8 Schritte, um Ihr Online-Geschäft auf die Steuerzeit vorzubereiten

Die Steuersaison ist da, und ob es Ihr erstes oder zehntes Jahr im Geschäft ist, es fühlt sich immer so an, als gäbe es eine endlose Liste von Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um Ihre Steuererklärung einzureichen. Wenn Sie in den USA leben, hilft Ihnen diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, sich zu organisieren, damit Sie schnell loslegen und Ihre Steuererklärung für 2016 rechtzeitig vor Fälligkeit einreichen können.

Lass uns anfangen.

Schritt 1: Denken Sie an diese Steuerfristen

Steuerfristen können sich an Sie heranschleichen. Werden sie versäumt, drohen teure Strafen.

Ihre Steuern sind am 17. April 2017 fällig. Je nach Art Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise vor diesem Datum zusätzliche Dokumente beim IRS einreichen.

Tragen Sie diese Daten in Ihren Kalender ein und verpassen Sie keinen einzigen Termin:

2. Februar: Formulare 1099 und W2 Poststempel

Wenn Sie einem unabhängigen Auftragnehmer oder Angestellten im Jahr 2016 mehr als 600 US-Dollar gezahlt haben, sollten Sie ihm bereits am oder vor dem 1. Februar eine 1099 bzw. W2 vorgelegt haben.

16. März: Partnerrückgabe fällig

Am 15. März ist Abgabetermin für die Steuererklärung von Personen und Personengesellschaften. Die frühere Frist gibt Partnern die Möglichkeit, Schedule K-1 vor dem Fälligkeitsdatum der persönlichen Steuererklärung zu erhalten.

17. April: Körperschaftsteuererklärungen fällig

Der 15. März ist die Frist für die Einreichung Ihrer Körperschaftsteuererklärung (Formulare 1120 und 1120S) oder die Beantragung einer Steuerverlängerung.

17. April: Individuelle Rücksendungen fällig

Der 17. April ist die Frist für die Einreichung von Steuererklärungen für Einzelpersonen oder Einzelunternehmer (Formular 1040) oder für die Beantragung einer Steuerverlängerung.

Schritt 2: Bringen Sie Ihre Quittungen in Ordnung

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, ist es an der Zeit, papierlos zu arbeiten. Wenn Sie Ihre Quittungen online speichern, ersparen Sie sich einen Berg Papier, den Sie in der Steuerzeit sortieren müssen.

Diese Tools helfen Ihnen, Ihre Belege papierlos zu organisieren:

Evernote (kostenlos)

Sie können Scans oder Fotos von Quittungen, Visitenkarten und wichtigen Dokumenten von jedem Gerät aus hochladen und darauf zugreifen. Verwenden Sie den ScanSnap Evernote Edition Scanner, um Dokumente direkt in Ihr Evernote-Konto hochzuladen.

ShoeBoxed (bis zu 100 $/Monat)

Wenn Sie einen großen Rückstand an Quittungen zu speichern haben, können Sie sich dafür entscheiden, diese in einem der „magischen Umschläge“ von Shoeboxed zu verschicken, und Shoeboxed wird alle Daten für Sie eingeben.

Expensify (ab $5/Monat für jeden aktiven Benutzer)

Zahlungen mit angeschlossenen Bankkarten werden automatisch importiert und Barauslagen manuell hinzugefügt. Mit der mobilen App von Expensify können Sie Belege auch unterwegs fotografieren und speichern. Belege werden mithilfe der SmartScan-Technologie des Dienstes automatisch mit den korrekten Ausgaben abgeglichen.

Schritt 3: Bringen Sie Ihre Buchhaltung auf den neuesten Stand

Um Ihre Steuern einzureichen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Bücher auf dem neuesten Stand sind. Eine übersichtliche Buchführung gibt einen genauen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens. Sie sind auch Ihre erste Verteidigungslinie im Falle eines Audits.

Sie können eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen verwenden, um Ihre eigene Buchhaltung zu bearbeiten. Wenn Sie dies lieber von einem Fachmann erledigen lassen möchten, können Sie alternativ einen Buchhalter entweder vor Ort oder online einstellen.

Wenn die Informationen in Ihren Büchern falsch sind, laufen Sie Gefahr, unbeabsichtigt eine falsche Forderung an den IRS zu stellen.

Wenn es darum geht, Ihre Bücher auf den neuesten Stand zu bringen, wählen Sie eine Methode, die für Sie am besten geeignet ist, basierend auf der Zeit, die Sie für die Buchhaltung aufwenden müssen, Ihrem Budget und wie sicher Sie sich bei der Verwaltung Ihrer eigenen Bücher fühlen.

Schritt 4: Senden Sie 1099er

Wenn Sie einem unabhängigen Auftragnehmer während des Steuerjahres mehr als 600 US-Dollar gezahlt haben, sollten Sie bereits bis zum 1. Februar ein Formular 1099 an den Auftragnehmer gesendet haben, und Sie müssen eine Kopie bis zum 31. März 2017 beim IRS einreichen.

Schritt 5: Umsatzsteueranforderungen verstehen

Die Umsatzsteuergesetze sind in den besten Zeiten komplex. Sie sollten Ihren Buchhalter diesbezüglich konsultieren, aber lassen Sie uns kurz betrachten, wie die Umsatzsteuer für Online-Geschäfte gilt.

Staatliche Steueranforderungen werden durch ein Rechtskonzept namens „Nexus“ bestimmt. Nexus bedeutet, dass ein Unternehmen eine physische Verbindung zu einem Staat haben muss, um dort Umsatzsteuer zu erheben. Wenn Ihr Unternehmen Nexus in einem Bundesstaat entwickelt, müssen Sie in diesem Bundesstaat Umsatzsteuer erheben.

Während viele Unternehmen nur Verbindungen zu dem Bundesstaat haben, in dem sie leben, gibt es Fälle, in denen Ihr Unternehmen Verbindungen zu weiteren Bundesstaaten aufbauen könnte.

Hier sind einige Beispiele für Dinge, die Nexus entwickeln:

• Ein Büro
• Angestellte
• Ein Lagerhaus
• Hosten eines Pop-up-Shops oder Verkaufen auf einer Handwerksmesse
• Inventar lagern

Sie sind gesetzlich verpflichtet, die Umsatzsteuer an jedem Ort zu erheben, an dem Ihr Unternehmen Nexus entwickelt hat. Die Steuergesetze sind von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich. Bevor Sie Ihre Steuererklärung einreichen, wenden Sie sich an einen Steuerberater, um zu bestätigen, dass Sie die Umsatzsteueranforderungen des Bundesstaates angemessen erfüllen.

Schritt 6: Erwägen Sie die Beantragung einer Steuerverlängerung

Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Steuerverlängerung Sie nicht von der Zahlung der geschuldeten Steuern innerhalb der regulären Frist befreit.

Warum also überhaupt eine Verlängerung beantragen? Nun, die Beantragung einer Verlängerung ist einfach und gibt Ihnen mehr Zeit, Ihre Steuererklärung einzureichen.

Um eine Steuerverlängerung zu beantragen, müssen Sie das Ihrer Unternehmensart entsprechende Steuerverlängerungsformular (unten) ausfüllen und die Höhe der Steuern schätzen, die Sie für das Jahr schulden. Reichen Sie dann das ausgefüllte Formular und Ihre Zahlung für geschuldete Steuern bis zum 15. April (16. März für Unternehmen) elektronisch oder per Post an den IRS ein.

Solange Sie fristgerecht einreichen, erfolgt die Verlängerung automatisch. Der IRS wird Sie nur kontaktieren, wenn Ihr Antrag abgelehnt wird.

Beachten Sie, dass Sie für Strafen und Zinsen haftbar gemacht werden können, wenn Sie die geschuldeten Steuern nicht bis zur regulären Steuerfrist zahlen, selbst wenn Sie eine Verlängerung beantragt haben.

Um eine Steuerverlängerung zu beantragen, verwenden Sie das Formular, das Ihrem Unternehmenstyp entspricht:

Partnerschaften – 15. März 2017

Um sich für eine automatische Verlängerung um 7 Monate zu qualifizieren, verwenden Sie das Formular 7004.

Unternehmen – 17. April 2017

Um sich für eine automatische Verlängerung um 6 Monate zu qualifizieren, verwenden Sie das Formular 7004.

Einzelunternehmer – 17. April 2017

Um sich für eine automatische Verlängerung um 6 Monate zu qualifizieren, verwenden Sie das Formular 4868.

Schritt 7: Sehen Sie sich diese Steuerabzüge an

Die folgenden Abzüge stehen Online-Verkäufern üblicherweise zur Verfügung.

Diese Ausgaben können alle auf Schedule C, Form 1040 abgezogen werden, sofern nicht anders angegeben.

Beachten Sie, dass Sie, wenn Ihr Unternehmen neu ist, Ihren Buchhalter konsultieren müssen, da einige Ihrer Ausgaben unter die „Gründungskosten“ fallen könnten.

Heimbüro

Um sich für den Homeoffice-Abzug zu qualifizieren, müssen Sie drei Voraussetzungen erfüllen: Exklusivität, Regelmäßigkeit und Vorrang.

• Exklusivität: Ihr Arbeitsbereich darf ausschließlich geschäftlich genutzt werden.
• Regelmäßigkeit: Ihr Home Office muss regelmäßig genutzt werden. Das muss nicht jeden Tag sein, aber es sollte beständig sein.
• Vorrang: Sie sollten die meiste Zeit im Homeoffice verbringen und dort die wichtigsten geschäftlichen Tätigkeiten ausüben.

Zur Berechnung Ihres Homeoffice-Abzugs können Sie entweder die vereinfachte Methode oder die reguläre Methode anwenden. Bei der vereinfachten Methode nehmen Sie einen standardisierten Abzug von 5 US-Dollar pro Quadratfuß Ihres Hauses vor, das geschäftlich genutzt wird, bis zu einer maximalen Größe von 300 Quadratfuß.

Bei der regulären Methode müssen Sie den tatsächlichen Prozentsatz Ihres Hauses berechnen, der geschäftlich genutzt wird, indem Sie die geschäftlich genutzte Fläche durch die Gesamtfläche Ihres Hauses dividieren.

Wenn Sie Ihren Abzug nach der regulären Methode berechnen, müssen Sie auch das Formular 8829 ausfüllen.

Bildung

Wenn Sie an Kursen oder Workshops teilnehmen, die Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringen und/oder Ihr Fachwissen erweitern, sind diese vollständig abzugsfähig.

Telefon- und Internetkosten

Wenn Sie ein Telefon haben, das ausschließlich für geschäftliche Zwecke verwendet wird, sind die Kosten des Telefonplans vollständig als Nebenkosten absetzbar. Wenn Sie Ihr Telefon sowohl geschäftlich als auch privat nutzen, können Sie nur einen Prozentsatz der Gesamtkosten der Telefonrechnung abziehen, basierend darauf, wie viel Sie Ihr Mobiltelefon geschäftlich genutzt haben.

Wenn Sie Ihr Handy beispielsweise zu 60 % geschäftlich und zu 40 % privat nutzen, können Sie 60 % der damit verbundenen Kosten absetzen. Das Aufbewahren einer aufgeschlüsselten Telefonrechnung ist eine gute Möglichkeit, Ihren Anspruch zu untermauern, falls Sie jemals geprüft werden sollten.

Wenn Sie Dienste wie Skype oder Google Voice nutzen, können Sie diese als Bürokosten absetzen.

Auch Ihre Internetrechnung kann als Nebenkosten abgesetzt werden. Wenn Sie von einem Heimbüro aus arbeiten und eine einzige Internetverbindung verwenden, müssen Sie die private Nutzung abrechnen. Berechnen Sie den Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung und wenden Sie ihn auf die Gesamtsumme an.

Webhosting- und Online-Shop-Themen

Die Kosten für die Domainregistrierung und das E-Commerce-Hosting sind unter den sonstigen Ausgaben abzugsfähig. Sie können auch die Kosten für alle Onlineshop-Vorlagen oder benutzerdefinierten Shopify-Designs, die Sie für Ihr Unternehmen kaufen, entweder als Software- oder Marketingausgaben abziehen.

Auftragnehmer Arbeit

Die Kosten für die Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers können als Vertragsarbeit geltend gemacht werden.

Versandkosten

Die Kosten für den Versand von Waren an Ihre Kunden, wie z. B. Porto- und Verpackungskosten, können als sonstige Kosten geltend gemacht werden.

Fahrzeugnutzung

Um die geschäftliche Nutzung Ihres Fahrzeugs abzuziehen, müssen Sie Ihren Kilometerstand für Geschäftsreisen nachverfolgen. Mit einem Tool wie dem Shoeboxed Mileage Tracker geht das schnell. Zumindest sollten Sie die Anzahl der über das Jahr gefahrenen Kilometer (Kilometerstand am 1. Januar und dann am 31. Dezember) und Termine, Postfahrten usw. in Ihrem Kalender festhalten.

Eine weitere gängige Technik besteht darin, die geschäftlichen und persönlichen Kilometer jedes Quartal für einen Zeitraum von zwei Wochen zu verfolgen. Sie können dies am Jahresende verwenden, um das Verhältnis zwischen geschäftlicher und privater Nutzung zu berechnen.

Nachdem Sie die Gesamtkilometer ermittelt haben, dividieren Sie die geschäftlichen Kilometer durch die insgesamt gefahrenen Kilometer, um den Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung zu ermitteln.

Online-Service-Gebühren

Online-Dienste, die für geschäftliche Zwecke verwendet werden, wie Shopify, Shoeboxed und alle anderen Apps, die Sie zum Führen Ihres Unternehmens verwenden, sind als Geschäftsausgaben abzugsfähig.

Ausrüstung

Die Kosten für Geschäftsausstattung, wie z. B. Ihren Geschäftscomputer, Ihre Kamera und Ihr Mobiltelefon (wenn Sie es vollständig besitzen), können entweder durch Abschreibung oder durch einen Abzug nach Abschnitt 179 erstattet werden. In manchen Fällen kann ein Steuerberater Ihnen sogar raten, die Kosten für die Geschäftsausstattung als übliche Geschäftsausgaben abzuziehen.

Es wird dringend empfohlen, dass Sie mit einem Buchhalter zusammenarbeiten, um die Gerätekosten ordnungsgemäß abzusetzen. Alle diese Ansätze zum Abzug von Gerätekosten können Ihrem Unternehmen unterschiedliche finanzielle Vorteile bieten. Beispielsweise kann es vorteilhafter sein, die Kosten für die Ausrüstung auf einmal abzuziehen (unter Verwendung des § 179-Abzugs oder als Standardbetriebsausgabe) oder die Kosten über mehrere Jahre abzuschreiben.

Darüber hinaus werden verschiedene Artikel mit unterschiedlichen Abschreibungsmethoden abgeschrieben, und es kann äußerst schwierig sein, einen Abschreibungsplan richtig zu erstellen.

Der beste Weg, die Kosten für Geschäftsausstattung richtig abzusetzen, besteht darin, alle Anschaffungen von Geschäftsausstattung aufzuzeichnen und Ihren Buchhalter zu fragen, wie Sie diese in Ihrer Steuererklärung abziehen können.

Professionelle Dienstleistungen

Anwalts- und Berufsgebühren, die notwendig sind und in direktem Zusammenhang mit der Führung Ihres Unternehmens stehen, wie z. B. Gebühren von Wirtschaftsprüfern und Buchhaltern, können als professionelle Dienstleistungen geltend gemacht werden.

Schritt 8: Finden Sie den richtigen Buchhalter und stellen Sie diese Fragen

Wenn Sie nach einem Buchhalter suchen, der Ihnen bei der Einreichung Ihrer Steuern hilft, sollten Sie berücksichtigen, wie gut er Ihre Branche und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens versteht und ob er stundenweise abrechnet oder eine Pauschalgebühr berechnet.

Sobald Sie einen Buchhalter eingestellt haben, stellen Sie ihm die folgenden Fragen, um zu sehen, ob es andere Möglichkeiten gibt, wie Sie Ihre Steuerlast reduzieren können:

1. Gibt es lokale Steuergutschriften? (Dies ist eine große Sache, die Unternehmer oft vermissen)
2. Hat mein Unternehmen Verbindungen zu anderen Bundesstaaten? Bin ich richtig mit der Umsatzsteuer umgegangen?
3. Gibt es Vorteile, wenn ich meine Unternehmensstruktur ändere?

Zu dir hinüber

Steuern sind wahrscheinlich nicht Ihr Lieblingsteil der Unternehmensführung, aber mit etwas Planung und Organisation können Sie Ihre Abzüge maximieren und den Stress aus der Steuersaison nehmen.

Wenn Sie Fragen zur Vorbereitung Ihres Online-Geschäfts auf die Steuerzeit haben, teilen Sie uns dies in den Kommentaren unten mit und wir werden unser Bestes tun, um Ihnen zu helfen!

Über den Autor: Dieser Beitrag wird Ihnen von Bench zur Verfügung gestellt, dem Online-Buchhaltungsservice, der Sie mit einem professionellen Buchhalter zusammenbringt und eine einfache, elegante Software verwendet, um Ihre Bücher für Sie zu erledigen.