12 supercoole, zeitsparende Apps und Tools

Das Überraschende an der Führung eines Unternehmens ist, wie viel Zeit für Aufgaben aufgewendet wird, die nicht zu Ihrer Kernaufgabe gehören. Ob Sie Ausgaben verfolgen oder nach Telefonnummern suchen, Verwaltungsarbeit kann den größten Teil Ihres Arbeitstages verschlingen, wenn Sie es zulassen. Halten Sie irrelevante Aufgaben mit zeitsparenden Tools und Apps in Schach. Hier sind einige unserer Favoriten:

Zusammenarbeit

1. Projektmanagement : Basecamp
Kosten: ab 20 $/Monat; 60-tägige kostenlose Testversion verfügbar

Wenn Sie das Gefühl haben, stundenlang To-Do-Listen neu zu ordnen und Ihren Zielen immer noch nicht näher gekommen zu sein, könnte Ihre Projektmanagement-Software der versteckte Schuldige sein. Es gibt einen Grund, warum Basecamp von über 285.000 Unternehmen verwendet wird, um Hunderttausende von Projekten abzuschließen: Es hat eine glatte Oberfläche, benutzerfreundliche Aufgabenlisten mit Drag-and-Drop-Funktionen und die Möglichkeit, mehrere Benutzer zu einem Projekt hinzuzufügen, um es gemeinsam zu nutzen Dateien austauschen, Details besprechen und sogar Aufgaben zuweisen. Projektmanager können auswählen, wer Zugriff auf Informationen für ein bestimmtes Projekt innerhalb des Systems hat, und Personen können sogar per E-Mail antworten. Alles wird zusammen unter dem Projekt zum späteren Nachschlagen gespeichert. Basecamp ist ein webbasiertes Tool, aber es gibt auch Apps für Android und iPhone.

2. Dokumentenfreigabe : Dropbox
Kosten: kostenlos für bis zu 2 GB

Wenn Sie keine Zeit haben, Dokumente immer und immer wieder per E-Mail an die Leute zu senden, die sie benötigen, ist Dropbox ein Traum. Erstellen Sie einfach einen freigegebenen Ordner, lassen Sie Ihren Benutzer die Einladung annehmen, und voila – Sie haben einen Ordner, der mit all Ihren Computern und Geräten synchronisiert wird – und auch mit denen Ihrer Kollegen oder Teammitglieder. (Wer braucht USB-Sticks)?

3. Gemeinsame Bearbeitung : Entwurf
Kosten: kostenlos (oder ein Abonnement von 3,99 $/Monat)

Wenn Sie möchten, dass jemand einen bevorstehenden Blogbeitrag oder eine E-Mail kommentiert, bevor er auf „Senden“ klickt, bietet Draft eine schöne Benutzeroberfläche, auf der Sie zwei Versionen eines Beitrags (mit deutlich hervorgehobenen Hinzufügungen und Löschungen) nebeneinander sehen können. Glücklicherweise überschreibt Ihr Mitarbeiter Ihren ursprünglichen Text nicht, sodass Sie Kommentare, die Sie nicht nützlich finden, ignorieren und die gewünschten einfügen können. Draft spart auch viel Zeit beim Versuch, langatmiges Feedback in einem winzig kleinen Kommentarfeld in Microsoft Word zu lesen.

4. Gruppenchat : Atlassian HipChat
Kosten: kostenlos für bis zu zwei Benutzer, 2 $/Monat für mehr

Möchten Sie mit Ihrem gesamten Team kommunizieren, auch wenn es remote arbeitet? HipChat bietet Ihnen einen Chatroom, Video- und Dateifreigabefunktionen sowie die Möglichkeit, unter vier Augen zu chatten. Warum ist es zeitsparend? Weil es die Notwendigkeit beseitigt, zum Telefon zu greifen, SMS zu schreiben oder zeitraubende Alternativen wie den Facebook-Chat zu nutzen, wo zahlreiche Ablenkungen im Überfluss vorhanden sind.

Geld

5. Rechnungsstellung: Freshbooks
Kosten: kostenloser Plan für einen Kunden, andere Pläne reichen von 19,95 $ bis 39,95 $/Monat

Der Versuch, Ihre eigenen Rechnungen über Tabellenkalkulationen zu erstellen und zu verfolgen, kann schwierig sein. Sparen Sie also Zeit, indem Sie eine Rechnungssoftware verwenden, die die Drecksarbeit mit der Cloud-Buchhaltung von Freshbooks für Sie erledigt. Neben der Möglichkeit, Zahlungen auf Rechnungen zu senden und zu verfolgen, bietet Freshbooks einige zusätzliche Vorteile: die Möglichkeit, Daten zu importieren und zu exportieren, verspätete Benachrichtigungen, die eingerichtet werden können, um Kunden automatisch zu benachrichtigen, Geschäftsberichte, die Möglichkeit, Zeit und Ausgaben zu verfolgen, usw.

6. Ausgabenverfolgung: Shoeboxed
Kosten: kostenloser Plan oder kostenpflichtige Pläne von 9,95 $ bis 99,95 $/Monat (kostenlose Testversionen und ein kostenloser DIY-Plan sind verfügbar)

Shoeboxed verwandelt Ihren Belegstapel in nutzbare digitale Daten. Machen Sie einfach ein Foto mit Ihrem Telefon (oder senden Sie Quittungen per E-Mail ein), und Shoeboxed digitalisiert, organisiert und klassifiziert sie für Sie. Es funktioniert mit Quickbooks und anderen Buchhaltungs-Apps. Ein kostenloser Plan beinhaltet fünf Quittungen pro Monat und unbegrenzten Dokumentenspeicher; Mit 9,95 $ können Sie bis zu 1000 Dokumente per vorfrankierten Umschlägen einreichen und erhalten auch Steuerberatung.

7. Laufleistungsverfolgung: MileIQ
Kosten: kostenlos für bis zu 40 Fahrten pro Monat oder 5,99 $/Monat für einen unbegrenzten Plan)

Wenn Sie wissen, dass Sie vergessen haben, alle Ihre Meilenabzüge geltend zu machen, wenn die Steuersaison beginnt, und Sie vermeiden möchten, Uncle Sam zusätzliches Geld auszugeben, kommt MileIQ zu Ihrer Rettung. Mit dieser iPhone-App können Sie jede Fahrt mit einem einzigen Wisch fahren und als geschäftlich oder privat klassifizieren. Sie können sogar mehrere Fahrten gleichzeitig klassifizieren. Ein Fahrtenbuch kann für Spesenabrechnungen oder Steuern einfach bearbeitet werden.

8. Kreditkartenverarbeitung : Quadratisch
Kosten: 2,75 Prozent/Swipe

Unterwegs Dienstleistungen anbieten? Anstatt Kreditkartennummern für später zu kopieren, verwenden Sie Square. Mit einem kostenlosen Scanner, der an Ihr Tablet oder Smartphone angeschlossen wird, können Sie für einen kleinen Prozentsatz Zahlungen über die Square-App erhalten.

Logistik

9. Kontaktverwaltung: Highrise
Kosten: kostenlose, kostenpflichtige Pläne von 24 $ bis 99 $/Monat

Manche Menschen haben mehr Talent darin, sich Namen und Gesichter zu merken als andere, aber die Details können jedem verloren gehen. Verfolgen Sie Ihre Kunden und Leads, ihre Kontaktinformationen und alle relevanten Details: wie Sie sich kennengelernt haben, wer Sie empfohlen hat, den Namen ihres Unternehmens, ihre Social-Media-Profile, Websites und alle anderen Felder, die Sie abrufen möchten wenn gebraucht. Jeder Kontakt erhält eine eigene Seite, und Sie und Ihr Team können Notizen und Details hinzufügen und sogar Aufgaben (z. B. das Versenden von Dankesschreiben) einer bestimmten Person zuweisen. Es ist auch nützlich, um Geschäfte, Angebote und Leads zu verfolgen … ohne Nachrichten in E-Mails und verschiedenen sozialen Netzwerken durchsuchen zu müssen.

10. Reisemanagement : Mynd
Kostenlos

Mynd ist eine interessante App, die alle Ihre Kalender synchronisiert, aber sie hat noch eine andere Funktion, die unglaublich nützlich ist: Wenn Sie zu den Leuten gehören, die chronisch zu spät kommen, weil Sie die Zeit, die Sie brauchen, um irgendwohin zu fahren, ständig unterschätzen, dann diese Die iPhone-App prüft das Wetter und die Reisebedingungen und teilt Ihnen mit, wann es Zeit ist zu gehen (solange die Adresse Ihres Ziels in Ihrem Kalender eingetragen ist). Mynd startet dann Ihre bevorzugte Navigations-App auf Ihrem Telefon, damit Sie dorthin gelangen. Meetings, die pünktlich beginnen, enden pünktlich, und Mynd hilft Ihnen, dorthin zu gelangen, damit Sie nicht alle anderen aufhalten.

11. Verträge : OurDeal
Kosten: kostenlos bis $29,99+

Wenn Sie Verträge per E-Mail verschickt haben und dann darauf warten, dass sie sie unterschreiben und per Post oder Fax zurücksenden, kann OurDeal den Prozess beschleunigen. Es ermöglicht Ihnen, sichere und vertrauliche schriftliche Vereinbarungen elektronisch zu erstellen, und hat sogar Vorlagen zur Auswahl, wenn Sie keinen eigenen Vertrag zum Hochladen haben.

12. Dateisicherung: jede externe Festplatte
Kosten: unterschiedlich

Zusätzlich zum Speichern von Dateien in Dropbox oder der Cloud möchten Sie eine externe Festplatte, um Ihre Daten zu sichern, falls die Festplatte Ihres Computers ausfällt – denn das ist nur eine Frage der Zeit. Jede externe Festplatte tut es. Einige beliebte Optionen sind Western Digital My Passport und Seagate Backup Plus. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten mindestens einmal pro Woche sichern, damit Sie sich im Katastrophenfall schneller wiederherstellen können.

Was sind Ihre liebsten zeitsparenden Apps und Tools? Erzählen Sie uns davon in den Kommentaren.

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