Wie man eine Entschuldigungs-E-Mail schreibt und einen Misserfolg in eine Chance verwandelt

Sehen Sie sich 10 Tipps und einige praktische und effektive Entschuldigungen an die Leser an. Machen Sie aus einem Ausrutscher eine Chance: Stärken Sie die Beziehung zu Ihren Nutzern und steigern Sie deren Vertrauen.

Vielleicht haben Sie den falschen Aktionscode gesendet, falsche Informationen angegeben, Nutzer mit einer unangemessenen Kampagne angesprochen oder schlimmstenfalls anstößige Inhalte und Töne verwendet.

In jedem Fall ist eine Entschuldigung bei den Empfängern immer eine gute Möglichkeit, eine Fehlzündung zu beheben und Ihren Ruf zu schützen.

Befolgen Sie unsere 10 Tipps und orientieren Sie sich an diesen konkreten Beispielen, um eine effektive Entschuldigungs-E-Mail zu erstellen. Verwandeln Sie die Unannehmlichkeiten gleichzeitig in eine Gelegenheit, um Loyalität, Engagement und Konversionen zu steigern.

Eine effektive Entschuldigungs-E-Mail schreiben: 10 Tipps

1. Setze deine Entschuldigung direkt in die Betreffzeile ein

Die Betreffzeile ist das erste E-Mail-Element, das ein Benutzer sieht. Beginnen Sie von dort aus mit Ihrer Entschuldigung, damit Sie den Zweck Ihrer Nachricht sofort klären und das Risiko minimieren können, dass der Benutzer sie nicht liest. Auf diese Weise wird das Eingeständnis Ihres Fehlers noch unmittelbarer, deutlicher und effektiver .

Hier sind ein paar Ideen:

• "Hoppla! Etwas ist schief gelaufen."
• „Hat dich unsere letzte E-Mail verwirrt? Lassen Sie uns einige Erklärungen liefern.“
• „Entschuldigung für den Fehler. Es tut uns so leid.“
• „Wir haben einen falschen Schritt gemacht! Folgendes ist passiert.“
• "Entschuldigung für das Missgeschick."
• "Bitte nehmen Sie unsere wärmste und aufrichtigste Entschuldigung an."
• "Hoppla! Hier ist die richtige E-Mail. Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten."
• „Hier ist, was schief gelaufen ist. Entschuldigung für die Probleme."

Riskieren Sie nicht, einen Fehler zu wiederholen! Befolgen Sie die 7 goldenen Regeln der E-Mail-Betreffzeile.

2. Der Absender muss erkennbar sein. Stellen Sie sich persönlich vor.

Stellen Sie sicher, dass der Benutzer Ihre E-Mail-Adresse erkennt . Stellen Sie sich persönlich und direkt vor . Sagen Sie, wer Sie sind und was Sie tun. Diese Art der Herangehensweise vermittelt eine größere Transparenz und Authentizität und vermittelt den Eindruck, dass Sie bereit sind, Verantwortung für Ihre Fehler zu übernehmen und sich dafür „auszusetzen“.

Die Anzeige Ihres Namens und Ihrer Unternehmensrolle bietet dem Benutzer auch ein „menschlicheres“ Gefühl . Tatsächlich ermöglicht es dem Benutzer zu verstehen, dass hinter dem Fehler oder der falschen E-Mail Fleisch und Knochen stecken. Genau wie alle anderen können sie Fehler machen.

Quelle: Emma

3. Entschuldigen Sie sich ausdrücklich und sofort.

Warten Sie nicht bis zum Ende der E-Mail, um Ihre Fehler einzugestehen. Enthülle das Bedauern gleich zu Beginn. Tun Sie es sofort und explizit. Ihre Entschuldigung sollte kurz, prägnant und unkompliziert sein . Platzieren Sie es als erstes E-Mail-Element über der Faltlinie, damit der Benutzer nicht nach unten scrollen muss, um Ihren Standpunkt zu verstehen.

4. Erklären Sie den Grund für den Fehler.

Geben Sie Ihr Bestes, um zu erklären, warum es passiert ist . Lassen Sie Ihr Publikum die Dynamik verstehen, die zu dem Problem geführt hat.

Ungenau zu bleiben oder, noch schlimmer, die Fehlerursachen zu verbergen, kann Ihre Transparenz und damit das Vertrauen Ihres Publikums beeinträchtigen. Dies würde Ihre Bemühungen nutzlos machen.

Achtung: Die Erklärung des Fehltritts muss immer nach der Entschuldigung erfolgen, die die Nachricht öffnet. Lassen Sie nicht zu, dass die Details Ihre Absicht, sich zu entschuldigen, überschatten. Seien Sie in Ihren Motiven konkret, aber übertreiben Sie nicht.

5. Ihre Nachricht sollte persönlich und empathisch sein, damit Sie den Nutzer direkt ansprechen können.

Danke den Empfängern für ihre Geduld. Machen Sie mit einem empathischen Ton deutlich, dass Sie auf ihrer Seite sind – aber übertreiben Sie es nicht. Die Botschaft soll eine ehrliche, spontane und vor allem authentische Rechenschaftspflicht vermitteln.

Steigern Sie Ihre Entschuldigungs-E-Mail, indem Sie dynamische Felder verwenden, z. B. einen Benutzernamen, um Ihre Nachricht anzupassen .

6. Seien Sie proaktiv und erklären Sie die Korrekturmaßnahmen.

Listen Sie die Maßnahmen auf, die Sie ergriffen haben oder möglicherweise ergreifen werden, um zu verhindern, dass sich eine ähnliche Situation in Zukunft wiederholt. Dies ist eine großartige Möglichkeit, das Vertrauen der Benutzer zurückzugewinnen und hervorzuheben, wie wichtig es Ihnen ist , Erwartungen zu erfüllen und zeitnah mit konkreten Maßnahmen zu reagieren.

Die folgende Entschuldigungs-E-Mail von United Airlines ist ein perfektes Beispiel. Nachdem er sein Bedauern ausgedrückt hat, gibt der CEO des Unternehmens die genauen Details jeder Korrekturmaßnahme bekannt, um das Problem auszugleichen:

7. Entschärfen Sie das Problem. Bringen Sie den Benutzer zum Lächeln, damit Sie alle Brände löschen können.

Klar, ein bisschen Humor passt nicht zu jedem Umstand und jeder Art von Geschäft. Selbstironie zu zeigen und Ihre Datenbank durch ein Lächeln aufzuheitern, kann jedoch manchmal die gewinnende Karte sein.

Aber hören Sie auf Ihr Publikum und analysieren Sie seine Stimmung, bevor Sie diesen Ansatz verwenden. Tatsächlich müssen Sie sehen, ob eine solche Strategie für die Situation geeignet ist.

Es herunterzuspielen und deinem Publikum ein Lächeln zu entreißen, kann helfen, die Energien zu beruhigen. Dies kann ein Scheitern in eine Chance verwandeln, das Engagement zu steigern und die Qualität Ihrer Beziehungen zu sichern.

8. Stehen Sie für weitere Details und Unterstützung zur Verfügung.

Nachdem Sie sich entschuldigt und die Ursachen des Fehlers sowie die zur Bewältigung der Situation ergriffenen Korrekturmaßnahmen beschrieben haben, ist es an der Zeit , Ihre Unterstützung und volle Verfügbarkeit für weitere Erklärungen anzubieten . Geben Sie eine Adresse oder eine alternative Kontaktmethode an . Erlauben Sie den Empfängern, die Konversation über einen anderen Kanal fortzusetzen.

9. Kompensieren Sie Fehler und machen Sie aus dem Fehler einen Vorteil.

Gewinnen Sie das Vertrauen der Öffentlichkeit zurück und beheben Sie den Fehler mit Rabattcodes oder Werbeaktionen, die speziell für die Situation entwickelt wurden. Diese Strategie ermöglicht es Ihnen, eine schwierige Zeit für Ihr Unternehmen in eine profitable Chance zu verwandeln . Dies erleichtert nicht nur Ihr Datenbank-Trust, sondern auch Ihre Konvertierungen.

Ein solcher Ansatz funktioniert auch, wenn Best Practices für die Segmentierung und falsches Kampagnen-Targeting vernachlässigt werden. Entschuldigen Sie sich erneut bei denen, die Ihre E-Mail fälschlicherweise erhalten haben, indem Sie eine Werbeaktion anbieten. Nutzen Sie die Chance, eine Konvertierung zu erleichtern und das Risiko von Spam-Meldungen zu vermeiden .

Hier ein konkretes Beispiel, das Sie inspirieren könnte:

10. Bitten Sie Ihre Kontakte um Feedback.

Teilen Sie den Empfängern mit, wie wichtig ihre Meinung für Ihr Unternehmen ist. Laden Sie sie ein, Feedback zu Ihrem Incident-Management zu geben. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Ihre Entschuldigungen wirksam waren, und, wenn möglich, Ihre Strategie zum Krisenmanagement verbessern. Der Benutzer wird sich wirklich gesehen fühlen, und dies stärkt das Gemeinschaftsgefühl und die Loyalität gegenüber Ihrer Marke.

Konnten Sie den Fehler beheben? Analysieren Sie die Auswirkungen Ihrer E-Mail, um sie zu überprüfen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Entschuldigung erfolgreich war und dass Ihr Publikum den Fehler tatsächlich entschuldigt hat. Dazu müssen Sie wie bei jeder E-Mail-Kampagne die Leistung Ihrer Nachricht überprüfen und wichtige Kennzahlen analysieren .

Die zahlreichen Funktionen des Bereichs MailUp Statistik wird Ihnen ein genaues Meldesystem und ein vollständiges Bild der Wirksamkeit Ihrer Entschuldigung liefern .

Die Click-Through- und Conversion-Rate-Analyse im Zusammenhang mit den Wiedergutmachungs-Werbeaktionen veranschaulichen die Reichweite Ihrer Entschuldigungsstrategie bei der Umwandlung eines Misserfolgs in eine Chance und einen Vorteil.

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Zusammenfassend

Wenn Sie eine Entschuldigungs-E-Mail schreiben, ist es wichtig, Ihre Fehler transparent, authentisch und spontan zuzugeben, um Ihre Beziehung zu Ihrem Publikum zu schützen und gleichzeitig Ihren Ruf zu wahren.

Konzentrieren Sie sich unabhängig vom Missgeschick auf diese unverzichtbaren Elemente eines jeden Entschuldigungsplans, bevor Sie Ihre Nachricht senden:

• Seien Sie aufrichtig, klar und direkt;
• Übernehmen Sie die volle Verantwortung für das Missgeschick;
• Kontaktieren Sie den Empfänger direkt;
• Seien Sie traurig und mitfühlend;
• Erklären Sie den Grund für die Unannehmlichkeiten;
• Beschreiben Sie Ihren Korrekturmaßnahmenplan;
• Belohnen und erfreuen Sie das Publikum, und
• Bitte um Rückmeldung.