5 einfache Schritte zur Auswahl der richtigen Software, jedes Mal

Wir sind seit Beginn der digitalen Zeit davon ausgegangen, dass die Auswahl des richtigen Softwarepakets schwierig ist. Es muss nicht sein. Aber es ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie ein Vermarkter sind, entscheiden Sie sich möglicherweise für ein umfassendes CRM-System oder ein fokussierteres Online-Hörtool. Was auch immer Sie benötigen, die Zukunft Ihres Unternehmens kann davon abhängen, wie erfolgreich der Auswahlprozess ist.

Die Chancen stehen gut, dass Sie es beflügeln. Wenn Sie dies noch nie getan haben, wissen Sie möglicherweise nicht genau, wann Sie mit der Suche nach neuer Software beginnen sollen. Sie haben also das Internet aufgerufen, um ohne einen Plan zu recherchieren.

Wer schon einmal an einer Werkzeugauswahl beteiligt war, denkt an die zuletzt gewählte Software zurück. Wie einfach war es? Wie lange hat es gedauert? Waren die Benutzer zufrieden? Erfüllt es alle Ihre Bedürfnisse? Hat die Implementierung am Ende des Tages gut geklappt – und hat sie ihren Job noch lange nach der ersten Einrichtung gemacht?

Wenn es Jahre her ist, dass Sie es zum ersten Mal installiert haben, stellen Sie fest, dass Sie eine Erneuerung oder einen Austausch aufschieben, weil Sie Angst haben, sich mit einem weiteren umständlichen Auswahlprozess zu befassen?

Wenn die Zeit vergeht und Sie Software nicht erneuern, können Sie Ihre Geschäftsziele effizienter erreichen.

Für einige dauert dieser Auswahlprozess einfach länger als er sollte, und die Entscheidungen werden aus einem Bauchgefühl oder einer persönlichen Voreingenommenheit getroffen, anstatt sich auf Daten zu verlassen oder die geschäftlichen Auswirkungen zu betrachten.

Für andere kann ein Verkäufer eine Hunde- und Ponyausstellung veranstalten, über eine Demo verkaufen und den Käufer davon überzeugen, dass er unabhängig von seiner Situation die einzige Option ist, die es wert ist, in Betracht gezogen zu werden. Beide Szenarien führen zum gleichen Ergebnis – die Beteiligten sind unzufrieden, die Chancen, dass die Bereitstellung richtig verläuft, sind gering, die Akzeptanzrate ist niedrig, die Zufriedenheitsrate ist ebenfalls niedrig.

Quelle: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Aber es muss nicht so ablaufen. Erlauben Sie mir stattdessen, Ihnen einen einfachen, 5-stufigen – und wiederholbaren – Prozess vorzustellen, der Ihnen hilft, die Art und Weise, wie Sie Software auswählen, zu rationalisieren. Wenn Sie sich daran halten, reduzieren Sie die Anzahl der beteiligten Personen, schaffen es in weniger als 30 Tagen, steigern die Zufriedenheit und steigern die Akzeptanzrate.

Phase 1: Bewusstsein

Ob durch eigene Recherchen, persönliche Voreingenommenheit oder von jemandem, der es Ihnen erzählt, irgendwie haben Sie herausgefunden, dass Sie Software brauchen.

Wie auch immer Sie hierher gekommen sind, dieser Schritt sollte mit dem Verständnis beginnen: "Was braucht das Unternehmen tatsächlich und warum ?"

Sie können dies tun, indem Sie eine Geschäftsfolgenabschätzung durchführen, insbesondere:

Quelle: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Eine Geschäftsfolgenabschätzung hilft Ihnen, die tatsächlichen Schwachstellen zu finden, Fähigkeitslücken zu identifizieren und die Anforderungen und potenziellen Auswirkungen auf das Geschäft zu erkennen. Beginnen Sie nicht mit dem Tool, sondern mit den Bedürfnissen, Lücken und Möglichkeiten. Andernfalls laufen Sie Gefahr, ein wirklich unnötiges Tool ohne Hoffnung auf einen ROI zu implementieren.

Identifizieren Sie als Nächstes nicht mehr als fünf entscheidende Interessenvertreter – Geschäftssponsor, IT-Leiter, IT-Techniker, Prozessexperte und Geschäftsanwender. Je mehr Menschen und Stimmen Sie einbeziehen, desto länger dauert der Prozess und desto weniger zufrieden sind die Benutzer mit dem Endprodukt.

Phase 2: Bildung und Entdeckung

Sie sind wahrscheinlich überfordert, und die Chancen stehen gut, dass Sie abends und am Wochenende aufholen.

Wie können Sie Zeit sparen, um Marktbewertungen durchzuführen? Wie können Sie den Lärm der Marktkomplexitäten, verwirrenden Websites und klaren Anbietervoreingenommenheiten und -Messaging durchsuchen? Wer ist der Top-Player, was sind seine Funktionen und Fähigkeiten und wie ist es wirklich, mit ihm einen langfristigen Vertrag abzuschließen?

Die beste Entscheidung, die Sie treffen können, besteht darin, Anbieterinformationen aus einer Vielzahl vertrauenswürdiger Quellen zu ermitteln und Drittanbieterquellen für Anbieterinformationen, Anwendungskategorieinformationen und schließlich Softwarelandschaftstrends zu nutzen.

Finden Sie einen vertrauenswürdigen Partner, um wichtige Daten zu sammeln und zu verstehen, was diese Tools leisten können, was Kunden von diesen Anbietern halten und wie ihre Gesamterfahrung ist. Dadurch erweitern Sie auch Ihr Wissen über Anwendungs- und Branchentrends.

Vermeiden Sie bei der Suche nach einem vertrauenswürdigen Partner solche, die mit einem Pay-to-Play-Überprüfungssystem arbeiten oder die Faktoren zur Beschleunigung der Marktpräsenz nutzen. Suchen Sie nach einem Partner, der Crowdsourcing- und anbieterunabhängige Bewertungen präsentiert, da Sie so ein reines, unverfälschtes Fenster darüber erhalten, was echte Kunden über jeden einzelnen Anbieter denken.

Aber hören Sie hier nicht auf – versuchen Sie, andere Leute zu finden, egal ob Branchenexperten oder Kollegen, die diese Software oder diesen Anbieter ebenfalls verwendet haben, und sammeln Sie ihre Gedanken und Erfahrungen.

Quelle: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Phase 3 – Anforderungen priorisieren & Shortlist

Sie können keine Auswahlliste erstellen, wenn Sie zu viele Anforderungen haben. Identifizieren Sie die fünf wichtigsten Differenzierungsfunktionen, die Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllen und einen klaren Bezug zur Anbieterdifferenzierung haben, nicht nur mit den Funktionen für Tischeinsätze.

Am Ende des Tages werden Sie nicht alle Anforderungen erfüllen können. Sie müssen also objektiv entscheiden, welche Sie unbedingt brauchen und auf welche Sie verzichten können. Wenn Sie eine größere Anzahl von Anforderungen haben, sollten Sie das MoSCoW-Priorisierungsmodell verwenden, um es einzugrenzen.

Quelle: Rapid Application Selection Framework, SoftwareReviews

Verwenden Sie diese Anforderungen schließlich, um einen datengesteuerten Vergleich von Anbieterfunktionen und -funktionen durchzuführen. Ihr Ziel hier ist es, das Feld auf Ihre Top-Anwärter einzugrenzen.

Haben Sie nicht nur eine Auswahlliste des einen Anbieters, von dem Ihnen Ihr Freund erzählt hat – eine Auswahlliste von einem ist schlecht, ebenso wie eine Auswahlliste von 15. Priorisieren Sie Ihre Anforderungen rücksichtslos, damit Sie eine Auswahlliste von vier potenziellen Anbietern eingrenzen können oder Lösungen.

Phase 4 – Auf einen klaren Entscheidungsrahmen ausrichten

Machen Sie sich zunächst klar über Ihre Auswahlkriterien. Während Ihre Bewertung immer noch etwas „Kunst“ und nicht Wissenschaft beinhaltet, hilft Ihnen Ihr Bewertungsmodell dabei, Ihre Auswahlliste objektiv zu vergleichen.

Berücksichtigen Sie Kriterien, die basierend auf der Komplexität und Art des Tools sinnvoll sind, wie z. B. funktionale Fähigkeiten, Erschwinglichkeit, Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit, Durchführbarkeit des Anbieters usw. Und vergessen Sie nicht, auch Beziehungsmetriken einzubeziehen.

Die Nutzung emotionaler Reaktionen anderer Endbenutzer kann ein starker Indikator für eine starke zukünftige Kunden-Lieferanten-Beziehung sein.

Von hier aus entscheiden Sie, welcher der vier Anbieter es in die Demophase schafft, aber bewerten Sie nach Ihren Bedingungen, nicht nach ihren. Erstellen Sie Ihre eigenen Anwendungsfälle und bewerten Sie, wie ihre Lösung zur Lösung Ihrer tatsächlichen Probleme beitragen kann, und nicht darauf, wie viele Funktionen sie möglicherweise haben.

Ändern Sie die Terminologie von einer Anbieter-Demo in ein investigatives Interview und fragen Sie nach Referenzen. Obwohl sie wahrscheinlich Referenzen anbieten, die positives Feedback geben, haben Sie keine Angst, sich in den Interviews zu vertiefen, um einige der Einschränkungen im Zusammenhang mit der Lösung zu verstehen.

Nach Abschluss dieser Phase sollten Sie in der Lage sein, diese Auswahlliste auf zwei oder drei Anbieter zu reduzieren.

Phase 5 – Verhandeln, um zu gewinnen

Sobald Sie diesen Punkt erreicht haben, müssen Sie sich Ihre Optionen offen halten. Sie sollten nicht nur mit einem oder mehr als drei Anbietern verhandeln. Es ist völlig in Ordnung, einen Spitzenreiter zu haben, aber wenn Sie es nur mit einem Anbieter zu tun haben, verlieren Sie höchstwahrscheinlich einen Rabatt oder andere Anreize.

Apropos, wie gehen Sie mit Verhandlungen um? Haben Sie ein formales Lieferantenmanagement oder ein Beschaffungsbüro? Verstehen Sie das Kleingedruckte im Vertrag? Woher wissen Sie, dass Sie den besten Preis erhalten? Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, besteht die Gefahr, dass Sie einen ungünstigen Vertrag abschließen.

Überlegen Sie, wie oft Ihr Vertriebsteam ein Geschäft abgeschlossen oder einen Rabatt gewährt hat, um einen Verkauf abzuschließen. Dies ist alltäglich, also lassen Sie sich nicht ausnutzen und nutzen Sie mehrere Vorschläge zu Ihrem Vorteil.

Unterschreiben Sie keinen Vertrag, wenn Sie die Sprache oder das, worauf Sie sich einlassen, nicht verstehen. Anbieter legen häufig eine Sprache in den Vertrag, die auf lange Sicht für sie selbst von Vorteil ist – etwas so Einfaches wie eine Namensänderung könnte eine Neuverhandlung des Vertrags ermöglichen. Sie würden einen Elektriker rufen, um ein defektes System in Ihrem Haus zu reparieren. Machen Sie also dasselbe mit Ihren Verträgen und rufen Sie einen Fachmann an.

Am Ende des Tages heißt es, ohne Plan reinzugehen, ohne Plan. Unsere Forschung zeigt, dass Menschen mit einem starken Prozess zur Softwareauswahl am Ende eine höhere Zufriedenheit mit dem Endprodukt haben. Sie benötigen auch einen Plan für die Implementierung, Schulung und das Onboarding, aber wir werden diese kritischen Bereiche in einem zukünftigen Artikel behandeln.

Die Auswahl eines neuen Tools oder einer neuen Software ist nicht schwierig, aber die falsche Entscheidung kann langfristige Auswirkungen auf das Marketingteam und/oder das Geschäft haben. Anstatt blind zu springen und Bauchentscheidungen und Intuitionen zu verwenden, beginnen Sie mit einem Framework, um die Softwareauswahl zu beschleunigen und zu verbessern.

Denken Sie daran, ein Plan ist besser als kein Plan. Bleiben Sie nicht hängen.

Alan Neal ist Chief Growth Officer bei SoftwareReviews, einem führenden Unternehmen im Bereich der Überprüfung von B2B-Technologie. Alan konzentriert sich darauf, Endbenutzern zu helfen, die richtigen Technologieentscheidungen zu treffen und gleichzeitig Vertriebs- und Marketingteams zu ermöglichen, ihr Technologiegeschäft auszubauen.