7 Tipps zur Vermeidung von Kostenüberschreitungen bei Projekten

Die Vermeidung von Kostenüberschreitungen ist der Schlüssel zum Abschluss eines erfolgreichen Projekts. Die Qualität der Ergebnisse und eine termingerechte Ausführung können zunichte gemacht werden, wenn das Projekt das Budget überschreitet.

Natürlich ist es leicht zu sagen, dass Sie ein knappes Budget einhalten werden. Aber Kostenüberschreitungen können an so vielen Stellen passieren, dass es sich manchmal wie ein Maulwurfspiel anfühlt, die Kosten niedrig zu halten.

Was ist Kostenüberschreitung?

Der Begriff Kostenüberschreitung bezieht sich auf unerwartete Kosten, die am Ende ein Projektbudget überschreiten. Kostenüberschreitungen können in jedem Projekt auftreten und treten besonders häufig in Konstruktions-, Fertigungs- und Softwareentwicklungsprojekten auf. Kostenüberschreitung wird auch als Kostenerhöhung oder Budgetüberschreitung bezeichnet und kann mehrere Gründe haben.

Bevor wir uns mit den Gründen befassen, warum Projekte das Budget überschreiten können, schauen wir uns Projektmanagement-Software an, die Ihnen helfen kann, Kostenüberschreitungen zu vermeiden. ProjectManager ist eine Software, die Echtzeitdaten sammelt, damit Sie Ihre Ausgaben besser überwachen können. Unser Live-Dashboard sammelt und berechnet automatisch sechs Projektmetriken, einschließlich der Kosten, und zeigt sie in farbenfrohen, leicht lesbaren Diagrammen an. Im Gegensatz zu leichten Tools ist keine Einrichtung erforderlich. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Hauptursachen für Kostenüberschreitungen

Kostenmanagement kann eine anstrengende Aufgabe sein. Als Projektmanager müssen Sie Ihre Projektkosten ständig überprüfen, um sicherzustellen, dass die Dinge jederzeit gut laufen. Darüber hinaus müssen Sie auch andere Projektbeschränkungen wie Zeit, Umfang, Risiko und Qualität überwachen.

Wir haben die Hauptursachen für Kostenüberschreitungen unten aufgelistet, damit Sie dieses Problem vermeiden und Ihre Projekte pünktlich und unter Budget abliefern können.

• Schlechte Projektschätzungen: Die Kostenschätzung ist entscheidend für den Erfolg im Projektmanagement, da jeder Projektmanager alle Projektkosten schätzen muss, bevor er ein Projektbudget erstellt. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Tools nutzen, wie z. B. historische Daten oder ein Expertengremium, um Sie bei der Definition der Projektkosten zu unterstützen. Wenn Ihr Projektbudget nicht ausreicht, werden Sie sehr wahrscheinlich mit Kostenüberschreitungen konfrontiert.
• Scope Creep: Scope Creep tritt auf, wenn Ihr Projektumfang nicht gut definiert ist. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass während der Ausführungsphase unerwartete Aufgaben auftauchen. Die Ausführung unvorhergesehener Aufgaben erhöht Ihre Kosten, wodurch es sehr wahrscheinlich ist, dass Ihr Projektbudget überschritten wird und es zu Kostenüberschreitungen kommt.
• Schlechtes Risikomanagement: Jedes Projekt ist mit vielen potenziellen Risiken konfrontiert. Es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers und des Projektmanagementteams, einen Risikomanagementplan zu erstellen, der alle potenziellen Risiken und die gegebenenfalls umzusetzenden Minderungsstrategien beschreibt. Wenn kein Risikomanagementplan erstellt wird, können sich unerwartete Risiken auf Ihr Projekt auswirken, was zu höheren Kosten und damit zu Kostenüberschreitungen führt.
• Mangel an Kommunikation: Ein Projekt ist ein Unterfangen, das Teamarbeit und Kommunikation erfordert. Als Projektmanager müssen Sie der Kitt sein, der Ihren Projektsponsor, Ihr Projektteam und Ihre Projektbeteiligten zusammenhält. Mangelnde Kommunikation kann zu unerwarteten Änderungen des Projektplans oder anderen Problemen führen, die zu Kostenüberschreitungen führen können.

So vermeiden Sie Kostenüberschreitungen

Kostenüberschreitungen oder jede Art von Ausgaben, die ein Projekt über das vereinbarte Budget hinausschieben, sind etwas, bei dem ein Projektmanager ständig wachsam sein muss. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kostenüberschreitungen zu verhindern.

Hier sind sieben Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihr Budget im Griff zu behalten.

1. Gründliche Projektplanung

Der beste Weg, Kostenüberschreitungen zu stoppen, besteht darin, vor der Durchführung eines Projekts dagegen zu planen. Je gründlicher und genauer Ihre Schätzungen sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Ihr Budget einhalten. Die Projektrisiken können mit einem umfassenden Risikomanagementplan berücksichtigt werden. Bei der Planung eines Projekts müssen Sie alle möglichen Szenarien berücksichtigen und auf historische Daten, Interviews und Erfahrungen zurückgreifen. Sobald dieser Plan detailliert ist, lassen Sie ihn von den Projektbeteiligten abzeichnen, damit alle in Bezug auf die Erwartungen auf derselben Seite sind.

2. Kennen Sie Ihre Anbieter

Viele Projekte erfordern die Suche nach Unterstützung von externen Anbietern, sei es, um bei bestimmten Aufgaben zu helfen oder Materialien und Ausrüstung bereitzustellen. Eine Beziehung zu einem externen Anbieter setzt Ihr Projekt Kostenüberschreitungen aus, die oft außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Daher ist es wichtig, Due Diligence durchzuführen, bevor Beziehungen gefestigt werden.

Verstehen Sie zunächst die Kapazität des Anbieters und ob er Ihre Anforderungen erfüllen wird. Wenn der Anbieter einen Preis angibt, vergewissern Sie sich, dass er korrekt ist. Machen Sie dann, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen, einen Hintergrundcheck, um zu sehen, ob der Anbieter Fristen einhält, und sehen Sie, was andere über die Zusammenarbeit mit ihm zu sagen haben.

3. Halten Sie sich an den geplanten Umfang

Scope Creep ist eine der größten Bedrohungen, wenn es darum geht, ein Projekt in eine Kostenüberschreitung zu treiben. Änderungswünsche verstopfen immer wieder die Schreibtische von Projektmanagern. Diese kommen von Stakeholdern oder Kunden, aber auch von Teammitgliedern. Sie alle haben Wünsche und Bedürfnisse. Viele von ihnen können für das Projekt angemessen und sogar von Vorteil sein. Zu viele Änderungen können sich jedoch drastisch auf das Projekt auswirken und Kostenüberschreitungen unvermeidlich machen. Denken Sie über das Gesamtbild nach, bevor Sie den Projektumfang erweitern.

4. Verwenden Sie ein Projektplanungstool

Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass ein leistungsstarkes Tool die Arbeit eines Projektmanagers erleichtert, die Produktivität des Projekts erhöht und die Effizienz steigert. Es hilft auch dabei, Kostenüberschreitungen auf einem Minimum zu halten. Ein Planungstool wie ein Gantt-Diagramm kann helfen, das Projekt auf Kurs zu halten und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

5. Stakeholder auf dem Laufenden halten

Wenn es keine klare Kommunikationslinie zwischen Stakeholdern und Projektmanagern gibt, sind Verzögerungen unvermeidlich. Verzögerungen führen zu Kostenüberschreitungen und es besteht ein zu großes Risiko, dass die Arbeit zur falschen Zeit mit der falschen Aufgabe beginnt. Diese Zeitverschwendung droht das gesamte Projekt aus der Bahn zu werfen.

Stakeholder sowie Teams benötigen eine angemessene Kommunikation, aber jeder sollte die richtigen Informationen erhalten. Die Teams wollen Details, während die Stakeholder grobe Züge wollen, um sicherzustellen, dass das Projekt wie geplant voranschreitet.

6. Fortschritt überwachen

Das Echtzeit-Dashboard von ProjectManager ist auch ideal, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, während es passiert. Bevor Probleme zu Problemen werden, die den Zeitplan und das Budget des Projekts gefährden, können sie gelöst werden. Das Echtzeit-Dashboard misst nicht nur den Projektfortschritt, sondern auch die Arbeitsbelastung des Teams und Zeitpläne für den geplanten und tatsächlichen Abschluss, einschließlich Projektverzögerungen und mehr.

7. Ressourcen neu zuweisen

Wenn Sie ein Projekt entdecken, das mehr als budgetiert ausgibt, werden Sie reagieren, indem Sie Ressourcen neu zuweisen. Aber Sie können sich auch auf dieses Szenario vorbereiten, indem Sie die Ressourcen im Voraus bewerten und sie dort platzieren, wo sie am effektivsten sind. Dies gilt insbesondere für Ihre wertvollste Ressource: Ihr Team.

Indem Sie die erfahrensten und qualifiziertesten Teammitglieder zusammenstellen, können Sie ein produktiveres und effizienteres Projekt durchführen. Diese Ressourcen können mehr kosten, aber wenn Sie Ihre Planung abgeschlossen und Mittel bereitgestellt haben, sparen Sie Geld im Back-End, wenn weniger Probleme zu lösen sind.

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ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagementsoftware, mit der Sie Ihre Projekte verwalten, Prozesse rationalisieren und online mit Ihrem Team zusammenarbeiten können. Darüber hinaus bieten wir Hunderte von Projektmanagement-Blogs, Vorlagen und Leitfäden an. Hier sind einige Kurzanleitungen zur Verbesserung Ihrer Fähigkeiten im Kostenmanagement.

Kosten-Nutzen-Analyse

Vor Beginn eines Projekts muss das Projektmanagementteam die Kosten und den potenziellen Nutzen des Projekts bewerten, um die Beteiligten davon zu überzeugen, dass der Nutzen die Kosten übersteigen wird und ihre Investition sicher ist.

Kostenschätzung im Projektmanagement

Die Kostenschätzung ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers, da eine schlechte Kostenschätzung zu Kostenüberschreitungen und zum Scheitern des Projekts führt.

So erstellen Sie einen Kostenmanagementplan

Ein Kostenmanagementplan ist ein Dokument, das alle Kostenmanagementstrategien, Verfahren und Richtlinien enthält, die vom Projektmanagementteam befolgt werden müssen, um die Kosten zu überwachen und Projekte unter Budget zu halten.

ProjectManager ist das perfekte Tool, um Ihre Kosten im Rahmen zu halten

ProjectManager verfügt über ein leistungsstarkes und dennoch benutzerfreundliches Online-Gantt-Diagramm. Es fördert die Zusammenarbeit und aktualisiert den Status sofort, sodass der Projektmanager und das Team über den Projektfortschritt auf dem Laufenden bleiben. Eine ordnungsgemäße Planung trägt dazu bei, die Schätzungen genau zu halten, und verhindert Leerlaufzeiten, die zu einem Risiko von Kostenüberschreitungen führen.

Aufgabenabhängigkeiten sind im Gantt-Diagramm von ProjectManager verknüpfbar. Während andere Teammitglieder ihre Arbeit erledigen, verhindern diese Abhängigkeiten, dass andere blockiert werden oder nichts zu tun haben. Teammitglieder können für eine kooperativere und effizientere Ausführung Kommentare auf Aufgabenebene abgeben. An jede Aufgabe können Dateien angehängt werden, egal ob Dokumente oder Bilder.

Echtzeit-Dashboards von ProjectManager werden sofort aktualisiert

ProjectManager verfügt über Echtzeit-Dashboards, die die Berichterstattung an die Beteiligten schnell und einfach machen. Das Echtzeit-Dashboard zeigt Statusaktualisierungen sofort anhand einer Reihe von Grafiken und Diagrammen an, die viele Projektkennzahlen widerspiegeln. Projektmanager können diese Grafiken und Diagramme dann filtern, um die benötigten Daten anzuzeigen. Das Ausdrucken dieser Grafiken und Diagramme ist eine Option, wenn Sie eine gedruckte Kopie in der Nähe haben möchten. Bei der Präsentation vor den Stakeholdern können Sie Fragen beantworten, indem Sie mit wenigen Klicks weitere Details finden.

ProjectManager ist eine Projektmanagementsoftware, die Projektmanagern die Tools gibt, die sie zum Planen, Verfolgen und Berichten benötigen. Aufgrund unserer dynamischen und kollaborativen Software, einschließlich visueller Kanban-Boards für Arbeitsabläufe und interaktiver Gantt-Diagramme, sind Kostenüberschreitungen besser kontrolliert und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie sich einschleichen und ein Projekt versenken. Probieren Sie es noch heute mit unserer kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.