Projektpräsentationen: So bereiten Sie eine Projektpräsentation vor und halten sie ab

Gibt es etwas, das das Herz eines Projektmanagers schneller sinken lässt, als wenn ihm gesagt wird, dass er dem Vorstand eine Projektpräsentation geben muss? Der Druck. Die Verantwortung. Sicherlich sind Sie froh, dass die Direktoren des Unternehmens Ihnen so viel Vertrauen schenken, dass sie Ihren Beitrag zum Projekt wünschen, aber die Präsentation vor diesen mächtigen Akteuren erhöht Ihren Stresspegel.

Wenn Sie diese Präsentationsanfragen von Führungskräften noch nicht gesehen haben, werden Sie es tun! Diese Szenarien treten häufig bei Projekten auf, insbesondere bei Projekten, die ein neues Produkt einführen oder organisatorische Veränderungen mit sich bringen. Aber fühlen Sie sich nicht überfordert. Projektpräsentationen zu halten mag beängstigend sein, aber Sie können sie wie jedes andere Meeting planen und vorbereiten.

Was ist eine Projektpräsentation?

Eine Projektpräsentation ist eine Gelegenheit für Sie, Ihre Projektprozesse und Ergebnisse den wichtigsten Stakeholdern zu erläutern. Diese können informeller Natur sein, etwa ein schnelles Update über Berichte mit einigen wenigen Personen, oder formell. Formelle Projektpräsentationen erfordern oft angemessene Besprechungszeiten, durchdachte Folien, Zielüberprüfungen und mehr. Wir werden die meiste Zeit damit verbringen, darüber zu diskutieren, wie man eine formelle Projektpräsentation vorbereitet und durchführt.

Eine formelle Projektpräsentation erfordert gute Daten. Projektmanagement-Software kann Ihnen die Dashboards und Berichte liefern, die Sie zur Ergänzung Ihrer Punkte und Fortschrittsaktualisierungen benötigen. ProjectManager verfügt über Echtzeit-Dashboards, die Sie mit Stakeholdern teilen können, und acht verschiedene detaillierte Projektberichte, die Sie mit nur wenigen Klicks erstellen können. Starten Sie noch heute kostenlos!

Warum ist eine Projektpräsentation so wichtig?

Eine Projektpräsentation ist Ihre Gelegenheit, die Bedeutung der von Ihnen und Ihrem Team geleisteten Arbeit zu vermitteln. Wenn Sie Ihre Fortschritte und Erfolge nicht artikulieren können, werden wichtige Stakeholder nicht verstehen, warum Geld, Zeit und Ressourcen für Ihr Projekt aufgewendet werden.

Wenn man so darüber nachdenkt, ist es kein Wunder, dass Menschen so viel Zeit mit der Vorbereitung ihrer Projektpräsentationen verbringen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre nächste Präsentation auf Hochtouren bringen können.

So bereiten Sie sich auf eine Projektpräsentation vor

Die Vorbereitung einer Projektpräsentation kann wichtiger sein als die tatsächliche Lieferung. Denn eine gute Vorbereitung kann Sie auf den Erfolg am großen Tag vorbereiten. Lassen Sie uns einige Vorbereitungstechniken durchgehen, die Sie für Ihre Projektpräsentation anwenden können.

1. Erstellen Sie eine Kalendereinladung für Ihre Projektpräsentation

Man kann nicht einfach erwarten, dass die Leute kommen – sie müssen wissen, dass es ein wichtiges Ereignis gibt, das ihre Anwesenheit erfordert, also notieren Sie es in ihrem Terminkalender. Menschen planen ihre Besprechungen und Kalendertermine manchmal ziemlich weit im Voraus und geben ausreichend Vorwarnung. Planen Sie die Präsentation so schnell wie möglich und erkundigen Sie sich bei den Personen (oder ihren Assistenten), wenn Sie keine Antwort über deren Verfügbarkeit erhalten.

Wenn Sie zu einer Besprechung mit jemand anderem eingeladen wurden, um über Ihr Projekt zu sprechen, vergewissern Sie sich, dass es in Ihrem Planer steht, und planen Sie es im Voraus ein. Wenn Sie dies nicht tun, besteht die Gefahr, dass Ihnen die Zeit für die Vorbereitung Ihres Materials fehlt.

2. Wählen Sie ein Format für Ihre Präsentation

Wie bringen Sie Ihre Botschaft rüber? Wenn Sie ein Meeting geplant haben, erwarten Sie wahrscheinlich eine formelle Präsentation. Das ist in Ordnung, aber wie? Nutzen Sie Folien oder Flipcharts oder spiegeln Sie Ihr iPad auf einem Monitor? Erwarten Sie, dass das Publikum an irgendeinem Teil der Präsentation teilnimmt? Können Sie ohne Notizen sprechen oder wäre es besser, ein paar Hinweise für den Tag dabei zu haben?

Sie sollten auch überlegen, wo Sie die Präsentation halten werden. Beispielsweise ist ein Format, das für einen kleinen Raum und ein begrenztes Publikum geeignet ist, etwa ein locker strukturiertes Projektupdate mit ein paar Folien, nicht für einen Raum voller Stakeholder geeignet, der wie ein Hörsaal angelegt ist mit Ihnen an einem Rednerpult vorne.

3. Üben Sie Ihre Projektmanagement-Präsentation

Präsentationen zu halten ist eine Fähigkeit. Üben, üben, üben. Bereiten Sie sich vor der Präsentation Ihres großen Projekts freiwillig darauf vor, einige kleinere Aufgaben zu übernehmen, etwa Mitarbeiterbesprechungen oder kürzere Aktualisierungen bei Teambesprechungen. Sie möchten sich sowohl im Stehen vor dem Raum als auch im Umgang mit dem Material wohl fühlen. Gehen Sie Ihre Präsentation zu Hause oder in einem leeren Besprechungsraum durch, damit Sie sich daran erinnern, wo sich die Folienübergänge befinden. Üben Sie die Verwendung des Projektors und eines Clickers, um die Folien vorwärts zu bewegen. Schreiben Sie Ihre Flipcharts mehrmals auf, damit es Ihnen in Fleisch und Blut übergeht.

Durch Übung und Schulung wird Ihr Vortrag viel ausgefeilter und professioneller und bietet Ihrem Publikum ein weitaus besseres Erlebnis.

4. Schreiben Sie groß, damit Ihre Präsentation gut lesbar ist

Ob Sie Folien oder Flipcharts verwenden, groß schreiben oder große Schriftarten verwenden. Selbst in einem kleinen Raum ist es oft schwer zu erkennen, was auf dem Bildschirm angezeigt wird – und das bedeutet, dass Ihre Botschaft nicht ankommt. Und es ist ein Vorwand für die Zuschauer, auf ihre Telefone zu schauen, anstatt Ihnen zuzuhören.

Ein guter Tipp ist, die Folien auszudrucken und auf den Boden zu legen. Wenn Sie sie auch im Stehen noch deutlich lesen können, ist der Text groß genug. Wenn Sie die Wörter nicht lesen können oder sich bücken müssen, um sie zu lesen, vergrößern Sie die Schriftgröße!

5. Erstellen Sie einen Backup-Plan für Ihre Präsentation

Projektoren gehen kaputt, in Besprechungsräumen gibt es keine Konferenztelefone, und im entscheidenden Moment gehen die Stifte aus. Planen Sie, dass alles schiefgeht. Ihr Präsentationspublikum besteht aus vielbeschäftigten Menschen, die nicht dasitzen wollen und Ihnen dabei zusehen, wie Sie mit der Technologie herumspielen. Sorgen Sie dafür, dass alles funktioniert, bevor sie eintreffen, und wenn es zu Beginn nicht funktioniert, stellen Sie sicher, dass Sie einen Backup-Plan haben (z. B. einen Ausdruck Ihrer Folien), damit Sie trotzdem weitermachen können.

So halten Sie eine Projektpräsentation

Wenn der schicksalhafte Tag kommt, gibt es einige wichtige Dinge zu beachten, wenn Sie Ihre Projektpräsentation halten. Befolgen Sie diese Best Practices und Sie werden Ihr Projekt und Ihr Team im bestmöglichen Licht darstellen.

1. Sprechen Sie deutlich und verlassen Sie sich nicht auf Fachjargon

Bei Präsentationen kommt es auf Klarheit und gute Kommunikation an. Wenn Sie Ihre Präsentation mit Fachjargon und verworrenen Argumenten verzetteln, werden Sie Ihr Publikum verlieren. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Sprache verwenden, die Ihr Publikum versteht, damit es alle wichtigen Punkte verstehen kann, die Sie ansprechen müssen.

Denken Sie daran, dass nicht jeder in diesem Meeting alle Feinheiten Ihres Projekts verstehen wird, und das wird wahrscheinlich auch keiner von ihnen tun. Sprechen Sie also langsam und deutlich und stellen Sie sicher, dass Sie kommunizieren.

2. Bleiben Sie beim Wesentlichen und nutzen Sie Daten

Verlieren Sie bei Ihrer Projektpräsentation nicht die ursprünglichen Ziele und Anforderungen des Projekts aus den Augen. Ihre Stakeholder haben sich zu Beginn auf bestimmte Ziele geeinigt. Wie tendieren Sie dazu, diese Ziele zu erreichen? Manchmal ist es einfach, sich auf Rückschläge oder Schwierigkeiten oder Dinge zu konzentrieren, die Sie vielleicht faszinieren. Es ist jedoch am besten, sich auf kritische Geschäftsziele zu konzentrieren.

Es ist wichtig, Daten zur Ergänzung Ihrer Projektpräsentation zu verwenden, wenn Sie wichtige Ziele und Initiativen angehen. Aber verwenden Sie nicht zu viele Daten! Die Leute verlieren sich in den Zahlen und hören nicht mehr zu, was Sie zu sagen haben. Es ist ein empfindliches Gleichgewicht.

3. Erzählen Sie eine Geschichte

Sie haben im Laufe Ihrer Zeit wahrscheinlich einige Präsentationen durchgesessen, und ich gehe davon aus, dass Sie bei einigen davon versucht haben, das Einnicken zu unterdrücken. Aktualisierungen des Projektstatus können langweilig sein. Wenn das Thema nicht langweilig ist, ist es oft der Redner. Lass das nicht du sein.

Eine Möglichkeit, die Aufmerksamkeit des Publikums aufrechtzuerhalten, besteht darin, Ihre Präsentation möglichst interessant zu strukturieren. Überlegen Sie, was sie interessant finden werden (und es wird nicht dasselbe sein wie das, was Sie interessant finden). Es ist eine gute Idee, die Geschichte Ihres Projekts zu erzählen. Überlegen Sie sich einen Anfang, eine Mitte und ein Ende Ihrer Präsentation. Verfolgen Sie vielleicht den Lebenszyklus aus der Perspektive eines Kunden.

Konzentrieren Sie sich auf die Vorteile und nicht auf die Projektmanagementprozesse. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Präsentationsmaterial sinnvoll ist, führen Sie es einem Freund oder Familienmitglied vor, der nichts über Ihr Projekt weiß. Wenn sie nicht einschlafen, ist das in Ordnung!

4. Bitten Sie um Feedback zu Ihrer Präsentation

Wenn Ihre Präsentation beendet ist, bitten Sie um Feedback. Sie können dies direkt am Ende der Sitzung tun, bevor die Leute den Raum verlassen, oder ein paar Tage später. Es ist gut, Feedback zu erhalten, da es Ihnen dabei hilft, darüber nachzudenken, was Sie beim nächsten Mal verbessern können.

Bitten Sie die Leute, Ihnen ihre Eindrücke sowohl von Ihren Präsentationsfähigkeiten als auch vom Präsentationsinhalt mitzuteilen. Sie konnten feststellen, dass der Inhalt wirklich gut war, es Ihnen aber an Selbstvertrauen mangelte, ihn zu vermitteln, oder umgekehrt, dass Sie ein engagierter Moderator waren, der Stoff aber für sie nicht relevant war. All dies ist nützlich und wird Ihnen dabei helfen, Ihre Präsentationsfähigkeiten für das nächste Mal zu verbessern.

Projektmanagement-Präsentationen brauchen Zeit, um sie zu meistern

Das Halten von Präsentationen ist in Projekten nicht alltäglich, aber es ist wahrscheinlich, dass Sie während des Projektlebenszyklus ein oder zwei davon halten müssen – mehr, wenn Ihr Projekt viele Workshops oder Benutzersitzungen umfasst.

Keine Panik – Präsentationsfähigkeiten können Sie erlernen und mit der Übung werden Sie besser! Sobald Sie es gemeistert haben, werden Sie sicher sein, Präsentationen zu halten, und Sie werden feststellen, dass es in Zukunft einfacher wird, sich darauf vorzubereiten.

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