4 Faktoren, die die Zustellbarkeit von E-Mails beeinflussen

Das Folgende ist Teil einer Reihe von Gastbeiträgen von Windows IT Pro, die sich eingehender mit SMTP befassen. Bisher haben wir etwas über die Geschichte des Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) gelernt und verschiedene Definitionen dafür untersucht, wann eine E-Mail als „zugestellt“ gilt. In diesem letzten Beitrag von Windows IT Pro untersuchen sie 4 Schlüsselfaktoren, die sich auf die Zustellbarkeit von E-Mails auswirken.

Viele Faktoren können die Zustellbarkeit beeinflussen, darunter ein guter Ruf als Absender, die ordnungsgemäße Authentifizierung Ihrer E-Mails durch SPF und DKIM und strenge Berechtigungspraktiken. Aber vier Faktoren stechen wirklich hervor:

1. Der Zustand der Nachrichteninfrastruktur
2. Was steht in der Nachricht
3. Wer schickt es
4. Die Verfügbarkeit des empfangenden Systems

Zustand der Nachrichteninfrastruktur

Der Zustand von Netzwerk und Infrastruktur wird offensichtlich einen großen Einfluss darauf haben, ob Nachrichten zugestellt werden können. SMTP setzt das Vorhandensein einer zuverlässigen Netzwerkverbindung und Namensauflösung durch den Domain Name Service (DNS) voraus. Alles, was diese Funktionen stört, kann die Zustellung von Nachrichten verhindern.

Die meisten Administratoren sind sich dessen bewusst und ergreifen Maßnahmen, um ihren eingehenden Datenverkehr zu schützen. Beispielsweise ist es üblich, mehrere DNS-Einträge von Mail Exchanger (MX) zu verwenden, um redundante Routen für eingehende E-Mails bereitzustellen. Als Absender haben Sie jedoch keine Kontrolle über die Server oder die DNS-Konfiguration der Empfänger, und wenn entweder das sendende oder das empfangende System eine instabile Konnektivität oder DNS-Probleme hat, wird es schwierig sein, E-Mails rechtzeitig und zuverlässig zuzustellen

Nachrichteninhalt

Der Nachrichteninhalt hat aus verschiedenen Gründen einen entscheidenden Einfluss darauf, wie gut eine Nachricht zustellbar ist. Das Erkennen einer Nachricht als Spam oder Malware durch Untersuchen ihres Inhalts (einschließlich Anhängen, URLs, Nachrichtentext und Kopfzeilen) hat sich als ziemlich gute Methode erwiesen, um unerwünschte Inhalte zu identifizieren und zu blockieren. legitime E-Mails über Dating-Sites, Hypotheken und verschiedene Arten von Arzneimitteln können jedoch von Filtern erfasst werden.

Die ersten paar Generationen von Nachrichtenfiltern waren ziemlich begrenzt; Sie konnten nur mit bestimmten Mustern und Inhaltselementen übereinstimmen. Eine der wichtigsten Verbesserungen in der Filtertechnologie war die Einführung von kollaborativen Filtern, bei denen mehrere Websites und Dienste Spam-Berichte zu einem zentralen Dienst beitragen können. Das Problem beim kollaborativen Filtern besteht darin, dass, sobald ein Filter irgendwo entscheidet, dass eine Nachricht Spam ist, andere Websites, die dieselben Filterdaten verwenden, sie blockieren, ohne dass Fragen gestellt werden.

Absenderverlauf und Filterung

Die kollaborative Filterung wurde durch die Einführung der reputationsbasierten Filterung weiter verbessert. Obwohl die genaue Art und Weise, wie die Reputation eines Absenders berechnet wird, von Filter zu Filter unterschiedlich ist, ist die Idee dieselbe: Reputationssysteme kombinieren Informationen über die Quelle der Nachricht (einschließlich der IP-Adresse und der angeblichen Domäne des Absenders), das Verhalten des Absenders in der Vergangenheit (einschließlich der Anzahl der pro Zeiteinheit gesendeten Nachrichten und ob diese Nachrichten als verdächtig eingestuft wurden), den Inhalt der Nachricht und sogar das Feedback des Empfängers, wenn er auf die Schaltfläche „Das ist Spam“ klickt.

Beispielsweise könnte ein legitimes Unternehmen, das normalerweise 1.000 Nachrichten pro Tag versendet, von einem Reputationsfilter gekennzeichnet werden, wenn das Unternehmen plötzlich damit beginnt, 10.000 Nachrichten pro Tag zu versenden. Ein Unternehmen, das anfängt, Nachrichten mit fragwürdigem Inhalt zu versenden, kann ebenfalls eine Reputationsfilterung auslösen. Diese Filter sind effektiv, aber sie haben Probleme.

Zum einen kann es schwierig sein, den Grund dafür herauszufinden, wenn Ihre Nachrichten anfangen, den Filter auszulösen, da ISPs oft die Algorithmen schützen, die sie zum Scoring von E-Mails verwenden, damit Spammer das System nicht austricksen können. Zum anderen können Reputationssysteme, die die Quell-IP-Adresse des Absenders als Eingabe verwenden, dazu führen, dass Ihre E-Mails gefiltert werden, nachdem sich Ihre IP-Adresse geändert hat und die neue Adresse aus einem Bereich mit schlechtem Ruf stammt. Ohne Ihr eigenes Verschulden könnten Sie also feststellen, dass Ihre Nachrichten gefiltert werden, nachdem Sie IPs geändert oder Ihre Mailserver in ein anderes Netzwerk verlegt haben.

Wenn Sie Ihre eigenen SMTP-Server betreiben, übernehmen Sie natürlich die Verantwortung für eine Vielzahl von Zustellbarkeitsproblemen. Wenn Ihr Server beispielsweise als offenes Relay eingerichtet ist, werden Sie Ihren Server wahrscheinlich sehr schnell auf einer Ablehnungsliste finden, sobald dieser Konfigurationsfehler entweder von Spammern oder von den automatisierten Scan-Tools aller großen RBL-Anbieter entdeckt wird verwenden. Wenn Sie einen SMTP-Server ins Internet stellen, sind Sie dafür verantwortlich, ihn zu überwachen und zu warten.

Verfügbarkeit des Empfangssystems

Die Zustellbarkeit hängt auch von der Verfügbarkeit des empfangenden Systems ab. Da SMTP ein Store-and-Forward-Protokoll ist, stellt ein sendender Server Nachrichten normalerweise für einen Zeitraum in eine Warteschlange, wenn der empfangende Server nicht verfügbar ist. In Umgebungen mit mehreren Servern wird die Nachricht möglicherweise an einen Perimeterserver übermittelt, aber wenn das Postfach des Empfängers nicht verfügbar ist (möglicherweise weil die Zielpostfachdatenbank offline ist oder ein Link zwischen Standorten nicht verfügbar ist), kann der Perimeterserver die Nachricht halten die Nachricht und übermitteln Sie sie später.

Verbesserung der Zustellbarkeit von Nachrichten

Die Verbesserung der Zustellbarkeit Ihrer ausgehenden Nachrichten trägt dazu bei, Ihre Geschäftskommunikation effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Der wichtigste einzelne Schritt, den Sie unternehmen können, besteht darin, über gute Instrumentierungs- und Messprozesse zu verfügen, damit Sie zuverlässige Daten über die Anzahl der nicht zugestellten Nachrichten haben. Wenn Sie diese Metriken im Laufe der Zeit verfolgen, können Sie schnell Trends und Muster erkennen, die Sie frühzeitig vor Problemen warnen können, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Die Analyse dieser Daten wird Ihnen viel über die Ursache Ihrer E-Mail-Zustellbarkeitsprobleme sagen. Beispielsweise ist ein Server, der für die Verwendung des falschen DNS-Servers konfiguriert ist oder falsche Reverse-DNS-, SPF- oder DKIM-Einträge enthält, möglicherweise langsam oder nicht in der Lage, Nachrichten an bestimmte Ziele zu übermitteln, und diese Änderung der Übermittlungsmuster wird angezeigt deutlich, wenn Sie sich Lieferzeiten und Warteschlangenlängen auf den betroffenen Servern ansehen – aber nur, wenn Sie es tun .

Sehen Sie sich auch mehr Serverprotokolle als Warteschlangenlängen an. Viele ISPs geben Zustellbarkeits-spezifische Fehler in ihren Rückgabecodes zurück und diese sind normalerweise in den Protokollen des SMTP-Servers (MTA) zu sehen. Einige dieser „Fehler“ weisen darauf hin, dass ein Absender langwierige, umständliche Formulare beim ISP ausfüllen sollte, um den Status eines Massenabsenders festzustellen oder seine Legitimität zu überprüfen.

Ihre laufende Betriebsüberwachung sollte Sie frühzeitig vor Netzwerk- oder Infrastrukturproblemen warnen, die Ihre Zustellbarkeit für ausgehende Nachrichten beeinträchtigen. Wenn Sie nicht über die Ressourcen verfügen, um sich dieser Art der Überwachung zu widmen, verfügt SendGrid über robuste Tracking- und Analysefunktionen sowie ein Team von E-Mail-Experten, die Ihnen helfen, diese Zustellungsprobleme zu identifizieren und zu beheben.

Vielen Dank an Windows IT Pro für diesen ausführlichen Einblick in die Geschichte von SMTP und E-Mail-Zustellbarkeit. Wenn Sie mehr über Best Practices für die E-Mail-Zustellung und die Einhaltung von Vorschriften erfahren möchten, können Sie unseren Leitfaden zur Zustellbarkeit lesen und unser Führer auf Das ABC der ISPs .

Dieser Beitrag stammt von unseren Freunden bei Windows IT Pro.