9 E-Mails, die gemeinnützige Organisationen versenden sollten – TEST 2

Im vergangenen Jahr sammelten gemeinnützige Organisationen 324 Milliarden US-Dollar durch Online-Fundraising. Laut M+R Benchmarks spielte E-Mail-Marketing dabei eine große Rolle.

Es ist kein Geheimnis, dass gemeinnützige Organisationen wenig Zeit, Geld und Ressourcen haben, was erklärt, warum E-Mail-Marketing so beliebt ist. Es ist eine erschwingliche Option, die Spender mit einer geringen Zeitinvestition gewinnen und halten kann.

Während viele gemeinnützige Organisationen bereits E-Mails an ihre Spender senden, haben wir einige fortgeschrittene Tipps, um Ihr gemeinnütziges E-Mail-Marketing auf die nächste Stufe zu heben. Dieser Leitfaden erklärt:

• 3 E-Mails, die Sie an neue Spender senden sollten, bevor Sie um einen Cent bitten
• 3 E-Mails, die Sie senden sollten, um um Spenden zu bitten
• 3 E-Mails, die Sie senden sollten, um Spender zu erhalten
• 3 Tipps für erfolgreiche E-Mails

3 E-Mails, die Sie an neue Spender senden sollten, bevor Sie um einen Cent bitten

Neue Spender sind ein wichtiger Teil Ihrer finanziellen Zukunft, aber das bedeutet nicht, dass Sie sie mit Spendenanfragen bombardieren sollten, sobald sie in Ihre Mailingliste aufgenommen werden. Wie in jeder Beziehung sollte es eine Kennenlernphase geben.

Um Ihnen dabei zu helfen, eine Beziehung zu neuen Mitgliedern aufzubauen, sind hier drei E-Mails, die Sie senden sollten, bevor Sie um eine Spende bitten.

• Willkommens-E-Mail

Wenn Ihrer Liste ein neuer Spender hinzugefügt wird, müssen Sie den roten Teppich ausrollen. Innerhalb von 48 Stunden nach dem Hinzufügen dieses neuen Kontakts sollten Sie eine Willkommens-E-Mail senden. Mit VerticalResponse können Sie unsere automatisierte Funktion verwenden, um eine Willkommens-E-Mail zu planen, die zugestellt wird, sobald ein neuer Kontakt zu Ihrer Liste hinzugefügt wird.

Diese Willkommens-E-Mail sollte eine freundliche Begrüßung bieten, dem Empfänger für die Registrierung danken und die Vorteile Ihrer E-Mail-Liste schnell erläutern. Der Aufruf zum Handeln kann Abonnenten zu Ihrer Website führen, vielleicht zu einer bestimmten Zielseite, die die Geschichte Ihrer Organisation bietet oder häufig gestellte Fragen beantwortet.

Der Aufruf zum Handeln kann variieren, aber dies ist nicht die Zeit, um eine Spende zu erbitten. In dieser E-Mail geht es darum, eine Verbindung herzustellen und eine Beziehung zu beginnen, nicht um Bargeld.

• 'Hast Du gewusst?' Email

Nachdem Sie einen potenziellen Spender in Ihrer gemeinnützigen Familie willkommen geheißen haben, senden Sie eine E-Mail mit Informationen, die er oder sie möglicherweise nicht über Ihr Anliegen kennt. Wir nennen es "Wussten Sie schon?" Email. Mit anderen Worten, Sie sollten Informationen teilen, die nicht unbedingt allgemein bekannt sind.

Zum Beispiel könnte eine E-Mail lauten: „Wussten Sie, dass The Tri-County Food Shelf letztes Jahr dazu beigetragen hat, 650 Familien zu ernähren?“ Oder: „Wussten Sie, dass die Zebra Foundation sich mit dem Zoo von San Diego zusammenschließt, um diesen Sommer 100 Zebras zu retten?“

Der Zweck dieser E-Mail besteht darin, neue Abonnenten aufzuklären. Wie eine Willkommens-E-Mail zielt diese E-Mail nicht darauf ab, eine Spende zu erbitten. Sie teilen Informationen, um eine Beziehung aufzubauen. Ihr Call-to-Action sollte den Abonnenten ermutigen, mehr zu erfahren, indem er Ihre Website besucht.

• Exklusives E-Mail-Angebot für neue Abonnenten

Geben Sie neuen Abonnenten das Gefühl, willkommen zu sein, indem Sie ein exklusives Angebot anbieten. Auch hier geht es darum, eine Beziehung aufzubauen.

Das exklusive Angebot könnte eine kostenlose Besichtigung Ihrer Einrichtung, ein gebrandeter Notizblock oder eine Frühbucher-Einladung zu Ihrer bevorstehenden Spendenaktion sein. Es sollte den Abonnenten das Gefühl geben, etwas Besonderes zu sein, sollte Sie aber kein Geld kosten.

Erklären Sie in der E-Mail, dass nur neue Abonnenten dieses Angebot erhalten, und erklären Sie, um was es sich bei dem Angebot handelt. Der Aufruf zum Handeln hilft dem Abonnenten, dieses Angebot zu nutzen.

3 E-Mails, die Sie senden sollten, um um Spenden zu bitten

Nachdem Sie auf eine E-Mail-Freundschaft hingearbeitet haben, können Sie damit beginnen, um Spenden zu bitten. Die nächsten drei E-Mails können an neue Abonnenten und treue Spender gesendet werden. Diese E-Mails sind Fundraising-Tools, die Ihnen helfen sollen, Spenden einzubringen, ohne aufdringlich zu sein.

• E-Mail mit Erfolgsgeschichte

Um Spenden zu sammeln, ist Ihr Erfolg eines der mächtigsten Werkzeuge, die Sie haben. Spender wollen wissen, wie ihr Geld hilft. Es reicht nicht aus, die Leute zu bitten, Geld zu spenden, um 10 Häuser in ihrer Nachbarschaft zu bauen. Du musst sie zeigen. Erstellen Sie eine E-Mail, die erklärt, warum Barbara Smith, eine alleinerziehende Mutter von vier Kindern, dank großzügiger Spender ein Zuhause hat. Fügen Sie ein Bild von Barbara und ihrer Familie vor ihrem neuen Zuhause hinzu. Nachdem Sie kurz ihre Geschichte erzählt haben, fügen Sie einen Aufruf zum Handeln hinzu, der Spender auffordert, die Kampagne zu unterstützen.

• E-Mail „Wir haben ein Ziel“.

Viele gemeinnützige Organisationen setzen sich Fundraising-Ziele. Wenn Sie dies tun, teilen Sie es mit Ihren Spendern. Nehmen wir an, Ihre Stiftung möchte 10.000 US-Dollar aufbringen, um einen Brunnen in einem verarmten Gebiet zu installieren. Sie sollten eine E-Mail um dieses Ziel herum erstellen. Eigentlich sollten Sie eine Reihe von E-Mails erstellen.

Die erste E-Mail, die Sie senden, sollte das Ziel angeben und die Spender um einen Beitrag bitten. Die zweite E-Mail sollte ein Update anbieten. Vielleicht verkünden Sie, dass Sie Ihr Ziel schon halb erreicht haben, und erinnern Spender daran, zu spenden. Die dritte E-Mail, die Sie senden, sollte kurz vor Ihrer Frist liegen. Diese E-Mail sollte dringend sein und Spender bitten, Ihr Ziel zu unterstützen, bevor die Zeit abläuft.

Natürlich gibt es bei diesen zielgerichteten E-Mails viel Flexibilität. Vielleicht bietet ein Spender an, die Spenden für ein kurzes Zeitfenster zu verdoppeln. Wenn ja, sollten Sie es anderen per E-Mail mitteilen. Wenn es Neuigkeiten gibt, über die Spender Bescheid wissen sollten, oder andere motivierende Faktoren, sollten Sie diese per E-Mail teilen.

Wenn die Kampagne abgeschlossen ist, senden Sie natürlich eine E-Mail, in der wir die Spender über das Ergebnis informieren und ihnen für ihre Unterstützung danken.

• E-Mail zur Spendenaktion

Wenn Sie eine Spendenaktion veranstalten, ist E-Mail eines der besten Marketinginstrumente, die Sie haben. Eine Veranstaltung erfordert viel Planung, und Sie können die Gäste auf dem Laufenden halten, indem Sie eine Reihe von E-Mails versenden, um die Spendenaktion zu unterstützen.

Für den Anfang können Sie Gäste per E-Mail zur Spendenaktion einladen. Natürlich sollte die Einladung alle wichtigen Informationen (Ort, Datum, Uhrzeit usw.) und einen Aufruf zum Handeln enthalten, der es den Gästen ermöglicht, zu antworten.

Weitere E-Mails sollten folgen. Senden Sie zum Beispiel eine Follow-up-E-Mail an diejenigen, die nicht geantwortet haben. Normalerweise braucht es mehr als eine E-Mail, um Leute dazu zu bringen, sich zu einer Veranstaltung zu verpflichten. Sie können eine E-Mail senden, die den Erfolg des letzten Jahres zusammenfasst und die Erwartungen für dieses Jahr festlegt. Wenn die Veranstaltung näher rückt, senden Sie eine E-Mail mit Wegbeschreibungen und Parkinformationen an diejenigen, die teilnehmen möchten. Bedanken Sie sich am Ende der Veranstaltung bei denen, die gekommen sind, und teilen Sie den gesammelten Betrag.

3 E-Mails, die Sie senden sollten, um Spender zu erhalten

Um Spender mit Ihrer gemeinnützigen Organisation in Kontakt zu halten, sollten Sie E-Mails senden, die Ihre Beziehung aufrechterhalten. Hier sind drei E-Mails, die genau das tun:

• Newsletter

Wenn es darum geht, eine Beziehung zu pflegen, gibt es keinen besseren Weg als einen Newsletter. Ein Newsletter ist wie ein Kaffee mit einem Freund. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, aufzuholen. Indem Spender auf dem Laufenden gehalten werden, fühlen sie sich als Teil des Teams.

Ihr Newsletter kann alle Arten von Inhalten enthalten. Sie können einen Brief des Direktors beifügen, anstehende Projekte besprechen, Leser über Initiativen auf dem Laufenden halten, einen Freiwilligen hervorheben, eine Erfolgsgeschichte teilen, branchenspezifische Neuigkeiten bereitstellen, Spendenaktionen zusammenfassen und bevorstehende Veranstaltungen erwähnen. Die Möglichkeiten sind endlos. Sehen Sie sich alle Inhalte an, die in diesem Beispiel von der RSPCA enthalten sind.

Während der Zweck des Newsletters darin besteht, zu informieren, nicht zu werben, kann er mehrere Handlungsaufforderungen enthalten.

• Nützliche News-E-Mails

Binden Sie Spender ein, indem Sie E-Mails mit interessanten Neuigkeiten zu Ihrer gemeinnützigen Organisation versenden.

Beispielsweise könnte ein Tierheim eine E-Mail über den Schutz von Haustieren vor gefährlich kalten Temperaturen senden. Eine gemeinnützige Organisation, die sich auf die Krebsforschung konzentriert, könnte Links zu mehreren Nachrichtenartikeln senden, die die neuesten Durchbrüche enthalten.

Diese E-Mails sorgen dafür, dass Ihre gemeinnützige Organisation im Gedächtnis bleibt.

• Spenderpräferenz-E-Mail

Mehrmals im Jahr Spender fragen, was sie wollen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun, ist eine E-Mail-Umfrage. Erstellen Sie eine Umfrage über eine Website wie SurveyMonkey und fügen Sie einen Link dazu in Ihre E-Mail ein.

Die Umfrage sollte die Spender nach ihren Präferenzen fragen. Beispielsweise könnte sich eine Umfrage darauf konzentrieren, welche Art von Kampagnen Spender bevorzugen, oder Sie könnten Fragen stellen, um eine bestimmte Spendenaktion zu verbessern, die Sie jedes Jahr veranstalten. Indem Sie Spender nach ihren Präferenzen fragen, anstatt Vermutungen anzustellen, verbessern Sie die Spenderbindung.

Denken Sie daran, die Umfrage kurz zu halten und spezifische Fragen zu stellen, die nützliche Informationen liefern.

3 Tipps für E-Mail-Erfolg

Da wir hier ein Thema von drei haben, beenden wir den Leitfaden mit drei Tipps, um Ihren E-Mail-Erfolg sicherzustellen.

• Verwenden Sie eine ermächtigende Sprache
  

Wenn Sie um Geld bitten, sollten Sie eine aktive Sprache verwenden und Wörter auswählen, die Spender stärken. Es mag so klingen, als würden wir uns über etwas Kleinliches streiten, aber die Wortwahl ist wichtig.

Wir haben diese praktische Tabelle erstellt, um Ihnen zu helfen. Auf der linken Seite befinden sich überstrapazierte Marketingphrasen. Auf der rechten Seite befinden sich aktive und stärkende Alternativen.

• Leisten Sie einen Beitrag Jetzt spenden
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• Geben Sie, was Sie können. Keine Spende ist zu klein
• Bitte, wir brauchen Ihre Hilfe. Seien Sie ein Held für jemanden in Not
• Ohne euch geht es nicht Spender wie ihr machen das möglich
• Jeder Euro hilft Spenden Sie jetzt 5 $
• Bitte spenden Wir freuen uns über Ihre Spende

• Fügen Sie Bilder von Personen hinzu

Jede E-Mail ist besser mit Bildern, aber die besten Bilder enthalten Menschen. Das sind die Bilder, die Spender zum Handeln motivieren können. Verwenden Sie Bilder von denen, denen Sie helfen, und Freiwilligen in Aktion. Versuchen Sie, sich von allgemeinen Bildern oder Stock-Bildern fernzuhalten. Sie wollen Bilder von echten Menschen. Sehen Sie sich unten die E-Mail des Amerikanischen Roten Kreuzes an. Das Bild des kleinen Jungen macht die ganze E-Mail aus.

• Segmentieren Sie Ihre Liste

Wenn Sie eine E-Mail erstellen, möchten Sie diese natürlich mit allen teilen. Es gibt bestimmte E-Mails, die Sie an Ihre gesamte Liste senden sollten, aber das sollte nicht bei jeder E-Mail der Fall sein. Die Segmentierung Ihrer Liste ist der beste Weg. Ihre Liste zu segmentieren bedeutet, sie in kleinere, spezifische Gruppen aufzuteilen. Beispielsweise könnte der Spenderbereich Ihrer Liste in neue Spender, treue Spender und VIP-Spender unterteilt sein.

Durch die Segmentierung Ihrer Liste können Sie nicht nur gezielte Nachrichten senden, sondern auch E-Mail-Müdigkeit vermeiden. Sie möchten nicht, dass Ihr Publikum Ihrer E-Mails überdrüssig wird, also senden Sie am besten nur E-Mails, die für den Empfänger von Interesse sind.

Diese neun E-Mails sollen Ihrer gemeinnützigen Organisation dabei helfen, mit Ihren Abonnenten in Kontakt zu treten und sich mit ihnen zu verbinden und Ihre Spenderbasis zu vergrößern.

Welche Arten von E-Mails senden Sie als gemeinnützige Organisation, um Spender zu gewinnen und zu halten? Teilen Sie uns Ihre Gedanken und Tipps im Kommentarbereich unten mit.

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