Sollten Sie in Ihrem Online-Shop Umsatzsteuer erheben?

Dies ist ein Gastbeitrag von Mark Faggiano von TaxJar.

Hinweis: Dieser Beitrag gilt nur für in den USA ansässige Händler.

Fast jeder in den USA ansässige Produktverkäufer wird im Januar ein Fälligkeitsdatum für die Umsatzsteuer haben. Manche Verkäufer müssen oft Umsatzsteuer einreichen und lassen die ganze Umsatzsteuer-Sache lecken. Aber viele müssen nur einmal im Jahr Umsatzsteuer einreichen. Für diese Verkäufer kann der Januar und seine vielen Umsatzsteuer-Fälligkeitstermine ein kalter und unwillkommener Weckruf nach der lustigen und profitablen Weihnachtszeit sein.

Aber keine Angst, der Umsatzsteuer-Compliance-Prozess kann in fünf überschaubare Schritte unterteilt werden. Starten Sie hier und Sie sind im Handumdrehen umsatzsteuerkonform.

Bestimmen Sie, wo Sie Nexus haben

45 Bundesstaaten und der District of Columbia verlangen von Händlern, dass sie von Käufern eine Umsatzsteuer erheben. Die gute Nachricht ist, dass Sie in diesen Staaten nur dann Umsatzsteuer erheben müssen, wenn Sie einen sogenannten „Umsatzsteuer-Nexus“ haben. Nexus wird gegründet, wenn Sie in einem Bundesstaat eine bedeutende Geschäftspräsenz haben, die Folgendes umfassen kann:

• Ein Büro haben
• Einen Mitarbeiter haben
• Ein Lager haben
• Einen Partner haben
• Inventar lagern
• Dropshipping von einem Drittanbieter
• Vorübergehende Ausübung physischer Geschäfte in einem Staat für eine begrenzte Zeit, z. B. auf einer Handels- oder Handwerksmesse

Wenn Sie den Verdacht haben, dass Sie in einem Staat physisch präsent sind, können Sie sich bei der Steuerbehörde dieses Staates erkundigen, ob Sie einen Bezug zur Umsatzsteuer haben oder nicht.

Klicken Sie auf diese Karte, um weitere Informationen zur Mehrwertsteuererhebung in den einzelnen Bundesstaaten zu erhalten:

Der erste Schritt zur Umsatzsteuer-Compliance besteht immer darin, festzustellen, wo Sie einen Umsatzsteuer-Nexus haben, und Ihren Online-Shop (und alle anderen Kanäle, über die Sie möglicherweise verkaufen) so einzurichten, dass die Umsatzsteuer erhoben wird .

Sobald Sie festgestellt haben, wo Sie Nexus haben, ist Ihr nächster Schritt:

Registrieren Sie sich für eine Umsatzsteuererlaubnis

Staaten, in denen Sie Nexus haben, verlangen, dass Sie eine Umsatzsteuergenehmigung einholen, bevor Sie mit der Erhebung der Umsatzsteuer beginnen. Um sich für eine Umsatzsteuergenehmigung anzumelden, besuchen Sie die Website des Finanzministeriums Ihres Staates oder rufen Sie dort an.

Die Staaten verwenden Verkaufssteuergelder, um Dinge wie Schulen, Straßen und öffentliche Sicherheit zu bezahlen, also sind sie sehr in alle Händler investiert, die eine Verbindung zu ihren Staatsgrenzen haben, die Verkaufssteuer erheben und abführen.

Die Umsatzsteuergenehmigungen einiger Staaten sind kostenlos, während andere einen kleinen Betrag kosten.

Sobald Sie sich registriert haben, teilt Ihnen Ihr Staat mit, wann und wie oft Sie zahlen sollen. Dies ist in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Die meisten jährlichen Fälligkeitstermine fallen in den Januar, weshalb fast jeder E-Commerce-Verkäufer diesen Monat mit der Einreichung und Zahlung kämpfen wird.

Überspringen Sie diesen Schritt nicht! Einige Staaten halten es für rechtswidrig, Umsatzsteuer ohne Genehmigung zu erheben.

Hier ist ein Musterantrag für eine Umsatzsteuergenehmigung aus dem Bundesstaat Wisconsin:

Umsatzsteuer einziehen

Sobald Sie in einem Bundesstaat registriert sind, in dem Sie Nexus haben, ist es an der Zeit, die Mehrwertsteuererhebung einzurichten. Um die Mehrwertsteuererhebung in Shopify zu aktivieren, gehen Sie einfach zu Einstellungen > Steuern. Das Shopify-Steuerhandbuch führt Sie schnell und gründlich durch die Einrichtung der Umsatzsteuer.

Multi-Channel-Verkäufer, denken Sie daran, dass Sie die Umsatzsteuer von Käufern in Staaten erheben müssen, in denen Sie über jeden Kanal, über den Sie verkaufen, eine Umsatzsteuerverbindung haben. Auch dies ist in der Regel recht einfach, wenn Sie nur in einem Bundesstaat einen Umsatzsteuer-Nexus haben. Wenn Sie einen Umsatzsteuer-Nexus in mehreren Bundesstaaten haben, prüfen Sie bei jeder Plattform, auf der Sie verkaufen, ob Sie die Umsatzsteuer automatisch von den richtigen Käufern einziehen.

Berechnen Sie, wie viel Umsatzsteuer Sie gesammelt haben

Wenn sich das Fälligkeitsdatum Ihrer Umsatzsteuererklärung nähert, ist es jetzt an der Zeit, herauszufinden, wie viel Umsatzsteuer Sie von Käufern in jedem Bundesstaat erhoben haben, in dem Sie Nexus haben.

Wenn Sie nur über Shopify verkaufen und den Professional- oder Unlimited-Plan haben, kann dies ziemlich einfach festgestellt werden, indem Sie einen Umsatzsteuerbericht auf der Registerkarte Berichte Ihres Shopify-Shops erstellen. Aber wenn Sie auf mehreren Kanälen verkaufen oder Zahlungen über mehrere Plattformen akzeptieren, wird dies immer komplexer. Software wie TaxJar übernimmt diese Aufgabe für Sie, aber wenn Sie sich dafür entscheiden, es selbst zu tun, müssen Sie einen Bericht darüber erstellen, wie viel Umsatzsteuer Sie von Käufern in jedem Staat von jedem Kanal, auf dem Sie verkaufen, erhoben haben.

Einige Staaten sind einfach – sie wollen nur wissen, wie viel Umsatzsteuer Sie von allen Käufern in einem Staat erhoben haben. Aber eine Mehrheit der Staaten ist komplizierter. Sie möchten nicht nur den Gesamtbetrag der Umsatzsteuer wissen, die Sie von Käufern in ihrem Bundesstaat erhoben haben, sie möchten, dass Sie diesen Betrag nach Bezirken, Städten oder anderen speziellen Steuerbezirken aufschlüsseln. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihre Verkäufe mit einem feinen Kamm durchgehen, um festzustellen, wo jeder Ihrer Käufer lebte. Hier kann die Umsatzsteuer-Compliance schnell zu einem zeitraubenden Alptraum werden.

Nachdem Sie berechnet haben, wie viel Umsatzsteuer Sie erhoben haben, ist Ihr nächster Schritt …

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Reichen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung(en) ein

Jetzt kommt der Teil, in dem Sie die von Käufern erhobene Umsatzsteuer an den Staat oder die Staaten abgeben, in denen Sie einen Umsatzsteuer-Nexus haben.

Die meisten Staaten machen es ziemlich einfach, online einzureichen. Tatsächlich verlangen einige Staaten, dass Sie online einreichen oder eine Strafe zahlen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem individuellen Bundesstaat, wann und wie Sie eine Datei einreichen müssen.

Denken Sie nicht, dass Sie aus dem Schneider sind, wenn Sie in diesem Besteuerungszeitraum keine Umsatzsteuer erhoben haben. Viele Staaten verlangen immer noch, dass Sie eine sogenannte „Null-Rückgabe“ einreichen, auch wenn Sie keine Umsatzsteuergelder haben, die Sie an sie überweisen können. Eine Nullrückgabe ist eine Umsatzsteuererklärung, die dem Staat nur mitteilt, dass Sie während dieses Besteuerungszeitraums keine Umsatzsteuer erhoben haben. Sie möchten im Grunde, dass Sie einchecken und ihnen versichern, dass Sie noch im Geschäft sind. Wenn Sie vergessen, eine Nullrückgabe einzureichen, können Sie eine Strafe erhalten, genau wie wenn Sie vergessen haben, einzureichen und zu bezahlen.

Apropos zahlen: Es lohnt sich, die Umsatzsteuererklärung rechtzeitig einzureichen. Viele Staaten erkennen, dass die Umsatzsteuer eine Belastung darstellt, und gewähren Händlern einen Umsatzsteuernachlass für vorzeitige oder pünktliche Zahlung. Lassen Sie das Geld nicht auf dem Tisch liegen.

Entspannen Sie sich – Sie haben die Umsatzsteuer gedeckelt!

Sobald Sie diese Schritte ausgeführt haben, sind Sie mit der Umsatzsteuer fertig … fürs Erste. Ihr nächster Schritt? Tragen Sie Ihren nächsten Umsatzsteuer-Fälligkeitstermin in Ihren Kalender ein und machen Sie sich bereit, alles noch einmal zu tun.

Über den Autor: Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose 30-Tage-Testversion von TaxJar an und deckeln Sie die Umsatzsteuer!