Eine Kurzanleitung zu Kanban-Karten

Kanban-Karten sind ein vielseitiges Projektmanagement-Tool. Sie sind Teil der Kanban-Methode, einem einfachen, aber leistungsstarken System, das aus Kanban-Tafeln, Kanban-Karten und Managementprinzipien besteht.

Mit der Kanban-Methode können unter anderem Projekte, Geschäftsprozesse und Bestände verwaltet werden. Es wurde erstmals von Taiichi Ohno in der Toyota-Fabrik als Just-in-Time-Fertigungsmethode eingeführt, bei der nur die benötigten Materialien zum Zeitpunkt des Bedarfs geliefert wurden.

Seitdem wurde das Kanban-System von vielen Branchen übernommen. Teams haben auf den visuellen Stil von Kanban-Software als einfache Möglichkeit reagiert, die laufende Arbeit zu begrenzen und sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Projektmanager lieben die Transparenz im Projektablauf, die Kanban bietet.

Aber bevor wir uns mit Kanban-Karten und Kanban-Software befassen, wollen wir kurz definieren, was ein Kanban-Board ist und wie es funktioniert.

Was ist ein Kanban-Board?

Ein Kanban-Board ist ein visuelles Tool, das zur Verwaltung laufender Arbeiten verwendet wird. Kanban-Boards bestehen aus Kanban-Karten, Spalten und Swimlanes. Kanban-Karten stellen Aufgaben dar, die auch Arbeitselemente genannt werden. Kanban-Spalten geben einen Fertigstellungsgrad dieser Aufgaben an und messen im Allgemeinen den Fortschritt von links nach rechts. Swimlanes sind horizontale Linien, die verschiedene Arten von Arbeit oder Aufgaben begrenzen.

Was ist eine Kanban-Karte?

Eine Kanban-Karte ist ein visuelles Element, das eine Aufgabe oder ein Arbeitselement in einer Kanban-Board-Spalte darstellt. Während die Teammitglieder an ihren Aufgaben arbeiten, verschieben sie ihre Kanban-Karten entlang der Kanban-Spalten. Teams können ihre eigenen physischen Kanban-Karten mit Haftnotizen erstellen, aber die meisten Projektmanager verwenden digitale Kanban-Karten.

Mit den digitalen Kanban-Karten von ProjectManager können Sie Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, ihren Fortschritt verfolgen und ihre Arbeitsbelastung in Echtzeit verwalten. Unsere Kanban-Board-Ansicht ist sowohl für Manager als auch für Teammitglieder einfach zu verwenden und kann leicht an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Starten Sie kostenlos.

Zwecke von Kanban-Karten

Im einfachsten Sinne ermöglichen Kanban-Karten Teammitgliedern, die ihnen zugewiesene Arbeit in der To-Do-Spalte zu sehen und dann ihre Arbeit zu verwalten, während sie Aufgaben erledigen. Aber das ist nur der Anfang. Wenn Sie entscheiden, welche die beste Kanban-Software für Ihr Team ist, müssen Sie sicherstellen, dass sie Ihnen Folgendes ermöglicht.

Verfolgen Sie Vorlaufzeit und Fälligkeitsdaten

Einer der Hauptzwecke von Kanban-Karten ist die Messung der Durchlaufzeit. Das ist die Zeit, die benötigt wird, um ein Arbeitselement von Anfang bis Ende abzuschließen. Die Spalten auf Ihrem Kanban-Board sollten die Durchlaufzeit aller Arbeitselemente abdecken, und Kanban-Karten helfen Managern, mehr Einblick in die einzelnen Fertigstellungsphasen und die Fälligkeitstermine für Leistungen und Teilaufgaben zu erhalten.

Verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team

Kanban-Karten enthalten wichtige Informationen, die den Teammitgliedern helfen zu verstehen, woran alle arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen digitale Kanban-Karten Managern, Aufgaben zuzuweisen, Kommentare zu hinterlassen und Dateien zu teilen. Diese und andere Funktionen tragen dazu bei, eine Atmosphäre der Zusammenarbeit mit Teams aufzubauen.

Laufende Arbeiten begrenzen

Work-in-Progress-Limits oder WIP-Limits sind ein wichtiger Bestandteil eines Kanban-Systems. Während der Begriff „WIP-Limits“ kompliziert klingen mag, bedeutet er einfach, dass Sie die laufende Arbeit Ihres Teams begrenzen können, indem Sie die maximale Anzahl von Kanban-Karten definieren, die sich gleichzeitig auf einer Spalte befinden können.

Wenn Sie beispielsweise ein WIP-Limit von zwei Kanban-Karten in einer bestimmten Spalte festlegen, wird sichergestellt, dass sich das Team nur auf diese beiden Aufgaben konzentriert, bevor es mit den nächsten Arbeitselementen fortfährt. Das steigert die Effizienz Ihres Teams und hilft, Engpässe zu vermeiden.

Dies sind nur einige der Dinge, die Sie mit ProjectManager tun können. Unsere Kanban-Tafeln verfügen über erweiterte Projektmanagementfunktionen, die mit anderen Projektansichten wie Gantt-Diagrammen, Aufgabenlisten und Projektkalendern verwendet werden können. Unsere Kanban-Ansicht ermöglicht es Ihnen, Tafeln, Spalten und Karten an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen.

Vorlagen für Kanban-Karten

Wir bieten Dutzende von Projektmanagement-Vorlagen für verschiedene Branchen wie Bauwesen, Marketing, Fertigung und Produktentwicklung. Hier sind drei Beispiele, die zeigen, wie Kanban-Karten Ihnen helfen können, Ihre Prozesse zu rationalisieren.

• Vorlage für Marketingkampagnen
• Agile-Sprint-Vorlage
• Produkteinführungsvorlage

5 Kanban-Karten-Tipps

Die Kanban-Karte ist eine Aufgabe, aber sie ist ein Mittel, um den Fortschritt zu verfolgen, während sie sich im Workflow von einer Spalte zur nächsten bewegt. Dadurch wird die Produktion dieser Aufgabe transparenter. Um diesen Prozess zu meistern, sind hier fünf Tipps, wie Sie Ihre Kanban-Karten optimal nutzen können.

1. Kritische Daten

Die Kanban-Karte sollte mit den kritischen Daten gefüllt werden, die zum Abschließen der Aufgabe erforderlich sind. Dazu gehört, wer im Team für die Arbeit verantwortlich ist, was diese Arbeit in einer kurzen Beschreibung ist, wann sie fällig ist und ob Abhängigkeiten mit der Aufgabe verbunden sind. Der Karte sind unterstützende Dokumente und Bilder beigefügt, um eine bessere Orientierung und Klarheit zu gewährleisten.

2. Halten Sie es einfach

Der Sinn von Kanban-Karten besteht darin, sich auf das zu konzentrieren, was jetzt getan werden muss. Wenn Sie anfangen, Kanban-Karten zu verwenden, beginnen Sie einfach. Sie können später immer noch hochfahren. Eine Kanban-Karte durchläuft drei Iterationen: To Do, Doing und Done. Natürlich kann es noch viel mehr, aber am Anfang ist es am besten, sich an die Grundlagen zu halten. Wenn Sie sich wohlfühlen, erweitern Sie die Aufgaben Ihres Kanban.

3. Richten Sie Richtlinien ein

Bevor Sie mit der Verwendung von Kanban-Karten beginnen, sollten Sie klare Richtlinien zur Methodik aufstellen. Wenn jeder im Team versteht, was die Kanban-Karten bewirken, wird der Prozess erfolgreicher. Wann kann zum Beispiel eine Karte bearbeitet werden, was kann sie von einer Spalte in die nächste verschieben usw.? Dies sind wichtige Grenzen, die Sie einrichten müssen, um sicherzustellen, dass Ihr agiler Workflow reibungslos verläuft.

4. Rückkopplungsschleifen

Die Kanban-Karte ist nicht in Stein gemeißelt. Wenn sich das Projekt ändert, sollten sich auch die Kanban-Karte und das Board ändern. Es gibt immer Raum für Verbesserungen in Ihrem Arbeitsablauf und Kanban ist da, um darauf zu reagieren. Nehmen Sie sich regelmäßig einen Moment Zeit, um Ihr Kanban zu überprüfen und zu sehen, ob es verbessert werden kann.

5. Überladen Sie Ihre Doing-Spalte nicht

Sie möchten keinen Engpass haben, der den Prozess Ihrer Arbeit verstopft. Die Idee, Ihre Work-in-Progress-Spalte (WIP) zu begrenzen, verhindert, dass diese Warteschlange zu viele Kanban-Karten erhält und möglicherweise viele dieser Karten rückgängig gemacht werden. Sie möchten keine Karten in einem unfertigen Zustand oder Multitasking starten, um Dinge zu schnell zu erledigen. Arbeiten Sie einfach an Prioritätskarten.

Projektmanager und Kanban-Karten

Das sind die Grundlagen, aber Kanban-Boards haben sich exponentiell entwickelt, da sie zu größeren Projektmanagement-Softwaretools gefaltet wurden. ProjectManager ist eine intuitive Online-Software, die Projekte mit einigen der dynamischsten verfügbaren Kanban-Funktionen organisiert.

Ein anpassbares Erlebnis

Einige Kanban-Tafeln könnten genauso gut in Stein gemeißelt sein: Sie sind nicht offen für Ihre Arbeitsweise. ProjectManager verfügt über Kanban-Spalten, die anpassbar sind, sodass Sie sie so benennen können, wie es für Ihr Projekt angemessen ist. Erstellen Sie so viele wie für das Projekt erforderlich.

Teams wollen ein benutzerfreundliches und flexibles Kanban. Karten können per Drag & Drop von einer Spalte zur nächsten gezogen werden, um den Fortschritt einfach zu aktualisieren. Aber diese Karten sind mehr als nur Aufgaben.

Die Kanban-Karten des ProjectManagers sind hochdynamisch. Beispielsweise können Sie der Ihnen zugewiesenen Karte eine To-Do-Liste hinzufügen und Ihren eigenen Workflow verwalten. Jede Karte kann markiert und priorisiert werden, um das Sortieren zu erleichtern. Außerdem können Projektmanager beliebig viele relevante Dokumente und Bilder an die Karte anhängen.

Funktionen für die Zusammenarbeit

Sobald die Karte formatiert und zugewiesen wurde, möchten Sie nicht, dass sie einfach dort sitzt. ProjectManager verfügt über Karten, die Teams die Zusammenarbeit erleichtern.

Teams können kommentieren, andere Projektmitglieder markieren und Dateien anhängen. All dies ist an die Aufgabe angehängt, sodass Sie nicht durch eine Masse von E-Mails blättern müssen, um das zu finden, was Sie brauchen.

Manager haben unterschiedliche Prioritäten bei der Zuweisung und Verfolgung des Projekts. Mit ProjectManager können Sie Aufgaben aus der Kanban-Karte zuweisen. Teammitglieder werden benachrichtigt, wenn sie zugewiesen wurden, sodass alle auf derselben Seite sind.

Mehrere Projektansichten für mehr Kontrolle

Nicht alles, was Sie in einem Projekt tun, kann jedoch auf Kanban-Tafeln beruhen. Aus diesem Grund verfügt ProjectManager über mehrere Projektansichten. Teams bevorzugen möglicherweise den visuellen Workflow einer Kanban-Ansicht, während Manager möglicherweise Aufgaben auf einer Zeitachse in einem Gantt-Diagramm sehen möchten, damit sie Abhängigkeiten verknüpfen können. Es gibt auch Aufgabenlisten- und Kalenderansichten.

Umsetzbare Berichterstattung

Es ist wichtig, Daten zu haben, um ein Projekt zu verfolgen. Sie wollen nicht zu einer anderen Software wechseln müssen, um zu sehen, wie das Projekt läuft. ProjectManager hat alles unter einem Dach. Berichte mit einem Klick informieren Sie über den Fortschritt der Aufgaben, da Statusaktualisierungen sofort in der Software angezeigt werden. Es gibt Ihnen die Daten, die Sie benötigen, um die richtige Wahl zu treffen.

Stakeholder wollen auch wissen, wie das Projekt voranschreitet, aber sie wollen nicht, dass Sie mit ihnen ins Unkraut gehen. ProjectManager verfügt über ein Echtzeit-Dashboard für eine allgemeine Ansicht, einschließlich des Aufgabenfortschritts, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Kanban ist nicht nur etwas für Hersteller. Es ist auch ein beliebtes Tool für Scrum-Teams, die in einer agilen Umgebung arbeiten, Marketingteams, HR-Teams und alle, die an der Verwaltung eines Projekts beteiligt sind. Mit Kanban-Karten wird Ihr Projekt sicher zum Gewinner.

ProjectManager verfügt über ein robustes Kanban-Tool, das Einblick in Projekte bietet und es Teams ermöglicht, autonomer zu arbeiten und produktiver zusammenzuarbeiten. Seine Online-Software liefert Projektmanagern und Teams die aktuellsten Daten, was zu fundierteren Entscheidungen führt. Das Kanban ist nur eine von vier Projektansichten, die alle vollständig in die Software integriert sind, sodass alle auf dem gleichen Stand bleiben. Probieren Sie das Kanban-Tool von ProjectManager noch heute aus, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.