقة عبر المؤسسة.
9. لا تهمل العناصر غير الملموسة: من السهل التركيز على العناصر الملموسة لتصميم المنظمة ، مثل حقوق اتخاذ القرار والمخطط التنظيمي ، لكن ذلك لن يحقق النتائج التي تريدها. بدلاً من ذلك ، قم بموازنة الملموس مع غير الملموس إذا كنت ترغب في إنجاز الأمور. الملموس مهم ولكن بدون معالجة كيف يفكر الناس ويتصرفون في هذا الهيكل ، لن تغير أي شيء.
10. قم بالبناء على نقاط قوتك : تتمثل إحدى أفضل الطرق لتنفيذ تصميم مؤسسي ناجح في البناء على نقاط قوتك. غالبًا ما يكون تصميم المنظمة بعيدًا جدًا عن القيم الأساسية للمؤسسة ونقاط القوة التي قد تفشل فيها. تأكد من العثور على نقاط القوة في المنظمة والبناء على هذا الأساس.

ذات صلة: قالب تحليل SWOT المجاني

أنواع تصميم المنظمة

مثلما لا يوجد نوع واحد من التنظيم ، لا يوجد نوع واحد من تصميم المؤسسة. هذه الهياكل التنظيمية المختلفة هي إطار عمل للمنظمة للتمييز بين السلطة والسلطة والأدوار والمسؤوليات وتحديد كيفية تدفق المعلومات عبر المنظمة. دعنا نلقي نظرة على بعض هياكل التصميم التنظيمي الأكثر شيوعًا التي تدعم تصميم المؤسسة.

الهيكل الهرمي

هذا مخطط تنظيمي هرمي مشترك مع الرئيس التنفيذي أو المدير في الأعلى وكل مستوى ينزل في سلسلة القيادة حتى تصبح القاعدة موظفين على مستوى الدخول. هذا يحدد السلطة ويظهر لكل من يرفع تقاريره ويوضح المسار الوظيفي. ومع ذلك ، يمكن للهيكل الهرمي أن يبطئ الابتكار ويجعل من هم في قاعدة الهرم يشعرون وكأنهم خارج العملية.

هيكل وظيفى

كما هو الحال في الهيكل الهرمي ، يتم وضع أولئك الذين يتمتعون بمزيد من السلطة والمسؤولية في أعلى المخطط ثم ينزلون حسب المسؤولية. ومع ذلك ، يتم تحديد المنظمة من خلال مجموعة المهارات والوظيفة في الشركة ، مع إدارة كل قسم بشكل مستقل. يمنح هذا الإدارات إحساسًا بتقرير المصير ويمكن توسيع الهيكل بسهولة. لكن الهيكل الوظيفي يمكن أيضًا أن يخلق صوامع في المنظمة ويمنع الاتصالات بين الأقسام.

هيكل أفقي أو مسطح

على عكس الهيكل الهرمي ، يحظى الهيكل الأفقي بشعبية لدى الشركات الناشئة والمؤسسات الأخرى التي لا توجد فيها مسافة كبيرة بين الإدارة والموظفين. إنه يشجع على إشراف أقل ومشاركة أكبر من الجميع في المنظمة. يشعر الموظفون بالملكية ويتحملون المزيد من المسؤولية. يعزز التواصل ويسرع إيصال الأفكار الجديدة. ومع ذلك ، يمكن أن يكون هناك نقص في الإشراف يسبب الارتباك ويصعب الحفاظ عليه على نطاق واسع.

هيكل الشعب

كما يوحي الاسم ، يتحكم كل قسم في المؤسسة في موارده الخاصة كما لو كانت شركة مستقلة داخل مؤسسة أكبر. كل قسم له فرق التسويق والمبيعات وتكنولوجيا المعلومات الخاصة به. يفسح الهيكل نفسه للمنظمات الأكبر ويتيح لها أن تكون أكثر مرونة ، والاستجابة بسرعة لتغيرات السوق واحتياجات العملاء من خلال نهج مخصص. يمكنه أيضًا إنشاء موارد مكررة ، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت والطاقة. يمكن أن يكون الاتصال صعبًا بين الأقسام أيضًا ، مما يؤدي إلى منافسة داخلية داخل المنظمة الأكبر.

هيكل المصفوفة

هذا الهيكل الشبيه بالشبكة رائع للفرق متعددة الوظائف التي تم إنشاؤها لخدمة المشاريع الخاصة. يساعد هذا الهيكل على ربط الأطراف المتباينة. تساعد بنية المصفوفة أيضًا المديرين في العثور بسهولة على أعضاء الفريق لأي مشروع يقودونه ويوفر رؤية أكثر ديناميكية للمؤسسة. يتم تشجيع الموظفين على استخدام مهاراتهم بخلاف تلك المطبقة على دورهم الأصلي. يمكن أن تخلق صراعات بين المديرين في الإدارات المختلفة.

الهيكل القائم على الفريق

كما يوحي الاسم ، فإن هذا الهيكل ينظم الموظفين حسب الفرق. هذا ضد ما يعتبر هيكلًا هرميًا تقليديًا وهو مثالي لبيئة تعاونية وحل المشكلات بشكل أكبر حيث يتمتع الموظفون بمزيد من التحكم. هذا يمكن أن يعزز الإنتاجية والأداء ، ويقضي على عقلية الصومعة لصالح المزيد من الشفافية. كما أنه يسمح بالتحركات الجانبية في جميع أنحاء المنظمة ويوفر إشرافًا إداريًا أقل. إنه مناسب تمامًا لإدارة المشاريع الرشيقة وفرق سكرم. إنها تميل إلى جعل المسارات الترويجية أقل وضوحًا.

هيكل الشبكة

تعمل هذه البنية بشكل جيد للمؤسسات التي ليس لديها خدمات مركزية. إنهم يعملون مع البائعين والمقاولين من الباطن والموظفين المستقلين والمواقع الخارجية والمكاتب الفرعية. لإضفاء بعض التنظيم على هذا المزيج الذي يبدو فوضويًا ، تساعد بنية الشبكة على فتح الاتصالات بين المشاركين عبر تسلسل هرمي قديم الطراز. إنه يصور العلاقات المختلفة في الموقع وخارجه في المنظمة ، ويعزز بيئة أكثر مرونة ويساعد الجميع على فهم سير العمل حتى يتمكنوا من التعاون بحرية أكبر. ومع ذلك ، يمكن أن يكون الأمر معقدًا ، ويجعل من الصعب معرفة من له سلطة على ماذا.

كيف يساعد ProjectManager بعد تصميم المنظمة

بغض النظر عن نوع التصميم التنظيمي الذي تقوم بتطبيقه في شركتك ، فإن ProjectManager هو أداة إدارة العمل والمشروع الوحيدة التي ستحتاجها لتوصيل فرقك المختلطة ومساعدتهم على زيادة الإنتاجية. تعني طرق عرض المشروع المتعددة الخاصة بنا أنه يمكنك العمل بالطريقة التي تريدها ، سواء في هيكل تقليدي أكثر ، أو هيكل هرمي ، أو مسطح ، أو هيكل رشيق ، أو نسخة مختلطة.

تصور سير العمل باستخدام لوحات كانبان

لقد أظهرنا لك بالفعل مخطط جانت الذي يعد رائعًا للهيكل الهرمي ، ولكن هذا واحد فقط من طرق عرض المشروع المتعددة. بالنسبة للبنية المسطحة أو القائمة على الفريق ، سترغب في استخدام لوحات كانبان لإدارة الأعمال المتراكمة والتخطيط الجماعي للسباقات. يتمتع المديرون بالشفافية في العملية ويمكنهم إعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة لتجنب الاختناقات والحفاظ على عمل الفرق بكفاءة.

تتبع التقدم والأداء في الوقت الفعلي

لا يكفي أن تمتلك الأدوات اللازمة للوفاء بإملاءات تصميم المنظمة لديك ، فأنت بحاجة إلى مراقبة عملك للتأكد من أنه يلبي توقعاتك. يوفر برنامجنا بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة. احصل على عرض عالي المستوى من خلال لوحة القيادة الحية التي تتعقب ستة مقاييس للمشروع. ليس هناك أي إعداد مطلوب وتقوم لوحة التحكم تلقائيًا بحساب البيانات نيابة عنك. للتعمق في البيانات ، يوجد إعداد التقارير بنقرة واحدة ، والذي يمكن تصفيته لإظهار المعلومات التي تريد رؤيتها فقط. بعد ذلك ، شاركها مع أصحاب المصلحة لتحديثها باستمرار.

مهما كان تصميم المنظمة الذي تستخدمه ، فإن التواصل هو المفتاح. برنامجنا تعاوني حتى النخاع ، مما يجعل من السهل مشاركة الخطط والملفات والمزيد. يمكنك التعليق على المهام والحصول على إشعار عبر البريد الإلكتروني وفي التطبيق عند تحديث أي شيء. هناك مصدر واحد للحقيقة يجعل الجميع يعملون معًا وبصورة منتجة.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يربط الفرق المختلطة ويعزز كفاءة أكبر. يسهل تصميم المؤسسة من جميع الأنواع ، سواء كانت الفرق معًا أو موزعة ، بغض النظر عن مجموعة المهارات أو قسمهم. انضم إلى فرق NASA و Siemens و Nestle لتحقيق النجاح باستخدام أداتنا. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.