Techniken zur Aufgabenverwaltung: Die 10 besten Tipps zur Aufgabenverwaltung

Aufgaben sind die Bausteine ​​Ihrer Arbeit und Ihrer Projekte. Sie müssen sie verwalten, um die Arbeit insgesamt bewältigen zu können. Das Problem ist, dass es leicht ist, mit den alltäglichen Aufgaben überfordert zu werden. Deshalb benötigen Sie gute Techniken zur Aufgabenverwaltung, um erfolgreich zu sein.

Was ist eine Task-Management-Technik?

Eine Aufgabenverwaltungstechnik ist eine praktische Möglichkeit, Ihre Aufgaben besser zu verwalten. Es kann so einfach sein wie das Erstellen einer täglichen To-Do-Liste oder so fortgeschritten wie das Festlegen von Abhängigkeiten.

Nicht Ihre gesamte Arbeit erfordert solch fortgeschrittene Aufgabenmanagementtechniken. Wenn Sie jedoch gute Methoden zur Aufgabenverwaltung verstehen, müssen Sie sich auf ein höheres Maß an Produktivität und weniger Stress einstellen.

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Warum sind Task-Management-Techniken wichtig?

Ohne Techniken zur Aufgabenverwaltung werden Sie zwangsläufig dem Chaos erliegen. Menschen neigen dazu, einfach auf die zuletzt eingegangene Anfrage zu reagieren, anstatt ihre Prioritäten in Ordnung zu halten. Oder vielleicht erledigen sie immer zuerst die einfachen Aufgaben und gehen dann langsamer vor, wenn es um die schwierigen Aufgaben geht.

Diese Fehler bei der Aufgabenverwaltung können zu Engpässen, Verzögerungen, Zeitverschwendung, Geldverlusten und vielem mehr führen. Daher ist es besser, einige bewährte Techniken zur Aufgabenverwaltung auszuprobieren, als sofort zu versuchen, eigene zu erfinden. Wir sind für Sie da!

Projektmanagement-Software ist das perfekte Werkzeug, um Ihre Aufgaben besser zu verwalten. Mit benutzerfreundlichen Tools wie Aufgabenlisten, Kanban-Boards, Kalendern und mehr können Sie alle Ihre bevorzugten Aufgabenverwaltungstechniken für sich selbst oder für Ihr Team ausführen. Testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos!

10 Tipps und Techniken für ein besseres Aufgabenmanagement

Aufgabenmanagement ist universell: Ob es sich um den Projektmanager handelt, der sich mit einem großen, komplexen Auftrag befasst, oder einfach nur um jemanden, der etwas erledigen muss – Aufgabenmanagement ist relevant. Leider wenden Menschen bei der Verwaltung von Aufgaben keine neuen Methoden an, um sie effizient zu bewältigen. Probieren Sie diese 10 Aufgabenverwaltungstechniken aus und sehen Sie, wie sich das auf Ihre Arbeit auswirkt.

1. Listen Sie alle Ihre Aufgaben auf: Um zu verstehen, womit Sie es zu tun haben, listen Sie alles auf. Dies kann auf einem Blatt Papier oder in einer Online-Software für eine einfache Zusammenarbeit erfolgen.
2. Protokollstatus: Geben Sie an, ob Ihre Aufgabe abgeschlossen ist, in Bearbeitung ist oder noch beginnen muss. Dies wird Ihnen später dabei helfen, Prioritäten zu setzen.
3. Fügen Sie Fälligkeitstermine hinzu: Nicht jede Aufgabe ist fällig, sobald Sie die Anfrage erhalten, aber schieben Sie auch nicht alles auf die lange Bank. Eine gute Angewohnheit bei der Aufgabenverwaltung besteht darin, Fälligkeitstermine festzulegen und diese tatsächlich einzuhalten.
4. Priorisieren Sie jeden Tag: Jeder Tag ist anders. Einige sind vollgepackt mit Meetings, andere sind leere Tafeln. Passen Sie Ihre Aufgabenauslastung entsprechend an, um eine reibungslosere Ausführung zu gewährleisten.
5. Unwesentliche Aufgaben löschen: Dies ist eine oft übersehene Technik zur Aufgabenverwaltung. Einige Aufgaben können delegiert oder einfach ganz gelöscht werden. Möglicherweise müssen Sie bei diesem Thema über den Tellerrand hinausschauen, aber es lohnt sich.
6. Erinnerungen einrichten: Das Leben kann verrückt sein, also richten Sie Erinnerungen ein. Menschen können beleidigt sein, wenn Sie ihre Aufgaben vergessen. Lassen Sie also nicht zu, dass die Beziehung in die Brüche geht, nur weil dadurch etwas unter dem Radar verschwindet.
7. Benachrichtigungen hinzufügen: Erstellen Sie Benachrichtigungen für Ihre Aufgaben, wenn Sie an Ihrem Computer arbeiten. Dies ist eine großartige, moderne Technik zur Aufgabenverwaltung, die dabei hilft, den Lärm der digitalen Welt zu durchbrechen.
8. Teilen Sie größere Aufgaben in kleinere auf: Dies ist eine ideale Aufgabenverwaltungsmethode für große, anspruchsvolle Aufgaben. Anstatt zu zögern, teilen Sie es in überschaubare Aktivitäten auf.
9. Setzen Sie gegenüber anderen Erwartungen und Grenzen: Seien Sie gegenüber Ihrem Team transparent. Machen Sie sich nicht selbst zum Scheitern verurteilt, indem Sie viel versprechen, aber geben Sie anderen auch nicht das Gefühl, dass ihre Aufgaben unwichtig sind. Seien Sie professionell, arbeiten Sie hart und seien Sie ehrlich. Ihr Team wird es Ihnen danken.
10. Suchen Sie sich einen ruhigen Ort, um Dinge zu erledigen: Dies gilt insbesondere, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Wenn Sie kein ruhiges Plätzchen finden, besorgen Sie sich wenigstens ein paar schöne Kopfhörer!

Profi-Tipp: Es ist wichtig zu wissen, dass es keine Einheitslösung gibt, die für alle passt, und dass einige möglicherweise eine visuellere Möglichkeit zur Verwaltung ihrer Aufgaben benötigen als die herkömmlichen. Recherchieren Sie, schauen Sie sich die verschiedenen Methoden an und finden Sie heraus, welche Ihren Stärken und Schwächen entspricht.

Schulungsvideo zu Aufgabenmanagementtechniken

Jennifer Bridges, PMP, bietet Tipps zur Aufgabenverwaltung, damit Sie Ihre Arbeit besser verwalten können. Diese Tipps sind besonders wirkungsvoll, wenn sie in Kombination mit einer Aufgabenverwaltungssoftware verwendet werden.

Hier ist eine Aufnahme des Whiteboards als Referenz!

Videotranskription

Heute sprechen wir über 10 Tipps für ein besseres Aufgabenmanagement. Unabhängig davon, ob Sie ein Team oder ein Projekt leiten, müssen Sie als Unternehmer immer noch Ihre eigene Aufgabe verwalten und Ihre eigene Arbeit erledigen. Wir sehen also heute, dass die Leute immer noch die Methode der Haftnotizen oder vielleicht Listen verwenden.

Deshalb möchten wir über diese Methoden hinausgehen und fortschrittlichere Online-Tools oder sogar Apps verwenden. Und wenn wir Online-Tools und Apps zur Aufgabenverwaltung verwenden, möchten wir Ihnen Best Practices und Tipps für die Verwaltung Ihrer Aufgabe geben. Erstens: Listen Sie alle Ihre Aufgaben auf. Holen Sie sie aus Ihrem Gehirn heraus, damit Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen müssen, und integrieren Sie sie in Ihr Werkzeug. Zweitens: Verwalten Sie Ihre Aufgabe. Markieren Sie, ob sie abgeschlossen sind, ausstehen oder noch nicht einmal begonnen haben. So wissen Sie jeden Tag, worauf Sie sich konzentrieren müssen.

Fügen Sie Fälligkeitstermine hinzu, damit nicht alles heute fällig ist. Sie möchten für jeden Tag Prioritäten setzen und kritische Aufgaben zuerst und frühzeitig erledigen. Befreien Sie sich von unwesentlichen Aufgaben oder delegieren Sie sie an andere, damit Sie sich auf die Dinge konzentrieren können, für die Sie am besten geeignet sind oder die für Ihre Rolle wichtiger sind.

Richten Sie außerdem Erinnerungen ein, damit Sie im Voraus wissen, was heute, diese Woche oder sogar diesen Monat fällig ist. Fügen Sie Benachrichtigungen für sich selbst und andere hinzu, damit Sie wissen, wann Aufgaben erledigt wurden. Manchmal gibt es andere Leute, die darauf warten, etwas zu erledigen, abhängig davon, ob Sie Ihre Aufgabe erledigen.

Teilen Sie größere Aufgaben in kleinere auf. Manchmal wirken große Aufgaben zu überwältigend und wir möchten sie vermeiden. Wenn wir sie also in kleinere, machbare Aufgaben aufteilen, können wir beginnen, Fortschritte zu machen.

Wir wollen auch Erwartungen für andere wecken. Teilen Sie den Menschen mit, welche Erwartungen Sie in Ihrem Prozess an Ihre Arbeitsweise haben. Setzen Sie ihnen auch Grenzen, damit sie wissen, dass Sie zu bestimmten Tages- und Wochenzeiten an bestimmten Dingen arbeiten und dass sie Sie nicht unterbrechen und Ihre Zeit missbrauchen müssen. Und Nummer 10: Finden Sie einen ruhigen Ort ohne Unterbrechungen, damit Sie Ihre Dinge erledigen können.

Wenn Sie also ein Tool benötigen, das Sie bei der Verwaltung Ihrer Aufgabe unterstützt, dann melden Sie sich jetzt bei ProjectManager für unsere Software an.