6 Tipps zur Entwicklung eines effizienten Content-Workflows [+Template]

Das Schreiben von Inhalten ist sowohl ein kreativer als auch ein geschäftsorientierter Prozess und muss daher klar definierten Regeln folgen, um effizient und produktiv zu sein. Der beste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, einen Content-Workflow einzurichten und detaillierte Informationen zu jeder Phase der Pipeline bereitzustellen.

Während Organisation und Kreativität meistens als unvereinbar angesehen werden, können Unternehmen die Produktion von Inhalten optimieren und verbessern, wenn ihre Stärken kombiniert werden. Dadurch können sich alle Beteiligten auf ihre Arbeit konzentrieren, anstatt Zeit und Energie damit zu verschwenden, den Prozess und ihre Rolle darin herauszufinden. Darüber hinaus wird das Risiko von Fehlern und Verzögerungen minimiert, wenn der Arbeitsablauf dokumentiert und eindeutig ist.

In diesem Artikel stellen wir eine Liste mit umsetzbaren Tipps und Tricks für die Entwicklung eines effizienten Inhalts- und Redaktionsworkflows bereit. Die Techniken können sowohl auf Content Marketing als auch auf Journalismus angewendet und an jede Art von Inhalt angepasst werden.

Lesen Sie also weiter, um Ihre Bemühungen zu optimieren und Ihre Ergebnisse zu steigern!

1. Halten Sie einen soliden Vorrat als Backup

Es spielt keine Rolle, was jemand sagt, die wichtigste Regel für einen effizienten und erfolgreichen Content-Workflow ist es, einen soliden Vorrat an Inhalten zu haben.

Selbst wenn Sie einen felsenfesten, kugelsicheren Prozess haben und es in Ihrem Team keinen einzigen Faulpelz gibt, sollten Sie auf potenzielle Rückschläge in der Produktion vorbereitet sein. Diese können durch freie Tage, Produktivitätsprobleme, unerwartete externe Faktoren, Mitarbeiterfluktuation und so weiter verursacht werden. Der beste Weg, um diese Verzögerungen zu vermeiden, besteht darin, einen Vorrat an Artikeln zur Hand zu haben, die darauf warten, veröffentlicht zu werden.

Auf diese Weise haben Sie die Flexibilität, Prioritäten zu ändern, neue Ideen zu erkunden und Notfälle zu bewältigen, ohne die Integrität Ihres Redaktionskalenders zu beeinträchtigen. Regelmäßige und planmäßige Veröffentlichungen sind für Ihre Strategie von entscheidender Bedeutung, und um Ihr Publikum zu halten und das Engagement aufrechtzuerhalten, sollten Sie unter allen Umständen zu Konsistenz fähig sein.

Darüber hinaus können Sie mit einem Backup oder Vorrat die Qualität der Inhalte aufrechterhalten, da Sie keine Phasen des kreativen Prozesses überstürzen müssen und genügend Zeit haben, um jedes von Ihnen produzierte Stück zu verbessern.

Wenn Sie jedoch gerade erst mit Ihren Content-Bemühungen beginnen und unter Personalmangel leiden, kann dies schwierig zu erreichen sein, da es für Sie ohnehin schwierig sein kann, Ihren Zeitplan einzuhalten. Die sicherste Vorgehensweise in diesem Fall besteht darin, einen Vorrat anzulegen, bevor Sie überhaupt mit dem Veröffentlichen beginnen. Dies minimiert den Stress, der mit der Einhaltung von Fristen verbunden ist, und stellt sicher, dass Ihre Strategie nicht beeinträchtigt wird, wenn Sie unter Zeitdruck stehen.

2. Planen Sie den Inhaltserstellungsprozess

Den Content-Erstellungsprozess abzubilden bedeutet, die Schritte des Content-Workflows in fortlaufender Reihenfolge aufzulisten und jeweils eine kurze Beschreibung hinzuzufügen. Die Bereitstellung dieser Informationen in Schwarzweiß (oder warum nicht in einer Vollfarbgrafik) hilft Unternehmen, die Erstellung von Inhalten zu rationalisieren, und stellt sicher, dass niemand ihren Platz darin missversteht.

Die Transparenz, die die Karte bietet, kann sowohl dem Management als auch den Mitarbeitern zugute kommen, da sie es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben zu erledigen, ohne wichtige Schritte des Prozesses zu verpassen. Dadurch läuft die Produktion reibungslos und potenzielle Engpässe sind klar ersichtlich und einfacher zu handhaben.

Welche Schritte einzubeziehen sind, hängt davon ab, welche Art von Inhalten Sie erstellen und welche Teammitglieder Teil des Prozesses sind. Darüber hinaus müssen Sie für jede Art von Inhalten in Ihrem Kalender einen individuellen Workflow einrichten.

Am Ende dieses Artikels stellen wir eine Content-Workflow-Vorlage zum Erstellen von Artikeln und Blog-Beiträgen bereit. Sich darauf zu beziehen, kann Ihnen helfen, eine Vorstellung davon zu bekommen, was Sie in Ihre aufnehmen sollten.

3. Bereiten Sie eine umfassende Dokumentation vor

Abgesehen davon, dass Sie zusammenfassen, was jeder Schritt des Content-Workflows beinhaltet, sollten Sie eine umfassende Dokumentation zur Implementierung bereitstellen. Darin sollten Sie beschreiben, was von der Person erwartet wird, der die Aufgabe übertragen wird, wo sie zusätzliche Ressourcen finden kann und an wen sie sich wenden kann, falls sie weitere Fragen hat.

Kurz gesagt, es sollte klare Anweisungen geben, die es jedem ermöglichen, seine Aufgaben ohne Rückschläge und Unsicherheiten zu erledigen.

Die Dokumentation kann sich auf Ihre Markenrichtlinien und Wissensdatenbank beziehen oder in Form einer eigenständigen PDF-Datei präsentiert werden.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie eine Liste aller Tools bereitstellen, die im Prozess verwendet werden können oder sollten, sowie Anweisungen zu deren Bedienung. Bieten Sie bei Bedarf Schulungen an und ermutigen Sie die Mitarbeiter, Hilfe anzufordern, wenn sie sich ihrer Fähigkeiten nicht sicher sind.

4. Verantwortlichkeiten richtig verteilen

Jede Person sollte sich darüber im Klaren sein, für welche Schritte sie verantwortlich ist und wer für den Rest verantwortlich ist. Auf diese Weise wissen sie, an wen sie die Aufgabe übergeben können, wenn sie ihren Teil erledigt haben, und auch, an wen sie sich im Falle von Rückschlägen wenden können.

Darüber hinaus muss es eine Person geben, die für den gesamten Prozess verantwortlich ist. Dies kann ein Projektmanager, ein Content-Marketing-Stratege, ein Content-Manager oder ein dedizierter Projektinhaber sein. Diese Person stellt sicher, dass die erstellten Inhalte in die Inhaltsstrategie des Unternehmens passen, mindert Probleme und überwacht die Leistung der Inhalte nach der Veröffentlichung.

Denken Sie jedoch daran, dass in verschiedenen Unternehmen Content-Workflow-Rollen kombiniert werden können, um von einem Marketingexperten implementiert zu werden, oder es können mehrere Personen an der Arbeit sein.

Damit der Content-Workflow reibungslos abläuft, sollte jedes Teammitglied wissen, an wen es seine Aufgaben delegieren kann, falls es mal abwesend sein muss. Auf diese Weise ist es weniger wahrscheinlich, dass Urlaubstage zu Blockaden oder Produktionsproblemen führen.

5. Aufgabenzeitrahmen definieren

Dieser Teil des Content-Workflows wird oft übersehen, kann aber leicht zum Grund dafür werden, dass Sie es schaffen oder brechen.

In der Dokumentation sollten Sie klare Anweisungen geben, wie viel Zeit jede Aufgabe voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. Andernfalls riskieren Sie, dass Mitarbeiter ihre Prioritäten missverstehen und Engpässe schaffen.

Darüber hinaus muss sich jeder nicht nur seines eigenen Zeitrahmens bewusst sein, sondern des gesamten Prozesses, damit er seine Aufgaben auf täglicher, wöchentlicher und monatlicher Basis richtig planen kann.

Stellen Sie jedoch sicher, dass die angegebenen Zeitrahmen und Fristen realistisch und erreichbar sind. Es ist nicht nötig, dass jeder Dutzende überfälliger Aufgaben hat. Das demotiviert die Menschen. Wenn Sie feststellen, dass Mitarbeiter regelmäßig ins Hintertreffen geraten, sollten Sie der Ursache auf den Grund gehen und gegebenenfalls Ihre Strategie überarbeiten.

6. Implementieren Sie ein BPM-Tool

Business Process Management (BPM)-Tools erleichtern das Verfolgen und Überwachen von Prozessen, das Identifizieren von Problemen und das Halten aller Beteiligten bei ihrer Arbeit. Sie fördern nicht nur die Transparenz, sondern können den Content-Workflow sowohl für das Management als auch für die Mitarbeiter vereinfachen.

Es sind viele SaaS-BPM-Lösungen verfügbar, die sowohl für kleine und mittlere Organisationen als auch für große Unternehmen zugänglich sind. Die Implementierung in Ihrem Unternehmen kann Ihnen einen besseren Überblick nicht nur über den Content-Workflow, sondern über alle Vorgänge geben. Darüber hinaus kann es die Kommunikation verbessern, dem Management einen individuelleren Ansatz für die Mitarbeiterleistung ermöglichen und zu einer höheren Produktivität beitragen.

Außerdem erleichtert es das Festlegen und Einhalten von Fristen. Der Workflow kann in Vorlagen organisiert werden und Benachrichtigungen für bevorstehende Fälligkeitstermine anzeigen. Darüber hinaus kann es automatisiert und bei Bedarf angepasst werden.

Bonus: Content-Workflow-Vorlage

Wir haben für Sie eine Content-Workflow-Vorlage erstellt, die beim Veröffentlichen von Artikeln und Blogbeiträgen verwendet werden kann. Sie können es basierend auf den Schritten in Ihrer Pipeline und den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen.

Inhaltserstellungskarte:

1. Brainstorming und Titelvorschlag. Erstellen einer Liste von Inhaltstiteln oder Pillar-Posts, die zur Unternehmensstrategie beitragen. Aufnahme der Titel in den Redaktionskalender und Zuordnung zu Autoren. Verantwortlicher: Stratege und/oder Autor Zeitrahmen: Sollte mindestens einmal im Monat durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass genügend Themen in die Pipeline einfließen.
2. Stichwortforschung. Finden der besten Suchbegriffe für jeden Titel, um die Benutzerabsicht mit den Zielen des Unternehmens abzugleichen. Bereitstellen einer Liste von Unterthemen, die erwähnt werden müssen, um eine gründliche Behandlung des Themas zu gewährleisten. Verantwortlicher: Stratege und/oder Autor Zeitrahmen: Das Hauptkeyword sollte während des Titelvorschlags bereitgestellt werden. Zusätzliche Suchbegriffe und Themen können nachgeliefert werden.
3. Kurz- und Titelzuweisung . Bereitstellung von Informationen zur Herangehensweise an das Thema und Zuordnung zu einem Autor. Verantwortlicher: Stratege, Content Manager und/oder Autor Zeitrahmen : Gemäß dem Redaktionskalender und den Prozesszeiträumen. Sollte mit genügend Vorlauf geliefert werden, um sicherzustellen, dass das Team die Aufgabe rechtzeitig umsetzen kann.

4. Recherche und Gliederung. Recherchieren Sie das Thema und skizzieren Sie den Artikel. Abhängig von den Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnissen des Autors zum Thema kann er entweder die Gliederung zur Genehmigung einreichen oder direkt mit dem Schreiben des Artikels fortfahren und den Entwurf einreichen, sobald er fertig ist. Verantwortlicher: Autor Zeitrahmen: 1 Tag

5. Schreiben. Den Text erstellen, mit Keywords optimieren und mit Überschriften und Zwischenüberschriften richtig formatieren. Der Autor kann auch interne Links hinzufügen und eine Liste verwandter Artikel bereitstellen sowie externe Links zu relevanten Recherchen, Statistiken und Informationen vorschlagen. Der Autor sollte auch Ideen für Bilder und Grafiken liefern. Verantwortlicher: Autor Zeitrahmen: 2 Tage
6. Beurteilung. Überprüfung des Textes, um sicherzustellen, dass er dem Auftrag entspricht und den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Die verantwortliche Person kann auch eine Plagiatsprüfung durchführen, um zu bestätigen, dass der Inhalt original ist und keine Duplizierungsprobleme verursacht. Als nächstes weisen sie die Aufgabe wieder dem Autor zu, um Änderungen vorzunehmen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Verantwortlicher: Content Manager oder Senior Writer Zeitrahmen: 1 Tag
7. Genehmigung durch Fachexperten. Je nach Thema kann der Text einem Experten zur Überprüfung zugewiesen werden, der auf sachliche Fehler und andere Probleme prüft und Verbesserungen vorschlägt. Verantwortlicher: Fachexperte Zeitrahmen: 1 Tag
8. Bearbeitung. Überprüfung des Textes, um Grammatik- und Rechtschreibfehler sowie Lesbarkeitsprobleme zu beseitigen. Verantwortlicher: Redakteur Zeitrahmen: 1 Tag
9. Grafik-Design. Formatieren aller bereitgestellten Bilder und Screenshots, Erstellen eines Beitragsbilds und Erstellen der angeforderten Grafiken, Visuals, Infografiken, GIFs usw. Sobald die Visuals genehmigt wurden, ist der Inhalt bereit für die Veröffentlichung.
   
   Verantwortlicher: Grafikdesigner Zeitrahmen: 2-3 Tage
10. Hochladen und veröffentlichen. Hochladen der Inhalte auf das CMS zusammen mit den Bildern. Der Verantwortliche kümmert sich um alle zusätzlichen SEO-Optimierungen wie Schema-Markup, Meta-Beschreibung, Bild-Alt-Tags, URL-Optimierung und so weiter. Sobald dies geschehen ist, werden die Inhalte online veröffentlicht. Verantwortlicher: Content Manager Zeitrahmen: 1 Tag, je nach Content-Zeitplan
11. Verteilung. Wiederverwendung des Inhalts für die Omnichannel-Marketingstrategie des Unternehmens, einschließlich Social Media Sharing, E-Mail-Newsletter, Podcasts, Videos usw. Dieser Schritt kann zusätzliche Creatives und Text umfassen, die einem anderen Content-Workflow unterliegen können. Verantwortlicher: Social Media Manager, E-Mail Marketing Manager Zeitrahmen: 1 Tag, abhängig vom jeweiligen Zeitplan

Notwendige Unterlagen:

• Inhaltslänge (in Wörtern oder Zeichen)
• Tonfall
• Wortschatz und Stil
• Formatierung
• Vorlagen
• Struktur
• Überschriften-Case-Stil
• Verwendung von Oxford-Kommas
• Schreib- und SEO-Tools

Liste zusätzlicher Ressourcen:

• Richtlinien für Grafikdesign und Visuals
• Richtlinien für soziale Medien
• Richtlinien für E-Mail-Marketing

Endeffekt

Es ist zwar möglich, die Inhaltserstellung ohne einen Workflow erfolgreich durchzuführen, aber das Unterlassen, den Prozess zu dokumentieren und allen Beteiligten klare Anweisungen zu geben, beeinträchtigt zweifellos die Effizienz.

Indem Sie Richtlinien und Zeitrahmen bereitstellen und Verantwortlichkeiten entsprechend verteilen, ermöglichen Sie es den Menschen, ihre Arbeit ohne Ablenkungen zu erledigen. Der Workflow kann sowohl eine Roadmap sein, die es den Menschen ermöglicht, sicher durch den Prozess zu navigieren, als auch ein Sicherheitsnetz, das Sicherheit bietet, wie im Zweifelsfall vorgegangen werden soll.

Der größte Vorteil von Workflows besteht jedoch darin, dass sie Wunder für die Produktivität bewirken und ein Team in eine gut geölte Maschine verwandeln können.