8 wesentliche Projektberichte

Berichterstattung – das ist die Aufgabe eines Projektmanagers. Egal, ob Sie Geselle oder Auszubildender im Außendienst sind, Sie haben einen Projektbericht erstellt, entweder von Hand oder mit Berichtstools. Möglicherweise wissen Sie jedoch nicht, dass es verschiedene Arten von Berichten gibt oder wie Sie diese Berichte speziell an bestimmte Zielgruppen adressieren.

Was ist ein Projektbericht?

Ein Projektbericht ist einfach ein Dokument, das Einzelheiten zum Gesamtstatus des Projekts oder zu bestimmten Aspekten des Fortschritts oder der Leistung des Projekts enthält. Unabhängig von der Art des Berichts handelt es sich um Projektdaten nach wirtschaftlichen, technischen, finanziellen, betriebswirtschaftlichen oder produktionstechnischen Aspekten.

Vorteile eines Projektberichts

Dies sind wichtige Kommunikationsmittel für Stakeholder, um sie über das Projekt und seinen Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Sie sind aber auch für Projektmanager hilfreich und unterstützen sie bei der Zuweisung von Ressourcen und anderen Mitteln, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die meisten Projektberichte vergleichen den tatsächlichen Aufwand mit dem geplanten Aufwand, um das Projekt auf Kurs zu halten und an seinem Zeitplan auszurichten.

Projektberichte helfen Managern und Stakeholdern nicht nur dabei, den Fortschritt zu überwachen, sie können auch Bedrohungen vorhersagen und auf diese Weise darauf hinarbeiten, eine Reaktion zu entwickeln, um sie zu vermeiden. Sie helfen, die Kosten zu kontrollieren und Ihr Budget einzuhalten, die Teamleistung zu überwachen und die Transparenz des Projekts zu verbessern, um bessere Einblicke in die Verwaltung zu erhalten.

Aufgrund ihres Detaillierungsgrads nimmt die Erstellung eines Projektberichts Zeit in Anspruch. Projektmanagement-Software wie ProjectManager kann Ihren Berichtsprozess beschleunigen. Erstellen Sie Statusberichte, Ressourcenberichte, Abweichungsberichte und mehr mit nur wenigen Klicks. Oder sehen Sie sich einfach unser Echtzeit-Dashboard an, um einen Schnappschuss des Status Ihres aktuellen Projekts zu erhalten. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Gängige Arten von Projektberichten

Hier ist ein Überblick über acht der gebräuchlicheren Arten von Projektberichten, die dennoch entscheidend für den erfolgreichen Ablauf eines Projekts sind.

1. Statusberichte

„Kann ich diesen Statusbericht in einer Stunde haben?“ Es ist die Art von Frage, die Projektmanager oft hören. Vielleicht vom Projektsponsor, Ihrem Project Office Manager oder einem Kollegen. Dies ist die häufigste Art von Projektberichten und derjenige, an dem Sie wahrscheinlich am häufigsten arbeiten.

Sie können wöchentlich oder monatlich Statusberichte erstellen – und bei einem Projekt habe ich kürzlich während der Implementierungsphase tägliche Statusberichte erstellt. Die Häufigkeit hängt davon ab, wo Sie sich im Projekt befinden und wie viel zu sagen ist. Es macht nicht viel Sinn, täglich zu berichten, wenn Ihre Aufgaben alle über eine Woche dauern, da Sie von Tag zu Tag keinen Fortschritt zu melden haben.

Da Sie viel Zeit mit der Erstellung von Statusberichten verbringen werden, sollten Sie überlegen, wie Sie diese schneller schreiben können. Besser noch, automatisieren Sie so viel Projektberichterstattung wie möglich.

Erstellen Sie eine Standardvorlage für Statusberichte oder verwenden Sie die Vorlage, die mit Ihrer Projektmanagementsoftware geliefert wird, und verwenden Sie die Daten in Ihrem Planungstool, um den Projektfortschritt aufzufüllen. Selbst wenn Sie es nachträglich ändern müssen, sparen Sie durch das Ausfüllen einiger Felder noch viel Zeit.

Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks einen Statusbericht

Um mehr über Tools zur Projektberichterstattung zu erfahren und wie sie Ihnen und Ihrer täglichen Arbeit zugute kommen können, sehen Sie sich das kurze Video unten an. Es zeigt Ihnen, wie Sie mithilfe von ProjectManager.com mit nur wenigen Klicks Statusberichte erstellen. Mit der benutzerfreundlichen Berichterstellungssoftware können Sie Projekte sicher verfolgen, effektivere Präsentationen anbieten und bessere Ergebnisse liefern.

2. Fortschrittsbericht

Einer der wichtigsten Projektberichte, die Sie im Laufe der Ausführung eines Projekts erstellen, ist der Fortschrittsbericht. Es ist ein Bericht, der die Informationen zu Ihrem Projekt aktualisiert, insbesondere wenn es die durch den Zeitplan und das Budget festgelegte Grundlinie erfüllt. Dies ist eine weitere Möglichkeit, Ihre Stakeholder darüber zu informieren, wo sich das Projekt zu diesem Zeitpunkt befindet.

Sie möchten konkret sein, wenn Sie einen Fortschrittsbericht erstellen. Notieren Sie die Daten und schreiben Sie dann eine kurze Einleitung, die den Titel des Projekts, Kontaktinformationen, eine Zusammenfassung des Status des Projekts und allgemeine Informationen über den Zeitplan, die Kosten und den voraussichtlichen Abschluss des Projekts enthält.

Fortschrittsberichte können mit Projektmanagement-Software erstellt werden, aber es gibt Vorlagen, die hilfreich sein können. ProjectManager hat eine kostenlose Fortschrittsberichtsvorlage für Word, die alles enthält, was Sie für die Erstellung eines gründlichen Fortschrittsberichts benötigen, einschließlich eines zusammenfassenden Abschnitts, der sich mit Projektstatus, Zeitplan, Kosten und Risiken befasst. Sie sehen auf einen Blick, ob Sie pünktlich oder verspätet sind und warum. Es gibt auch einen Abschnitt, der sich mit dem Status jeder Aufgabe befasst.

3. Risikoberichte

Viele PMs berichten mindestens monatlich über Risiken, und der Bericht ist normalerweise das Ergebnis, das nach einem Risikoüberprüfungs-Meeting kommt. Natürlich können Sie Ihr Risikoregister jederzeit aktualisieren, und Sie sollten alle Mitglieder Ihres Projektteams ermutigen, Risiken zum Protokoll beizutragen, wenn sie der Meinung sind, dass etwas aufgezeichnet werden muss.

Der Risikobericht sollte eine Zusammenfassung des Risikoprofils des Projekts enthalten, aber wie Sie dies darstellen, bleibt Ihnen überlassen. Ein guter Ansatz wäre, nur die Details für die Risiken aufzunehmen, die das Potenzial haben, die meisten Probleme für Ihr Projekt zu verursachen. Fügen Sie dann eine Erklärung zu den Risiken auf niedrigerer Ebene hinzu und fassen Sie vielleicht zusammen, wie Sie mit all diesen umgehen.

Verwandt: Kostenlose Vorlagen für Projektberichte

Sie möchten auch die Möglichkeit haben, einen Bericht über alle Ihre Risiken zu erstellen, unabhängig davon, wie bedeutend sie sind. Es ist wahrscheinlich am einfachsten, dies als automatisierten Download von Ihrer Projektmanagementsoftware zu tun, oder wenn Sie Ihr Risikoprotokoll in einem anderen Format wie einer Tabellenkalkulation führen, indem Sie eine vollständige Kopie dieses Dokuments herausgeben.

4. Vorstands-/Vorstandsberichte

Projektberichte müssen auf die Personen zugeschnitten sein, die sie lesen werden. Der Bericht, den Sie für den Projektausschuss erstellen, enthält also einen anderen Detaillierungsgrad als die wöchentliche Statusaktualisierung, die an Ihr Projektteam und die wichtigsten Interessengruppen des Unternehmens geht.

Denken Sie bei den Berichten des Projektausschusses auf hohem Niveau. Sie werden über Dinge lesen wollen, die ihnen wichtig sind, wie Probleme, bei deren Lösung sie helfen können, eine Zusammenfassung der Budgetposition und ob Sie auf dem Weg sind, wichtige Meilensteine ​​​​zu erreichen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Vorstandsbericht in einem Format vorliegt, das sie leicht lesen können. Wenn Ihre Führungskräfte beispielsweise ständig unterwegs sind und ihre Smartphones zum Abrufen von E-Mails verwenden, erstellen Sie Ihren Bericht nicht in Form einer komplizierten Tabelle, die nicht korrekt angezeigt wird, oder fügen Sie viele große Grafiken ein, die ewig dauern Download. Ein PDF wird auf allen Geräten gerendert, wenn Sie einen statischen Bericht per E-Mail senden. Oder Sie können Vorstandsmitgliedern oder Führungskräften Lizenzen erteilen, damit sie unterwegs Dashboard-Berichte in Echtzeit sehen können. ProjectManager verfügt über Live-Dashboards, die immer über aktuelle Informationen verfügen.

5. Kosten-Nutzen-Analysebericht

Wenn Sie entscheiden, ob ein Projekt realisierbar ist, sollten Sie unter anderem eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellen. Auf diese Weise können Sie vergleichen, wie viel Nutzen oder Gelegenheit das Projekt Ihrer Organisation im Vergleich zur Investition bietet. Es ist ein wichtiger Schritt bei der Entscheidung, ob das Projekt aus geschäftlicher Sicht sinnvoll ist.

Dies ist ein wichtiger Prozess, um festzustellen, ob die Initiative, die Sie untersuchen, einen Wert hat. Es ermöglicht Ihrem Unternehmen, seine Ressourcen besser zu nutzen, wenn es das Projekt vorantreibt, und stellt Dokumente bereit, die das Fortschreiten des Projekts unterstützen. Sie können eine Kostenanalyse verwenden, um Ihre Ausgaben und Ausgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Mittel ordnungsgemäß zugewiesen werden.

Die Kosten-Nutzen-Analyse zeigt, was Sie für ein Projekt zu zahlen erwarten, und vergleicht dies mit den Vorteilen oder Möglichkeiten, die Sie nach Abschluss des Projekts erhalten. Mit der kostenlosen Kosten-Nutzen-Analysevorlage für Excel von ProjectManager werden Ihre quantitativen Kosten und Kostenarten erfasst und mit quantitativen Nutzen und Nutzenarten verglichen. Diese Kosten-Nutzen-Analyse hilft Ihnen bei der Entscheidungsfindung, ob Sie ein Projekt vorantreiben oder nicht.

6. Ressourcenberichte

Woher wissen Sie, wer was wann macht? Sie könnten den gesamten Projektplan durchgehen und die Ressourcenzuweisungen von Hand erarbeiten. Das würde viel Zeit in Anspruch nehmen und außerdem geistbetäubend langweilig sein. Oder Sie könnten Ihre Projektmanagement-Planungssoftware verwenden, um alles für Sie zu erledigen. Die meisten Softwaretools, unabhängig davon, ob es sich um eine eigenständige Gantt-Diagrammsoftware oder um voll funktionsfähige Projekttools mit integrierten Stundenzetteln handelt, haben die Möglichkeit, einen Ressourcenbericht zu erstellen.

Der Ressourcenbericht zeigt Ihnen die Aufschlüsselung, welcher Projektmitarbeiter an welchem ​​Tag welcher Aufgabe zugeordnet ist. Sie können auch verwendet werden, um Zuordnungsprobleme zu lokalisieren – wenn ein Teammitglied mehr als einer Aufgabe zugeordnet ist. Offensichtlich können sie nicht an zwei Dingen gleichzeitig arbeiten. Wenn Sie diese Probleme also nicht aufgreifen, werden Sie feststellen, dass Ihr Projektplan hinter dem Zeitplan zurückbleibt. Verwenden Sie den Ressourcenbericht, um sicherzustellen, dass Sie keine Konflikte für Einzelpersonen haben, und planen Sie diese Aufgaben nach Bedarf neu.

Insgesamt sind Ressourcenberichte eine der nützlichsten Arten von Projektberichten, die man als Projektmanager haben kann, obwohl sie anfangs etwas schwierig zu interpretieren sein können. Es lohnt sich wirklich, die Zeit damit zu verbringen, sich mit dem Lesen der Berichte vertraut zu machen, damit Sie gegebenenfalls Änderungen an Ihrem Projektplan vornehmen können.

7. Abweichungsberichte

Wie können Sie feststellen, ob das Projekt tatsächlich wie geplant voranschreitet? Das ist das Schöne an einem Abweichungsbericht: Er vergleicht das geplante mit dem tatsächlichen Ergebnis und gibt Ihnen eine Metrik, mit der Sie messen können, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, dem Zeitplan voraus sind oder hinterherhinken. Der Abweichungsbericht sammelt und organisiert die Daten zu dem, was Sie vergleichen, sei es das Budget, der Zeitplan oder der Umfang der von Ihnen gemessenen Projektvariablen. Der Abweichungsbericht gibt Ihnen das Werkzeug für viele Abweichungsanalysen oder eine messbare Änderung von der Basislinie.

Es gibt mehrere Abweichungsberichte, z. B. Kostenabweichung, Abweichung bei Fertigstellung (Budgetüberschuss oder -defizit), geplante Abweichung und andere. Meistens wird die Abweichungsberichterstattung in der Haushaltsanalyse, Trendberichterstattung und Ausgabenanalyse verwendet.

Der Abweichungsbericht ist ein großartiges Werkzeug für den Projektmanager, der einen Einblick in den Projektfortschritt benötigt, um intelligente Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen zu treffen. Aber nicht nur Projektleiter profitieren vom Reporting. Stakeholder sind an hochrangigen Berichten interessiert, und Abweichungsberichte geben ihnen ein positives oder negatives Feedback zum Fortschritt des Projekts und ob es seinen Zeitplan und sein Budget einhält.

8. Lückenanalysebericht

Unabhängig davon, ob Sie ein Projekt verwalten oder dabei sind, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben, benötigen Sie einen Bericht, der Ihnen zeigt, wie Sie von Punkt A nach Punkt B gelangen. Das nennt sich Lückenanalysebericht. So können Sie sehen, ob Sie die Erwartungen erfüllen und ob Sie Ressourcen effektiv nutzen.

Der Lückenanalysebericht misst den aktuellen Stand des Projekts oder Geschäfts in Bezug auf Zeit, Geld und Arbeit und vergleicht diesen dann mit dem angestrebten Zielzustand. Durch die Definition und Analyse der Lücke zwischen diesen beiden Punkten kann dann ein Aktionsplan entwickelt werden, um die erforderlichen Aufgaben zu organisieren, um dorthin zu gelangen.

ProjectManager hat eine kostenlose Lückenanalysevorlage für Excel. Es bietet Platz für Ihren aktuellen und Ihren zukünftigen Artikelstatus. Dann können Sie den Lückenprozentsatz notieren, den Sie schließen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen, und die erforderlichen Maßnahmen auflisten, um dies zu erreichen. Identifizieren Sie, wer diese Initiative leiten wird, und erfassen Sie sogar den Aktionsstatus.

Automatisierte Projektberichte mit ProjectManager

ProjectManager kann mit nur einem Klick mehrere Arten von Projektberichten erstellen. Mit unserer preisgekrönten Projektmanagementsoftware können Manager Statusberichte, Aufgabenberichte, Verfügbarkeitsberichte, Abweichungsberichte und mehr erstellen. Sie können sie ganz einfach online teilen oder als PDF-Datei für Ihr nächstes Stakeholder-Meeting ausdrucken. Wir geben Projektmanagern alles, was sie brauchen, um ihre Projekte in einer Cloud-basierten Software zu verfolgen und darüber zu berichten.

Die richtige Software hilft Ihnen als Projektmanager. Wir haben die Projektberichts- und Dashboard-Funktionen von ProjectManager entwickelt, um Projektmanagern dabei zu helfen, diese grundlegende Aufgabe zu vereinfachen. Die Vorlagenberichte unserer Software verschaffen Ihnen den nötigen Vorsprung bei der Überwachung Ihrer Projekte. Wenn Sie Ressourcen benötigen, um sie anzuzeigen, kein Problem – Sie können Teammitgliedern direkten Zugriff gewähren und Zeit sparen, indem Sie sie regelmäßig an die richtigen Personen weitergeben. Starten Sie jetzt Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion und beginnen Sie intelligenter zu berichten.