ما هي أتمتة سير العمل؟ دليل سريع

أن تكون "في المنطقة" أمر ذو قيمة كبيرة. من ناحية أخرى ، فإن الخروج من منطقتك للقيام ببعض الأعمال المشغولة الروتينية أمر مزعج. يمكن لأتمتة سير العمل أن تحل هذه المشكلة وتتيح لك ولفريقك البقاء منتجين بشكل صحيح.

يتيح برنامج أتمتة سير العمل للفرق البقاء على اطلاع دائم بالأمور الكبيرة ، بينما يتم التعامل مع العناصر الروتينية في الخلفية. يؤدي استخدام أتمتة سير العمل إلى زيادة كفاءة العمليات التجارية.

ما هي أتمتة سير العمل؟

تعمل أتمتة سير العمل على تبسيط العمليات التجارية من خلال المشغلات التي تطلق الإجراءات. يعمل خلف الكواليس في تطبيقات البرامج لنقل المهام إلى الأمام أو تغيير حالتها وأولوياتها وعلاماتها وما إلى ذلك.

يمكنك تطبيق الأتمتة على العديد من التطبيقات المختلفة. في إدارة المشروع ، يمكنك أتمتة المهام عن طريق تطبيق المشغلات التي تنطلق عند استيفاء معلمات معينة. سير العمل عبارة عن مجموعة من الخطوات ، غالبًا ما تكون قابلة للتكرار ، ويتم تنفيذها لإكمال عملية تجارية.

لاستخدام أتمتة سير العمل ، أنت بحاجة إلى برنامج لإدارة المشاريع. ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع وعمل قائم على السحابة مصمم لربط الفرق المختلطة. يحتوي على طرق عرض متعددة للمشروع ، ويمكنك أتمتة الميزات في كل منها. يمكنك إضافة العديد من المشغلات حسب حاجتك. حتى أن هناك موافقة على المهمة للتحكم في العملية والتأكد من أن المصرح لهم فقط يمكنهم تغيير حالة المهمة. ابدأ مع أتمتة سير العمل اليوم مجانًا.

لماذا أتمتة سير العمل؟

هناك العديد من الفوائد لاستخدام أتمتة سير العمل. السبب الرئيسي هو أنه يوفر الوقت من خلال تبسيط عمليات عملك. فهو يتيح لفرقك التركيز على الجوانب الأكثر إبداعًا لعملهم بينما يقوم البرنامج بأتمتة المهام الصغيرة الضرورية ولكنها مملة.

لا تساعدك أتمتة سير العمل على العمل بشكل أسرع فحسب ، بل إنها تقلل أيضًا من الأخطاء التي ترتكبها. عندما يكون العمل آليًا ، فإنه يزيل احتمالية حدوث خطأ بشري. لنواجه الأمر؛ في كثير من الأحيان ، يتعين علينا العودة وإصلاح الخطأ الناجم عن خطأ إملائي أو بعض المشكلات البسيطة الأخرى. تعمل أتمتة سير العمل على إخراج هذه الأخطاء من المعادلة.

إذا كنت توفر الوقت مع عدد أقل من الحوادث ، فهذا يعني أنه يمكنك بسهولة توسيع نطاق عملك ، وهي ميزة أخرى لأتمتة سير العمل. يمكن أن يؤدي وجود أتمتة لسير العمل إلى جعل الأعمال التجارية الصغيرة أكثر تنافسية ، خاصة عند التنافس مع الشركات الكبيرة. تساعد أتمتة سير العمل الشركات على العمل بشكل أسرع ، وإغلاق العملاء المحتملين بشكل أسرع ، وتوفير الوقت الذي يقضونه في العمل المزدحم حتى يتمكنوا من خدمة عملائهم بشكل أفضل.

من المفيد أيضًا إذا كان عليك الالتزام بالامتثال للسياسة. ستجد أن دورات الموافقة قد تم تقصيرها وأن المديرين قد قاموا بتحسين الرؤية والتحكم. ستجد أيضًا أنه يعزز معنويات الفريق ، حيث يمكنهم التركيز على المواهب التي وظفتهم من أجلها. إدارة عبء العمل وتحسين العملية: يمكن أن تستمر أسباب استخدام أتمتة سير العمل.

ما هو برنامج أتمتة سير العمل؟

الغرض من برنامج أتمتة سير العمل هو تسهيل إدارة العمليات التجارية. يؤدي هذا ، كما أشرنا أعلاه ، إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية وتحسين تجربة العميل. على سبيل المثال ، يحتوي مخطط جانت الخاص بـ ProjectManager وعروض المشروع الأخرى على ميزات أتمتة مضمنة تساعدك على إدارة العمل بشكل أفضل ، في وقت أقل.

يعمل برنامج أتمتة سير العمل من خلال توحيد النماذج والعمليات وأتمتتها ، بما في ذلك كيفية تمرير البيانات بين الأنظمة. بمعنى آخر ، إنها حركة منظمة للبيانات بين الأنظمة. ولكن كل ما عليك معرفته هو أنه يعمل بقول: "إذا كان هذا ، فعندئذٍ".

يمكن للمحترفين في مختلف الصناعات استخدام برامج أتمتة سير العمل ، كما هو الحال في التسويق. هناك يمكنه تبسيط مجموعة العملاء المحتملين وإدارة الحملات المدفوعة ومقاييس التقارير والمزيد. يمكن لمديري وسائل التواصل الاجتماعي استخدامه لمشاركة المحتوى عبر الأنظمة الأساسية. يمكن للمبيعات متابعة العملاء المحتملين وجدولة العروض التوضيحية وتتبع خط أنابيب المبيعات. يمكن أن يخدم أيضًا أعمال المحاسبة والتجارة الإلكترونية ، وبالطبع إدارة المشاريع.

ProjectManager هو برنامج لأتمتة سير العمل مضمن في برامج إدارة العمل والمشاريع. هذا يعني أنه يحتوي على الميزات التي تحتاجها لتخطيط مشروعك ومراقبته وإعداد تقرير عنه ، ولكن يمكنك أيضًا أتمتة العديد من عمليات الأعمال هذه.

كيفية أتمتة عملية سير العمل

عند أتمتة عملية سير العمل ، تحتاج إلى تعيين قواعد للمسار الذي ستتخذه المهمة أثناء انتقالها خلال سير العمل. في كثير من الأحيان ، يمكنك أيضًا تحديد أولئك الذين لديهم السلطة للمضي قدمًا بمهمة ما وتغيير حالتها.

1. أول شيء عليك القيام به هو إعداد القواعد للبرنامج لمعرفة ما يجب أن يفعله. الافتراضي هو أن أي شخص يعمل على المهمة سيكون لديه السلطة لتغيير حالتها. الوضع الأساسي يتدفق من العمل ، الفعل إلى الفعل. ومع ذلك ، يمكن تحرير الحالات أو يمكنك إضافة حالات جديدة إلى سير العمل.
2. الآن ، تريد إنشاء قواعد لكل حالة. في معظم الحالات ، يمكنك إضافة قواعد متعددة لكل حالة. اختر الأذونات التي تناسب العملية. وهذا يعني أنه ربما يمكن لأي شخص في الفريق نقل مهمة من المهمة إلى حالة التنفيذ ، لكنك تريد فقط أن يوافق المدير على التغيير إلى الحالة "تم". ستسمح لك معظم أتمتة سير العمل بتقييد من يمكنه تغيير الحالة.
3. يمكن تعيين إعداد الموافقة هذا لأي مرحلة من مراحل العملية. لذلك ، يمكنك تحديد من يمكنه تغيير الحالة ومن لا يمكنه ذلك عند إعداد أتمتة سير العمل. يسمح ذلك بمراقبة الجودة ويمنح المديرين إحساسًا بالأمان بأن العمل يتم وفقًا للمعايير المحددة في خطة المشروع.
4. بمجرد قيامك بإعداد جميع المشغلات والإجراءات والموافقات ، ستحتاج إلى حفظ سير العمل. باستخدام العديد من أدوات برامج أتمتة سير العمل ، يمكنك أيضًا نسخ سير عمل مخصص من مشروع إلى آخر.

ستحتوي معظم أتمتة سير العمل التي تحتوي على موافقات على المهام أيضًا على مشغلات تقوم تلقائيًا بإعلام الشخص المخول بتغيير الحالة للحفاظ على سير العملية. في كثير من الأحيان ، سيتمكن المستخدم المقيد من طلب الموافقة لتجنب الاختناقات.

مثال على سير العمل الآلي في ProjectManager

يحتوي ProjectManager على تدفقات عمل تلقائية تتبع منطق "if ، ثم". يمكنك استخدام العديد من المشغلات التي تحتاجها لتعيين الإجراءات داخل سير العمل.

لدينا مشغلات للحالة ، والأولوية ، والتقدم ، وإزالة العلامة أو الإضافة ، والموافقة ، وإضافة أو إزالة المحال إليه ، والساعات المخططة ، والساعات الفعلية ، والساعات المتبقية ، والتكلفة الفعلية ، والتكلفة المخطط لها ، والمدة المخطط لها ، والمدة الفعلية.

يمكن لهذه المشغلات إنشاء هذه الإجراءات: تعيين الحالة إلى ، وتعيين مستخدم ، وتعيين الأولوية ، وتعيين التقدم إلى ، وإضافة العلامات وإزالة العلامات. تحدث هذه الإجراءات تلقائيًا عندما يقوم المستخدم بتشغيل مشغل ما لم يكن هذا المستخدم مخولًا بتغيير حالة المهمة. إذا كان الأمر كذلك ، فسيتم تلقائيًا إخطار أي شخص مخول أو يمكن للمستخدم طلب الموافقة.

يمكنك إضافة قواعد الأتمتة إلى أي سير عمل ، حتى إذا لم يتم تخصيص سير العمل هذا. يمكن أن تكون القواعد بسيطة جدًا إلى معقدة جدًا ، حسب حاجتك. يوجد أدناه مثال لما تبدو عليه أتمتة سير العمل في برنامجنا.

يمنحك مدير المشروع أتمتة سير العمل وأكثر من ذلك بكثير

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع وعمل قائم على السحابة وله عدة طرق عرض للمشروع وهو تعاوني حتى النخاع للسماح للفرق المختلطة بالعمل متى وأين وكيف يريدون. الأتمتة ليست سوى صقيع على الكعكة.

التخطيط على مخططات جانت التفاعلية

تساعد أتمتة سير العمل ومهام سير العمل المخصصة والموافقات على المهام في تبسيط العمليات الخاصة بك ، ولكن أولاً ، يجب أن يكون لديك خطة مشروع. يمكن للمديرين التخطيط باستخدام مخططات جانت عبر الإنترنت التي تجعل من السهل ربط التبعيات لتجنب التأخير ، وتحديد معالم لتتبع التقدم والمشاركة مع الفريق وأصحاب المصلحة. يمكنك تصفية المسار الحرج ثم تعيين خط الأساس الخاص بك لتتبع مجهودك المخطط له مقابل جهدك الفعلي في الوقت الفعلي.

عرض التقدم والأداء مع لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

يحصل فريقك على مهامهم ويمكنهم التعاون في طرق عرض متعددة للمشروع ، مثل قوائم المهام ولوحات كانبان وطرق عرض التقويم ، والتي يتم تحديثها جميعًا معًا بحيث يكون هناك مصدر واحد للحقيقة. لكن كيف تراقب نشاطهم ، خاصة إذا كانوا لا يعملون في المكتب؟ تجمع لوحة التحكم في الوقت الفعلي البيانات الحية تلقائيًا وترجمتها إلى رسوم بيانية ملونة تتعقب ستة مقاييس للمشروع. أفضل للجميع ، ليس هناك حاجة إلى الإعداد.

تعمق في البيانات مع التقارير بنقرة واحدة

عندما تحتاج إلى أكثر من عرض عالي المستوى لمشروعك ، يمكن إنشاء تقاريرنا بضغطة زر لتزويدك بالبيانات عن الوقت والتكلفة وعبء العمل وغير ذلك الكثير. يمكن تصفية جميع التقارير لتظهر لك فقط ما تريد رؤيته. ثم يمكن مشاركتها كمرفق PDF أو حتى طباعتها إذا كانت هذه هي الطريقة التي يفضلها أصحاب المصلحة لتحديثها.

ليس لدينا أتمتة لسير العمل فحسب ، بل توجد أيضًا إشعارات تلقائية بالبريد الإلكتروني وتنبيهات داخل التطبيق لإبقائك على اطلاع دائم عندما يقوم شخص ما بتعليق أو تحديث مهمة تعمل عليها. يمكن للمديرين تتبع التقدم المحرز في هذه المهام بجداول زمنية آمنة والتأكد من أن مهام فريقهم متوازنة مع أدوات إدارة الموارد التي تضمن أن الجميع يعملون بطاقتهم. نحن نغطي جميع القواعد في إدارة المشاريع.

ProjectManager هو برنامج إدارة أعمال ومشاريع حاصل على جوائز للفرق المختلطة. من خلال أتمتة سير العمل وطرق عرض المشروع المتعددة والنظام الأساسي التعاوني ، يمكن للفرق العمل بشكل أكثر كفاءة ويتمتع المديرون بالأدوات اللازمة للتحكم في الجودة في المشروع. انضم إلى الفرق في مؤسسات متنوعة مثل NASA و Siemens و Nestle الذين يستخدمون أداتنا لتحقيق النجاح. ابدأ اليوم مجانًا.