Die Einstellung eines virtuellen Assistenten ist eine der besten Entscheidungen, die Sie für Ihr Unternehmen treffen können.

So haben Sie nicht nur mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, sondern erhalten auch Zugang zu einem erfahrenen Profi, der weiß, wie man mit allen Arten von Aufgaben umgeht.

Aber woher wissen Sie bei so vielen Optionen, welches Unternehmen für Ihre Bedürfnisse das Richtige ist? Dieser Blogbeitrag enthält Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, die perfekte VA zu finden!

Was ist ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent ist jemand, der Aufgaben aus der Ferne für Sie ausführt – normalerweise mithilfe von E-Mail, Zoom und anderen Online-Tools.

Durch die Einstellung eines virtuellen Assistenten können Sie Zeit freisetzen, die zuvor für geschäftliche Aufgaben aufgewendet wurde, damit Sie sich auf die wichtigsten Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Wenn Sie einen virtuellen Assistenten finden möchten, können Sie eine Anzeige auf Upwork, Fiverr, Freelancer.com und anderen Stellenbörsen veröffentlichen.

Was können Sie auslagern?

Es ist wichtig, darüber nachzudenken, welche Aufgaben Sie derzeit auslagern, wenn Sie einen virtuellen Assistenten einstellen.

Wenn Sie mit mehreren VA-Unternehmen zusammenarbeiten, ist es umso besser, je spezifischer Ihre Stellenbeschreibung ist – so können Sie einen idealen Kandidaten finden.

Hier sind einige allgemeine Aufgaben, für die viele virtuelle Assistenten einstellen:

Darüber hinaus können VAs Ihnen mit sozialen Medien helfen, z. B. indem Sie Beiträge auf verschiedenen Plattformen teilen und Recherchen für eine neue Kampagne durchführen.

VAs können bei Ihrem Kundenservice helfen; Dies kann das Beantworten von E-Mails oder Live-Chat-Nachrichten umfassen, damit Sie dies nicht tun müssen.

VAs können auch bei der Durchführung von Marktforschung helfen, indem sie Daten in einer Tabelle durchgehen oder ihre Berichte zu einem Thema schreiben.

Worauf ist beim richtigen virtuellen Assistenten zu achten?

Wenn Sie ein Unternehmen oder eine Einzelperson einstellen, sollten Sie einige Dinge beachten, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche VA erhalten:

Unternehmen vs. Einzelperson

Es gibt viele Vorteile, eine Einzelperson anstelle eines Unternehmens zu verwenden. Beispielsweise hat eine Person normalerweise mehr Verfügbarkeit, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden, und sie kann ein höheres Qualitätsniveau bieten, da Sie sie nur für bestimmte Projekte einstellen.

Dies ist jedoch möglicherweise nicht der beste Weg, wenn Sie jemanden benötigen, der regelmäßig eine gewisse Zeit aufwendet.

Wenn Sie eine Person einstellen, ist es wichtig zu überlegen, wie sie mit Ihnen kommunizieren wird. Sie sollten beispielsweise sicherstellen, dass die Person Englisch versteht, da es die internationale Geschäftssprache ist – und dass ihr Konto (z. B. 2-Faktor-Authentifizierung) im Falle eines Hacks oder Diebstahls über eine zusätzliche Sicherheitsebene verfügt.

Flexible Terminplanung

Es ist wichtig, mit Ihrem virtuellen Assistenten kommunizieren zu können. Dies geschieht normalerweise über ein virtuelles Büro wie Zoom oder Skype und ermöglicht es Ihnen, Dateien zu teilen und bei Bedarf miteinander zu interagieren.

Wenn Sie ein Unternehmen einstellen, besteht einer der Vorteile darin, dass es mehr Planungsflexibilität bietet als eine Einzelperson.

Wenn Sie also jemanden brauchen, der regelmäßig an bestimmten Projekten arbeiten kann, ist dies möglicherweise der beste Weg.

Stunden- vs. Festpreisprojekte

Einige Unternehmen bieten bestimmte Projekte gegen Stundenhonorar an, während andere sie zu einem Festpreis durchführen.

Wenn Sie beispielsweise jemanden benötigen, der regelmäßig Dateneingabeaufgaben in Excel erledigen kann, zahlen Sie höchstwahrscheinlich eine Stundengebühr.

Wenn Sie jedoch jemanden benötigen, der Marktforschung für ein bestimmtes Projekt durchführen kann, ist es möglicherweise am besten, eine Pauschalgebühr zu zahlen, da dies in einem Durchgang erledigt wird.

Die Qualität der Arbeit vs. Preisgestaltung

Wenn Sie entweder eine Einzelperson oder ein Unternehmen einstellen, sollten Sie natürlich deren Preise berücksichtigen.

Auch wenn die Kosten wie ein Hauptfaktor bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten erscheinen mögen, sollten Sie auch die Qualität ihrer Arbeit berücksichtigen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass minderwertige Arbeit später zu höheren Kosten führen kann – da Folgemaßnahmen oder zusätzliche Korrekturen erforderlich sind, die Ihre Kosten übersteigen können.

Tipps für die Arbeit mit virtuellen Assistenten

Sobald Sie festgestellt haben, dass Sie einen virtuellen Assistenten einstellen müssen, finden Sie hier einige Tipps, wie Sie am besten mit ihm arbeiten können:

Erstellen Sie eine Aufgabenliste und planen Sie Aufgaben entsprechend

Wenn Sie mit jemandem arbeiten, der sich in einem anderen Land befindet, kann es zu einer Zeitverschiebung von mehreren Stunden kommen. Daher kann es am besten sein, eine Aufgabenliste einzurichten, die Sie ihnen zu bestimmten Tageszeiten schicken.

Darüber hinaus kann es auch hilfreich sein, tägliche oder wöchentliche Ziele dafür vorzugeben, wie viele Stunden sie für die Erledigung von Aufgaben für Sie aufwenden sollten.

Dadurch wird sichergestellt, dass jeder die Arbeitsbelastung für jeden Tag kennt und was in bestimmten Wochen zu erwarten ist.

Kommunizieren Sie häufig

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie regelmäßig mit Ihrem virtuellen Assistenten darüber sprechen, was Sie tun müssen und wie es abgeschlossen werden sollte. Dies wird auch der VA helfen, ein höheres Qualitätsniveau zu bieten, da sie genau wissen, was Sie von ihnen erwarten.

Verwenden Sie ein Task-Management-System

Da Sie eine Liste mit Aufgaben senden, die erledigt werden müssen, verwenden Sie am besten ein Aufgabenverwaltungssystem, damit Sie nachverfolgen können, was erledigt werden muss und wann es erledigt ist.

Beispielsweise wird ein virtueller Assistent wahrscheinlich ein Tool wie Trello verwenden, um Aufgaben zu verwalten – und dies gibt Ihnen einen Überblick über alles, was getan wird.

Erstellen Sie Verantwortlichkeit mit Meilensteinen

Neben der Einrichtung eines Task-Management-Systems ist es auch wichtig, Meilensteine ​​​​bei der Arbeit mit virtuellen Assistenten zu verwenden. Meilensteine ​​sind festgelegte Ziele, die in bestimmten Wochen oder Monaten bei der Arbeit mit einem VA erreicht werden müssen.

Dies gibt Ihnen nicht nur Rechenschaftspflicht, sondern bietet dem virtuellen Assistenten auch die Möglichkeit, seinen Fortschritt zu sehen – und dies kann ihn motivieren, weiterzumachen.

Halten Sie alle über Änderungen auf dem Laufenden

Informieren Sie Ihre virtuelle Assistentin am besten immer über Änderungen von Terminen oder Aufgaben, die erledigt werden müssen. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass es keine Missverständnisse bezüglich der Arbeitsbelastung oder des Zeitplans gibt.

Abhängig von den Umständen möchten Sie vielleicht sogar Ihren virtuellen Assistenten auf dem Laufenden halten, wenn Sie unterwegs sind oder sich eine Auszeit nehmen. Dies wird ihnen helfen, entsprechend zu planen, da sie genau wissen, was mit ihren Projekten passiert.

Beziehungen zu virtuellen Assistenten pflegen

Schließlich ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Geschäftsbeziehungen auf Kommunikation und Vertrauen aufbauen. Um eine dauerhafte Beziehung zu Ihrem virtuellen Assistenten sicherzustellen, sollten Sie Folgendes sicherstellen:

• Sie halten Fristen ein
• Sie stellen regelmäßige Updates bereit
• Sie sagen ehrlich, was getan werden muss

Durch die Pflege dieser Beziehungen haben Sie nicht nur Zugang zu exzellenten Talenten, die die beste Arbeit für Sie leisten können, sondern Sie können sich auch mehr auf sie verlassen – was virtuelle Assistenten zu einer großartigen Lösung für Unternehmer und Kleinunternehmer macht, die verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen.

Virtuelle Assistenten vs. Freiberufler

Als nächstes werfen wir einen Blick auf die Unterschiede zwischen Freiberuflern und virtuellen Assistenten:

Ein Freiberufler kann mehr Flexibilität und spezialisiertere Fähigkeiten bieten als ein virtueller Assistent. Beispielsweise bietet ein Freiberufler möglicherweise eine bessere Kommunikation oder eine qualitativ hochwertigere Arbeit als ein virtueller Assistent.

Dies liegt daran, dass sie Erfahrung in der selbstständigen Arbeit mit Kunden haben oder aufgrund jahrelanger Ausbildung und Praxis Experten auf ihrem Gebiet sind. Infolgedessen können Sie mit einem Freiberufler eine längere Beziehung aufbauen als mit einem VA.

Ein Freiberufler ist teurer als ein virtueller Assistent und benötigt möglicherweise mehr Zeit, um die Arbeit für Sie aufzubauen. In den meisten Fällen ist es am besten, einen virtuellen Assistenten einzustellen, wenn Sie Hilfe bei administrativen Aufgaben benötigen – und einen Freiberufler einzustellen, wenn Sie einen Experten auf Ihrem Gebiet oder einen Künstler benötigen.

Freiberufler sind oft selbstständig – und das ist bei virtuellen Assistenten nicht immer der Fall. Darüber hinaus arbeiten viele Freiberufler von zu Hause oder in Cafés und können möglicherweise kein hohes Maß an Professionalität oder Verfügbarkeit bieten, wenn es um die Kommunikation geht.

Virtuelle Assistenten stehen in der Regel jederzeit für Fragen zur Verfügung und arbeiten von ihrem Büro oder von zu Hause aus. Viele virtuelle Assistenten haben Zeiten festgelegt, zu denen sie für Gespräche mit Kunden und anderen Mitarbeitern verfügbar sind – weshalb viele früh morgens damit beginnen.

Virtuelle Assistenten bieten Flexibilität

In den meisten Fällen ist es viel einfacher, Aufgaben zu erledigen, wenn Ihnen ein virtueller Assistent zur Verfügung steht. Dies liegt daran, dass sie Ihnen eine 24/7-Verfügbarkeit bieten können, was bedeutet, dass Sie sie jederzeit kontaktieren und sich nach einer Aufgabe oder einem Auftrag erkundigen können.

Angenommen, Ihr virtueller Assistent hat in der Vergangenheit für Sie gearbeitet. In diesem Fall ist es auch möglich, eine engere Beziehung aufzubauen – was die Kommunikation noch einfacher machen könnte, wenn Ihr VA Ihre Bedürfnisse kennt und mehr Informationen darüber hat, wonach Sie suchen.

Letztendlich sind virtuelle Assistenten eine großartige Möglichkeit, Zeit zu sparen, da sie sich um regelmäßige Aufgaben kümmern können, die sonst von einem Mitarbeiter erledigt werden müssten.

Das bedeutet, dass Sie mehr Zeit haben, sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren, während Ihr virtueller Assistent die alltäglichen Aufgaben übernimmt, die erforderlich sind, um Ihr Geschäft am Laufen zu halten.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel verlangen virtuelle Assistenten pro Monat?

Wie viel Sie für VAs bezahlen, hängt von den Aufgaben ab, die erledigt werden müssen. Da sie Dienstleistungen nach Bedarf erbringen, werden ihre Preise in der Regel durch die Anzahl der Stunden bestimmt, die für die Durchführung einer Aufgabe oder eines Projekts erforderlich sind.

Sie können auch einen Assistenten auf der Grundlage bestimmter Stundensätze oder Pauschalangebote einstellen – was besonders nützlich sein könnte, wenn Sie regelmäßig Hilfe bei mehreren Aufgaben benötigen.

Gibt es eine große Nachfrage nach virtuellen Assistenten?

VAs werden immer beliebter, da kleine Unternehmen und Unternehmer die Vorteile der Einstellung von Hilfe erkennen. Dies könnte daran liegen, dass sie häufig zu jeder Zeit mit Kunden zusammenarbeiten – was bedeutet, dass virtuelle Assistenten sich um Aufgaben kümmern können, wenn Sie beschäftigt sind oder eine Aufgabe außerhalb der Geschäftszeiten erledigen müssen.

Es ist auch für Unternehmer und Firmeninhaber möglich, VAs einzustellen, die Erfahrung in derselben Branche haben wie sie selbst – was bedeutet, dass Ihr virtueller Assistent sich mit dem auskennt, womit Sie Hilfe benötigen.

Welche Arten von Karrieren können an einen virtuellen Assistenten ausgelagert werden?

Virtuelle Assistenten werden in der Regel eingestellt, um administrative Aufgaben wie Social Media-Management, E-Mail-Management, Reisevorbereitungen und Projektmanagement zu erledigen.

Firmeninhaber stellen jedoch häufig virtuelle Assistenten ein, die Erfahrung in derselben Branche haben. So können Sie jemanden mit spezifischen Kenntnissen über Ihre Nische finden, der Ihnen helfen kann, Ihr Geschäft anzukurbeln oder Ihre Ziele zu erreichen.

Sind virtuelle Assistenten Auftragnehmer?

Virtuelle Assistenten sind nicht immer Auftragnehmer. Einige sind Freiberufler – aber viele VAs haben feste Arbeitszeiten und werden jeden Monat für ihre Dienste bezahlt.

Es ist auch möglich, VAs als Mitarbeiter einzustellen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie regelmäßig Hilfe bei mehreren Aufgaben benötigen, da Sie eine Vereinbarung für eine Vollzeitunterstützung oder ein Gehalt ausarbeiten können, das auf der Anzahl der für die Erledigung der Aufgaben erforderlichen Stunden basiert.

Letzte Gedanken

Ihr Unternehmen wächst vielleicht und Sie brauchen mehr Hilfe, um mit allem Schritt zu halten.

Sie denken zum ersten Mal darüber nach, einen virtuellen Assistenten einzustellen, aber wo fangen Sie an? Wir haben diesen Leitfaden zusammengestellt, der beschreibt, was ein VA ist und wie Sie einen finden, der Ihren Anforderungen am besten gerecht wird.

Wenn es darum geht, zwischen einer Einzelperson oder einem Unternehmen zu wählen, überlegen Sie, welche Art von Arbeit Sie von ihr erwarten.

Wenn Sie administrative Aufgaben wie die Dateneingabe oder das Planen von Besprechungen haben, stellen Sie jemanden alleine ein; Wenn sie Zugang zu vertraulichen Informationen oder hochqualifizierten Fähigkeiten (wie Grafikdesign) benötigen, wenden Sie sich stattdessen an ein Unternehmen.

Berücksichtigen Sie auch die Kosten, bevor Sie Entscheidungen treffen!