11 Tipps zur Dokumentation und Verbesserung Ihres E-Mail-Marketing-Programms

Wie gut haben Sie Ihr E-Mail-Marketing-Programm dokumentiert? Verbessern Sie die Funktionalität, indem Sie diese 11 Tipps zum Erfassen qualitativer Informationen verwenden, um genau zu beurteilen, wie die Dinge funktionieren.

Viele meiner Kundenaufträge beginnen mit einem E-Mail-Marketing-Audit – einer vollständigen qualitativen und quantitativen Analyse des E-Mail-Marketing-Programms des Unternehmens mit Empfehlungen für die Optimierung von Prozessen, die Verbesserung der Endergebnisleistung und alles andere, was es effektiver und profitabler macht.

Wir haben letzte Woche ein Kick-off-Meeting für ein Audit mit einem neuen Kunden abgehalten, und mir kam der Gedanke, dass die Fragen, mit denen wir die Diskussion leiten, für jedes Unternehmen nützlich sein könnten, auch wenn es kein formelles Audit durchläuft.

Wenn Sie Ihr Programm auf diese Weise dokumentieren, werden Sie:

• Halten Sie eine schriftliche Aufzeichnung bereit, um Berater und/oder neue Mitarbeiter bereitzustellen, um sie schnell auf den neuesten Stand des E-Mail-Marketings in Ihrem Unternehmen zu bringen.
• Veranschaulichen Sie die Stärken Ihres Programms konkret auf Papier – die Dinge, die Sie nicht verlieren und auf denen Sie aufbauen möchten.
• Identifizieren Sie wahrgenommene Schwachstellen und/oder Schmerzpunkte; Dinge, die Sie vielleicht in Zukunft ansprechen möchten.

Ich habe vier Arten von Informationen, die ich für jedes Element auf der Liste sammle:

Wenn Sie über Stärken, Schwächen und Schmerzpunkte sprechen, ist es wichtig, zusätzlich zum „Was“ nach dem „Warum“ zu fragen, denn das „Warum“ hilft Ihnen, diese besser zu verstehen und dann zu priorisieren.

Jetzt – ohne weiteres – hier die 11-Punkte-Liste, die ich verwendet habe, um die Kick-Off-Diskussion zu leiten:

1. Strategie

Besprechen Sie die aktuelle E-Mail-Marketingstrategie des Kunden sowie die qualitativen und quantitativen Ziele für das Programm. Einige Kunden haben keine formale Strategie. Wenn Sie jedoch anfangen, mit ihnen zu sprechen, werden Sie vielleicht feststellen, dass sie Standarddinge haben, von denen sie glauben, und Maßnahmen, die sie ergreifen, die zusammen einen Rahmen für das Programm bilden. Es ist wichtig, dies zu erfassen, auch wenn es keine formale Strategie ist.

2. Politik und Recht

Sie möchten über alle internen Richtlinien im Zusammenhang mit E-Mails informiert sein. Meistens gibt es Richtlinien, um Abonnenten nicht zu bombardieren oder Rechtsgutachten zur CAN-SPAM-Compliance. Ein Beispiel für ersteres ist eine Regel, dass jede E-Mail-Adresse nur eine E-Mail-Nachricht pro Tag von der Organisation empfangen kann. Letztere können Richtlinien enthalten, wie Marketingtexte in Transaktions-E-Mail-Nachrichten eingefügt werden sollen.

3. Prozess

Es ist wichtig zu verstehen, was wann passiert und wer die Spieler sind. Beginnen Sie damit, wie die Entscheidung zum Senden einer E-Mail getroffen wird, gehen Sie durch die kreative Ausführung und enden Sie bei Berichten und Analysen. Ich mache daraus oft ein Flussdiagramm; Das Visual bietet ein schnelles Verständnis und ist in Zukunft leicht zu referenzieren. Es bietet auch ein „Vorher“, das mit einem „Nachher“ gepaart werden kann, wenn wir Änderungen vornehmen, um den Prozess zu rationalisieren.

4. Technologie

Keine Diskussion über E-Mail ist vollständig, ohne den E-Mail-Dienstanbieter, die Marketing-Automatisierungsplattform oder eine andere Versandlösung zu berücksichtigen. Sie sollten auch alle anderen Systeme einbeziehen, die sich damit integrieren, wie CRM, Webanalyse oder Einkaufswagen. Jede Plattform, die Daten und andere Informationen im Zusammenhang mit dem Versand oder der daraus resultierenden Konvertierung bereitstellt oder sammelt – wie Verkauf, Lead-Generierung usw. – sollte in diesen Abschnitt der Diskussion aufgenommen werden.

5. Erwerb der E-Mail-Adresse

Das Listenwachstum ist für jedes erfolgreiche E-Mail-Programm unerlässlich. Zu erfahren, wie neue Leute auf die Liste kommen – einschließlich Taktiken, die Benutzer dazu bringen, sich anzumelden, wichtige Online-Registrierungsseiten und andere Quellen – ist von entscheidender Bedeutung.

6. Listenverwaltung

Wenn Sie eine Segmentierung planen, ist dies der richtige Ort, um dies zu besprechen. Es ist auch wichtig, die Grundlagen zu behandeln, einschließlich wo sich die Datensatzdatenbank befindet und wie Listen während des gesamten Prozesses verwaltet werden.

7. Inhalt

Welche Informationen werden per E-Mail gesendet? Wichtige Arten von Inhalten wie redaktionelle Inhalte, Werbung, Einladungen usw. sollten hier identifiziert und diskutiert werden.

8. Kreativ

Es empfiehlt sich, einige aktuelle E-Mail-Kampagnen-Creatives, einschließlich Zielseiten, mit Leistungsmesswerten hinzuzufügen. Ich bitte um zwei bis drei Bemühungen, die der Kunde für erfolgreich hält, sowie zwei bis drei, die er als erfolglos befunden hat. Der Wert liegt hier in der Diskussion um das Creative und die Ergebnisse. Dokumentieren Sie dies also und heben Sie die Assets hervor.

9. Zustellbarkeit

Hoffentlich gibt es hier keine aktuellen Themen, aber wenn doch, ist es wichtig, sie nicht nur aufzulisten, sondern wirklich anzusprechen. Wenn es in der Vergangenheit Probleme mit der Zustellbarkeit gab, dokumentieren Sie unbedingt, was passiert ist, wie dies zuvor gehandhabt wurde und (hoffentlich) wie es gelöst wurde. Obwohl Sie diese Informationen im Idealfall nie wieder benötigen, besteht die Möglichkeit, dass Sie darauf zurückgreifen müssen. Daher ist es am besten, sie immer griffbereit zu haben.

10. Nachverfolgung, Berichterstattung, Analyse und Leistungsbewertung

Dies ist eine enorme Leistung, aber für das Kick-off-Meeting gehen wir normalerweise nur E-Mail-Metriken und gegebenenfalls Webanalysen der letzten drei Monate bis zu einem Jahr durch. Ziehen Sie dies aus Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform und halten Sie es in Tabellenform zur einfachen Überprüfung und Analyse bereit.

11. Testen auf kontinuierliche Verbesserung

Sie möchten alle kürzlich durchgeführten Leistungstests mit E-Mail-Kampagnen dokumentieren, einschließlich der wichtigsten Ergebnisse und quantitativen Kennzahlen zur Unterstützung.

Noch ein Tipp

Das hört sich wahrscheinlich so an, als würde es viel Zeit brauchen, um zusammenzukommen – nun, das tut es. Eine Möglichkeit, die Arbeit mit zusätzlichem Nutzen zu erledigen, besteht darin, dies in den ersten Wochen von einem neuen Mitarbeiter erledigen zu lassen. Eine Aufgabe wie diese gibt ihnen einen Grund, mit anderen Mitgliedern des Teams zu sprechen – sie müssen dies tun, um die Informationen zu sammeln. Darüber hinaus bietet es ihnen eine praktische Möglichkeit, sich mit den Besonderheiten des E-Mail-Marketingprogramms in Ihrem Unternehmen vertraut zu machen. Dann haben Sie den vollständigen Bericht, den Sie anderen neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen können. Vielleicht können Sie sogar jeden neuen Mitarbeiter bitten, nicht nur den Bericht zu lesen, sondern zum Team zurückzukehren und zu sehen, ob Aktualisierungen in Ordnung sind.

Bis zum nächsten Mal,
Jeanne