5 Produktivitätskiller für E-Mail-Teams: Webinar-Aufzeichnung + Q&A

Wenn die Produktivität hoch ist, Ihr Team synchronisiert ist und Sie Termine problemlos einhalten, kann es Spaß machen, Kampagnen auf den Weg zu bringen – darf ich das sagen? Aber so eine gut geölte Maschine kommt selten vor.

Warum sind die meisten E-Mail-Teams weniger produktiv, als sie es gerne hätten? Wir haben uns mit den Produktivitätsexperten von Trello zusammengetan, um die größten Fehler zu untersuchen, die die Teamproduktivität beeinträchtigen, und teilen, was Sie tun können, um Ihrem Team zu helfen, schneller bessere E-Mails zu erstellen.

Sie hatten keine Gelegenheit, das Webinar live zu sehen? Mach dir keine Sorge. Sie können jederzeit auf die vollständige Aufzeichnung zugreifen und die Folien herunterladen und die folgenden Fragen und Antworten lesen.

Fragen und Antworten

Ein großes Dankeschön an alle, die sich während des Webinars mit einer Frage gemeldet haben! Hier ist eine Zusammenfassung unserer Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen, zusammen mit unserer Meinung zu einigen der Fragen, die wir während des Live-Webinars nicht beantwortet haben. Haben Sie weitere Fragen? Bitte hinterlassen Sie sie in den Kommentaren.

Wie gehen Lackmus und Trello mit Genehmigungen um?

Jason Rodriguez : Wir verlassen uns immer mehr auf zentralisierte Tools, um Genehmigungen einzuholen. Für uns verwenden wir Litmus Proof für Kampagnenfeedback und -signoff vor dem Senden und Asana für das Projektmanagement, bei dem Teammitglieder Genehmigungen als Aufgaben abhaken, die frühzeitig im Projekt vom Projektverantwortlichen zugewiesen werden.

Der Schlüssel hierbei ist, statt Ad-hoc-Methoden vereinbarte Methoden zur Einholung von Genehmigungen zu verwenden. Wir haben mit viel zu vielen Teams gesprochen, die E-Mail-Threads, verbale Rückmeldungen und andere unzuverlässige Kanäle verwenden, um Genehmigungen von verschiedenen Personen und Abteilungen zu erzwingen, was fast immer ein enormer Produktivitätskiller ist. Wir hatten ähnliche Probleme, weshalb wir Litmus Proof überhaupt erst gebaut haben.

Chris Kaundart : Bei Trello kümmern wir uns um unsere Überprüfung und Genehmigung von Trello-Karten. Wir haben einen klar definierten Prozess mit konsistenten Fristen, der uns (im Allgemeinen) auf Kurs hält. Wir haben unseren Prozess auch alle gemeinsam entworfen und aufgebaut, sodass alle Beteiligten auf der gleichen Seite sind.

Wie können Sie Last-Minute-Änderungen an einer E-Mail vermeiden, nachdem sie bereits genehmigt wurde?

Chris : Das ist ein schwer zu lösendes Problem. So schwierig, dass Sie Last-Minute-Änderungen nie wirklich entgehen werden. Abgesehen davon denke ich, dass es einige einfache Ansätze gibt, die Sie ergreifen können, um es ein wenig reibungsloser zu gestalten.

Zuerst empfehle ich, zu versuchen, eine Änderung der Denkweise über den E-Mail-Prozess herbeizuführen. Ich habe erfolgreich versucht, unseren Prozess als kollaborative Erfahrung zu strukturieren, anstatt nur Anfragen aufzunehmen und zu erfüllen (wie eine interne Agentur). Wenn ich einen Stakeholder stärker in den Prozess einbeziehe, läuft alles deutlich reibungsloser ab. Die größte Chance für die Zusammenarbeit besteht im Vorfeld bei der Definition und dem Scoping einer Kampagne.

Zweitens kann das Hinzufügen von Polsterungen zu Ihren Zeitleisten viel bewirken. Es kann hilfreich sein, den Prozess voranzutreiben und zu strukturieren, um zwischen der endgültigen Genehmigung und der Bereitstellung etwas Luft zum Atmen zu lassen. Wenn Sie beispielsweise unbedingt eine Genehmigung bis 16:00 Uhr benötigen, setzen Sie die Frist auf 14:00 Uhr und sehen Sie, ob das hilft.

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie im Vorfeld gründliche und genaue Anforderungen von Ihrem Team erhalten, anstatt sie zu jagen?

Jason : Die Formalisierung Ihrer Anforderungen und des Erfassungsprozesses ist eine großartige Möglichkeit, um zu vermeiden, sie später zu jagen. Das Einrichten eines Formulars in Google Forms zum Sammeln von Informationen, die Verwendung eines E-Mail-Briefings oder das Erstellen von Standardkartenvorlagen in Trello sind gute Möglichkeiten, diesen Prozess zu formalisieren. Der Schlüssel besteht darin, für jede einzelne Kampagne dasselbe Tool zu verwenden und sicherzustellen, dass alle Informationen gesammelt werden, die Sie benötigen, von Zielen und Zielgruppen bis hin zum Design und Kopieren von Assets, KPIs, Stakeholdern und mehr.

Chris : Struktur ist hier dein Freund! Erstellen Sie einen konsistenten und wiederholbaren Anfrageprozess, um die Anforderungen zu Beginn zu erfassen. Bei Trello verwenden wir ein Google-Formular, das über Zapier mit einem Trello-Board verbunden ist. Anforderer müssen jede Frage im Formular ausfüllen, um die Anfrage zu stellen. Dies führt zu weniger Zeit für die Suche nach Informationen und mehr Zeit für Versandkampagnen.

Wie können Sie Ihr Management-Team dazu bringen, sich auf einen E-Mail-Prozess einzulassen?

Chris : Obwohl jeder Manager und jedes Managementteam anders ist, empfinde ich die Führung im Allgemeinen als sehr empfänglich für eine gute datengesteuerte Erzählung. Wenn Sie anfangen können, die tatsächlichen Kosten und Nachteile eines fehlenden E-Mail-Prozesses zu veranschaulichen, können Sie möglicherweise ihr Denken beeinflussen.

Die Folien für dieses Webinar (zusätzlich zum E-Mail- Statusbericht von Litmus ) sollen Ihnen helfen, zu veranschaulichen, dass das Fehlen eines Prozesses Ihrem Unternehmen Kosten verursacht.

Was ist der beste Weg, um die Liste der von uns überprüften E-Mail-Vorschauen zu analysieren? Wie können wir wissen, welche E-Mail-Clients bei unseren Abonnenten am beliebtesten sind?

Jason : Der beste Weg ist, ein Tool wie Litmus Email Analytics (oder etwas von Ihrem ESP) zu verwenden, um zu sehen, welche E-Mail-Clients und Rendering-Engines Ihre Abonnenten tatsächlich verwenden. Wir ermöglichen es Ihnen, zu sehen, wie viele Abonnenten im Web, auf dem Desktop und auf Mobilgeräten geöffnet haben – einschließlich der tatsächlich verwendeten Clients –, um sicherzustellen, dass Sie keine Zeit mit dem Testen von E-Mail-Clients verschwenden, an die Sie nicht einmal senden. Wenn Sie kein Litmus-Kunde sind, können Sie sich unter emailclientmarketshare.com einen guten Überblick über die beliebtesten E-Mail-Clients verschaffen . Jeden Monat aggregieren wir anonyme Daten von unserer Analyseplattform und ordnen die zehn besten E-Mail-Clients weltweit ein.

Chris : Aufbauend auf dem, was Jason gesagt hat, ist dies ein großartiger Ort, um das Pareto-Prinzip anzuwenden . Die Idee ist, dass 20 % Ihrer Bemühungen 80 % Ihrer Ergebnisse erzielen. Verwenden Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Analysetools, um herauszufinden, wie Ihre Abonnenten Ihre E-Mail öffnen. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails bei diesen Top-Clients gut aussehen. Es ist in Ordnung, wenn es in einem E-Mail-Client, der von Ihren Abonnenten nicht intensiv genutzt wird, nicht pixelgenau ist.

Wie sollten wir E-Mail-bezogene Meetings angehen, damit sie keine Produktivitätsverluste bedeuten?

Jason : Wie bei allen Meetings solltest du ein paar Richtlinien befolgen:

• Beschränken Sie die Besprechung auf nur notwendige Parteien, um zu vermeiden, dass die Leute Zeit verschwenden.
• Haben Sie eine klare Agenda mit Links zu Ressourcen (wie E-Mail-Briefings) und Zielen des Meetings.
• Machen Sie deutlich, welches Ergebnis Sie von der Besprechung erwarten. Arbeiten Sie auf dieses Ergebnis hin, ohne auf Tangenten zu gehen. Du kannst bei Bedarf jederzeit Dinge in Slack oder ein anderes Meeting übernehmen.
• Haben Sie eine klare Start- und Endzeit, die die Kalender der Leute respektiert. Versuchen Sie, die Arbeitszeit der Mitarbeiter nicht zu unterbrechen, um kostspieliges Multitasking zu vermeiden .

Viele Meetings können vermieden werden, indem man einen klaren Prozess und klare Verantwortlichkeiten hat, kombiniert mit einer zentralen Quelle der Wahrheit für E-Mail-Kampagnen. Versuchen Sie also zuerst, die Dinge zu haschen.

Chris : Bei Trello schaffen wir es, einen Großteil unserer E-Mail-Arbeit asynchron über Trello zu erledigen. Wenn wir uns treffen müssen, um eine E-Mail zu besprechen, gehen wir immer mit einer klaren Agenda darüber, was wir besprechen müssen.

Die Gestaltung eines guten Prozesses kann sehr viel dazu beitragen, den Bedarf an Besprechungen zu reduzieren. Wenn Sie beispielsweise Meetings abhalten, um E-Mail-Anforderungen zu sammeln, implementieren Sie einen formellen Anfrageprozess, der im Wesentlichen ein E-Mail-Briefing ausfüllt. Dies allein könnte wahrscheinlich die Notwendigkeit dieser Art von Meetings reduzieren oder eliminieren.

Wo speichern Sie eigentlich Assets, Kopien und Code? Verwenden Sie so etwas wie Dropbox?

Jason : Wir verwenden zwei Haupttools für E-Mail-Assets: Google Docs und Litmus Builder . Das Schreiben von Texten ist ein Teamsport bei Litmus und Google Docs ist unser Übungsplatz. Sobald der Text gehasht ist, entwirft und entwickelt unser großartiges E-Mail-Team tatsächlich Kampagnen in Litmus Builder, bevor es die Dinge mit unserem ESP synchronisiert (natürlich nachdem wir Proof und Checkliste durchgearbeitet haben!).

Viele Teams verwenden jedoch Cloud-Speicheranbieter wie Dropbox, Google Drive und OneDrive, weshalb wir es unseren Kunden mit unseren Integrationen leicht gemacht haben, E-Mails mit Litmus zu synchronisieren .

Chris : Ich empfehle auf jeden Fall, einen zentralen Ort zum Speichern von Assets zu verwenden. Tools wie Dropbox und Google Drive funktionieren hervorragend. Bei Trello verwenden wir viel Confluence, Litmus Builder und Google Docs, um Inhalte zu teilen und zusammenzuarbeiten.

Gibt es eine automatisiertere Möglichkeit, Genehmigungen für E-Mails zu erhalten?

Jason : Ja! Vor diesem Hintergrund haben wir Lackmus Proof entwickelt . Mit Lackmus Proof können Sie Feedback und Genehmigungen an einem zentralen Ort sammeln, direkt in dieser E-Mail. Der einfachste Weg, diesen Prozess zu automatisieren, besteht darin, Kunden oder Stakeholder als Litmus-Reviewer in Ihrem Konto hinzuzufügen. Nach dem Hinzufügen können Sie sie in Lackmus Proof @erwähnen und wir werden eine E-Mail auslösen, um sie zur Überprüfung und Genehmigung aufzufordern. Das Schöne an Proof ist, dass Sie bei Problemen, die behoben werden müssen, in den Code im Builder zurückkehren können, um ihn zu beheben, und diese Änderungen für eine zweite Überprüfungsrunde direkt an Proof zurückgeben können.

Chris : Für einen Trello-spezifischen Automatisierungstipp können Sie Butler-Befehle verwenden , um einige der Schritte auf dem Weg zu entfernen. Wenn beispielsweise eine Checkliste abgeschlossen ist, können Sie eine andere Aktion auslösen (z. B. einen Kommentar, um den endgültigen Genehmiger zu bitten, einen Blick darauf zu werfen).

Werfen Sie einen genauen Blick auf jede Art von Aufgabe, die Sie immer wieder erledigen, und Sie werden großartige Automatisierungsmöglichkeiten finden!

Gibt es eine Möglichkeit, zu vermeiden, dass Interessengruppen es auf sich nehmen, eine Kampagne aus der Tür zu schieben, bevor sie fertig ist?

Jason : Auch hier denke ich, dass klar definierte Rollen und ein Workflow ins Spiel kommen. Stellen Sie sicher, dass jeder die richtigen Schritte zum Senden einer Kampagne kennt. Wenn sich der Stakeholder bewusst ist, dass es vor dem eigentlichen Senden eine letzte QA-Runde gibt, respektiert er diesen Schritt eher, anstatt ihn zu überspringen und Ignoranz zu behaupten. Es hilft auch, zumindest bei ausreichend großen Teams, für jeden Teil des E-Mail-Produktionsprozesses, einschließlich des Versands von Kampagnen, dedizierte Rollen zu haben. Wenn Sie jemanden im Team haben, der Abonnentenlisten, Segmentierung, Spam-Checks usw. überprüft, bevor Sie auf Senden klicken, werden die meisten Probleme vermieden, die durch Überspringen der Waffe entstehen. Wenn ein Interessenvertreter routinemäßig abtrünnig wird und Kampagnen aus der Tür schiebt, bevor er bereit ist, ist es wahrscheinlich notwendig, seine Fähigkeit, auf Senden zu klicken, einzuschränken.

Wie kann ich mit der Implementierung von E-Mail-Briefings in meinem Workflow beginnen?

Jason : Am besten laden Sie unsere E-Mail-Briefing-Vorlage herunter und verwenden sie für Ihre nächste Kampagne! Auch wenn es sich um eine persönliche Übung handelt, kann Ihnen die Verwendung unserer E-Mail-Briefvorlage helfen, die Informationen zu identifizieren, die Sie in Ihrem eigenen Briefing benötigen.

Sobald Sie ein Gefühl dafür haben, welche Informationen Sie in Ihrem Briefing benötigen, ist es eine gute Idee, ein Kickoff-Meeting mit jedem zu veranstalten, der E-Mails anfordert, um ihm das Format vorzustellen, ihm zu zeigen, wie es funktioniert, Beispiele für hilfreiche und nicht hilfreiche Informationen zu geben und Zeigen Sie ihnen, wie Sie ein Briefing richtig einreichen. Wie bei den meisten Dingen in E-Mails gilt auch hier: Je mehr Sie Kollegen und Interessengruppen schulen können, desto besser.