ما هو مشروع التعاون؟ أدوات ونصائح لتعاون الفريق

ما هو مشروع التعاون؟

التعاون في المشروع هو طريقة تقوم من خلالها الفرق وقادة الفريق بالتخطيط والتنسيق والتحكم ومراقبة المشروع الذي يعملون عليه. تعمل عملية إدارة المشروع التعاونية هذه عبر حدود الإدارات والشركات والوطنية وتساعد بشكل خاص في المشاريع أثناء نموها في التعقيد.

مع الاتجاه نحو الفرق البعيدة ونقل البيانات إلى الخوادم السحابية ، أصبح التعاون في المشروع ، والذي كان دائمًا أساسًا للإدارة الفعالة للمشروع ، كلمة رنانة أكثر. ولكن ماذا يعني التعاون في المشروع؟ ببساطة ، التعاون يعني العمل معًا لتحقيق هدف مشترك. يبدو تماما مثل مشروع العمل ، أليس كذلك؟ كذلك ليس تماما.

لطالما كان التعاون كلمة رنانة كبيرة خلال السنوات العديدة الماضية ، حيث أدركت المؤسسات أن التعاون الجماعي الفعال هو مفتاح الابتكار. ظهرت طرق جديدة لإدارة المشاريع لتوسيع معنى تعاون الفريق من الفعل البسيط المتمثل في العمل معًا إلى وظيفة أكثر تعقيدًا لفرق المشروع المتنوعة المترابطة لتحقيق أفكار جديدة وممارسات مبتكرة وتحقيق نتائج متفوقة. تتضمن هذه الأساليب الممارسات وأدوات التعاون في المشروع التي تعزز التواصل ومشاركة الأفكار والشفافية للفرق المحلية والبعيدة.

لماذا يعد التعاون في المشروع مهمًا لإدارة المشروع؟

لفهم التعاون في المشروع من حيث صلته بإدارة المشروع ، يجب أن يكون لدينا أولاً معالجة قوية لماهية إدارة المشروع. إدارة المشروع التقليدية هي العملية التي يقوم من خلالها مدير المشروع ، جنبًا إلى جنب مع خطط فريق المشروع ، بمراقبة وإعداد التقارير حول إنجاز المشروع خلال فترة زمنية محددة تُعرف باسم الجدول الزمني للمشروع.

بصفتك مدير مشروع ، فأنت تريد تشجيع التعاون بين أعضاء فريقك لأنه مفيد للمشروع وجيد لفريق المشروع الخاص بك. نعم ، أنت الشخص الذي يتحكم في عملية اتخاذ القرار ، ولكن من المهم أيضًا بناء بيئة مشروع تعاوني لأعضاء فريقك حتى يتمكنوا من العمل معًا لإكمال المهام والإنجازات.

للقيام بذلك ، يستخدم مديرو المشاريع برنامج إدارة المشاريع المجهز بميزات إدارة المهام والتعاون الجماعي. دعنا نلقي نظرة على أدوات التعاون في المشروع الأكثر شيوعًا وكيفية استخدامها لإدارة فرقك.

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يربط الفرق في الوقت الفعلي. باستخدام طرق عرض متعددة للمشروع ، يمكن لأعضاء الفريق العمل بالطريقة التي يريدونها ويحصل مديرو المشروع على الشفافية التي يحتاجون إليها لمنعهم من الحظر. لوحات Kanban هي أدوات سير عمل مرئية تتيح لأعضاء الفريق إدارة عملهم ويساعد مديرو المشاريع على استمرار عملهم دون تأخير مكلف. جرب ProjectManager اليوم مجانًا.

أدوات التعاون في المشروع

يمكن تعريف أدوات التعاون في المشروع ببساطة على أنها جميع ميزات برامج إدارة المهام والتواصل الجماعي وإدارة الموارد والتطبيقات والأنظمة الأساسية التي تسمح لمديري المشاريع بإدارة سير عمل فرقهم.

لوحات كانبان

لوحات Kanban هي أدوات لإدارة المهام تسمح بالتعاون الجماعي من خلال تصور سير العمل. تعمل أداة التعاون عبر الإنترنت هذه على تقسيم دورة المشروع إلى أعمدة يتم من خلالها تمثيل المهام كعربات تسوق.

يمنح برنامج إدارة المشاريع المستند إلى السحابة المديرين نافذة في الوقت الفعلي على عمل أعضاء فريقهم بغض النظر عن مكان وجودهم ويساعدهم على التغلب على الاختناقات ، والتي يمكنهم حلها بسرعة عن طريق إعادة تخصيص الموارد. في هذه الأثناء ، تكون الفرق قادرة على إدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتعاون عند التخطيط للسباقات السريعة.

مخططات غانت

مخططات جانت هي أساس إدارة المشاريع التقليدية. يستخدمها مديرو المشاريع لتنظيم المهام وربط التبعيات وتعيين المراحل الرئيسية عند إنشاء جدول المشروع. تذهب بعض برامج إدارة المشاريع إلى أبعد من ذلك ، مما يسمح بتصفية المسار الحرج وتعيين خط أساسي لتتبع تباين المشروع عند تنفيذ خطة المشروع.

وجود العديد من طرق عرض المشروع التي تمكن مديري المشاريع من التخطيط المسبق باستخدام مخططات جانت ثم السماح للفرق بالعمل بالطريقة التي يريدونها ، سواء على لوحات كانبان أو قوائم المهام أو التقويمات ، وإنشاء جسر يربط بين الفرق المختلطة ويمنح الجميع الأدوات التي يحتاجون إليها للحصول عليها تم عملهم.

تقويم المشروع

يبرز تقويم المشروع جميع التواريخ المهمة في المشروع. يمكن استخدامه أيضًا لإدارة عمل الفرد والمواعيد النهائية الشخصية. عند مشاركة تقويم المشروع ، يمكن للجميع رؤية الصورة الكبيرة والبقاء على نفس الصفحة بدون اجتماعات ورسائل بريد إلكتروني ومشتتات أخرى تمنعهم من أن يكونوا منتجين.

ميزات تعاون الفريق

هناك ميزات تعاون جماعي أخرى تربط أحد أعضاء الفريق بآخر ، سواء كانوا في نفس المكتب أو القسم أو حتى في مستوى مجموعات المهارات. تسمح إدارة المستندات للفرق المختلطة بمشاركة المستندات والعمل عليها بشكل تعاوني. يجب أن يكونوا قادرين أيضًا على مشاركة الملفات ، وإرفاقها بشكل مثالي بالمهمة التي يعملون عليها.

التواصل هو مفتاح التعاون. تعمل مكالمات الفيديو والدردشة والتعليقات على المهام التي يتم تسليمها في الوقت الفعلي على إنشاء نظام أساسي تعاوني افتراضي يربط الفرق المختلطة ويعزز إنتاجية أكبر. يعد وجود بريد إلكتروني أو إشعارات داخل التطبيق لإبقائك على اطلاع دائم دون الحاجة إلى ترك أدوات إدارة المشروع ميزة إضافية أيضًا.

نصائح لتحسين تعاون الفريق

التعاون لا يحدث فقط. سواء كان أعضاء فريقك جميعًا معًا في نفس المكتب أو يعملون عن بُعد عبر مناطق زمنية ، فإن الحصول على مجموعة للعمل كواحد يستغرق وقتًا وممارسة. هناك طرق لتسهيل تعاون الفريق. إليك بعض الأشياء التي يمكنك تجربتها.

1. أنشطة بناء الفريق

هناك أنشطة لبناء الفريق تعمل على تسريع الترابط بين أعضاء الفريق. يمكن أن تكون هذه الأشياء بسيطة مثل إخراج الجميع لتناول الغداء للمشاركة في ألعاب أكثر تنظيماً ، مثل الحزورات والرياضة وما إلى ذلك. كل ما تختار القيام به يجب أن يكون قبل المشروع للبدء في بناء المزيد من الفرق التعاونية.

2. التركيز على فريق الاتصال

التواصل هو الغراء الذي يربط أي بيئة تعاونية. سواء كانت اجتماعات منتظمة أو إعداد أداة دردشة في الوقت الفعلي أو حتى لوحة رسائل ، يجب أن تكون هناك طريقة لنشر المعلومات للجميع بسرعة وكذلك الحصول على التعليقات من أعضاء الفريق.

3. جهز فريقك بأدوات إدارة المهام المناسبة

إدارة المهام هي كيفية جعل الفرق تعمل ليس فقط بشكل تعاوني ولكن بشكل أكثر إنتاجية. من الأفضل أن يكون لديك العديد من الأدوات التي يمكن لفريقك استخدامها ، مثل لوحات كانبان ، وقوائم المهام ، وما إلى ذلك. إذا تم تحديث جميع طرق عرض المشروع هذه بنفس بيانات الوقت الفعلي ، فإنها تتيح للجميع العمل بشكل أفضل مع الأدوات أكثر ما يرتاحون إليه.

4. إدارة سير عمل أعضاء فريقك

يعد سير العمل ضروريًا للإنتاجية ويعمل جنبًا إلى جنب مع أدوات إدارة المهام. إن وجود أداة لإدارة المهام مثل لوحة كانبان يعزز تعاون الفريق ويمنح مديري المشاريع الشفافية في عمليتهم. يتيح ذلك لأعضاء الفريق العمل بالطريقة التي يريدونها ، وإدارة سير العمل الخاص بهم ، بينما يحصل مديرو المشاريع على رؤية لعملهم للتأكد من أن لديهم الموارد التي يحتاجون إليها للعمل بسعة.

أين يتم التعاون في المشروع؟

أين يتم التعاون في المشروع؟ الجواب القصير في أي مكان. طالما أن هناك أكثر من شخص واحد في فريق المشروع ، فيمكن أن توجد إدارة تعاونية للمشروع بل وتزدهر. ولكن مع تزايد توزيع فرق المشروع عبر الحدود ، تعد أدوات التعاون في المشروع عبر الإنترنت ضرورية للفرق البعيدة.

الآن يمكن للفرق مشاركة الملفات بسهولة في الوقت الفعلي ، والاجتماع والدردشة وحتى العمل على شطب العناصر من قوائم المهام الخاصة بهم ، كل ذلك في مساحة مشتركة افتراضية. لكن من المهم أن تتذكر أن أدوات إدارة المشروع التعاوني جيدة مثل أسلوبك الإداري. لا يمكن أتمتة تعاون الفريق.

لماذا تحتاج إلى برامج إدارة المشاريع التعاونية؟

فكر في التعاون باعتباره الكل أفضل من مجموع أجزائه. إذا قمت بتجميع فريق مشروع قوي ، فستعمل بيئة إدارة المشروع التعاونية على تحسين إنتاجيتهم فقط. يتم تضمين بعض فوائد برامج التعاون في المشروع أدناه.

• زيادة الإنتاجية: تسمح أدوات التعاون في المشروع لمديري المشاريع بتوزيع المهام بالتساوي على أعضاء الفريق ، بدلاً من إثقال كاهل أحد أعضاء الفريق بالكثير من العمل. تمنح إدارة المهام المناسبة الفرق مزيدًا من الوقت ، مما يسهل تعاون الفريق.
• حل أفضل للمشكلات: إن منح أعضاء الفريق أدوات تعاون المشروع لمشاركة الملفات والتواصل في الوقت الفعلي يتيح لهم العمل معًا لحل المشكلات.
• يعزز تواصل الفريق: يمكن لخطوط الاتصال التي تحتاج إلى صيانة مستمرة أو توجيه خاطئ أن تنحرف عن المشروع. تسهل أدوات التعاون في المشروع التواصل الواضح بين أعضاء فريق المشروع وتوفر حلاً للتواصل بشكل فعال حتى بين الفرق البعيدة.
• رائعة للفرق البعيدة: من أكبر التكاليف في أي مؤسسة استئجار أو شراء مكتب فعلي يمكن للجميع العمل فيه. ومع ذلك ، باستخدام أدوات التعاون في المشروع عبر الإنترنت ، يمكن للفرق البعيدة التعاون في الوقت الفعلي.
• يسهل بناء الفريق: من خلال تعزيز تعاون الفريق ، فأنت لا تبني العلاقات فحسب ، بل تخلق الولاء الذي يساعد في بناء بيئة إدارة مشروع تعاوني.

كيفية إنشاء بيئة إدارة مشروع تعاوني

حسنًا ، أنت في عربة تعاون الفريق. ولكن بدلاً من مجرد التشدق بها ، ما الذي يمكنك فعله لتنمية مناخ إدارة مشروع تعاوني في شركتك؟ في حين أن فوائد التعاون في المشروع واضحة ، إلا أن تنفيذها قد يكون صعبًا ، خاصة إذا كنت تدير فرقًا عن بُعد. إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لمنح التعاون في المشروع بداية صحية في مؤسستك.

• استخدم أدوات التعاون في المشروع: العادات القديمة لا تموت بسهولة ، ولكن عليك أن تجعل فريقك يبتعد عن طرق الاتصال القديمة ، مثل رسائل البريد الإلكتروني ، والارتياح مع برامج إدارة المشاريع الأكثر تفاعلية وتعاونية.
• التواصل: بصفتك مدير مشروع ، فأنت تعلم أن التواصل الجيد هو أساس كل شيء ، لذلك يتماشى مع تثبيت بيئة تعاونية. لا يجب عليك التواصل بشكل صحيح فحسب ، بل يجب أيضًا تزويد فريق المشروع الخاص بك بأدوات التعاون للقيام بذلك.
• تدريب فريق المشروع الخاص بك: مثل تعلم أي شيء جديد ، فأنت بحاجة إلى التوجيه والتوجيه. قم بإعداد جلسة تدريبية لفريقك لتعليمهم كيفية الاستخدام ولماذا يحتاجون إلى أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت التي تجعل التعاون في المشروع ممكنًا.
• شارك: هذا ما يدور حوله التعاون ، ولن ينجح إلا إذا قمت بتحطيم الجدران الافتراضية التي فصلت أعضاء الفريق في الماضي. على سبيل المثال ، شارك التقويمات الخاصة بك ، وبهذه الطريقة يكون الجميع على نفس الصفحة مع المواعيد النهائية والاجتماعات وما إلى ذلك.
• تسجيل الوصول: عندما تقود مشروعًا ، فأنت لا تحدد المسار وتسمح له بتنفيذ مساره. الشيء نفسه ينطبق على تنفيذ تعاون الفريق. لهذا السبب يجب عليك المراقبة وعقد اجتماعات منتظمة معهم للإجابة على الأسئلة وتتبع تقدمهم.

حسنًا ، ها أنت ذا. يعد التعاون في المشروع أمرًا حقيقيًا ويعمل جنبًا إلى جنب مع إدارة المشروع. إذا كنت تقود مشروعًا ، فأنت تريد الحصول على جميع أدوات التعاون الجماعي التي يمكنك الحصول عليها في متناول يديك. عندما يتعلق الأمر بالتخطيط والمراقبة وإعداد التقارير في الوقت الفعلي على شبكة تعاونية عبر الإنترنت ، فأنت تريد استخدام ProjectManager. لمعرفة كيف يمكن أن يساعدك على أداء وظيفتك بشكل أفضل ، احصل على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.