10 Tipps für Vertriebsteams, wie sie ihre Kommunikation sicher halten können

Fernarbeit kann für Mitarbeiter sehr angenehm sein, aber auch das Risiko schwerwiegender Sicherheitsverletzungen bergen. Mitarbeiter verwenden manchmal ihre eigenen Computer und verschiedene ungesicherte Wi-Fi-Verbindungen, ohne Sicherheitsmaßnahmen zu berücksichtigen. Deshalb ist es dem Unternehmen so wichtig sicherzustellen, dass alle Daten sicher und geschützt bleiben.

Darauf wird sich auch dieser Artikel konzentrieren. Nachfolgend finden Sie zehn Tipps für ein Vertriebsteam, um die Kommunikation sicher zu halten, einschließlich der Verwendung von Online-Faxdiensten, der Überwachung auf Phishing-Betrug, der Schulung von Mitarbeitern in Bezug auf Online-Sicherheit, dem Kauf von Antivirensoftware für alle Remote-Mitarbeiter und vielem mehr.

Und obwohl sie alle offensichtlich erscheinen, scheitern viele Unternehmen immer noch daran, sie bei der Erstellung ihrer Cybersicherheitsstrategie umzusetzen.

Online-Faxdienste

Obwohl das Senden von Faxen keine günstige Option für den Dateiaustausch ist, ist es eine der sichersten Kommunikationsmöglichkeiten für Vertriebsteams. Durch die Verwendung zuverlässiger kostenloser oder kostenpflichtiger Efax-Dienste können Unternehmen Faxe versenden, ohne dass Faxgeräte erforderlich sind. Darüber hinaus verwenden solche Dienste die neueste Technologie, um Sicherheit und Zuverlässigkeit beim Senden von Dateien mit sensiblen Unternehmensinformationen zu gewährleisten. Um mit dem Online-Faxen zu beginnen, müssen Sie lediglich eine App oder eine bestimmte Software herunterladen. Solche Anwendungen sind auf allen gängigen Geräten verfügbar und bieten Unternehmen einen Komfort, den viele andere Optionen nicht bieten können.

Überwachung auf Phishing-Betrug

Phishing-Betrug ist eine der häufigsten Methoden, um Unternehmensdaten offenzulegen. Sie werden verwendet, um Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Passwörter, Bankdaten oder andere private Informationen preiszugeben. Verschiedenen Studien zufolge wird die durchschnittliche Phishing-E-Mail fünfmal geöffnet, bevor sie gelöscht wird. Darüber hinaus haben andere Untersuchungen ergeben, dass 70 % aller Mitarbeiter, die Phishing-E-Mails erhalten haben, auf die Links geklickt haben. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter über Phishing-Betrug und deren Vermeidung aufgeklärt werden sollte.

Schulung der Mitarbeiter zum Thema Online-Sicherheit

Jeder Mitarbeiter sollte auf die Online-Sicherheitsrichtlinie des Unternehmens aufmerksam gemacht werden. Sie müssen wissen, welche Art von persönlichen Informationen sie online teilen können und wie sie sicher mit ihren Kollegen kommunizieren können. Einige Unternehmen verwenden Business Email Compromise (BEC), um ihre Mitarbeiter über die Arbeitsweise von Betrügern aufzuklären.

Remote-Worker-Schulungen sind auch eine großartige Möglichkeit, Mitarbeiter über Sicherheitsverletzungen aufzuklären. Es ist möglich, ein Online-Schulungsprogramm zu erstellen und die Mitarbeiter dann zu schulen, indem Sie ihnen den Link zum Kurs senden und ihn zu ihrer eigenen Zeit und ihrem eigenen Zeitplan absolvieren lassen.

Kauf von Antivirus-Software für alle Remote-Mitarbeiter

Die meisten Antivirenprogramme werden heutzutage mit einer kostenlosen Version geliefert, die für Remote-Mitarbeiter verwendet werden kann. Damit können alle Mitarbeiter eines Unternehmens vor Viren, Spyware und Malware geschützt werden. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen verringert und jedes Unternehmen effizienter.

Einschränkung des Zugriffs auf sensible Informationen

Wenn ein Vertriebsteam remote arbeitet, ist es wichtig sicherzustellen, dass es keinen Zugriff auf sensible Informationen über Apps oder soziale Netzwerke hat. Beispielsweise schränkt Salesforce den Zugriff auf Speichercontainer ein, es sei denn, jemand verfügt über die entsprechenden Berechtigungen oder ist als Benutzer mit Administratorberechtigungen angemeldet.

Verwenden Sie keine ungesicherten Wi-Fi-Netzwerke

Bei der Nutzung öffentlicher Wi-Fi-Netzwerke ist unser Gerät vielen Angriffen ausgesetzt. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, ungesicherte WLAN-Verbindungen nach Möglichkeit zu vermeiden und niemals vertrauliche Informationen in öffentlichen Netzwerken zu teilen. Jedes Mal, wenn sich jemand mit dem öffentlichen Internet verbindet, sollte er dies über ein VPN tun, damit er Dateien und Dokumente sicher austauschen kann, während er remote arbeitet.

VPN verwenden

Virtual Private Networks (VPNs) sind eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Daten bei der Remote-Arbeit immer sicher sind. Sie bieten eine sichere Verbindung zwischen dem eigenen Computer und einem VPN-Server, was bedeutet, dass alle Daten durch einen verschlüsselten Tunnel gehen, bevor sie ihr Ziel erreichen. Es funktioniert wie ein verschlüsselter Tunnel zwischen einem Gerät und einem VPN-Server in einem anderen Land. Auf diese Weise können Hacker keine persönlichen Informationen stehlen (oder finden es äußerst schwierig), während sie ungesicherte Wi-Fi-Netzwerke verwenden.

Eine weitere großartige Sache bei der Verwendung eines VPN ist, dass es relativ günstig ist und es eine Liste der besten VPNs mit verschiedenen Business-Plänen gibt. All dies macht ein VPN zu einer der besten Lösungen, die ein Unternehmen in Betracht ziehen kann, um seine Kommunikation sicher zu halten.

Verwenden der Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist eine wesentliche Sicherheitsmethode, die jedes Unternehmen bei der Verwaltung seiner Mitarbeiter aus der Ferne verwenden sollte. Es erfordert sowohl ein Passwort als auch einen speziellen Code, der von einer Authentifizierungs-App wie Google Authenticator oder Authy generiert wird. Durch die Verwendung von 2FA kann man sicherstellen, dass nur seine Mitarbeiter auf die Konten des Unternehmens zugreifen können und kein Betrüger, der sich als einer von ihnen ausgibt.

Verwendung einer sicheren virtuellen Meeting-Software

Eine der sichersten Möglichkeiten, ein virtuelles Meeting abzuhalten, ist die Verwendung einer sicheren Software für virtuelle Meetings. So können Mitarbeiter in Echtzeit mit anderen Teilnehmern chatten. Das Beste daran ist, dass es möglich ist, die Chat-Protokolle verschlüsselt aufzubewahren und nach Beendigung des Meetings zu löschen. Darüber hinaus gibt es mehrere sichere Software für virtuelle Meetings, damit Arbeitgeber sie ausprobieren und sehen können, welche für ihr Team besser ist. Als Faustregel gilt jedoch immer, nur die renommiertesten Programme wie Microsoft Teams, Skype oder Zoom zu verwenden. Bei einer Fülle von Auswahlmöglichkeiten sollte es keinem Unternehmen schwerfallen, etwas für sich selbst zu finden.

Fazit

Ein Remote-Mitarbeiter zu sein bedeutet nicht, dass jemand seine Sicherheit opfern muss. Tatsächlich ist es möglich, die Daten vollständig zu schützen, indem Sie die oben genannten Tipps und Tools verwenden, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie Phishing-Betrug vermeiden können, sie über Online-Sicherheit aufklären, Antivirensoftware für alle Remote-Mitarbeiter kaufen und den Zugriff auf sensible Daten beschränken Informationen, immer sensible Daten verschlüsseln, keine ungesicherten Wi-Fi-Netzwerke verwenden, ein VPN für Ihre Remote-Mitarbeiter einrichten oder 2FA für die Konten aller Remote-Mitarbeiter verwenden.

Auf diese Weise können Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre Vertriebsteams eine sichere Arbeitsumgebung schaffen und sicherstellen können, dass die Daten des Unternehmens immer geschützt sind!

Bio des Autors

Paul Pleasant ist freiberuflicher Cybersicherheitsberater und IT-Spezialist. Er hat mit mehreren etablierten Unternehmen zusammengearbeitet und vielen Unternehmen geholfen, ihre Online-Abwehr zu verbessern. In seiner Freizeit liebt er es, Vögel zu beobachten, zu malen und zu fechten.