إدارة الجدول الزمني: كيفية إنشاء سجلات الدوام وإدارتها

تعد إدارة الجدول الزمني جزءًا أساسيًا من الموارد البشرية وإدارة الأعمال. إدارة الوقت أمر بالغ الأهمية أيضًا لإدارة المشروع. مهما كان نوع العمل الذي تقوم به ، إذا كان هناك فرق أو موظفين ، فأنت بحاجة إلى جدول زمني لتتبع الوقت وتتبع النفقات.

يعد استخدام الجدول الزمني للموظف جزءًا فقط من إدارة الجدول الزمني. قبل أن ندخل في كيفية إدارة الجداول الزمنية وبرامج إدارة الجدول الزمني التي يمكن أن تساعدك على القيام بذلك بشكل أكثر كفاءة ، دعنا نحدد بعض المصطلحات للحصول على فهم أفضل لإدارة الجدول الزمني.

ما هو الجدول الزمني؟

الجدول الزمني هو مستند مادي أو إلكتروني يستخدمه صاحب العمل لتتبع وقت الموظف خلال فترة زمنية. عادة ما يتم وضعها في جدول بيانات يسجل الوقت الذي يقضيه الموظف في المهام أو المشاريع أو العملاء. بينما نشأت الجداول الزمنية كمستندات ورقية ، إلا أنها تُستخدم الآن بشكل حصري تقريبًا في جداول البيانات أو أدوات الأرقام.

تخدم جداول الدوام عدة أغراض. إنها تسمح للأعمال التجارية بتحديد الوقت الذي يقضيه عمالها في مهامهم بدقة. تعمل سجلات الدوام أيضًا على توجيه كشوف المرتبات في عملية تعويض هؤلاء العمال عن عملهم. لكن تستفيد الشركات أيضًا من الجداول الزمنية لأنها تساعدهم على الوفاء بالمواعيد النهائية والبقاء على الميزانية وإدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة.

ما هي إدارة الجدول الزمني؟

تسجل سجلات الدوام ساعات العمل التي قضاها الموظفون في مهامهم. لكن الجداول الزمنية في حد ذاتها قوية للغاية من حيث مساعدة الأعمال التجارية على العمل بشكل أفضل. لكي يحدث هذا ، يجب دمج الجداول الزمنية في إدارة الجدول الزمني.

إدارة الجدول الزمني هي مراقبة الجداول الزمنية للموظفين وتحليل تلك الجداول الزمنية لأغراض تتبع الوقت. يتم تحقيق ذلك من خلال برنامج الجدول الزمني الرقمي والآلي الذي يعزز الكفاءة من خلال ربط الفرق بالمديرين.

ProjectManager هو برنامج إدارة جداول زمنية حائز على جوائز مع جداول زمنية آمنة تعمل على تبسيط عملية كشوف المرتبات وتسمح للمديرين بتتبع مقدار الوقت الذي تقضيه فرقهم في المهام. يعد إعداد الجداول الزمنية أمرًا سهلاً. يمكنك إضافة المهام مباشرة من مشاريع مختلفة ، أو نسخ الجدول الزمني من الأسبوع السابق أو الملء التلقائي للجداول الزمنية. يتم تأمين سجلات الدوام بأمان عند تقديمها للموافقة عليها من المسؤولين ، الذين يمكنهم الموافقة وتتبع الوقت أيضًا للتأكد من أن العمل يتم وفقًا للجدول الزمني. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

لماذا تعتبر إدارة الجدول الزمني مهمة؟

إدارة الجدول الزمني مهمة للموظفين وأصحاب العمل على حد سواء. يحصل الموظفون على راتب دقيق ومنتظم. إذا كانوا يستخدمون أداة إدارة جدول زمني رقمي ، فإنهم يكتسبون أيضًا كفاءة حيث لا يتعين عليهم إضاعة الوقت الثمين في ملء جداولهم الزمنية يدويًا.

بالنسبة لأصحاب العمل ، الفوائد كثيرة. أولاً ، يمكن أن تساعد إدارة الجدول الزمني في تقليل الوقت الضائع من خلال السماح لأصحاب العمل بتحديد الأماكن التي لا يعمل فيها الموظفون بشكل منتج. يمكنهم بعد ذلك أن يكونوا أكثر انتقائية بشأن المهام المراد تعيينها وكيفية ضمان تحسين تلك المهام التي تم تعيينها.

يحب الموظفون بساطة إدارة الجدول الزمني والشعور الذي تشاركه الموارد البشرية (HR). يحصل قسم الموارد البشرية على المعلومات التي يحتاجون إليها لحساب أجور الموظفين بسرعة وسهولة وإدارة PTO.

عندما تتقاضى شركة ما بالساعة ، تضمن إدارة الجدول الزمني أن تكون فواتيرها دقيقة. إذا كنت لا تسجل ساعات العمل ، فمن المستحيل أن تحاسب العملاء ، خاصة إذا كنت تستخدم مترجمين مستقلين. لا تقوم إدارة الجدول الزمني بتتبع تلك الساعات فحسب ، بل تمنحك أيضًا المساءلة عند إظهار العملاء أين ذهبت أموالهم.

فيما يتعلق بإدارة المشروع ، فإن الأهمية أيضًا متعددة الجوانب. على سبيل المثال ، يمكنك تتبع الأداء وتحديد من يعمل بكفاءة أكبر ، مما يمكن أن يساعد في تحديد المهام للأعضاء الأكثر إنتاجية في فريقك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك عرض من يعمل على ماذا ، ومن هو متاح ، ومدى نجاح أعضاء الفريق في إكمال مهامهم.

تساعد إدارة الجدول الزمني أيضًا في إدارة التكاليف المقدرة في المشاريع. يتيح استخدام المعلومات الواردة أعلاه حول أداء الفريق للمديرين إجراء تقديرات تكلفة أكثر دقة عند بدء ميزانية لمشروع جديد.

خطوات إدارة الجدول الزمني

هناك عملية لإدارة الجداول الزمنية. تنطبق خطوات إدارة الجدول الزمني هذه على الجداول الزمنية الورقية والجداول الزمنية الإلكترونية وبرامج الجدول الزمني. أيًا كان نوع الجدول الزمني الذي تستخدمه ، تتيح لك إدارة الجدول الزمني تحقيق أقصى استفادة من الجداول الزمنية الخاصة بك. ابدأ باتباع هذه الخطوات.

1. تعيين العمل لأعضاء فريقك

ابدأ بالنظر في جدولك الزمني والساعات المتاحة لفريقك. إذا كان لديك ملفات تعريف عن كل عضو في الفريق ، فسيساعدك ذلك على التعرف بسرعة على أفضل شخص للوظيفة ، وإذا كان متاحًا ، فقم بتعيين المهام له طوال الأسبوع. تأكد من حساب الساعات المخصصة لتجنب العمل الإضافي.

2. تتبع الوقت الذي يقضونه في المهام

بمجرد أن تنتهي مهام كل شخص ، سترغب في البدء في تتبع أنشطته. يسمح هذا للمديرين بمراقبة عملهم والتأكد من سيرهم في الموعد المحدد. اعتمادًا على نوع الجدول الزمني الذي تستخدمه ، يمكن القيام بذلك تلقائيًا أو يجب إضافته يدويًا إلى الجدول الزمني.

3. مراجعة الجدول الزمني التقديمات الخاصة بهم

يجب أن تكون سجلات الدوام آمنة ، وهذا هو سبب تفضيل برامج إدارة الجدول الزمني. يحتوي على الأدوات اللازمة لقفل الجدول الزمني بمجرد إرساله ، والذي لا يمكن فتحه إلا من قبل معتمد الجدول الزمني المعتمد. سيراجع هذا الشخص الجدول الزمني ويتأكد من ملئه بشكل صحيح.

4. الموافقة على الجداول الزمنية لمعالجة كشوف المرتبات

إذا كان الجدول الزمني صحيحًا ، فسيتم إرساله إلى كشوف المرتبات. مرة أخرى ، إذا كنت تستخدم برنامج إدارة الجدول الزمني ، فسيتم قفل الجدول الزمني الفردي الذي توافق عليه لضمان الأمان حيث يتم تمريره إلى كشوف المرتبات لتجنب أي تلاعب. سيقوم كشوف المرتبات بعد ذلك بمعالجة الجدول الزمني.

5. حفظ الجداول الزمنية للرجوع إليها في المستقبل

يجب أرشفة جميع الجداول الزمنية لسببين. أولاً ، سترغب الإدارة في الحصول على سجل بأجور موظفيها في حالة وجود نزاع ، ثم يمكن استرداد الجدول الزمني ومراجعته لحل أي مشكلة. ثانيًا ، كما لوحظ ، تعتبر الجداول الزمنية القديمة ذات قيمة كبيانات تاريخية عند البحث عن تكاليف المشاريع المستقبلية.

ما هو برنامج إدارة الجدول الزمني؟

لقد ذكرنا برنامج إدارة الجدول الزمني عدة مرات ، لكننا لم نحدده. برنامج إدارة الجدول الزمني هو أداة رقمية تتحكم في عملية الجدول الزمني ، بينما تقوم أيضًا بمراقبتها وتحليلها لإيجاد طرق للعمل بشكل أكثر كفاءة.

على عكس الجداول الزمنية الورقية أو حتى جداول البيانات الإلكترونية ، يمنح برنامج إدارة الجدول الزمني الموظفين مزيدًا من الوقت للتركيز على وظائفهم وليس عليهم القيام بنفس الأعمال الورقية. بينما يوفر لأصحاب العمل نافذة على إنتاجيتهم لمساعدتهم على إدارة العمال بشكل أفضل.

هذه مجرد ضربات عريضة. يعمل برنامج إدارة الجدول الزمني على تحسين معالجة كشوف المرتبات من خلال تتبع سير العمل للموافقة على كشوف المرتبات. كما أنه يضمن دقة البيانات لتجنب أي أخطاء في كشوف المرتبات ، وفي نفس الوقت ، يحافظ على سير عملية كشوف المرتبات بسلاسة.

يمكن أن تكون أداة لإدارة العمل من خلال مساعدة المديرين على تسجيل تواريخ البدء والانتهاء للمهام التي يعينونها لفرقهم. يتيح ذلك للمديرين معرفة المهام التي تستغرق وقتًا أطول لإكمالها أكثر من المهام الأخرى. من هذه المعلومات ، يمكنهم تحديد الاختناقات والمشكلات الأخرى التي تؤخر العمل وحلها.

يعمل برنامج إدارة الجدول الزمني أيضًا كتتبع وقت الموظف ، كما هو مذكور أعلاه. بمجرد الانتهاء من جدول الموظف ، يمكنك استخدام برنامج إدارة الجدول الزمني لتتبع مقدار الوقت الذي يستغرقونه لإكمال مهامهم. سيساعد ذلك المديرين على تتبع التقدم وتخصيص الموارد حسب الحاجة للبقاء على المسار الصحيح.

إذا تم توزيع وقتك وكنت تدير موظفين عن بُعد ، فإن برنامج إدارة الجدول الزمني ضروري لأنه يوفر المساءلة. عندما لا يكون المديرون في نفس المكتب مثل موظفيهم ، فلا يزال بإمكانهم مراقبة عمل فريقهم من خلال الجداول الزمنية. يضمن ذلك أن يعمل الجميع بكامل طاقتهم ومواكبة الجدول الزمني للمشروع.

مدير المشروع هو أداة إدارة سجل الدوام

ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز مع ميزات إدارة الجدول الزمني الذي يحتوي على تتبع الجدول الزمني. يساعدك برنامج الجدول الزمني عبر الإنترنت على تتبع مهام مشروع فريقك سواء كانوا في نفس المبنى أو في موقع العمل أو يعملون من المنزل. استخدم جداولنا الزمنية الآمنة لإضافة الكفاءة إلى عملية كشوف المرتبات الخاصة بك والحصول على ميزات تتبع الوقت لإبقاء مشروعك على المسار الصحيح. تتكامل جداولنا الزمنية بسلاسة مع جميع ميزات إدارة المشاريع الأخرى لدينا لتزويد المستخدمين بجميع الأدوات التي يحتاجونها لإدارة كشوف المرتبات والمشاريع.

استخدم أدوات إدارة المهام المتعددة

تعد الجداول الزمنية أيضًا أداة لإدارة المهام ، ولكنها واحدة فقط من أدوات عديدة واردة في برنامجنا. لدينا طرق عرض متعددة للمشروع ، مثل مخططات جانت ولوحات كانبان وقوائم المهام والمزيد ، وكلها تستخدم بطاقات مهام قوية. تقوم كل بطاقة مهمة بتتبع التقدم وتحديد الأولوية وإضافة العلامات لتسهيل اكتشافها. يمكنك التعليق وإضافة ملفات لتعزيز التعاون. ميزة أخرى هي أتمتة سير العمل إلى العمل الخالي من الأعمال المشغولة ، بينما تضمن إعدادات الموافقة على المهام أن تسليمات الجودة فقط هي التي تمضي قدمًا. تعرض صفحة الملخص جميع مهامك في مكان واحد ، بما في ذلك مخطط عبء العمل والمزيد.

احصل على تتبع في الوقت الفعلي باستخدام لوحات تحكم وتقارير المشروع

توفر سجلات الدوام نافذة على مهام فريقك والنسبة المئوية لإكمالها. لكن هذه واحدة فقط من أدوات التتبع على برنامجنا. استخدم لوحة التحكم في الوقت الفعلي للحصول على نظرة عامة عالية المستوى. إنه يشبه تقرير الحالة وقتما تشاء ، ويعرض الوقت والتكلفة وعبء العمل والمزيد في الرسوم البيانية والمخططات سهلة القراءة. على عكس الأدوات خفيفة الوزن ، لا يوجد إعداد مستهلك للوقت. إنه جاهز عندما تكون جاهزًا. عندما ترغب في الحصول على المزيد من البيانات المتعمقة ، استخدم تقاريرنا القابلة للتخصيص. يمكنك إنشاء تقارير بسرعة حول الجداول الزمنية وحالة المحفظة والمزيد. يمكن تصفية كل منها لإظهار البيانات التي تريد رؤيتها فقط ثم مشاركتها عبر مجموعة متنوعة من التنسيقات لتحديث أصحاب المصلحة.

تتجاوز أداتنا مجرد تقديم إدارة جدول زمني ديناميكي. هناك أدوات لإدارة المخاطر لتحديد وتعقب المشكلات وميزات إدارة الموارد التي تساعدك على تعيين توافر الفريق وموازنة أعباء العمل الخاصة بهم للحفاظ على إنتاجيتهم. يربط نظامنا الأساسي التعاوني الفرق في أي مكان وفي أي وقت يعملون فيه ويسمح للمديرين بتتبع تقدمهم وأدائهم في الوقت الفعلي. لماذا مجرد الحصول على أداة إدارة الجدول الزمني عندما يكون لديك حل إدارة مشروع محمّل بالكامل؟

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعد الفرق على تخطيط أعمالهم وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي. احصل على جميع الميزات التي تحتاجها لإدارة مشروعك وأدوات إدارة الجدول الزمني التي تحافظ على تقدم عمليات كشوف المرتبات دون حدوث أي عوائق. انضم إلى فرق في شركات متنوعة مثل Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ اليوم مع ProjectManager مجانًا.