Top 6 Beispiele für Projektbeschränkungen

Schnell, günstig oder gut – wählen Sie zwei. Bist du es leid, das zu hören? Eine der größten Herausforderungen, denen sich jeder Projektmanager gegenübersieht, sind Projektbeschränkungen. Projektzwänge schränken ein Projekt nicht nur ein, sondern können auch schnell seinen Erfolg gefährden. Aus diesem Grund ist es wichtig, alle möglichen Einschränkungen, ihre gegenseitigen Einflüsse und die Projektmanagement-Tools zu kennen, die diese Einschränkungen angehen.

Was sind Projektbeschränkungen?

Eine Projektbeschränkung im Projektmanagement ist alles, was den Umfang eines Projekts einschränkt. Es gefährdet die Geschwindigkeit und Qualität eines Projekts und kann dazu führen, dass das Budget überschritten wird. Während es viele mögliche Beschränkungen gibt, wird die häufigste als dreifache Beschränkung bezeichnet.

Das Triple-Constraint-Modell

Jeder Projektleiter kennt (und befürchtet oft) die klassischen Projektzwänge im Projektmanagement:

• Zeit: Was ist die Frist für die Lieferung des Outputs?
• Umfang: Was genau ist das erwartete Ergebnis?
• Kosten: Wie viel Geld steht zur Verfügung, um dieses Ergebnis zu erreichen?

Wenn Sie eine Seite dieses Dreiecks ändern, wirkt sich dies auf die anderen beiden aus. Wenn Sie in der Lage sind, die dreifache Einschränkung abzudecken, ist es wahrscheinlicher, dass Sie ein erfolgreiches Projekt liefern.

Wie man das Triple Constraint abdeckt, ist knifflig, aber die richtige Projektmanagement-Software kann helfen. ProjectManager ist ein Arbeits- und Projektmanagement-Tool, das Echtzeitdaten für aufschlussreichere Entscheidungen erfasst. Projektmanager können unsere Reporting-Tools verwenden, um tief in die Daten einzutauchen und Berichte nach Status, Portfolio, Aufgaben, Kosten und mehr zu filtern, um zu verstehen, was auf dem richtigen Weg ist und was nicht. Diese Berichte können einfach mit Stakeholdern geteilt werden, um ein schnelles Update bereitzustellen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Die 6 Projektbeschränkungen

Ein Projekt wird oft als erfolgreich definiert, wenn die Projektziele fristgerecht erreicht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Abgesehen von Zeit, Umfang und Kosten gibt es sechs weitere Einschränkungen, die den Prozess der ordnungsgemäßen Erreichung der Projektziele einschränken.

1. Kosten

Ihr Projekt benötigt Ressourcen wie Arbeit, Materialien und Ausrüstung, die alle Geld kosten. Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, dass Sie Ihre Projektkosten während der Planungsphase und vor der Ausführung genau einschätzen. Dann erstellen Sie ein Projektbudget, das alle Ihre Ausgaben abdeckt. Wenn Sie kein ausreichendes Projektbudget definieren, könnte Ihr Projekt scheitern.

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Um die für die Ausführung eines Projekts verfügbare Zeit richtig zu verwalten, müssen Sie einen Zeitplan erstellen, der einen Zeitplan für die Ausführung Ihrer Projektaufgaben definiert. Ein Projektzeitplan definiert auch die Ressourcen, die für jede einzelne Projektaktivität benötigt werden. Zeit ist eine kritische Projektbeschränkung, denn wenn sie nicht richtig verwaltet wird, kann sie sich auf andere Beschränkungen wie Umfang und Qualität auswirken. Wenn Sie die Zeit nicht im Auge behalten, kann dies zu Terminüberschreitungen und einem verringerten Projektumfang führen. Schlimmer noch, es könnte die Qualität Ihrer Ergebnisse beeinträchtigen.

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3. Geltungsbereich

Der Projektumfang bezieht sich auf alle in einem Projekt durchzuführenden Arbeiten. Es ist wichtig, die Aktivitäten, Ergebnisse und Meilensteine ​​zusätzlich zu dem, was nicht getan wird, zu definieren, um den Stakeholdern klare Erwartungen zu stellen. Projektmanager verwenden einen Projektstrukturplan, um den Projektumfang in kleinere, überschaubarere Teile zu unterteilen.

4. Qualität

Während diese Einschränkung dem Bereich ziemlich ähnlich ist, unterscheidet sie sich geringfügig, da der Bereich das spezifische gewünschte Ergebnis definiert. Der Umfang Ihres Projekts kann beispielsweise die Erstellung von 10 Webseiten umfassen. Qualität konzentriert sich auf die Attribute jeder dieser Webseiten. Wenn Sie über die Projektqualität nachdenken, fragen Sie sich: „Wie genau entspricht das Ergebnis den Erwartungen?“

In unserem Beispiel definiert die Qualität nicht die Anzahl der Webseiten, aber es könnte eine Qualitätstoleranz bezüglich der Anzahl der Wörter geben. Vielleicht haben Sie 1.000 Wörter mit einer Qualitätstoleranz von +/- 100 Wörtern angefordert. Wenn eine Webseite 900 Wörter enthält, würden Sie sie genehmigen, aber wenn eine andere Webseite nur 850 Wörter enthält, würden Sie sie ablehnen.

Qualität hängt mit den anderen Einschränkungen zusammen. Nehmen wir an, Sie haben keine Zeit mehr und müssen ein bestimmtes Fälligkeitsdatum einhalten. Sie könnten die Frist möglicherweise einhalten, indem Sie die Qualitätstoleranz vergrößern und die Anzahl der Wörter auf 800 verringern.

5. Risiko

Risiken zu managen ist eine wichtige Aufgabe für Projektmanager, aber was bedeutet dieser Begriff eigentlich? Sie können die Wahrscheinlichkeit abschätzen, dass ein Risiko Auswirkungen auf Ihr Projekt hat. Vielleicht erstellen Sie ein Wireframe für Ihre Website und entscheiden sich, die Kundenbewertung zu überspringen, weil Sie sich verspäten. In diesem Fall besteht die Gefahr, dass der Kunde Ihre endgültigen Webseiten ablehnt.

Natürlich können Sie das Risiko bis zu einem gewissen Grad kontrollieren. Sie könnten beispielsweise entscheiden, das Risiko zu vermeiden und auf dem Überprüfungsschritt bestehen. Diese Entscheidung wirkt sich jedoch auf Ihren Zeitplan und die damit verbundenen Kosten aus, da der Kunde jeden Ihrer Entwürfe überprüfen würde und ein Projektmanager diesen Prozess überwachen muss.

6. Ressourcen

Ressourcen sind stark mit den Projektkosten verbunden. Der Geldbetrag, der zum Erreichen des gewünschten Ergebnisses zur Verfügung steht, kann die Verwendung und den Erwerb von Ressourcen einschränken, was eine separate Einschränkung schafft.

Manchmal erlaubt Ihnen sogar ein unendlicher Geldbetrag nicht, die spezifischen Ressourcen zu erwerben, die Sie benötigen. Beispielsweise könnte es länger dauern, als Sie erwartet haben, eine physische Ressource im Projekt (z. B. einen Chip) zu erhalten, wodurch Sie die Frist verpassen. Wenn diese Ressource für das Projekt unerlässlich ist, müssen Sie auf die Einhaltung der Frist verzichten, da kein angemessener Geldbetrag die Lieferzeit verkürzen könnte.

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So verwalten Sie Projektbeschränkungen

Die Verwaltung von Projektbeschränkungen ist im Wesentlichen die Art und Weise, wie Sie das Projekt verwalten. Sie müssen Projektbeschränkungen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts überwachen und verfolgen und Anomalien erkennen, um sie schnell zu beheben. Das Verwalten von Einschränkungen hält Ihr Projekt auf Kurs und innerhalb des Budgets. Hier sind sechs Möglichkeiten, Ihre Projektbeschränkungen zu verwalten.

• Kosten: Ein Kostenmanagementplan ist ein strategischer Plan für Ihr Projektbudget. Es handelt sich um einen viergleisigen Ansatz, der Ressourcenplanung, Kostenschätzung, Budgetierung und Kostenkontrolle berücksichtigt. Ja, es ist ein Plan, aber er wird im Laufe des Projekts angewendet, um Ausgaben zu dokumentieren und Ihre Kostenbeschränkungen in Schach zu halten.
• Zeit: Ein Zeitmanagementplan ist eine Methode, um die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit und den Fortschritt Ihres Projekts zu verfolgen. Es beinhaltet die Planung eines genauen Zeitplans und die anschließende Überwachung und Kontrolle des Zeitplans, um sicherzustellen, dass Ihre tatsächliche Zeit mit Ihrem Zeitmanagementplan übereinstimmt. Zeit ist eine der wichtigsten Projektbeschränkungen und der Schlüssel zum Projekterfolg.
• Scope: Ein Scope-Managementplan umfasst alle Prozesse, die zur Durchführung eines Projekts gehören. Der Umfang dient als Fahrplan für das Projekt und umreißt seine Grenzen. Die Verwaltung der Projektbeschränkungen für den Umfang ist wichtig, da sich Änderungen immer auf den Umfang auswirken. Ohne einen Plan können Projekte schnell entgleisen.
• Qualität: Ein Qualitätsmanagementplan ist vorhanden, um dem Projektmanager und dem Projektteam dabei zu helfen, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen. Sie können ein Projekt pünktlich und sogar unter dem Budget abliefern, aber wenn die Qualität nicht den Erwartungen entspricht, wird es als Misserfolg betrachtet. Ein Stakeholder oder Kunde überprüft den Plan, um sicherzustellen, dass die Projektbeschränkung korrekt ist.
• Risiken: Ein Risikomanagementplan hilft, potenzielle Probleme, die im Projekt auftreten könnten, zu identifizieren und darauf zu reagieren. Diese Risiken können sich auf die Projektbeschränkungen auswirken, daher ist es wichtig, zu erkennen, was passieren könnte, die Auswirkungen auf das Projekt zu bewerten, Risikominderungs- oder Notfallpläne zu erstellen und diese oder andere Risiken immer zu überwachen, damit Sie richtig damit umgehen können.
• Ressourcen: Ein Ressourcenmanagementplan wird verwendet, um zu steuern, wie Projektressourcen wie Teams, Ausrüstung und Materialien kategorisiert, zugewiesen, verwaltet und freigegeben werden. Ohne die Verwaltung Ihres Teams und der erforderlichen Ressourcen leidet das Projekt.

Projektbeschränkungen ausgleichen

Neben der Definition von Verfahren, Richtlinien und Aktivitäten zur Bewältigung von Projektbeschränkungen können Projektmanager diese auch ausgleichen. In Anbetracht der Bedeutung von Projektbeschränkungen für die Durchführung eines erfolgreichen Projekts ist es entscheidend, dass der Projektmanager diese Schritte versteht, um sie zu verwalten.

Zuerst müssen Sie planen. Die oben genannten Pläne werden während der Planungsphase eines Projekts entwickelt, Sie müssen jedoch auch jede Projektphase im Lebenszyklus des Projekts planen. Dies beginnt in der Regel mit einem Projektstrukturplan (WBS), um jede Aufgabe und Leistung im Projekt zu identifizieren.

Als Nächstes müssen Sie sich alle Projektbeschränkungen ansehen und bestimmen, wie sie sich auf Ihr Projekt auswirken könnten. Hier kommen Risikomanagement und Ressourcennivellierung ins Spiel. Beim Ressourcenabgleich werden die Start- und Enddaten für Ressourcenbeschränkungen angepasst, um die Nachfrage nach diesen Ressourcen auszugleichen. Sie müssen auch Ihren Qualitätsmanagementplan haben, wie oben beschrieben.

Es ist auch wichtig, die Arbeitsbelastung Ihres Teams im Gleichgewicht zu halten. Wenn Sie sie mit Aufgaben überlasten, werden sie ausgebrannt. Dies bedeutet, dass Sie die Produktivität Ihrer Teammitglieder verlieren, ein Faktor, der für den Gesamterfolg des Projekts entscheidend ist. Die richtige Verwaltung Ihrer Ressourcen ist einer der wichtigsten Aspekte von Projektbeschränkungen.

Abgesehen von den Managementplänen, die zur Verwaltung Ihrer Projektbeschränkungen erforderlich sind, muss auch die Kommunikation berücksichtigt werden. Eine klare, transparente und regelmäßige Kommunikation zwischen dem Projektteam kann Ihnen helfen, ein reibungsloses Projekt durchzuführen. Es ist entscheidend, die verschiedenen Einschränkungen eines Projekts zu kennen, da der einzige Weg, sie zu kontrollieren, darin besteht, sie zu verstehen. Berücksichtigen Sie bei wichtigen Entscheidungen nicht nur Zeit, Umfang und Budget, sondern berücksichtigen Sie auch Qualität, Risiko, Ressourcen, Nachhaltigkeit, Organisation, Methodik und Kundenzufriedenheit.

ProjectManager hilft Ihnen, Beschränkungen zu verwalten

Einschränkungen müssen in jedem Projekt verwaltet werden. Dazu benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, mit der Sie während der Entwicklung Ihres Projekts planen, verfolgen und an Einschränkungen anpassen können. ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, mit der Sie jeden Aspekt eines Projekts verwalten können, einschließlich seiner Einschränkungen.

Machen Sie genauere Pläne

Wenn Sie Ihr Budget nicht genau im Auge behalten, wird Geld ein Projekt ausbluten. ProjectManager hilft Ihnen bei der Planung Ihres Projekts mit Online-Gantt-Diagrammen, die Aufgaben über eine Zeitachse planen und die mit jeder dieser Aufgaben verbundenen Kosten verfolgen. Auf diese Weise werden Sie nie unvorbereitet erwischt. Sie können auch Abhängigkeiten verknüpfen, um Engpässe zu vermeiden, die Sie aus der Bahn werfen können.

Ressourcenmanagement-Tools

Eine weitere Möglichkeit für Kosten, außer Kontrolle zu geraten und Ihren Zeitplan zu beeinträchtigen, besteht darin, dass Ressourcen nicht richtig verwaltet werden. ProjectManager gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre Ressourcen. Ob es sich um die Kosten von Lieferanten und Lieferanten oder Ihr Projektteam und deren Aufgabenverteilung handelt, Sie sehen alle Daten in Echtzeit.

Apropos Teams, ihre Zeit muss verwaltet werden. ProjectManager verfügt über Arbeitszeittabellen, die es einfach für sie einreichen und für Manager genehmigen lassen. Darüber hinaus behalten Sie mit detaillierten Projektberichten Ihre Projektbeschränkungen im Auge. Es gibt viele Möglichkeiten, Beschränkungen auf ProjectManager.com anzuzeigen und zu steuern.

Um alle Einschränkungen innerhalb des Projektmanagements auszugleichen, sind robuste Tools für die Nachverfolgung und Berichterstattung erforderlich. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware mit Echtzeit-Dashboards und Berichtstools zur Überwachung des Projektfortschritts, der Budgets und mehr, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte erfolgreich abgeschlossen werden. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie es 30 Tage lang kostenlos.