6 kostenlose Vorlagen für Projektberichte (einschließlich wöchentlichem Statusbericht)

Während der gesamten Lebensdauer eines Projekts müssen Sie über eine Vielzahl von Informationen berichten. Diese Informationen werden in verschiedenen Berichten zusammengestellt und an Manager, Investoren, Kunden und andere Interessengruppen weitergegeben. Von dort aus können Berichte verwendet werden, um Projektentscheidungen und Anpassungen zu treffen.

Mithilfe von Projektberichtsvorlagen, wie z. B. einer Vorlage für wöchentliche Statusberichte, stellen Sie sicher, dass diese Berichte schnell und effektiv erstellt werden.

Warum Projektberichte erstellen?

Egal wie gründlich ein Projekt geplant ist, das Unerwartete kann passieren. Projektberichte dokumentieren diese Veränderungen, ob gut oder schlecht, und informieren zukünftige Strategien. Ohne das regelmäßige Ausfüllen von Projektberichten gehen wertvolle Informationen und Erkenntnisse verloren.

Statusberichte sind ein Beispiel dafür, wie sich die Berichterstattung direkt auf ein Projekt auswirkt, sowohl kurz- als auch langfristig. Diese wöchentlichen Berichte enthalten viele Details zu einem Projekt, und die Verwendung einer Vorlage für wöchentliche Statusberichte kann Sie davor bewahren, Lücken in den Informationen zu hinterlassen. Projektberichtsvorlagen halten diese Berichte auch während der gesamten Lebensdauer des Projekts konsistent und organisiert. Eine unorganisierte oder „unordentliche“ Projektberichterstattung ist eine große Falle.

Die Verwendung einer Projektberichtsvorlage stellt sicher, dass Sie die Daten optimal nutzen und sie den Beteiligten auf die richtige Weise präsentieren.

Kostenlose Vorlagen für Projektberichte

Unabhängig vom Projektbericht muss das Dokument Informationen prägnant vermitteln – was aber nicht bedeutet, dass die Daten darunter leiden sollten. Die Herausforderung besteht darin, Informationen so effizient wie möglich bereitzustellen. Eine Projektberichtsvorlage schafft die Balance zwischen zu vielen Details und zu vereinfachten Berichten, die für die Beteiligten nutzlos sind.

Projektberichtsvorlagen machen die Berichterstellung einfacher und die Daten übersichtlicher. Jede der folgenden kostenlosen Projektberichtvorlagen ist für einen bestimmten Zweck konzipiert und konzentriert sich auf unterschiedliche Informationen.

1. Vorlage für wöchentliche Statusberichte

Ein wöchentlicher Projektstatusbericht tut genau das, was man denken würde – dokumentiert spezifische Informationen während eines Projekts. Diese Berichte sollten während der gesamten Lebensdauer eines Projekts erstellt werden, um Veränderungen zu veranschaulichen, seien es Erfolge oder Misserfolge. Ein wöchentlicher Statusbericht ist der erste Schritt, um zu verstehen, ob ein Projekt reibungslos läuft.

Unsere Vorlage für wöchentliche Statusberichte deckt alle Grundlagen ab und präsentiert Informationen effizient. Diese Vorlage enthält wichtige Details wie eine Zusammenfassung, Projektmeilensteine, Probleme, Risiken sowie vergangene und zukünftige Prognosen.

Diese Statusberichtsvorlage stellt auch sicher, dass die Informationen so dargestellt werden, dass sie am logischsten sind. Die Zusammenfassung definiert das Projekt und diskutiert Ziele und Prognosen. Es macht keinen Sinn, potenzielle Risiken und Änderungen den Stakeholdern vorzustellen, bevor sie von der Zusammenfassung überzeugt sind.

2. Projekt-Dashboard-Vorlage

Ein Projekt-Dashboard ist eines der am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Tools. Unsere Dashboard-Vorlage ist ein visuelles Tool, um den aktuellen Status, Zustand, Kalender und mehr des Projekts anzuzeigen. Es ist eine großartige Ergänzung zu unserer Vorlage für wöchentliche Statusberichte.

Projekt-Dashboards können sich auch nachteilig auf die Produktivität auswirken, wenn sie zu kompliziert und schwer zu navigieren sind. Wir gehen natürlich davon aus, dass es am besten ist, alle Informationen auf einem Dashboard zusammenzufassen. Wirklich, dies ist ein One-Way-Ticket zu einem unbrauchbaren Dashboard.

Ein Dashboard sollte Aufgaben, Aufgabenlängen, Kosten und Arbeitsbelastung enthalten, aber es sollte nicht unbedingt die Details davon veranschaulichen. Verwenden Sie diese kostenlose Projekt-Dashboard-Vorlage, um es einfach zu halten, ohne ein überfülltes Dashboard zu benötigen.

3. Projektfortschrittsvorlage

Eine Projektfortschrittsvorlage hilft Projektmanagern, den tatsächlichen Fortschritt mit den im Projektplan enthaltenen Prognosen und Schätzungen zu vergleichen. Ein Fortschrittsbericht ist ein wichtiges Projektmanagement-Tool, das sowohl für die Nachverfolgung als auch für die Berichterstattung geeignet ist.

4. Risikoregistervorlage

Im weiteren Verlauf des Projekts werden zwangsläufig neue Risiken auftauchen. Es gibt keine Möglichkeit, alle potenziellen Risiken während der Projektplanungsphase vorherzusehen, daher ist es erforderlich, über neue Probleme zu berichten, sobald sie auftreten. Auf diese Weise werden Probleme erkannt, bevor sie auftreten, und Sie erhalten ein besseres Verständnis dafür, worauf Sie bei zukünftigen Projekten achten müssen.

Ein Risikoregister sollte jedes potenzielle Risiko und die Auswirkungen, die es haben könnte, enthalten. Es sollte auch das Risiko kategorisieren und beschreiben, welche Schritte unternommen wurden, um es zu vermeiden.

Auch wenn viele dieser Risiken nie Realität werden, ist es entscheidend, sie zu dokumentieren und zu planen. Projekte ohne Risikoregister gehen eine Gratwanderung ohne Sicherheitsnetz. Sie informieren auch nicht über zukünftige Projekte. Das Führen einer laufenden Liste mit dieser Risikoregister-Vorlage macht Risiken zu Referenzen für die Zukunft.

5. Protokollvorlage ändern

Ein Änderungsprotokoll ähnelt einem Risikoregister. In einem Risikokataster sind dies jedoch potenzielle Risiken. In einem Änderungsprotokoll sind dies tatsächliche Änderungen, die stattgefunden haben. Eine Änderungsprotokollvorlage enthält wichtige Änderungen im Projekt, welche Maßnahmen ergriffen wurden, um sie zu lösen, als die Angelegenheit gelöst wurde, und andere Details werden aufgelistet.

Warum fügen Sie diese Informationen nicht einem wöchentlichen Statusbericht hinzu? Weil dies spezifische, ungewöhnliche Umstände während der gesamten Lebensdauer des Projekts sind, die an einem Ort sein müssen.

Eine Änderungsprotokollvorlage organisiert die Informationen über Änderungen und die Schritte, die unternommen wurden, um sie zu beheben, in einer chronologischen Liste. Denken Sie daran, dass eine Projektberichtsvorlage ein Bezugspunkt für Projektmanager sein soll, die Änderungen in zukünftigen Projekten erfahren. Ein organisiertes Änderungsprotokoll zeigt, welche Antworten in der Vergangenheit funktioniert haben und welche nicht.

6. Projektabschlussvorlage

Am Ende des Projekts ist es an der Zeit, den Abschluss zu machen und die Zustimmung der Beteiligten mit einer Vorlage für den Projektabschluss einzuholen. Dieser Bericht ist der letzte Sprint im Marathon des Managements eines erfolgreichen Projekts. Ohne diesen letzten Anstoß verliert die ganze harte Arbeit bis zu diesem Punkt an Wert.

Ein Projektabschlussbericht enthält eine Dokumentation über alles, was zum Abschluss des Projekts erforderlich ist, sowie über alle offenen Punkte, die nicht abgeschlossen wurden. Dieser Bericht sollte Ziele, Kriterien für den Abschluss, Erfolge, Misserfolge und gewonnene Erkenntnisse zusammenfassen. Es sollte auch Auskunft über Zeitaufwand, Budget, Umfang und Zeitplan geben.

Ein Projektabschlussbericht fragt manchmal nach abstrakten Informationen. Das Auflisten aller wichtigen Erkenntnisse aus einem Projekt klingt herausfordernd, aber diese kostenlose Projektabschlussvorlage macht es so einfach wie das Befolgen einer Checkliste.

Der Wert eines perfekten Berichts

Allzu oft werden Projekte gemanagt, ohne die Erfolge und Misserfolge vergangener Projekte zu reflektieren. Die besten Projekte orientieren sich an vergangenen Berichten und erstellen Berichte mit Blick auf die Zukunft. Die Verwendung von Projektberichtsvorlagen bedeutet, dass jeder erstellte Bericht Teil einer größeren Referenz für die Zukunft ist.

Unabhängig davon, ob Sie über agile Projekte, Programme, Produkte berichten oder jede andere Art von Projekt verwalten, es gibt eine Vorlage, die Ihrer Berichterstattung und Ihren Endergebnissen zugute kommt. Dies kann bedeuten, Ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen und die Ergebnisse zu verbessern.

Bringen Sie die Projektberichterstattung mit ProjectManager weiter

Die Verwendung von Projektvorlagen ist ein ausgezeichneter erster Schritt im Projektberichtsprozess, aber Vorlagen können Sie nur bis zu einem gewissen Punkt bringen.

Glücklicherweise können Sie Projektberichte noch weiter ausbauen, indem Sie sie in Kombination mit Projektmanagement-Software verwenden. Online-Projektmanagementsoftware wie ProjectManager kann automatisierte Berichte mit den aktuellsten Daten erstellen und teilen. Machen Sie eine kostenlose Testversion von ProjectManager und sehen Sie, wie sehr wir Ihre Erfahrung mit der Projektberichterstattung verbessern können.

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