15 Herausforderungen im Projektmanagement und wie man sie meistert

Beim Projektmanagement geht es darum, Probleme zu lösen, bevor sie auftreten. Deshalb erstellen Sie einen Plan, planen Aufgaben und überwachen die Arbeit, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben. Aber selbst die beste Planung wird Herausforderungen während des gesamten Projekts nicht vermeiden. Schauen wir uns 15 Herausforderungen im Projektmanagement an und wie man damit umgeht.

15 Herausforderungen im Projektmanagement, auf die Sie sich vorbereiten sollten

Hier sind die häufigsten Herausforderungen, mit denen Projektmanager in ihrem täglichen Leben konfrontiert sind. Zu jeder Herausforderung gibt es Ratschläge, wie Sie Hindernisse überwinden und Ihre Karriere im Projektmanagement auf die nächste Stufe heben können.

1. Projektbeschränkungen ausgleichen

Das Dreieck des Projektmanagements besteht aus drei Einschränkungen: Umfang, Zeit und Kosten. Wenn Sie diese drei Einschränkungen in Einklang bringen können, liefern Sie ein Qualitätsprojekt. Dazu benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, die Ihren Fortschritt und Ihre Leistung überwachen kann.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware mit Echtzeit-Dashboards, die Managern einen umfassenden Überblick über ihre Projekte mit leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen bieten, die Projektkennzahlen wie Zeit, Kosten und mehr verfolgen. Im Gegensatz zu einfacher Projektmanagementsoftware müssen Benutzer unser Live-Dashboard nicht einrichten. Einfach umschalten. Es ist fertig, wenn Sie es sind.

2. Vermeidung von Scope Creep

Scope Creep liegt vor, wenn Anforderungen oder Funktionen im Laufe des Lebenszyklus eines Projekts zunehmen. Diese schrittweise Ausweitung des Projektumfangs über die ursprüngliche Vereinbarung hinaus wird sich offensichtlich negativ auf das Budget und den Zeitplan auswirken. Daher ist es etwas, das Sie immer im Auge behalten und bei Änderungen so steuern sollten, dass möglichst viele negative Auswirkungen vermieden werden.

3. Umgang mit den Erwartungen der Stakeholder

Stakeholder haben ein begründetes Interesse an dem Projekt und werden sich daher in das Projekt einbringen. Dies kann eine der am schwierigsten zu bewältigenden Herausforderungen im Projektmanagement sein, da die Einbeziehung der Stakeholder die Arbeit verlangsamen könnte. Sie können die Erwartungen der Stakeholder steuern, indem Sie herausfinden, wer Ihre Stakeholder sind, was sie wissen müssen und wann sie es wissen müssen. Auf diese Weise können Sie ihnen diese Informationen zur Verfügung stellen, um zu verhindern, dass sie ihre Arbeit unterbrechen, und sie auch auf Verzögerungen oder andere Dinge vorbereiten, die sich auf das Projekt auswirken könnten.

4. Genaue Kostenschätzung zur Erstellung eines Projektbudgets

Projekte kosten Geld. Genaue Schätzungen dieser Kosten können sich oft auf die Gewinnspanne auswirken. Um ein genaues Budget für das Projekt zu erstellen, sollten Sie sich Ihre Material- und Arbeitskosten, Gemeinkosten und alle anderen mit dem Projekt verbundenen Kosten ansehen. Es hilft auch, sich historische Daten für ähnliche Projekte anzusehen und mit Experten zu sprechen, um deren Meinung zu den realistischen Kosten für das Projekt einzuholen.

5. Das richtige Team zusammenstellen

Das Projektteam ist für die Durchführung des Projekts verantwortlich. Sie müssen ein Team zusammenstellen, das über die Fähigkeiten und die Erfahrung verfügt, um die anstehende Aufgabe zu erledigen. Jedes Mitglied ist wichtig, ebenso wie die Organisationsstruktur des Teams. Dort muss der Projektmanager Regeln und Verfahren festlegen, Erwartungen definieren, Kommunikation etablieren und vieles mehr.

6. Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software

Möglicherweise können Sie ein Projekt mit unserer Projektmanagement-Software durchführen, dies wird jedoch nicht empfohlen. Projektmanagement-Software hilft Ihnen dabei, das Projekt effizienter durchzuführen und Ihre Arbeit effektiv zu überwachen, damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben. Es gibt viele Optionen. Deshalb ist es wichtig, die benötigten Funktionen zu kennen, um die richtige Passform auszuwählen.

7. Identifizierung von Projektrisiken

Projekte sind riskante Unternehmungen. Ein Risiko ist ein unerwartetes Ereignis, das sich positiv oder negativ auf Ihr Projekt auswirken kann. Projektmanager versuchen, Risiken vor Beginn des Projekts zu identifizieren, damit sie Pläne zu deren Minderung haben können. Es ist auch wichtig, Probleme im Projekt zu priorisieren und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie gelöst werden.

8. Schätzung der Projektdauer

Ein Projekt ist per Definition etwas, das einen Anfang und ein Ende hat, das zu einem Ergebnis führt. Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektzeitplans besteht darin, abschätzen zu können, wie lange die Fertigstellung des Projekts dauern wird. Jede Aufgabe hat ein Startdatum und ein Enddatum, die die Dauer ausmachen. Die Schätzung der Dauer Ihrer Projekte ist für Sie als Projektmanager eine der wichtigsten Herausforderungen im Projektmanagement. Aber zum Glück gibt es verschiedene Zeitschätzungstechniken, die Sie verwenden können, wie zum Beispiel die Methode des kritischen Pfads, die Methode der Programmbewertungsüberprüfung (PERT), Projektstrukturpläne und mehr.

9. Planen Sie die Arbeit Ihres Teams

Ein Projektplan ist nur der Anfang. Jetzt müssen Sie Ihre Ressourcen mit diesem Zeitplan koordinieren, einschließlich der Humanressourcen, also Ihrer Teammitglieder. Ihnen müssen bestimmte Aufgaben zugewiesen werden, für deren Erledigung sie verantwortlich sind.

10. Verfolgung des Projektfortschritts

Um sicherzustellen, dass Sie Ihren Zeitplan einhalten, müssen Sie den Fortschritt verfolgen. Projektmanagement-Software kann Ihnen mit Dashboards, die verschiedene wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) verfolgen, einen umfassenden Überblick über Ihren Fortschritt verschaffen, und die Berichterstattung kann Ihnen mehr Daten liefern, um besser zu verstehen, ob Ihr tatsächlicher Fortschritt mit Ihrem geplanten Fortschritt übereinstimmt.

11. Mit Mythen über Projektmanager aufräumen

Oft wird von Projektmanagern der Eindruck gemacht, dass sie sich in das Projekt einmischen, anstatt zu helfen. Es ist schwierig, den Eindruck zu bekämpfen, man sei ein Papierschieber, ein Tyrann der Verwaltung oder jemand, der einem Projekt unnötige Mehrarbeit hinzufügt.

12. Mit Projektänderungen Schritt halten

Veränderungen sind eine weitere Herausforderung für das Projektmanagement. Änderungen können dadurch entstehen, dass Stakeholder neue Funktionen fordern oder Probleme mit Ihrer Lieferkette auftreten. Unabhängig davon, woher die Änderung kommt, müssen Projektmanager über einen Plan zur Bewältigung dieser Änderungen verfügen, damit die Auswirkungen auf das Projekt minimiert werden. Das nennt man einen Change-Management-Plan.

13. Mit Projektmanagement-Trends auf dem Laufenden bleiben

Das gilt natürlich für jede Branche, aber da Projektmanager in ihrer täglichen Arbeit so viele Bereiche berühren, ist es wichtig, nicht nur über relevante Trends im Projektmanagement, sondern auch über Neuigkeiten, Richtlinien und Anliegen auf dem Laufenden zu sein Konsequenzen für Anbieter und Stakeholder.

14. Verlust von Projektressourcen

Projektpläne werden sich ändern, und dazu gehören auch die Teammitglieder. Stellen Sie sicher, dass Sie über einen Notfallplan verfügen, falls Ihre Projektressourcen nicht verfügbar sein sollten.

15. Standhaft bleiben

Schließlich sind Sie der Befürworter des Projekts und auch der Befürworter Ihres Teams. Sie müssen bereit sein, gemeinsam mit wichtigen Führungskräften in Ihrer Organisation gegen Auswirkungen auf den Projektumfang vorzugehen und auch den Widerstand Ihres eigenen Teams abzumildern. Projektmanagement ist nichts anderes als großartige Führung.

Video: Herausforderungen für Projektmanager

In diesem Video beleuchtet Jennifer Bridges, PMP, einige der größten Herausforderungen, mit denen Projektmanager bei der Arbeit konfrontiert sind.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Tool sind, das Sie bei Ihren PM-Herausforderungen unterstützt, dann melden Sie sich bei ProjectManager für unsere Software an.