8 نصائح أساسية لكتابة رسائل البريد الإلكتروني وتحريرها وتدقيقها للحصول على نتائج قوية

تخيل عالمًا كانت فيه كتابة المحتوى لعملك سهلاً مثل تجميع جملتين معًا على شاشة الكمبيوتر والضغط على "نشر". ألا يكون هذا هو الحلم؟ ومع ذلك ، كما نعلم جميعًا ، لا يمكن أن تكون الأمور بهذه البساطة ، خاصة في عالم الأعمال التنافسي الحديث.

لكن هذا لا يتعلق فقط بالمحتوى الذي قد تنشره على مواقع الويب الخاصة بك مثل المدونات والمقالات. في الواقع ، المحتوى الذي تقوم بتضمينه في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لا يقل أهمية عن ضمان أنك على صواب. لا تزال رسائل البريد الإلكتروني مشهورة بكونها أحد أكثر أشكال التسويق فاعلية ، حتى أكثر من إعلانات مواقع الويب أو وسائل التواصل الاجتماعي!

لكن هذا لا يجعل العملية أسهل. عندما يتعلق الأمر بكتابة رسائل البريد الإلكتروني لعملك ، فإليك ثمانية أشياء أساسية يجب تذكرها حتى تتمكن من التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مثالية لقرائك والحصول على النتائج التي تريدها.

# 1 - تحديد عمليتك والتنظيم

قبل أن نبدأ في كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ووضع أصابعك على لوحة المفاتيح ، ستحتاج إلى التأكد من أنك منظم وجاهز للمحتوى الذي أنت على وشك إنتاجه. لتسهيل ذلك ، دعنا نقسم العملية برمتها إلى سبع خطوات تقرأ ؛

• الأفكار (العصف الذهني)
• البحث
• كتابة
• التحرير
• التدقيق اللغوي
• نشر
• التحليل

" هذه هي الخطوات السبع الأساسية التي ستتبعها عند كتابة رسائلك الإلكترونية. ومع ذلك ، قد تتضمن بعض عملياتك خطوات أكثر أو أقل ؛ يعتمد ذلك تمامًا على ما يهدف عملك إلى تحقيقه. مع وضع هذه الخطوات في الاعتبار ، تأكد من أن تكون استباقيًا في التأكد من أن لديك كل شيء جاهزًا في كل مرحلة ، بحيث تكون منظمًا قدر الإمكان ، "تشارك إليزابيث هولدر ، مسوقة البريد الإلكتروني لـ Big Assignments.

على سبيل المثال ، في حين أن مرحلة الأفكار قد تتطلب ببساطة اجتماعًا مع فريقك حيث تنظم أفكارك وأفكارك للموضوع ، فإن قسم البحث هو المكان الذي ستجمع فيه كل المعلومات التي ستحتاج إليها حتى لا تفسد تدفق الكتابة لديك في وقت لاحق.

# 2 - النزول والشخصية

عندما يتعلق الأمر بكتابة رسائل البريد الإلكتروني ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنك تضع نفسك في ذهن القارئ الخاص بك وتفكر في كيفية قراءته لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك والتجربة التي سيختبرونها من قراءتها ، بدلاً من كيفية قراءة رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن يفيد البريد الإلكتروني عملك.

على سبيل المثال ، أحد أكثر الفخاخ شيوعًا التي يقع فيها الناس هو عدم الشخصية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم واحترام القارئ كفرد. إذا كنت تشير باستمرار إلى القراء على أنهم "متابعون" أو "مشتركون" ، فأنت في الفخ.

على الرغم من أن الناس يتوقون لأن يكونوا جزءًا من مجموعة اجتماعية أو مجتمع ، إلا أن الفردية ضرورية أيضًا ، وكعميل ، يريد قارئ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أن يحترم على هذا النحو. وبالمثل ، تأكد من أن المحتوى الذي تقوم بتضمينه في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك يستحق بالفعل الحديث عنه .

سيشعر قراؤك بعدم الاحترام الشديد من قبل عملك إذا كنت ترسل لهم بريدًا إلكترونيًا بعد بريد إلكتروني يحتوي على محتوى عن أشياء غير مهمة ، أو ببساطة لا يهتمون بها. من المحتمل أن ينتهي بك الأمر في مجلد البريد العشوائي.

# 3 - كيفية حث الأشخاص على فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

أحد أكبر التحديات التي ستواجهها عند كتابة رسائلك الإلكترونية هو في الواقع دفع الناس لفتحها ، لذلك دعونا نضع أنفسنا في مكان القارئ. يفتحون متصفح الويب الخاص بهم ، ويسجلون الدخول إلى عميل البريد الإلكتروني الخاص بهم ، وهم الآن في علبة الوارد الخاصة بهم.

ماذا ترى فيما يتعلق برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ اسمك وسطر الموضوع ، لذلك دعونا نوجه تركيزنا هنا. بالطبع ، سيصف اسمك ببساطة من هو البريد الإلكتروني ، ولكن من المهم ألا يقرأ شيئًا مثل "[email protected]" ، أو شيء من هذا القبيل. بدلاً من ذلك ، تأكد من أنه يقرأ اسم عملك .

الآن دعنا ننتقل إلى سطر الموضوع. هذا هو الجزء من البريد الإلكتروني الذي سوف يجذب انتباههم. لذا ، فإن أول شيء تريد القيام به هو أن تعد بشيء جيد في بريدك الإلكتروني. ما هو المحتوى الذي أدرجته في هذا البريد الإلكتروني وما الذي يحتويه القارئ بمجرد فتحه؟

ماكس تايلر ، مسوق البريد الإلكتروني لخدمة كتابة المهام ، يستمر ؛

" عند كتابة سطور الموضوع ، ستحتاج إلى شيء يبرز عن بقية رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد. ابدأ بمحاولة تضمين رقم في الموضوع. هذا يساعد بريدك الإلكتروني على التميز ويبقي عينيك عليك. بعد ذلك ، حاول أن تعد بشيء في سطر الموضوع سيوفره بريدك الإلكتروني للقارئ بمجرد فتحه. أخيرًا ، تأكد من وضع بعض الكلمات القوية هناك لجعل رسائلك الإلكترونية لا تُقاوم ".

لذا ، إذا كنت تستخدم حاليًا سطر موضوع "افتحني للحصول على خصم في متجري" ، فقد ترغب في التفكير في تحويله إلى شيء مثل "5 طرق أساسية لتوفير المال للتسوق عبر الإنترنت".

# 4 - كتابة المحتوى

لذلك ، لقد استثمرت بعض الوقت في التأكد من أن سطر الموضوع مثالي ، وسيريد الأشخاص النقر عليه. لذا ، فإن القارئ الخاص بك مدمن مخدرات ويقول "حسنًا ، دعنا نرى ما يحدث هنا" ثم ينقر. الآن القارئ موجود في بريدك الإلكتروني ، لذا سيبدأ من الأعلى ويعمل في طريقه إلى الأسفل .

بطبيعة الحال ، إذا قمت بتضمين أي صور أو عناصر مرئية في بريدك الإلكتروني ، خاصةً في القسم العلوي أو العنوان العلوي ، فسيتم جذب عيون القارئ على الفور إلى هذه المنطقة ، لذا تأكد مما إذا كنت تقوم بتراكب رسالة على هذه الصورة يبرز ويبدأ بريدك الإلكتروني بقوة.

ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء التي تريد تذكرها عند كتابة المحتوى نفسه. أولاً ، سترغب في الكتابة بسرعة . هذه خدعة بسيطة للكتاب ، ولكن كلما كتبت بشكل أسرع ، زاد الشغف والحماس في المحتوى الخاص بك ، مما يجعل قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أكثر متعة.

بالإضافة إلى ذلك ، حاول أن تجعل جملك وفقرتك قصيرة ولطيفة ومباشرة في صلب الموضوع. تخيل أنك كنت تقرأ هذا المقال في متصفح البريد الإلكتروني الخاص بك وكان مجرد جزء كبير من النص بدون عناوين فرعية أو فواصل فقرات. من المحتمل أنك لن ترغب في البدء في قراءتها وستنتقل مباشرة إلى مجلد المهملات.

ستريد أيضًا أن تتذكر محاولة الحفاظ على كتابتك طبيعية قدر الإمكان . نظرًا لأنك ربما تمثل شركة ، لا يريد العميل التحدث أو قراءة ما يقوله ترس في الآلة الرأسمالية ؛ يريدون التواصل مع إنسان حقيقي وسماع ما سيقولونه.

هذا يعني أنك ستحتاج إلى تضمين اسم القارئ الخاص بك ، وطرح عليهم أسئلة تجعلهم يفكرون فيما تكتب عنه وتضمين كلمات وقصص عاطفية من شأنها جذب القراء وإبقائهم راضين عن المحتوى الخاص بك .

بالطبع ، من الصعب وصف كتابة رسائل البريد الإلكتروني لأن متطلباتك ستختلف اعتمادًا على السوق المستهدف والتركيبة السكانية والصناعة والهدف المحدد الذي يحققه عملك من خلال حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني. فقط تذكر أن تضع نفسك مكان القارئ وتجربة البريد الإلكتروني ومحتواه من وجهة نظرهم.

# 5 - استخدام الأدوات عبر الإنترنت

يمكن أن تكون كتابة رسائل البريد الإلكتروني مهمة شاقة إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح ، خاصةً عند إضافة عمليات التحرير والتدقيق الأساسية. ومع ذلك ، لتوفير الوقت ، إليك قائمة بالأدوات التي يمكن أن تساعد :

• حالة الكتابة وعبر الكتابة: هذه مدونتان مليئتان بأدلة الكتابة التي يمكنك اتباعها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
• Boom Essays: وكالة كتابة عبر الإنترنت يمكنها مساعدتك في تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، على النحو الموصى به في HuffingtonPost in اكتب مقالتي .
• طريقة كتابتي وقواعدي: يتم تحميل هاتين المدونتين بمشاركات يمكن أن تساعد في تعليمك استخدام القواعد بشكل صحيح.
• UKWritings: خدمة عبر الإنترنت يمكنها تعديل رسائل البريد الإلكتروني وتصحيحها نيابة عنك.
• Cite It In: أداة لإضافة الاستشهادات والاقتباسات والمراجع إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بتنسيق احترافي.
• Essay Roo: وكالة كتابة عبر الإنترنت يمكنها كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، على النحو الذي اقترحه أفضل الكتاب الأستراليين في مراجعة Essayroo.
• عدد الكلمات السهل: أداة مجانية عبر الإنترنت لتتبع عدد الكلمات في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عند الكتابة.

# 6 - بيع ، بيع ، بيع

بالنسبة لمعظمنا ، ستشمل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا نوعًا من المواد الترويجية التي ستحاول إغراء القارئ بشراء شيء ما من موقعنا على الإنترنت أو متجر التجارة الإلكترونية. ومع ذلك ، وكما تعلم على الأرجح ، فإن قول هذا أسهل من فعله.

أول شيء يجب تذكره هو عدم القفز مباشرة إلى البيع ، ليس فقط مع كل بريد إلكتروني فردي ، بل مع إستراتيجية التسويق عبر البريد الإلكتروني بالكامل. على سبيل المثال ، إذا كان العميل قد اشترك للتو في قائمتك البريدية ، فلن ترغب في القفز مباشرة إلى هناك والبدء في مضايقته بمحتوى ترويجي .

بدلاً من ذلك ، تريد تقديم عملك ببطء إليهم والبدء في تكوين علاقة ثقة وولاء مع هذا العميل. تُظهر إحصائيات التسويق أن قاعدة 80/20 هي واحدة من أكثر الأساليب التسويقية فاعلية حيث يكون 80٪ من المحتوى الذي ترسله تعليميًا / ملهمًا / ترفيهيًا وما إلى ذلك ، بينما يكون الـ 20٪ الآخر ترويجيًا.

ومع ذلك ، فإن بقية أساليب البيع لما تقوم بتضمينه بالفعل في بريدك الإلكتروني تشبه إلى حد كبير بقية عملك. ستحتاج إلى وصف المشكلات التي يواجهها الأشخاص والبدء في وصف الحل الذي يوفره منتجك أو خدمتك . يمكنك أيضًا تضمين مراجعات العملاء من عمليات الشراء السابقة وإخبار قصة في المحتوى الخاص بك للتواصل مع القراء والمشتركين على المستوى العاطفي.

# 7 - جذب العملاء للنقر من خلالها

الآن وقد تم فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وقراءتها من قبل عملائك ، فقد حان الوقت الآن لجعلهم يتركون بريدك الإلكتروني وعلى موقع الويب الخاص بك . بالطبع ، أفضل طريقة لتحقيق ذلك هي استخدام أزرار واضحة ومحددة للحث على اتخاذ إجراء في المحتوى الخاص بك.

إذا كنت تكتب حاليًا محتوى ترويجي بنسبة 20٪ للبريد الإلكتروني ، فسيكون هذا أمرًا بسيطًا حيث يمكنك إضافة زر حث على اتخاذ إجراء والذي سيربط بصفحة المنتج التي تعلن عنها . ومع ذلك ، ماذا لو كنت تزود القراء بواحد من 80٪ من أنواع المحتوى؟ الأمور ليست بهذه البساطة.

على الرغم من أنه يمكن أن يكون. إذا كنت تكتب منشور مدونة عالي الجودة قمت بمشاركته مع القراء ، فإن إحدى الطرق الأكثر فاعلية لجلب هؤلاء العملاء من البريد الإلكتروني إلى موقع الويب الخاص بك هي قطع المدونة بعد أن تبدأ في الوصول إلى الشيء الجيد . بعد ذلك ، كل ما عليك فعله هو إضافة عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء "انقر هنا لمتابعة القراءة" ، ومن المؤكد أنك ستجعل الأشخاص ينقرون للوصول إلى موقع الويب الخاص بك.

يحب الناس أيضًا أن يتم تقديرهم من قبل الشركات. دعونا نواجه الأمر ، تمتلئ صناديق البريد الإلكتروني لكل شخص برسائل البريد الإلكتروني هذه الأيام ، ويجب أن تشعر بالخصوصية لأن شخصًا ما قد أمضى الوقت الكافي لقراءة المحتوى الخاص بك والبقاء على اطلاع دائم معك. لمكافأة هذا ، لماذا لا تقدم خصمًا لفترة محدودة أو رمز قسيمة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

لا يؤدي هذا فقط إلى جعل عملائك يشعرون بالسعادة لأنك تحترم وتقدير تقاليدهم ، ولكنه يساعد أيضًا في زيادة معدلات النقر إلى الظهور بشكل كبير.

# 8 - تحرير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

بمجرد الانتهاء من المسودة الأولى لبريدك الإلكتروني وأنت سعيد بوجود جميع المعلومات التي يجب أن تكون في كل بريد إلكتروني ، فقد حان الوقت لبدء إتقانها. المرحلة الأولى من هذه العملية هي تحرير بريدك الإلكتروني .

هذا يختلف تمامًا عن التدقيق اللغوي (انظر أدناه) وهي عملية تركز على التأكد من أن الرسالة التي تحاول توصيلها مثالية لقرائك وتنقل الرسالة الفعلية التي تحاول إرسالها. في حين أن الرسالة في رأسك قد تبدو مثالية ، عليك أن تتذكر أن الكثير من الناس سيقرأون بريدك الإلكتروني وقد يرونه بطرق مختلفة.

على سبيل المثال ، إذا قمت بتضمين الفكاهة في بريدك الإلكتروني ، فتذكر التركيبة السكانية التي تقرأ بريدك الإلكتروني . هل ستطير هذه الفكاهة فوق رؤوسهم أم سيجد بعض القراء ما تقوله مسيئًا؟ هذه كلها أشياء ستحتاج إلى تذكرها.

عند التحرير ، من الأفضل أن تأخذ قسطًا من الراحة بين كتابة المسودة الأولى والتحرير حتى تعود إليها بعيون جديدة. وبالمثل ، قد يكون من المفيد أيضًا أن يقوم زميل أو صديق أو أحد أفراد العائلة بقراءة البريد الإلكتروني لمعرفة ما يفكرون به وما إذا كان بإمكانهم الإشارة إلى أي شيء. أو يمكنك استخدام المساعدة من خدمات الكتابة الاحترافية مثل OXEssays و Academized (اقرأ المراجعة الأكاديمية للتحقق من الجودة).

# 9 - تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

بمجرد الانتهاء من الخطوة قبل الأخيرة لكتابة بريدك الإلكتروني ، من المهم جدًا أن تقوم بالخطوة الأخيرة بدقة. هذا يشير إلى عملية التدقيق اللغوي الخاصة بك. هذا يعني التحقق من المحتوى الخاص بك للتأكد من خلوه من الأخطاء والأخطاء الإملائية وقواعد اللغة السيئة والأخطاء المطبعية وغير ذلك الكثير. أي أخطاء في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ستضر بمصداقية وسمعة عملك.

يمكن أن يستغرق التدقيق اللغوي بعض الوقت وقد يبدو الأمر طويلاً لمراجعة المحتوى الخاص بك مرارًا وتكرارًا ولكنه أمر حيوي لنجاح المحتوى الخاص بك . بعد كل شيء ، هل ترغب في شراء المنتجات أو الاستثمار في خدمات شركة كان محتواها مليئًا بالأخطاء؟

لضمان دقة التدقيق اللغوي ، خذ استراحة بين مرحلة التحرير وهذه المرحلة . عند العودة ، تجاهل تمامًا محتوى البريد الإلكتروني نفسه (حيث تم إتقان ذلك في المرحلة السابقة) وركز على اللغة الفعلية ، والقواعد النحوية وعلامات الترقيم التي استخدمتها.