Ein vollständiger Leitfaden für PMIS

Im Laufe des Lebenszyklus des Projektmanagements wird eine Fülle von Informationen erstellt, übertragen und gespeichert. Ohne eine Möglichkeit, die erstellte Dokumentation zu organisieren, ist Ihr Projekt möglicherweise zum Scheitern verurteilt. Hier kommt PMIS ins Spiel, ein Akronym für Project Management Information Systems. Ein PMIS ermöglicht einen organisierten und kontrollierten Informationsfluss, sodass nichts abgezweigt oder verlegt wird.

Projektmanagement-Software, die kollaborativ ist und unbegrenzten Dateispeicher bietet, wie ProjectManager, ist eine Selbstverständlichkeit. Unser Tool kann Ihre Dokumente organisieren und sie dem Projektteam in jeder unserer zahlreichen Projektansichten zugänglich machen. Die Listenansicht ermöglicht es Teams beispielsweise, Dateien zu teilen und Aufgaben in Echtzeit zu kommentieren, um eine bessere Kommunikation zu fördern. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Was ist PMIS?

Ein Projektmanagement-Informationssystem (PMIS) organisiert die Informationen eines Projekts. Es sammelt und verwendet Projektinformationen über eine oder mehrere Softwareanwendungen. Diese Programme helfen Projektmanagern bei der Planung, Durchführung und dem Abschluss ihrer Projekte und ermöglichen es ihnen, die Informationsflut zu organisieren, damit sie nicht in Daten ertrinken.

Es gibt verschiedene Arten von PMIS-Software, aber die meisten haben gemeinsame Funktionssätze, die Tools für die Planung, Arbeitsautorisierung, Informationserfassung und -verteilung usw. enthalten. Einige haben auch eine automatische Erfassung und Berichterstattung über Key Performance Indicators (KPIs), während andere einfach eine Sammlung von Dateien sind .

Wofür wird ein PMIS verwendet?

Ein PMIS dient zur Unterstützung aller Aspekte des Projektmanagements, einschließlich der Informationen, die zur Überwachung oder Erfassung erforderlich sind. Dazu gehören Integrationsmanagement, Projektumfangsmanagement, Projektkostenmanagement, Projektzeitmanagement, Projektqualitätsmanagement, Projektkommunikationsmanagement, Projektrisikomanagement, Projektbeschaffungsmanagement und Projektbeteiligtenmanagement.

Wesentliche Merkmale eines PMIS

Das sind eine Menge Informationen, die man im Auge behalten muss, und bei der Verwaltung eines Projekts ist es entscheidend, die erforderlichen Informationen aus all diesen Daten sofort entnehmen zu können. Ein PMIS ist ein wichtiges Werkzeug, das Ihnen sofortigen Zugriff auf das Signal im Rauschen ermöglicht. Die Informationen sind auch für zukünftige Projekte von entscheidender Bedeutung, um Risiken zu reduzieren, die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken.

Wenn ein PMIS alle Projektdaten erfasst und organisiert speichert, müssen sie auch abrufbar, durchsuchbar, kategorisierbar, teilbar und analysierbar sein. Um dies zu erreichen, verfügt ein typisches PMIS über eine Reihe von Tools.

• Zeitplan und Planung: Berechnet den frühen und späten Zeitplan, Pufferzeiten und den kritischen Pfad
• Ressourcenverwaltung: Umfasst das Laden, Nivellieren, Zuweisen usw. von Ressourcen.
• Budget: Mit einzelnen Aufgaben verbundene Kosten für eine genauere Budgetschätzung und -generierung.
• Kontrolle und Leistung: Analysieren und kontrollieren Sie Kosten und Leistung, aktualisieren Sie bestehende Pläne als Ist gegen geplante Datenänderungen und stellen Sie Was-wäre-wenn-Szenarien für den Projektmanager bereit.
• Berichterstellung und Kommunikation: Erstellung von Grafiken, Berichten und Diagrammen von gesammelten und analysierten Daten, die mit Interessenvertretern und Teammitgliedern geteilt werden können.
• Integration und Benutzerfreundlichkeit: Einige PMIS greifen auf Daten aus verschiedenen Projekten für Multiprojektanalysen zu und integrieren sich in andere Systeme wie Gehaltsabrechnung, Inventar usw. Je einfacher ein PMIS zu verwenden ist, desto weniger Zeit und Geld sind für die Schulung erforderlich.

Wie funktioniert PMIS während des gesamten Projektlebenszyklus?

Ein PMIS hat je nach Projektphase unterschiedliche Funktionen. Grundsätzlich sollte ein PMIS die Möglichkeit bieten, Umfang, Zeit und Kosten Ihres Projekts nachzuverfolgen. Ein robustes PMIS sollte eine Vielzahl von Projektmanagement-Softwarefunktionen enthalten, die Sie im Laufe Ihres Projektlebenszyklus verwenden können.

ProjectManager verfügt über fortschrittliche Ressourcenmanagement-, Zeiterfassungs-, Arbeitsmanagement- und Projektmanagementfunktionen, die Sie von einem PMIS benötigen, sowie Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, Dashboards, Berichte und mehr. So können Sie ein fortschrittliches PMIS verwenden, um Ihren Projektlebenszyklus zu verwalten.

Projektinitiierung

Während der Initiierungsphase verwendet ein Projektmanager ein PMIS, um ein vorläufiges Budget einschließlich Kostenschätzungen und Ressourcen zu erstellen. Ein PMIS, das in Verbindung mit anderen Tools verwendet wird, kann bei der Planung des Projekts helfen. In Bezug auf die Genehmigung hilft ein PMIS bei der Definition des Arbeitsumfangs, bei der Angebotserstellung und kann bei der Präsentation von Daten für Entscheidungsträger verwendet werden.

Projektplanung

Bei der Planung eines Projekts hilft PMIS bei der Planung von Details, einschließlich der Analyse von Aufgaben und kritischen Pfaden. Es unterstützt die Kostenmanagementplanung einschließlich PSP-Analyse und Integration von Steuerungsprozessen. Auch bei der Ressourcenplanung in Bezug auf Verfügbarkeit und Füllstand erweist sich PMIS für den Projektleiter als vorteilhaft. Es kann auch dabei helfen, eine Basislinie für den Projektumfang, den Zeitplan und die Kosten zu erstellen.

Projektabwicklung

Nach Abschluss des Projekts sammelt, organisiert und speichert das PMIS Daten, die vom Projektteam eingehen. Diese Daten können dann mit den Basisprojektionen verglichen werden. Das PMIS hilft bei Kosten- und Zeitplanprognosen, um festzustellen, ob während des Projekts Änderungen erforderlich sind. Materialwirtschaft, Kostenerfassung, Leistungsmessung und natürlich das Reporting werden durch PMIS unterstützt.

Projektüberwachung und -steuerung

Ein PMIS sollte über alle Kostenmanagement-, Ressourcenmanagement-, Aufgabenmanagement- und Zeiterfassungsfunktionen verfügen, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass die Projektausführung wie geplant verläuft und nichts Ihren Projektplan oder Ihr Budget beeinträchtigt. Falls sich ein Problem auf Ihren Projektplan auswirkt, können Sie ein PMIS verwenden, um alle Informationen zu finden, die Sie benötigen, um dieses Risiko zu mindern und Ihren Projektplan anzupassen.

Projektabschluss

Gerade beim Projektabschluss ist ein PMIS eine große Hilfe. Es hilft bei der Überprüfung der Anforderungen, um sicherzustellen, dass das Projekt alle seine Ziele erreicht hat. Es organisiert auch die im Laufe des Projekts gesammelten Informationen für Leistungsüberprüfungen, Produktivitätsanalysen, Abschlussberichte und führt ein Archiv historischer Daten für zukünftige Projekte.

Vorteile der Verwendung eines Online-PMIS

Während es manuelle Projektmanagement-Informationssysteme gibt, sind die Vorteile der Verwendung eines Online- oder Cloud-basierten Systems zahlreich. Mit einem Online-Informationssystem werden Schnelligkeit, Kapazität, Effizienz, Wirtschaftlichkeit, Genauigkeit und die Fähigkeit zur Abwicklung komplexer Projekte unterstützt. Von all diesen Vorteilen ist Geschwindigkeit am praktischsten.

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Sobald die Daten erfasst sind, können sie schnell und genau angepasst werden, um die Ergebnisse widerzuspiegeln, die ein Projektmanager benötigt. Ein manuelles Programm wird das niemals erreichen und kann auch nicht so schnell Pläne, Zeitpläne oder Budgets erstellen und überarbeiten. Was früher Tage oder länger gedauert hat, ist jetzt in Sekunden erledigt.

Projektmanager und ihre Organisationen können große Datenmengen mit einem PMIS speichern. Diese Daten sind auch leicht zugänglich, priorisiert und nach Bedarf zusammengefasst. Und im Gegensatz zu einem manuellen System, das groß ist und viel Supportpersonal erfordert, erfordert ein Online-PMIS weitaus weniger Support und Platz.

Mit diesen Faktoren ergibt sich auch ein Kosten-Nutzen-Verhältnis. Der Kostenvorteil eines digitalen gegenüber einem manuellen PMIS ist in der Regel erheblich, insbesondere wenn es um die Speicherung und Verarbeitung geht. Und wenn die Eingaben korrekt sind, verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern mit einem Cloud-basierten PMIS erheblich.

Probieren Sie ProjectManager als Ihr PMIS aus

ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software mit den Funktionen, um ein großartiges PMIS zu erstellen.

Das Echtzeit-Dashboard bietet eine aktuelle Ansicht der Projektmetriken, berechnet Zahlen für Sie und erstellt lebendige und leicht lesbare Diagramme und Grafiken, die für Präsentationen ausgedruckt oder digital geteilt werden können. Sie können auch gefiltert werden, um nur die Daten wiederzugeben, die Sie Ihrem Team oder Stakeholder zeigen müssen.

Unbegrenzter Speicher für Projektdateien

Da die Software cloudbasiert ist, gibt es einen großen Dateispeicher zum Archivieren Ihrer Dokumente, Bilder und anderer Dateien. Jetzt sind sie alle an einem Ort, wodurch sie sicher, organisiert und jederzeit zugänglich sind.

Effizientes Aufgabenmanagement

Die Kommunikation zwischen Teammitgliedern wird ebenfalls gespeichert, aber sie ist nicht per E-Mail oder in einer langen Texterzählung verloren, was beides wertvolle Zeit mit der Suche nach der richtigen Information verschwenden kann. Stattdessen werden diese Gespräche mit ProjectManager auf Aufgabenebene mithilfe unserer Aufgabenverwaltungstools organisiert, einschließlich des Anhängens der relevanten Dokumente, sodass jeder weiß, wo sie zu finden sind.

PMIS ist unerlässlich, um die riesigen Datenmengen zu verwalten, die jedes Projekt umschwirren. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die über die Funktionen verfügt, die ein Projektmanager benötigt, um all diese Informationen zu sammeln, zu organisieren, zu analysieren und zu archivieren. Es ist einfach zu bedienen und das gesamte Team kann zusammenarbeiten. Worauf wartest du? Testen Sie ProjectManager kostenlos mit dieser 30-Tage-Testversion.