7 Tipps für bessere Kommunikation am Arbeitsplatz

Kommunikation am Arbeitsplatz ist eine der Grundlagen eines erfolgreichen Unternehmens. Selbst wenn Sie ein Team aus engagierten und aufschlussreichen Fachleuten zusammenstellen, wird Ihr Unternehmen darunter leiden, wenn diese nicht effektiv kommunizieren und zusammenarbeiten.

Unternehmen priorisieren häufig die B2B- und Kundenkommunikation, aber wenn interne Beziehungen nicht produktiv sind, verlangsamt dies Prozesse, beeinträchtigt Arbeitsabläufe und führt zu Engpässen. Wenn das Management seine Botschaften nicht erfolgreich an die Mitarbeiter übermittelt, führt dies außerdem zu weiterer Verwirrung und sogar Chaos.

Tatsächlich verlieren große Unternehmen durch Fehlkommunikation 62,4 Millionen US-Dollar pro Jahr und kleine Unternehmen 420.000 US-Dollar pro Jahr. Das Problem geht so tief, dass Schätzungen zufolge bis zu die Hälfte aller Mitarbeiter nicht wissen, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird, und deshalb Schwierigkeiten haben, die Anforderungen zu erfüllen.

In diesem Artikel liefern wir umsetzbare Ideen, wie Sie die Kommunikation bei der Arbeit verbessern und eine höhere Produktivität sicherstellen können. Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

Wie kann Kommunikation die Produktivität verbessern?

Nachdem wir nun wissen, was der Schaden ist, konzentrieren wir uns auf das Positive und schauen uns an, wie Kommunikation die Produktivität verbessern kann:

• Reduziert Missverständnisse . Wenn jeder weiß, was zu tun ist und wen er um Rat fragen kann, ist es weniger wahrscheinlich, dass Menschen Fehler machen.
• Verbessert die Effizienz . Klare Anweisungen und Ziele ermöglichen einen effizienteren Arbeitsablauf und ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Aufgaben schneller zu erledigen.
• Weniger Frust . Wenn Mitarbeiter nicht wissen, was von ihnen erwartet wird, aber wissen, dass sie Ergebnisse liefern müssen, sind sie frustriert und dies verringert die Produktivität.
• Bessere Konfliktlösung . Streitigkeiten am Arbeitsplatz beeinträchtigen die Produktivität und schaffen ein toxisches Umfeld. Der beste Weg, Probleme zu lösen, besteht darin, sie zu kommunizieren, Missverständnisse auszuräumen und gegebenenfalls Kompromisse zu schließen.
• Effiziente Zusammenarbeit . Mitarbeiter, die in guten beruflichen Beziehungen stehen und mit einer freundlichen Einstellung kommunizieren können, arbeiten eher effizient zusammen und arbeiten produktiver.
• Glücklicheres Team . Menschen fühlen sich besser, wenn sie ihre Bedürfnisse, Gefühle und Gedanken mitteilen können. Wenn wir verstanden werden, werden wir selbstbewusster und besser in der Lage, die gute Arbeit fortzusetzen.
• Fördert Loyalität und Vertrauen . Kommunikation ist einer der Eckpfeiler von Loyalität und Vertrauen. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, über relevante Updates auf dem Laufenden gehalten zu werden, fühlen sich wertgeschätzt und wichtig und sind loyaler gegenüber dem Unternehmen.

So verbessern Sie die Kommunikation am Arbeitsplatz

Um die Kommunikation am Arbeitsplatz erfolgreich zu verbessern, sollten Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem HR-Team eine Strategie entwickeln und darauf achten, diese umzusetzen.

Hier sind einige praktische Tipps, wie es geht:

1. Schaffen Sie eine sichere Umgebung

Wenn Menschen am Arbeitsplatz glücklich sind, sich geschätzt fühlen und ihre Bedürfnisse erfüllt werden, drücken sie eher eine positive Arbeitseinstellung aus und kommunizieren Probleme offen. Wenn es etwas gibt, das sie nicht wissen, verstehen oder mit dem sie sich nicht wohl fühlen, sollten sich die Teammitglieder frei fühlen, ihre Meinung zu äußern und gehört zu werden. Andernfalls werden sich die nicht kommunizierten Probleme anhäufen und die Art und Weise beeinflussen, wie die Menschen arbeiten, und können ihre Einstellung zur Arbeit beeinflussen.

Die Personalabteilung und das Management sollten jedoch darauf achten, zuzuhören, was die Leute sagen, die Probleme anerkennen und entsprechend ansprechen. Auch wenn es keine verfügbare Lösung gibt, sollte dies besprochen werden, da sich die Person sonst möglicherweise ignoriert fühlt. Mitarbeiter, die gesprochen haben und vernachlässigt werden, fühlen sich noch eher unglücklich als diejenigen, die ihren Unmut nur ungern teilen.

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Einige effektive Möglichkeiten, um ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen, sind:

• Halten Sie regelmäßige Feedback-Sitzungen ab . Sagen Sie den Menschen, dass sie geschätzt werden, diskutieren Sie ihre Karriereentwicklung im Unternehmen und geben Sie praktisches Feedback, wie sie ihre Arbeit verbessern können.
• Ermutigen Sie, Fragen zu stellen . Streben Sie danach, eine Umgebung zu schaffen, in der sich die Menschen sicher fühlen, Fragen zu stellen, und sich nicht verurteilt fühlen. Es sollte Teil Ihrer Arbeitskultur sein, dass jeder von anderen lernen und bereit sein sollte, sein berufliches und persönliches Wissen zu teilen.
• Fördern Sie die wechselseitige Kommunikation . Die Kommunikation am Arbeitsplatz ist keine Einbahnstraße, und auch das Management und die Personalabteilung sollten offen für Feedback sein. Machen Sie bekannt, dass die Leute Ihnen gerne sagen können, wie sie sich fühlen, und Vorschläge machen können. Wenn Sie ihnen zuhören, können Sie ihnen dabei helfen, produktiver zu arbeiten und sich am Arbeitsplatz besser zu fühlen.

2. Seien Sie sich über das Verhaltensprotokoll und die Regeln im Klaren

Menschen halten bestimmte Verhaltensweisen für angemessen und haben sowohl in der Gesellschaft als auch am Arbeitsplatz unterschiedliche Grenzen. Es mag überflüssig erscheinen, eine Reihe von Regeln dafür bereitzustellen, wie Mitarbeiter miteinander kommunizieren sollen, welcher Tonfall angemessen ist und welche Kommunikationsformen verwendet werden sollten. Es kann jedoch die Qualität beruflicher Beziehungen dramatisch verbessern und die möglichen Spannungen verringern, die auftreten, wenn Menschen zu weit gehen.

Erwägen Sie die Erstellung von Seminaren und Video-Tutorials, in denen die Kommunikation am Arbeitsplatz erörtert wird, und stellen Sie klare Regeln und Verhaltensprotokolle bereit. Es nützt vielleicht nur einer Handvoll Menschen, aber es lohnt sich auf jeden Fall.

Die Bekanntgabe der Regeln trägt zu einem angenehmeren Arbeitsplatz bei und erspart Ihnen darüber hinaus möglicherweise Komplikationen mit dem Gesetz.

3. Etablieren Sie eine positive Arbeitskultur

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Eine positive Arbeitskultur ermöglicht es den Mitarbeitern, sich zu entfalten und ihr volles berufliches Potenzial zu entfalten. Unternehmen sollten Menschen ermutigen, sich gegenseitig zu unterstützen und zu helfen, anstatt sich nur auf ihre eigene Arbeit zu konzentrieren. Auf diese Weise können sie mehr als nur einen angenehmen Arbeitsplatz schaffen – sie können ein starkes Team aufbauen.

Mitarbeiter, die sich bei der Arbeit gestärkt und wohl fühlen und die gleiche Vision und Werte wie das Unternehmen teilen, kommunizieren eher offen und produktiv. Darüber hinaus können sie danach streben, Probleme zu lösen und die Leistung zu optimieren, anstatt sich mit Problemen zu beschäftigen und ihre Arbeit nicht zu erledigen.

Arbeitsplätze, die nicht mit Konflikten umgehen und Rivalität fördern, schaffen ein unfreundliches Umfeld, in dem toxische Kommunikation zu noch toxischerer Kommunikation führt. Dies zwingt die Menschen dazu, sich auf das Negative zu konzentrieren, und schadet ihrer Produktivität.

Einige Vorteile, die Ihnen helfen können, die Kommunikation durch Teamplay zu verbessern, sind:

• Teamgeist fördernde Aktivitäten.
• Freizeitbereich im Büro.
• Regelmäßige HR-Sitzungen.
• Gruppenprojekte.
• Internes Coaching und Mentoring.

4. Verstehen Sie die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter

Unterschiedliche Menschen brauchen unterschiedliche Arten von Motivation. Während einige aufblühen, wenn eine Führungskraft sie dazu drängt, mehr zu erreichen, sind andere selbstmotiviert und müssen sehen, dass ihre harte Arbeit und ihr Wert geschätzt werden.

Das Management, das einzelne Mitarbeiter nicht versteht und nicht versteht, wie man mit ihnen kommuniziert, läuft Gefahr, sie an Wettbewerber zu verlieren, die ihre Mitarbeiter mehr schätzen.

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Wenn beispielsweise ein Unternehmen seine Mitarbeiter ständig dazu drängt, unmögliche Ziele zu erreichen, riskiert es, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich die Menschen selbst dann als Underachiever fühlen, wenn sie ihr Bestes geben. Manche Mitarbeiter bemühen sich möglicherweise, sich zu beweisen und gehen über ihre eigenen Grenzen hinaus, was zu Burnout führen wird. Andere fühlen sich wahrscheinlich unterschätzt und unmotiviert. In beiden Fällen sinkt die Produktivität.

Wenn Probleme nicht kommuniziert werden, wird es schwierig, Mitarbeiter zu halten, und es kommt zu Prozessrückschlägen.

5. Definieren Sie einen klaren Kommunikationsworkflow

Unternehmen sollten einen klaren Schritt-für-Schritt-Prozess erstellen, der festlegt, wie die Kommunikation über Aufgaben und Aufgaben ablaufen soll und was sie beinhaltet. Menschen neigen dazu, effizienter zusammenzuarbeiten, wenn sie ein Protokoll darüber haben, wie sie ihren Arbeitsfortschritt kommunizieren, welche Details sie teilen und wann.

Der Workflow sollte es den Teammitgliedern ermöglichen, Kollegen klare Anweisungen und Zugriff auf alle relevanten Assets zu geben. Es sollte auch betont werden, dass diese Informationen angefordert werden müssen, wenn sie nicht bereitgestellt werden.

Vorausgesetzt, der Prozess ist leicht nachvollziehbar und unkompliziert, können sich sowohl das Management als auch die Mitarbeiter schnell daran gewöhnen, und er kann in ihre täglichen Aktivitäten integriert werden.

6. Fördern Sie die produktive Problemlösung

Ob Menschen in einer persönlichen oder beruflichen Beziehung stehen, Streit und Missverständnisse sind immer möglich. Wenn Mitarbeiter einen gemeinsamen Raum besetzen, besteht eine erhebliche Chance, dass persönliche Differenzen zum Grund für Meinungsverschiedenheiten, Streitigkeiten und sogar Fehden werden.

Das Management sollte solche Entwicklungen im Auge behalten, und wenn die Mitarbeiter nicht in der Lage sind, diese Probleme untereinander zu kommunizieren und zu lösen, sollten sie an die Personalabteilung eskaliert werden.

7. Wählen Sie „Communication Tooling Smart“.

Heutzutage arbeiten viele Teams teilweise remote. Aber selbst wenn Sie im Büro sind, kann es schwierig sein, eine aktive Kommunikation aufrechtzuerhalten und über alle relevanten Projektaktualisierungen auf dem Laufenden zu bleiben. Darüber hinaus kommt es vor, dass selbst die fleißigsten Fachleute gelegentlich Dinge vergessen und falsch kommunizieren.

Durch den Einsatz moderner Kommunikations-, Projektmanagement-, Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Tools können Teams in Verbindung bleiben und ihre Arbeit organisieren. Ob Slack, Asana, Zoom oder eine andere Lösung, dies ermöglicht Teammitgliedern, Informationen auszutauschen und anzufordern, zusammenzuarbeiten und die Entwicklung von Aufgaben zu verfolgen.

Tatsächlich zeigen Untersuchungen, dass die Implementierung von Kommunikationstechnologie die Produktivität von Management und Mitarbeitern um bis zu 25 % steigern kann.

Beispielsweise eignet sich ein Kommunikationstool wie Slack hervorragend für den täglichen Austausch, schnelle Synchronisierungen und persönliche Updates. Asana hingegen optimiert die Kommunikation im Aufgabenmanagement – ​​die Mitarbeiter haben alle Informationen über eine Aufgabe an einem Ort, sie können Fortschrittsaktualisierungen hinterlassen oder anfordern, Mitarbeiter hinzufügen und immer den Überblick über ihre anstehenden Aufgaben und Projekte behalten. Zoom ermöglicht es Teams, Meetings, Webinare und Echtzeit-Tutorials abzuhalten und auch aus der Ferne von Angesicht zu Angesicht zu kommunizieren.

Alles in allem ermöglichen smarte Tools, die Qualität der Kommunikation am Arbeitsplatz zu steigern und Menschen zu verbinden. Der Rest liegt an Ihrer positiven Arbeitskultur und der richtigen Einstellung.

Endeffekt

Kommunikation ist ein wichtiger Teil der Führung eines Unternehmens. Während sich die meisten Unternehmen jedoch auf eine effiziente Kommunikation mit ihren Kunden konzentrieren, vergessen viele, die interne Kommunikation zu verbessern.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass sich die Teammitglieder gut verstehen, genügend Informationen über ihre Aufgaben und die Prozesse, für die sie verantwortlich sind, austauschen und Probleme effizient kommunizieren.

Eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz ist der erste und wichtigste Schritt zu einem positiven und produktiven Arbeitsumfeld und dessen Erfolg.