اجتماع انطلاق المشروع: كيفية كتابة جدول أعمال انطلاق المشروع

يضع مديرو المشاريع الكثير من الوقت والجهد في البحث عن جدوى مشروعهم. لكن كل هذا العمل لا طائل من ورائه إذا لم ينقلوا الغرض من المشروع إلى فريقهم وعملائهم. هذا هو سبب أهمية الاجتماع الافتتاحي.

الاجتماع الافتتاحي يضع الجميع في نفس الصفحة. يعرف الفريق والعميل بيان المهمة وبيان الرؤية وخطة المشروع. كل ذلك جزء من جدول أعمال الاجتماع ويتأكد من أن فريق المشروع يبدأ في القدم اليمنى.

ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟

ينقل اجتماع انطلاق المشروع أهداف المشروع وأهدافه لضمان وضوح فريق المشروع والعميل بشأن ما ينبغي عليهم القيام به في المشروع.

هذا النشاط هو جزء من مرحلة بدء المشروع. عادة ما يقود الاجتماع الافتتاحي مدير المشروع. غالبًا ما يكون هناك اجتماع انطلاق داخلي مع فريق المشروع فقط ، مع اجتماع انطلاق خارجي لاحق يتضمن عميل المشروع أو راعي المشروع أو أصحاب المصلحة.

في الاجتماع ، يشرح مدير المشروع نطاق المشروع والمعلومات الأساسية والجدول الزمني للمشروع للفريق. يجب أن يحدد اجتماع البداية النغمة الصحيحة للمشروع أثناء انتقاله إلى مراحل التنفيذ والمراقبة والتحكم. يمكن أن يؤدي اجتماع انطلاق جيد الإدارة إلى إكمال المشروع بنجاح.

ما هو الغرض من الاجتماع الافتتاحي؟

يستخدم الاجتماع الافتتاحي بشكل أساسي لجعل فريق المشروع على نفس الصفحة. في الاجتماع ، يشرح مديرو المشروع الأهداف المشتركة التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء تنفيذ الفريق لمهامهم. يحدد نجاح المشروع.

يتيح الاجتماع الافتتاحي أيضًا لمدير المشروع تقديم فريق المشروع. من المهم أن يعرف الجميع من يعملون معه وما هي أدوارهم ومسؤولياتهم. هذا يتجنب التعارضات اللاحقة في المشروع والتي يمكن أن تؤخر العمل وتهدد الجدول الزمني للمشروع.

يمكن للفريق أن يطرح أسئلة على مدير المشروع حتى يكون لديهم فهم قوي للمشروع ودورهم فيه. نظرًا لأن هذا الاجتماع يحدث شخصيًا ، وليس عبر البريد الإلكتروني أو المستندات المشتركة ، فإنك تقلل من فرصة سوء التواصل. هذا يساعد على تجنب زحف النطاق أسفل الخط.

تمت مشاركة الكثير من المعلومات أثناء الاجتماع الافتتاحي ، بما في ذلك برنامج إدارة المشروع الذي سيستخدمه الفريق. ProjectManager عبارة عن أداة لإدارة المشاريع مستندة إلى مجموعة النظراء تحتوي على مساحة تخزين غير محدودة للملفات للاحتفاظ بالمستندات في مركز مركزي يسهل على الفريق الوصول إليه. يمكنهم استخدام طرق عرض متعددة للمشروع لإرفاق المستندات ذات الصلة بمهامهم لإبقائهم على المسار الصحيح. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!

مثال على جدول أعمال بدء الاجتماع

يختلف الاجتماع الافتتاحي اعتمادًا على نوع المشروع. بعضها أكثر تنظيماً ورسمية ، حيث يقوم مدير المشروع بالكثير من التحضير قبل الاجتماع الافتتاحي. قد يكون للمشروعات الصغيرة اجتماع انطلاق بدون عرض توضيحي أو منصة.

هناك شيء واحد شائع ، بغض النظر عن نوع الاجتماع الافتتاحي ؛ جدول الأعمال. في كثير من الأحيان ، يتضمن جدول أعمال الانطلاق العناصر التالية ، وكلها ضرورية لاجتماع انطلاق جيد.

1. خلفية المشروع

جزء من مقترح المشروع ، خلفية المشروع هي تاريخ المشروع وكيف أصبح. يظهر البحث الذي أدى إلى الضوء الأخضر ، ولماذا المشروع ضروري.

يتضمن ذلك سبب تنفيذ مشروعك ومكانه وكيفية تنفيذه. لقد قمت بتفصيل الموقف الحالي ، وما هي المشكلة وكيف يحلها المشروع. كل هذا مدعوم ببيانات موثوقة. تُستخدم خلفية المشروع في مقترح المشروع للحصول على موافقة أصحاب المصلحة. كما أنه يساعد في وضع المشروع في السياق أثناء انطلاق المشروع.

2. نظرة عامة على نطاق المشروع

نظرة عامة على نطاق المشروع هي وصف تفصيلي لعمل المشروع الذي يجب على فريقك إكماله للحصول على مشروع ناجح. يتم تحديد شروط هذا العمل من خلال الجدول الزمني للمشروع وميزانية المشروع.

من خلال فهم الأهداف والمتطلبات اللازمة لإكمال المشروع ، يمكن لمديري المشروع التنبؤ بشكل أكثر دقة بالتكلفة والوقت. من خلال شرح نطاق المشروع لفريق المشروع ، يكون لديهم فكرة أفضل عن القيود المفروضة على المهام التي سيتم تكليفهم بتنفيذها.

3. نظرة عامة على الجدول الزمني للمشروع

تم وضع مخرجات المشروع وفقًا لجدول زمني زمني ، والذي يعمل كخريطة طريق للمشروع. هذا هو العمود الفقري لأي جدول زمني للمشروع ويجب أن يتضمن المعالم والمهام وأي تبعيات وتواريخ استحقاق كحد أدنى.

نظرة عامة على الجدول الزمني للمشروع أمر بالغ الأهمية للفريق ، حيث سيتم تكليفهم بالوفاء بهذه المواعيد النهائية وتنفيذ تلك الإنجازات. لذلك ، يجب توصيل هذه المعلومات بوضوح. يجب ألا يكون هناك أي لبس من أي شخص في فريق المشروع حول ما يجب القيام به.

أنشئ مخططًا زمنيًا للمشروع في دقائق باستخدام مخططات جانت الخاصة بـ ProjectManager. ابدأ اليوم مجانًا!

4. نظرة عامة على إدارة المخاطر

عند وضع خطة المشروع ، سيتعين على مدير المشروع تطوير خطة لإدارة المخاطر أيضًا. هذه هي عملية تحليل المخاطر التي يمكن أن تحدث أثناء المشروع. بعد ذلك ، يمكنك تحديد الخطوات التي ستكون ضرورية للرد على هذه المشكلات عند ظهورها.

أنت تعطي الأولوية للمخاطر بناءً على كيفية تأثيرها على المشروع. هذه هي الطريقة التي تطور بها استراتيجية التخفيف من المخاطر ، والتي تشمل من سيكون مسؤولاً عن المخاطر في حالة حدوثها. يجب أن يكون فريق المشروع على دراية بمن يمتلك المسؤولية عن المخاطر وأن يدرك هذه المشكلات بسرعة.

5. الأدوار والمسؤوليات

مدير المشروع مسؤول عن تحديد أدوار ومسؤوليات فريق المشروع. بمعنى ، موقع عضو الفريق في الفريق ، والمهام الموكلة إليهم وواجبات دورهم الخاص فيما يتعلق بالفريق الأكبر والمشروع.

هذا هو في الأساس وصف وظيفي. يجب أن يتم توزيعها على فريق المشروع خلال اجتماع البداية. يقدم لمحة عامة عن الوظيفة ، وقائمة المسؤوليات وما هو مصرح لهذا الشخص بالقيام به. كما يتم تضمين من يرفعون تقاريرهم ، لذلك هناك تسلسل قيادي واضح.

6. طرق وأدوات إدارة المشروع

هناك طرق عديدة لإدارة المشروع. يتضمن ذلك منهجية أكثر تقليدية مثل الشلال ، أو نهج رشيق تكراري أو هجين يربط بسلاسة أنماط إدارة العمل المختلفة. يجب عليك أيضًا اختيار أداة إدارة المشروع التي تناسب المنهجية المستخدمة.

يجب أن يعرف فريق المشروع كيف يتم إدارة المشروع وما هو الجزء الخاص به ، بما في ذلك أداة برمجيات إدارة المشروع التي سيستخدمونها. في بعض الحالات ، سيتطلب ذلك فترة تدريب للفريق لحملهم على فهم المنهجية وكيفية استخدام أدوات المشروع. كل هذا سيناقش في الاجتماع الافتتاحي.

كيفية إدارة اجتماع انطلاق المشروع

هذه معلومات كثيرة يجب نقلها إلى فريق المشروع. كيف يمكنك التأكد من خروج الجميع من اجتماع البداية بهذه المعرفة سليمة؟ فيما يلي بعض المؤشرات للتأكد من أنك تدير اجتماع انطلاق المشروع بنجاح:

• التحضير: لقد بحثت ووثقت المشروع بدقة خلال مرحلة البدء من أجل بيعه لأصحاب المصلحة ، الآن عليك أن تفعل الشيء نفسه لفريق المشروع. يتضمن ذلك التأكد من حضور الجميع ، وجود شخص ما يقوم بتدوين الملاحظات لمشاركتها لاحقًا ووضع جدول أعمال للتأكد من عدم نسيان أي شيء مهم.
• عرّف عن نفسك والفريق: هذه هي المرة الأولى التي يتم فيها تجميع فريق المشروع بأكمله ، لذا خذ بعض الوقت لتعريف الجميع بأنفسهم. إنها ليست فكرة سيئة أن تقوم بجدولة بعض الوقت لبعض الأسئلة الخاصة بكسر الجليد لتسهيل العلاقة الحميمة اللازمة للعمل الجماعي بشكل أفضل.
• تحديد المشروع: تأكد من أن الفريق واضح بشأن الغرض من المشروع وكيف يرتبط بيان مهمة المشروع بأهداف وغايات الشركة الأكبر. للتأكد من أن الجميع يفهم ، خذ وقتًا للإجابة على أي أسئلة قد تكون لدى الفريق.
• قم بتسليم خطة المشروع: يجب أن تكون خطة المشروع عبارة عن نشرة في الاجتماع الافتتاحي ، بما في ذلك الجدول الزمني للميزانية ، ولكن يمكنك الآن مراجعتها بالتفصيل والتأكد من فهم الجميع لمعلومات الخط الأساسي ، مثل الجدول الزمني للمشروع ، والمعالم الرئيسية و الإنجازات.
• تحديد نطاق المشروع: تأكد من أن الفريق يعرف نطاق المشروع ومعلومات المشروع الرئيسية. يساعد هذا في تجنب زحف النطاق من خلال إدارة توقعات الفريق.
• مشاركة الأدوار والمسؤوليات: إذا كان للفريق تاريخ معًا ، فقد لا تكون هذه الخطوة مهمة ، ولكن من المهم للفرق الجديدة أن تفهم علاقاتها مع بعضها البعض.
• اشرح المصدر المركزي للحقيقة: احصل على مصدر مركزي للحقيقة للفريق لمعرفة حالة المشروع. أي أن الفريق يحتاج إلى مكان مشترك به بيانات في الوقت الفعلي بحيث يكون الجميع دائمًا على دراية بحالة المشروع ومكانه فيه.
• طرح الأسئلة والخطوات التالية وقوائم المهام: قبل الختام ، افتح القاعة لأية أسئلة للتأكد من أن الجميع على دراية بما تمت مشاركته في الاجتماع الافتتاحي. خذ بعض الوقت لشرح ما سيحدث بعد ذلك ، بما في ذلك أي قوائم مهام للفريق بعد بدء الاجتماع. يمكن أن يساعد قالب عناصر العمل المجاني الخاص بنا.

الخطوات التالية بعد اجتماع بدء مشروعك

بالحديث عن تلك الخطوات التالية ، فهي نقطة انطلاق مهمة بعد الاجتماع الافتتاحي لإرسال الفريق إلى العمل. هذا عندما تبدأ مرحلة تنفيذ المشروع. إنها علامة فارقة ربما تمت ملاحظتها في خطة المشروع.

على الرغم من أنه ستكون هناك اجتماعات متكررة خلال المشروع ، إلا أن اجتماع البداية فريد من نوعه من حيث أنه يشمل فريق المشروع بأكمله. من غير المحتمل أن يجتمع الجميع في نفس الوقت والمكان مرة أخرى. هذا هو السبب في أن امتلاك برنامج إدارة المشروع المناسب مهم للغاية.

كما هو مذكور أعلاه ، فإن المصدر المركزي للحقيقة هو المفتاح لإبقاء كل فرد في فريق المشروع على اتصال. يجب تحديثه في الوقت الفعلي وتوفير الشفافية في العملية. هذا يعني أن الجميع يعرف ما يفعله الآخرون وكيف يتناسبون مع تلك الصورة. إنها أفضل طريقة لتجنب الاختناقات وحظر أعضاء الفريق الآخرين وإبقاء المشروع على المسار الصحيح.

كيف يمكن لـ ProjectManager المساعدة بعد اجتماع بدء الاجتماع

ProjectManager هو برنامج إدارة عمل قائم على السحابة يقوم بالتخطيط والمراقبة والتقارير في الوقت الفعلي للحفاظ على عمل الفرق المختلطة معًا بشكل أفضل لتلبية غرض المشروع. تم تصميم ProjectManager مع طرق عرض متعددة للمشروع تسمح للفرق بالعمل بالطريقة التي تريدها ، بغض النظر عن مستوى خبرتها أو موقعها أو منهجيتها.

التخطيط المسبق على مخططات جانت التفاعلية

يمتلك المديرون الميزات التي يحتاجون إليها للتخطيط المسبق لمهمة المشروع على مخططات جانت التفاعلية التي تنظم المهام وتربط التبعيات وتضيف المعالم. ولكن يمكنهم أيضًا تصفية المسار الحرج وتعيين خط أساس لتتبع تباين المشروع في الوقت الفعلي. يمكن بعد ذلك مشاركة خطة المشروع مع الفرق وأصحاب المصلحة حتى يعرف الجميع دائمًا ما يفعلونه وكيف يتناسب مع الصورة الكبيرة.

إدارة العمل على لوحات كانبان

يمكن لأعضاء الفريق استخدام طرق عرض قائمة المهام أو التقويم أو لوحة كانبان لإدارة عملهم والاستمرار في الإنتاج. تصور لوحات Kanban سير العمل لفريق Agile الذي يحتاج إلى إدارة الأعمال المتراكمة وتخطيط سباقات السرعة. وفي الوقت نفسه ، يحصل المديرون على رؤية لعملية فريقهم ويمكنهم إعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة لمنع الاختناقات والتأخيرات المكلفة.

تتبع الأداء في الوقت الفعلي

يتم عرض التقدم والأداء دائمًا على الشاشة باستخدام لوحات المعلومات المباشرة. ليست هناك حاجة إلى تهيئة تستغرق وقتًا طويلاً. يتم جمع البيانات ويتم طحن الأرقام تلقائيًا. بعد ذلك ، يتم عرضها على رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة توضح التكاليف والوقت ومقاييس المشروع الأخرى.

كل ما تحتاج إلى متابعته في الاجتماع الافتتاحي لنجاح المشروع موجود في ProjectManager. من التقارير بنقرة واحدة التي يمكن تصفيتها ومشاركتها إلى البريد الإلكتروني والإشعارات داخل التطبيق لإبقاء الجميع محدثين دائمًا ، وميزات إدارة الموارد والمزيد ، يعد ProjectManager أداة إدارة العمل المختلطة الوحيدة التي ستحتاج إليها على الإطلاق.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز ينظم العمل للحفاظ على إنتاجيتك بدءًا من اجتماعات البداية وحتى إغلاق المشروع. انضم إلى عشرات الآلاف من الفرق التي تستخدم برامجنا بالفعل في مؤسسات متنوعة مثل NASA و Siemens و Nestle. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!