Änderungsaufträge im Projektmanagement, Bauwesen und anderen Branchen

Änderungen sind Teil der Durchführung eines jeden Projekts. Um das Projekt im Zeitplan und innerhalb des Budgets zu halten, müssen diese Änderungen gemanagt werden. Ein Änderungsauftrag (oder eine Änderung) ist ein Mechanismus, der diese Änderungen auf eine für alle Parteien akzeptable Weise identifiziert, definiert und verfolgt. Dies beinhaltet alle zusätzlichen Kosten oder Zeit, die für die Implementierung der Änderung erforderlich sind.

Ein Änderungsauftrag und ein Änderungsauftragsprotokoll sind besonders wichtige Dokumente im Bauprojektmanagement, wo Verträge zwischen dem Eigentümer des Projekts und den verschiedenen Auftragnehmern, die an der Ausführung des Plans arbeiten, für den Fortschritt eines Projekts von entscheidender Bedeutung sind. Ein Vertragsänderungsauftrag kann jedoch für viele Branchen gelten.

Was ist ein Änderungsauftrag?

Ein Änderungsauftrag ist ein Änderungsmanagementdokument, das jede Änderung im Projektumfang behandelt und detailliert beschreibt, was geschehen muss, wie viel es kosten wird und wann mit dem Abschluss gerechnet werden kann.

Der Änderungsauftrag ist ein Mittel, um bestehende Verträge zu ändern und den Preis und den Zeitplan des Projekts anzupassen. Aufgrund dieser Änderungen an Budget und Zeitplan werden Änderungsaufträge nicht ausgeführt, bis sowohl der Eigentümer des Projekts als auch der für die Änderung verantwortliche Auftragnehmer die Bedingungen vereinbart haben. Es gibt zwei Arten von Änderungsaufträgen: additiv und deduktiv.

Zusatzstoff

Eine additive Änderung kann so einfach sein wie eine andere Farbe der Farbe oder das Verschieben einer Struktur von einem Ort zum anderen auf dem Projektgelände. Sie nehmen dem Projekt nichts weg, sie ändern nur einen Teil der Ausführung.

Deduktiv

Wenn Sie andererseits die Löschung eines Teils der Arbeit anfordern, handelt es sich um einen deduktiven Änderungsauftrag. Anders als der additive Änderungsauftrag führt eine deduktive Änderung eher zu einer Kostenreduzierung und kann sogar einige Zeit aus dem Projektzeitplan verkürzen.

Änderungsaufträge sind ein kritischer Teil des Änderungskontrollprozesses. Sie sind auch oft Teil eines Prozesses, der mit einer Informationsanfrage (RFI) beginnt, einem Dokument, das auf alle Fragen antwortet, die im Laufe der Ausführung eines Bauprojekts auftreten können. Es wird verwendet, um etwas zu klären oder um zusätzliche Informationen zu bitten. Dies kann häufig zu einer Vertragsänderung führen, die dann das Änderungsauftragsformular auslöst.

Warum einen Änderungsauftrag verwenden?

Ein Änderungsauftrag wird verwendet, wenn eine Änderung angefordert wird. Kein Plan ist in Stein gemeißelt, insbesondere bei Bauprojekten, die komplexe Unternehmungen sind. Projektmanager können sich auf Risiken vorbereiten, aber es ist unmöglich, alles vorherzusehen, was passieren könnte.

Da diese beiden Arten von Änderungen, die sich auf den Umfang auswirken können, in einem Projekt auftreten, müssen sie kontrolliert und verwaltet werden. Aus diesem Grund ist die Verwendung eines Änderungsauftragsformulars so wichtig. Es erfasst die Details der angeforderten Änderung, deren Kosten und den Zeitaufwand, sodass alle Parteien die Entscheidung treffen können, ob sie fortfahren oder nicht.

Was ist ein Änderungsauftragsprotokoll?

Wenn die Änderung genehmigt wird, ist ein Änderungsauftragsprotokoll erforderlich. Ein Änderungsauftragsprotokoll erfasst Änderungen, die in einem Projekt vorgenommen werden, und stellt sicher, dass sie wie geplant ausgeführt werden. Es ist auch ein Ort, an dem alle Änderungsaufträge gesammelt werden, da es im Laufe eines Projekts normalerweise mehr als einen gibt. Mit einem Änderungsprotokoll ist es weniger wahrscheinlich, dass diese Änderungen bei der Ausführung des Projekts verloren gehen.

Das Änderungsauftragsprotokoll hilft Ihnen auch bei der Auswahl der zu initiierenden Änderungen und hält diesen Prozess organisiert, indem jedem Änderungsauftrag eine Nummer zugewiesen wird. Die Art der Änderung kann identifiziert, definiert und die Ursache des Änderungswunsches notiert werden.

Das Änderungsauftragsprotokoll ist ein Ort, an dem Sie aufschreiben können, wie sich die Änderung auf das Projekt auswirkt, was bei der endgültigen Entscheidung hilft, ob Sie fortfahren oder nicht. Andere Details aus dem Änderungsauftragsformular werden hier gesammelt, z. B. das Datum, an dem der Änderungsauftrag erstellt wurde, wer ihn erstellt hat, welchen Status er hat (falls genehmigt), wer ihn genehmigt hat (oder warum er abgelehnt wurde) und die erforderlichen Maßnahmen.

Beispiel für eine Vorlage für ein Änderungsauftragsformular

ProjectManager verfügt über eine Bibliothek mit Blogbeiträgen und Lernvideos, die sich auf jeden Aspekt des Projektmanagements konzentrieren, einschließlich Dutzender kostenloser Projektmanagementvorlagen, einschließlich unserer Vorlage für Änderungsauftragsformulare.

Unsere Vorlage für Änderungsauftragsformulare bietet Platz zum Erfassen interner Informationen über den Eigentümer und das Projekt sowie darüber, welche Möglichkeiten sich aus der Übernahme der Änderung ergeben. Es gibt auch Platz, um zu erklären, was die Änderung ist und wie sie sich auf das Projekt auswirkt.

Weiter unten ist Platz zum Erfassen der Einzelheiten, wie z. B. Details der Änderung und der Auswirkungen auf die Kosten. Am Ende des Formulars befindet sich eine Unterschrift und eine Datumszeile, wann die Änderung entweder genehmigt oder abgelehnt wird. Außerdem ist es an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassbar.

Best Practices für Bauänderungsaufträge

Der Zweck eines Änderungsauftrags besteht darin, Änderungen zu verwalten und Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern, während sowohl der Eigentümer als auch der Auftragnehmer die Möglichkeit haben, sich auf Bedingungen zu einigen und spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Um sicherzustellen, dass Ihre Änderungsaufträge diese Funktionen erfüllen, und um den Prozess für die besten Ergebnisse im Gesamtprojekt zu verwalten, ist es wichtig, Best Practices zu befolgen. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge, die Ihnen dabei helfen können, dass Ihre Änderungsaufträge das tun, was sie tun sollen.

Kennen Sie Ihren ursprünglichen Vertrag

Der Änderungsauftrag ändert den bereits abgeschlossenen Vertrag; Daher ist es wichtig, dass Sie mit diesem ursprünglichen Vertrag sehr vertraut sind. Der vereinbarte Arbeitsumfang ermöglicht es Ihnen, die Änderung zu analysieren und festzustellen, wie bequem Sie diese Änderung vornehmen (und mehr Kosten tragen) können.

Vereinbaren Sie die Kosten, bevor Sie mit der Arbeit beginnen

Das Projektbudget wird durch den Änderungsauftrag beeinträchtigt, aber wenn diese Kosten nicht identifiziert und vereinbart werden, kann es zu Problemen kommen. Beispielsweise können kleine Änderungen nur als Teil des ursprünglichen Projekts betrachtet werden. Es ist wichtig, dass alle auf derselben Seite sind, bevor die Arbeit erledigt wird.

Holen Sie sich Ihre Änderung in schriftlicher Form

Es mag offensichtlich klingen, aber ein Änderungsauftragsformular wird erstellt, um Missverständnisse zu vermeiden. Daher ist ein Handschlag oder eine mündliche Vereinbarung kein Änderungsauftrag. Es kann der Funke sein, der den Änderungsauftrag in Gang setzt, aber alle Entscheidungen müssen auf Papier detailliert und vereinbart werden.

Haben Sie einen Prozess an Ort und Stelle

Ohne einen Prozess zur Bearbeitung von Änderungsaufträgen werden Sie Probleme mit Auftragnehmern, Budgets und Zeitplänen bekommen. Ein Änderungsauftragsprotokoll ist der erste Schritt bei der Organisation Ihres Prozesses, aber die Erstellung und Nachverfolgung kann mit einer Projektmanagementsoftware optimiert werden.

Wie ProjectManager hilft, Änderungsaufträge zu verarbeiten

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Projekte und Teams organisiert und Ihre Prozesse effizient am Laufen hält. Unser Tool verfügt über unbegrenzten Dateispeicher, was es zur idealen Drehscheibe für die Zentralisierung all Ihrer Projektdokumente macht – einschließlich Änderungsauftragsformularen.

Um den Vorgang zu vereinfachen, erstellen Sie Ihr Änderungsauftragsformular in unserer Software. Mit dem Kanban-Tool, das den Arbeitsablauf mit Karten als Aufgaben und Spalten als Produktionsstufen visualisiert, machen Sie aus Ihrem Änderungsauftrag eine Karte. Kanban-Karten können Anhänge, Tags für Priorität und mehr, detaillierte Beschreibungen haben und dann zugewiesen werden.

Sie können die bei der Änderung erfassten Stunden nachverfolgen und sogar den Zahlungsprozess optimieren, indem Sie unsere Arbeitszeittabellen verwenden. Sie können für wiederkehrende Aufgaben automatisch ausgefüllt werden und werden nach dem Einsenden zur Zahlung aus Sicherheitsgründen gesperrt. Da unsere Software cloudbasiert ist, kann Ihre Crew ihren Status vor Ort aktualisieren und der Fortschritt wird in Echtzeit angezeigt. Die Verwaltung Ihrer Änderungsaufträge ist einfach, wenn der Fortschritt in einem Tool bleibt.

ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Tool, mit dem Ihre Teams zusammenarbeiten können. Verwalten Sie jeden Aspekt des Projekts, von der Planung mit Online-Gantt-Diagrammen bis hin zur Überwachung von Fortschritt und Leistung auf einem Echtzeit-Dashboard, und halten Sie die Beteiligten dann mit einfachen Berichtsfunktionen auf dem Laufenden. Sehen Sie, wie wir Ihre Projektänderungen und mehr kontrollieren können, indem Sie noch heute diese kostenlose 30-Tage-Testversion absolvieren.