10 Agentur-Workflow-Automatisierungen zur Bewältigung Ihrer täglichen Aufgaben

Eine Agentur zu führen kann überwältigend sein.

Sie müssen mehrere Teams und Projekte verwalten. Sie arbeiten mit vielen verschiedenen Kunden zusammen. Sie müssen alles organisiert halten – und trotzdem neue Geschäfte durch die Tür bringen.

Alltägliche Aufgaben können viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass sie das nicht müssen?

Dieser Beitrag enthält 10 sofort nutzbare Workflow-Automatisierungen für Agenturen, die Ihnen etwas von dieser Zeit zurückgeben sollen. Mit diesen Automatisierungen können Sie:

• Onboard- und Offboard-Jobzuweisungen (ohne den Aufwand)
• Behalten Sie den Überblick über das Projektmanagement und die Nachverfolgung, um die Zufriedenheit sicherzustellen
• Bringen Sie Kontakte in Ihren Trichter und pflegen Sie sie entsprechend

Hier sind die 10 Workflow-Automatisierungen für Agenturen:

1. Lead-Magnet-Lieferung und Deal-Erstellung
2. Ablauf vor der Zuweisung
3. Überprüfung des Auftragsendes – Kontakt
4. Überprüfung des Auftragsendes – Unternehmen
5. Kontaktverfügbarkeit automatisieren
6. Erinnerungsablauf für Projektaktualisierungen
7. Projektabschluss-Check-in
8. Deal-Inhaber gleichmäßig zuweisen
9. Beratungsgespräch einrichten – Integration
10. Bewertungsbasierter Facebook Audience Flow

1. Lead-Magnet-Lieferung und Deal-Erstellung

Sie bieten interessierten Parteien etwas Wertvolles an, z. B. ein E-Book oder ein Whitepaper, und Sie möchten sofort mit der Verfolgung des interessierten Leads beginnen.
Hier sind die Schritte dieser Automatisierung:

1. Wenn ein Kontakt Ihr Formular absendet, ist er der Lead-Magnet, den Sie versprochen haben
2. Am Backend erstellen Sie einen Deal, um sie in Ihrem CRM zu speichern
3. Der Inhaber des neuen Deals erhält eine Benachrichtigung und seine First-Touch-Aufgabe wird erstellt.

Wenn Leute einen Lead-Magneten auf Ihrer Website einreichen, teilen sie Ihnen ein wenig mit, woran sie interessiert sind. Wenn Ihr Teammitglied nachfasst, hat es bereits einige Informationen, mit denen es arbeiten kann – und wann Sie nicht gehen müssen Bei Kälte können Sie mehr Geschäfte abschließen.

2. Ablauf der Vorabzuweisung

Wie können Sie sicherstellen, dass die Arbeit pünktlich erledigt wird? Indem man sich entsprechend vorbereitet.

Dieser Automatisierungs-Workflow ist darauf ausgelegt, eine Reihe von E-Mails an einen unabhängigen Auftragnehmer zu senden – mit allen Details, die er benötigt, um einen anstehenden Auftrag abzuschließen.

(Hinweis: Sie können die Automatisierung ganz einfach so anpassen, dass sie auch für interne Teammitglieder verwendet werden kann.)

So funktioniert diese Automatisierung:

1. Sie haben ein benutzerdefiniertes Feld für „Zuweisungsverfügbarkeit“ erstellt, das angibt, ob Ihr Teammitglied eine neue Zuweisung annehmen kann
2. Dieses Feld kann in „An einer Aufgabe“ geändert werden, was anzeigt, dass Ihr Teammitglied an etwas arbeitet (und diese Automatisierung auslöst).
3. Ein zweites benutzerdefiniertes Feld enthält das Startdatum der Zuweisung
   Die Automatisierung sendet Erinnerungs-E-Mails zwei Wochen vor dem Einsatz, eine Woche vorher und am Tag davor
4. Am Tag des Auftragsbeginns sendet die Automatisierung eine E-Mail mit den Arbeitsrichtlinien und Auftragsinformationen des Unternehmens

Die Verwendung einer Basisvorlage und Personalisierungs-Tags kann eine großartige Möglichkeit sein, eine professionell aussehende E-Mail zu erstellen und gleichzeitig spezifische Informationen für den Kontakt bereitzustellen.

3. Überprüfung des Auftragsendes – Kontakt

Diese Automatisierung dient dazu, Projekte abzuschließen und Feedback von Teammitgliedern und Auftragnehmern zu sammeln.

So funktioniert diese Automatisierung:

1. Ein benutzerdefiniertes Feld enthält das Enddatum der Zuweisung
2. Eine Woche vor Ende des Einsatzes sendet die Automatisierung eine E-Mail mit allen Informationen zum Offboarding eines Einsatzes
3. Einen Tag nach Ende des Auftrags erhält der Kontakt eine E-Mail mit einem Link zu einem Feedback-Formular

Sie sollten Ihr Feedback-Formular so gestalten, dass es das Feedback sammelt, das Sie über die Zeit, die der Kontakt für die Aufgabe aufgewendet hat, am wertvollsten finden.

Das Sammeln dieser Informationen informiert Sie über alle Probleme oder Bedenken, die der Kontakt während des Projekts hatte.

Nachdem das Formular gesendet wurde, prüft eine IF/ELSE-Aktion, ob der Kontakt das Formular gesendet hat. Ist dies nicht der Fall, erhalten sie alle paar Tage eine Erinnerung, bis das Formular abgeschickt wurde. Sobald sie das Formular absenden, verlassen sie die Automatisierung.

4. Überprüfung des Auftragsendes – Unternehmen

Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl mit Ihren Kunden als auch mit Ihren Auftragnehmern nachfassen. Diese Automatisierung ähnelt der obigen, verwendet jedoch Benachrichtigungsschritte, um E-Mails an das Unternehmen statt an den Kontakt zu senden.

1. Ein benutzerdefiniertes Feld enthält das Enddatum der Zuweisung
2. Ein weiteres benutzerdefiniertes Feld enthält die E-Mail-Adresse des Unternehmens, für das der Kontakt arbeitet
3. Eine Woche vor Auftragsende sendet die Automatisierung eine E-Mail mit allen Informationen zum Offboarding des für das Unternehmen tätigen Kontakts
4. Einen Tag nach Ende des Einsatzes erhält das Unternehmen eine E-Mail mit einem Link zu einem Feedback-Formular

Sie sollten das Formular so gestalten, dass es das Feedback sammelt, das Sie über die Arbeitszeit des Kontakts für das Unternehmen aus Sicht des Unternehmens für am wertvollsten halten. Auf diese Weise können Sie etwaige Bedenken des Unternehmens ansprechen.

Eine IF/ELSE-Aktion prüft nach einigen Tagen, ob das Unternehmen das Formular übermittelt hat. Wenn nicht, treten sie in einen Zyklus ein, in dem alle paar Tage eine Erinnerung gesendet wird, bis das Formular gesendet wird. Sobald sie das Formular absenden, verlassen sie die Automatisierung.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson des Unternehmens in einem benutzerdefinierten Feld speichern, können Sie es im Benachrichtigungsschritt automatisch mit einem Personalisierungs-Tag füllen.

5. Automatisieren Sie die Kontaktverfügbarkeit

Sobald ein Auftragnehmer oder Mitarbeiter mit einem Auftrag fertig ist, können Sie ihn wieder für neue Arbeiten zur Verfügung stellen (ohne einen Finger rühren zu müssen).

1. Verwenden Sie das benutzerdefinierte Feld für „Zuweisungsverfügbarkeit“ (aus früheren Automatisierungen).
2. Dieses Feld kann in „An einer Aufgabe“ geändert werden, was anzeigt, dass Ihr Teammitglied an etwas arbeitet (und diese Automatisierung auslöst).
3. Der Kontakt wird dann in einem Warteschritt erfasst, bis der Tag derselbe Tag wie das Enddatum der Zuweisung ist, ein Datum, das Sie in einem benutzerdefinierten Feld speichern
4. Der Kontakt wird dann zum Schritt „Kontakt aktualisieren“ verschoben und das Feld „Verfügbarkeit der Zuweisung“ wird wieder auf „Verfügbar“ gesetzt

So wissen Sie immer, wer für ein Projekt zur Verfügung steht (und wer schon mitten drin steckt).

6. Erinnerungsfluss für Projektaktualisierungen

Wenn sich ein Team auf ein Projekt konzentriert, vergisst es leicht, mit Ihrem Unternehmen oder Kunden zu kommunizieren. Diese Automatisierung sendet automatische Erinnerungen, damit sie den Projektstatus teilen (und erinnert sie gleichzeitig daran, sich gegenseitig einzuchecken).

1. Ein Projekt wird zugewiesen und der Deal, um es durch Ihre Pipeline zu verschieben, wird erstellt
2. Der Deal-Inhaber erhält eine Nachricht, in der er darüber informiert wird, dass regelmäßige Erinnerungen für Updates gesendet werden und was in der Antwort erwartet wird
3. Nach zwei Wochen erhält der Deal-Inhaber die Erinnerungs-E-Mail – und wird die Erinnerung weiterhin alle zwei Wochen erhalten, bis der Deal als abgeschlossen markiert wird (entweder gewonnen oder verloren).

7. Check-in zum Projektabschluss

Sobald ein Projekt als abgeschlossen markiert ist, wenden Sie sich an den Kunden, um sicherzustellen, dass er gute Erfahrungen gemacht hat.

1. Wenn der Deal als gewonnen markiert wird, erhält der Kunde 3 Tage später eine E-Mail (um zu überprüfen, ob er zufrieden war).
2. In der Kampagne müssen zwei Links erstellt werden (einer für „zufrieden“ und einer für „unzufrieden“).
3. Klickt er auf den „Zufrieden“-Link, verlässt der Kunde die Automatisierung.
4. Wenn sie auf den Link „Unzufrieden“ klicken, erhält der Kunde eine E-Mail, um mehr Feedback zu seiner Unzufriedenheit zu erhalten. Der Deal wird erneut geöffnet und der Deal-Inhaber erhält eine E-Mail, um ihn darüber zu informieren, dass das Projekt noch bearbeitet werden muss.
5. Wenn der Kunde eine Woche lang auf keinen der Links klickt, verlässt er die Automatisierung

8. Geschäftsinhaber gleichmäßig zuweisen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Leads gleichmäßig über Ihr Team verteilt sind. Diese Automatisierung verteilt die Leads gleichmäßig, selbst wenn ein Deal-Inhaber das Unternehmen verlässt oder hinzugefügt wird.

1. Wenn ein Deal in eine Pipeline eintritt, durchlaufen Leads eine Reihe von Split-Aktionen, die sie gleichmäßig auf 8 Pfade schicken
2. Am Ende von fünf Pfaden befindet sich ein Schritt Deal Owner aktualisieren, der den Eigentümer des Deals ändert
3. Am Ende von drei Pfaden befindet sich eine Go-To-Aktion, die sie an die Spitze der geteilten Pfade zurückschickt – damit sie nach unten geschickt und einem Geschäftsinhaber zugewiesen werden können

Auf diese Weise können Sie Leads gleichmäßig an Ihre Geschäftsinhaber verteilen, unabhängig davon, wie viele Geschäftsinhaber das Unternehmen hat.

Je nachdem, wie viele Deal-Inhaber Sie haben, können Sie „Deal-Inhaber aktualisieren“ oder Go-to-Action-Schritte hinzufügen oder entfernen. Sie könnten sogar weitere Split-Aktionen hinzufügen, wenn Sie mehr als acht Geschäftsinhaber haben!

9. Einrichtung eines Beratungsgesprächs – Integration

Wenn Sie einen Dienst wie Calendly oder Acuity verwenden, ist diese Automatisierung wie für Sie gemacht.

1. Kontakte reichen ein Formular ein, um weitere Informationen oder eine Beratung anzufordern
2. Kontakte erhalten eine Kampagne mit einem Link zu Ihrer Planungsintegration, damit sie ihren Anruf planen können.
3. Eine IF/ELSE-Aktion prüft, ob sie den Anruf aufgebaut haben
4. Wenn der Kontakt die Integration nicht eingerichtet hat, erhält er eine Erinnerungs-E-Mail mit dem Link erneut zu Ihrem Terminplanungssoftwareanbieter.

Die Verwendung eines Dienstes wie Zapier ermöglicht eine bidirektionale Kommunikation zwischen ActiveCampaign und Ihrer Planungssoftware.

10. Bewertungsbasierter Facebook-Publikumsfluss

Lassen Sie die Aktionen Ihrer Kontakte bestimmen, wo sie sich in Ihrem Facebook-Marketing befinden. Verwenden Sie eine Bewertung, die das Engagement oder die gewünschten Aktionen misst, um Ihnen dabei zu helfen.

1. Ein Deal wird erstellt und der Kontakt wird Ihrer anfänglichen Facebook Custom Audience hinzugefügt
2. Wenn sich die Punktzahl des Kontakts erhöht, fügen Sie ihn zu Ihren fokussierteren benutzerdefinierten Zielgruppen hinzu und entfernen Sie sie aus der vorherigen

Fühlen Sie sich frei, die Punktzahlen anzupassen und bei Bedarf weitere Zielgruppen hinzuzufügen.

„Als White-Label-Option gibt Ihnen ActiveCampaign auch mehr Freiheit. Abgesehen von benutzerdefinierten Domains und Logos können Sie auch den Stil der Benutzeroberfläche selbst an Ihre Marke anpassen.“

Aaron Brooks (Venture Harbor) darüber, warum ActiveCampaign ihre Wahl für das beste White-Label-E-Mail-Marketing-Tool für Agenturen ist.