So bauen Sie Ihre Agentur aus, ohne die Anzahl der Mitarbeiter zu erhöhen

Es gibt keine Möglichkeit, es zu beschönigen, eine Agentur auf traditionelle Weise aufzubauen ist stressig.

Sie bekommen mehr Kunden und brauchen mehr Personal. Sie stellen mehr Personal ein und brauchen mehr Kunden. Es ist ein Teufelskreis, der zu vielen Stunden überarbeiteter Mitarbeiter (einschließlich Ihnen selbst) oder reduzierten Gewinnmargen führt.

Das Gute daran ist, dass wir in einer Welt tätig sind, die es Unternehmen ermöglicht, zu skalieren, ohne ihre Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Es wird die „Gig“-Wirtschaft genannt.

In der Gig Economy stellen Unternehmen Freiberufler, Auftragnehmer und Zeitarbeiter anstelle von Vollzeitbeschäftigten ein. Es beschleunigt den Rekrutierungsprozess und reduziert das Risiko hoher Gemeinkosten.

Neben diesem Trend der Zeitarbeit sind noch andere Kräfte im Spiel. Es gibt eine Zunahme der Remote-Arbeit – 97 % der Mitarbeiter möchten nicht in Vollzeit in einem Büro arbeiten, und ein riesiger Appetit darauf, eine Nebentätigkeit zu beginnen – jeder dritte Amerikaner hat bereits einen. In Kombination schaffen diese Kräfte den perfekten Sturm für Agenturen, die ohne Personalaufstockung skalieren möchten.

Ein ausgelagertes Einstellungsmodell für Agenturen ist der intelligente Weg, um das Wachstum im Jahr 2021 zu beschleunigen.

Die Vor- und Nachteile eines ausgelagerten Agenturmodells

Nur weil gesellschaftliche Kräfte ein Umfeld dafür schaffen, heißt das nicht, dass Sie es müssen, oder? Gibt es also einen echten Business Case für die Wahl eines ausgelagerten Agenturmodells oder ist der traditionelle Ansatz „mit Personal wachsen“ der bessere Weg?

Schauen wir uns die Vor- und Nachteile an:

Die Vorteile des Outsourcings

Wie ich in der Einleitung erwähnt habe, gibt es zahlreiche Vorteile für die Einstellung von Freiberuflern, Auftragnehmern, Zeitarbeitern oder White-Label-Firmen, wenn Sie Ihre Agentur skalieren. Hier sind einige dieser Profis:

• Weniger Risiko. Einer der größten Nachteile des traditionellen Agenturgeschäftsmodells ist die Abhängigkeit vom Personalbestand. Jeder Account Manager oder Teamspezialist kann nur eine begrenzte Anzahl von Kunden bearbeiten. Irgendwann müssen Sie mehr Leute einstellen. Aber sobald Sie neue Leute einstellen, haben Sie plötzlich zu viel Platz für Ihre Kundenliste. Es ist fast unmöglich, das perfekte Verhältnis von Mitarbeitern zu Kunden für einen beliebigen Zeitraum zu haben. Durch die Auslagerung von Aufgaben an Dritte reduzieren Sie das Risiko, da Sie ihnen je nach Bedarf Ihrer Kunden mehr oder weniger Arbeit zuweisen können – sie stehen nicht auf der Vollzeit-Lohnliste.
• Niedrigere Kosten. Ein weiterer Effekt des Agenturmodells mit hohem Personalbestand ist mehr Bürofläche, höhere Löhne und einige andere damit verbundene Kosten, die mit der Führung eines großen Teams verbunden sind. Spezialisierte Dritte verfügen in der Regel über eigene Büroräume und wickeln sonstige Geschäftsausgaben selbst ab. Ja, der Stundensatz kann höher sein, als wenn Sie einen Junior einstellen würden, aber Ihnen wird genau die Anzahl der Stunden in Rechnung gestellt, die Sie benötigen, um Kundenergebnisse zu liefern. Die „wahren“ Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters werden auf über 4.000 US-Dollar geschätzt, und das nur, um sie zum Laufen zu bringen.

• Greifen Sie auf Fachwissen zu. Wenn Agenturen neue Leute einstellen, stellen sie sie meistens als Junioren ein. Menschen mit wenig bis gar keiner Erfahrung können geschult und weitergebildet werden, um die Kundenanforderungen zu erfüllen, aber sie kosten nicht viel Geld. Die Zusammenarbeit mit fachkundigen Dritten reduziert die Kosten und den Zeitaufwand für die Schulung ungelernter Arbeitskräfte und ermöglicht Ihnen den Zugang zu erfahrenen Köpfen. Sicher, Sie müssen neue Auftragnehmer einbinden, damit sie mit Ihren Prozessen und Erwartungen übereinstimmen, aber dies ist ein viel reibungsloserer Prozess, als ihnen beizubringen, wie man Ergebnisse für Kunden erzielt. Im Wesentlichen erzielen Sie mit weniger Training bessere Ergebnisse und verbessern Ihre Trefferquote bei der Suche nach den richtigen Teammitgliedern.
• Maßstabsgetreu gebaut. Das Outsourcing-Modell ermöglicht es Ihnen, je nach Bedarf jederzeit nach oben und unten zu skalieren. Wenn Sie einen Kunden verlieren, zahlen Sie einfach weniger abrechenbare Stunden an Ihren Auftragnehmer, der für diesen Kunden gearbeitet hat. Wenn Sie einen neuen Kunden bekommen, können Sie ihm mehr Stunden zuweisen. Dies ist ein viel einfacherer Prozess, als nach Talenten zu suchen, ein Vorstellungsgespräch zu führen, sie einzustellen, zu schulen und sie für die Kundenarbeit vorzubereiten. Das kann Monate dauern. Dies ist Zeit, die Sie nicht haben, wenn sich eine neue Kundenmöglichkeit vor Ihrer Haustür befindet. Kein Wunder, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter als Top-Herausforderung für Marketingagenturen gilt:

Die Top-Probleme der Digitalagenturen

• Der Sache mehr gewidmet. Es mag seltsam klingen, zu behaupten, dass ein Dritter mehr auf die Erzielung von Kundenergebnissen ausgerichtet ist als jemand, den Sie intern einstellen. Aber Sie müssen bedenken, dass Freiberufler, Auftragnehmer und White-Label-Dienste ihr eigenes Geschäft betreiben. Sie denken anders als jemand, der von einer Agentur eingestellt werden und einen festen Gehaltsscheck bekommen möchte. Es ist eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung, wenn Ihre Agentur erfolgreich ist, dann ist es auch ihr Geschäft.

Weniger Risiko, geringere Kosten, bessere Kundenergebnisse und Skalierbarkeit… das klingt zu schön, um wahr zu sein, oder? Nun, vielleicht ist es das – werfen wir einen Blick auf die Kehrseite.

Die Nachteile von Outsourcing

Outsourcing ist nicht nur Rosen und Schmetterlinge. Wenn es so gut ist, warum verwenden dann über 41 % der Agenturen immer noch das traditionelle Modell des internen Personalaufbaus?

Hier sind einige Nachteile beim Outsourcing von Kundenarbeit, die Sie berücksichtigen sollten:

• Qualitätskontrolle. Die vielleicht größte Sorge für Agenturen, die ihre Arbeit an Dritte auslagern, ist die Sicherstellung der Qualitätskontrolle. Während Sie mit Experten zusammenarbeiten, haben sie alle ihren eigenen Stil und ihre eigenen Nuancen, die in einigen Bereichen möglicherweise nicht Ihren Erwartungen an Qualität entsprechen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Standards und Erwartungen dokumentieren, damit Sie neue Drittanbieter so einbinden können, dass die Qualität der an die Kunden gelieferten Arbeit erhalten bleibt. Ein Tool wie Confluence könnte Ihnen bei diesem Prozess helfen:

• Prioritäten ausrichten. Natürlich haben gute Auftragnehmer ein volles Arbeitsbuch. Wenn Sie dieses Buch zu 100% füllen können, großartig. Einer der Hauptvorteile des Outsourcings besteht jedoch darin, dass Sie je nach Bedarf skalieren können. Wenn Sie einen neuen Kunden gewinnen, können Sie nicht garantieren, dass Ihre besten Auftragnehmer verfügbar sind. Ihre Priorität ist es, ihr eigenes Geschäft aufrechtzuerhalten, nicht verfügbar zu sein, um Ihres zu unterstützen.
• Kommunikation mit Kunden. Eine regelmäßige Kommunikation mit Kunden ist für ein erfolgreiches Engagement unerlässlich. Wenn zahlreiche Dritte an einem Konto arbeiten, kann dies den Kommunikationsprozess erschweren und zu verpassten Anfragen oder inkongruenten Nachrichten führen. Ich empfehle die Verwendung von Asana, um alle Ihre Kundenaufgaben und die Teamkommunikation zu verfolgen:

• Markenkonsistenz. Die Kommunikation ist nicht das einzige, was gefährdet ist, da mehrere Parteien zu einem Kunden beitragen. Sie teilen Dokumente, tauschen E-Mails aus und kommunizieren über andere Kanäle mit dem gesamten Team. Dies kann möglicherweise die Konsistenz Ihrer Marke in den Augen des Kunden beeinträchtigen, wenn Dritte ihre eigenen Konten für die Arbeit und Kommunikation verwenden.

Wie Sie sehen, hat das Outsourcing der Kundenarbeit einige potenzielle Nachteile. Sie können diese Risiken jedoch minimieren, indem Sie strenge Qualitätskontrollen, Prozesse, Kommunikationsrichtlinien und Verfahren zur Einarbeitung neuer Auftragnehmer dokumentieren.

Erste Schritte mit dem Agentur-Outsourcing

Wenn Sie sich mit dem Konzept des Outsourcing vertraut gemacht haben, fragen Sie sich vielleicht, wo soll ich anfangen?

Nun, Sie können buchstäblich alles auslagern. Aber das bedeutet nicht, dass Sie es sollten.

Ich empfehle dringend, Führung, Strategie und Account-Management intern zu belassen. Damit können Sie Regeln und Standards für Ihre Agentur festlegen. Das Führungsteam erstellt die Standards und die Account Manager halten diese Standards aufrecht, indem sie das Bindeglied zwischen Ihren Auftragnehmern und Kunden sind.

Darüber hinaus können Sie beliebig viele Fachgebiete auslagern. SEO, Medienkauf, Inhaltserstellung, Kampagnenmanagement, Social Media Management, Website-Entwicklung, Admin und mehr. Es gibt erfahrene Auftragnehmer, Freiberufler und White-Label-Dienste mit Erfahrung in all diesen Bereichen.

ShortStack führt beispielsweise für seine Kunden maßgeschneiderte Marketingkampagnen und Wettbewerbe durch. Sie sind Experten auf diesem Gebiet und der perfekte Nischenservice, auf den Sie sich verlassen können, wenn Sie regelmäßige Kampagnen für Kunden durchführen.

Es gibt auch Websites wie UpWork, auf denen Sie Freelancer in allen verschiedenen Disziplinen finden, oder White-Label-Marketing-Agenturen, die Ihren Personalbestand verwalten und sich unter Ihre Marke schlüpfen.

Das Tolle am Outsourcing ist, dass Sie es ohne großes Risiko testen können. Tauchen Sie Ihren Zeh ein und sehen Sie, wie es geht. Sie werden überrascht sein, welche Möglichkeiten es für Ihre Agentur eröffnet.