So schreiben Sie die beste Terminbestätigungs-E-Mail (+ Beispiele)

Veröffentlicht: 2020-03-03

Bestätigungen – sie stellen sicher, dass die Realität Ihren Erwartungen entspricht. Denken Sie darüber nach, wie wichtig Bestätigungen in Ihrem Alltag sind.

Du gehst zu McDonald's und bestellst deinen Kaffee und Bacon n' Egg Biscuit – ohne Käse – aber der Angestellte eilt mit dir durch, ohne deine Bestellung zu bestätigen. Dann fahren Sie mit Ihrem Frühstück die Straße hinunter, nur um festzustellen, dass Ihr Getränk heiße Schokolade ist und Ihr Butterkeks vor Käse trieft. Nein bueno.

Oder, in einem dramatischeren Maßstab, buchen Sie vielleicht Ihren Traumempfangsort für Samstagabend nach Ihrer Hochzeit. Monate später finden Sie heraus, dass sie den Sonntag geplant haben – und sie haben den Platz für den Samstagabend bereits für jemand anderen gebucht. Schade, oder?

Terminbestätigungs-E-Mails verhindern, dass sich Katastrophen oder auch nur geringfügige Unannehmlichkeiten ins Leben schleichen. Sie sind einfach zu versenden, ach so einfach und geradezu mächtig.

Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, das Termindienste anbietet (ob es sich um Beratungen, Besprechungen, Interviews oder sogar nachfolgende Pestizidbehandlungen handelt), sind Terminbestätigungs-E-Mails eine einfache Möglichkeit, Whoopsies zu vermeiden und Ihr Kundenerlebnis zu verbessern. Während es keinen Sinn macht, über verschüttete Milch zu weinen, gibt es einen guten Grund für einen Veganer, über einen Käsekeks zu weinen – Sie wollen doch nicht, dass einer Ihrer Kunden eine Träne vergießt!

Sind Sie bereit, diese E-Mails in Ihre Kommunikation zu integrieren? Zum Glück für Sie haben wir die ganze harte Arbeit erledigt. Unten finden Sie erstklassige Beispiele für Terminbestätigungs-E-Mails, Musterskripte und Tipps, um Ihre eigenen E-Mails von Grund auf neu zu schreiben. Lass uns anfangen!

Was ist eine Terminbestätigungs-E-Mail?

Was ist eine Terminbestätigungs-E-Mail? Der Name sagt alles – es ist eine E-Mail, die einen Termin bestätigt. Einfach genug.

Aber es gehört noch ein bisschen mehr dazu. Jeder kann jede alte Bestätigungs-E-Mail versenden, aber es erfordert ein wenig Fingerspitzengefühl und Strategie, um eine qualitativ hochwertige Nachricht zu verfassen. Hier sind einige einfache Best Practices, die Sie befolgen können, um effektive Terminbestätigungs-E-Mails zu schreiben.

So schreiben Sie eine Terminbestätigungs-E-Mail

Die Effektivität Ihrer E-Mail hängt von Design, Inhalt und Zustellung ab.

Design

Terminbestätigungs-E-Mails sollten schmerzlich einfach sein. Bleiben Sie bei der Marke, aber lassen Sie sich nicht so sehr von der Kreativität einfangen, dass die Botschaft ihre Absicht verliert. Denken Sie daran, dass dies keine Marketing-E-Mail ist (mehr dazu, warum das in Kürze wichtig ist). Sie versuchen nur, einen Termin mit dem Empfänger zu bestätigen.

Schauen Sie sich dieses Beispiel von Airbnb an. Sie haben die Dinge auf ein Minimum reduziert. Sie bestätigten die Reise, stellten ein Bild der Unterkunft zur Verfügung (was mir half, mich daran zu erinnern, welche ich gewählt hatte), gaben mir die Daten und einige zusätzliche Details unter dem Link zur vollständigen Reiseroute. Einfach und doch effizient.

Inhalt

Sie brauchen keine ausgefallenen GIFs, cleveren Texte oder überzeugenden CTAs. Geben Sie genau das an, was der Empfänger erwartet: Bestätigungsdetails für seinen Termin. Nicht mehr, nicht weniger.

Abhängig von Ihrem Service können Sie grundlegende Bilder oder einen Link zu „Termin bestätigen“ hinzufügen. Das ist alles schön und gut, übersehen Sie nur nicht den Zweck Ihrer E-Mail – um den Termin zu bestätigen.

Die Zustellung

Bei Twilio SendGrid leben wir nach dem Motto: „Sende die richtige Nachricht, an die richtige Person, zur richtigen Zeit, mit der richtigen Frequenz, auf dem richtigen Kanal.“ Ja, es ist ein Bissen, aber es ist eine hervorragende Richtlinie für die Kommunikation mit Empfängern.

  • Nachricht: E-Mail zur Bestätigung des Termins
  • Person: diejenigen, die einen Termin vereinbart haben
  • Zeit: so schnell wie möglich
  • Häufigkeit: eine erste E-Mail und vielleicht ein zweites Follow-up, wenn der Termin weiter in der Zukunft liegt
  • Kanal: Ihr Empfänger bevorzugt möglicherweise E-Mail und/oder Text

Auch die Zustellbarkeit ist ein wesentlicher Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. „Vermeiden Sie den Versuch, Marketingbotschaften in Ihre Transaktionsnachrichten einzufügen“, sagt Will Boyd , Experte für E-Mail-Zustellung bei Twilio SendGrid. „Die können Ihnen Probleme bereiten, weil Postfachanbieter Ihre Inhalte scannen. Wenn sie das Gefühl haben, dass es sich bei der Nachricht mehr um Marketing handelt, werden sie diese Nachricht eher als Spam ablegen, als wenn sie das Gefühl haben, dass es sich um reine Transaktionsmail handelt.“

Empfohlene Vorgehensweise

Hier sind ein paar extra kurze und knackige Tipps, die Ihnen helfen sollen, herausragende Terminbestätigungs-E-Mails zu erstellen:

  1. Erstellen Sie eine eindeutige Betreffzeile. Jetzt ist nicht die Zeit, niedlich zu werden. Machen Sie Ihr Motiv super transparent. Versuchen Sie es beispielsweise mit „Bestätigung des Haartermins“ oder „Bestätigung Ihres bevorstehenden Zahnarzttermins“. Ihr Empfänger wird kein Problem damit haben, zu erraten, worum es in dieser E-Mail geht, und er kann auch leicht nach der E-Mail suchen, wenn er später Schwierigkeiten hat, sie zu finden.
  2. Machen Sie deutlich, von wem die E-Mail stammt. Laut unserem aktuellen E- Mail-Engagement-Bericht ist der Absender das wichtigste Element einer E-Mail, das sich darauf auswirkt, ob ein Empfänger eine E-Mail öffnet oder nicht. „Für einige Empfänger reicht allein der Absender aus, um eine E-Mail zu öffnen.“ Oh, und vermeiden Sie No-Reply-E-Mail-Adressen (wie „[email protected]“). Hier ist der Grund .
  3. Fügen Sie Schaltflächen zum Hinzufügen zum Kalender hinzu. Dieser zusätzliche Komfort erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Empfänger zu ihrem Termin erscheinen – eine Win-Win-Situation für Sie und Ihre Kunden.
  4. Kontaktdaten angeben. Machen Sie es Ihren Empfängern leicht, sich an Sie zu wenden, wenn es ein Problem mit ihrem Termin gibt oder sie einen neuen Termin vereinbaren müssen.

E-Mail-Beispielskript zur Terminbestätigung

Die Stimme und der Ton Ihrer E-Mails variieren je nach Marke. Unten habe ich eine einfache E-Mail-Vorlage für eine formeller klingende Bestätigung eingefügt. Fühlen Sie sich frei, es so zu verwenden, wie es ist, oder es an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Betreff: Ihr Termin ist bestätigt

Hallo [Name],

Ihr Termin [Art des Termins] ist bestätigt für [Wochentag], [Monat] [Datum]], [Jahr].

Müssen Sie Ihren Termin ändern?

Um Änderungen an Ihrem Termin vorzunehmen, klicken Sie hier , rufen Sie 000-0000-000 an oder antworten Sie auf diese E-Mail.

Einfach, oder? Das ist wirklich alles, was Ihre Terminbestätigungs-E-Mail enthalten muss.

Beispiele für Terminbestätigungs-E-Mails

Suchen Sie nach Inspiration für Ihre Terminbestätigungs-E-Mails? Hier sind ein paar einfache (aber effektive) Beispiele.

Blühende Massage

Vertrauen Sie mir – ich würde meine jährliche Massage nie verpassen. Trotzdem ist es großartig, eine Terminbestätigungs-E-Mail als freundliche Erinnerung zu erhalten. Blooming Massage bringt es hier mit einem einfachen Design und allen wichtigen Informationen auf den Punkt: wer, was, wann, wo, wie – alles, was ich wissen muss.

Treue

Fidelity bringt es hier mit allem Nötigen auf den Punkt. Ich weiß, wann das Meeting ist, wo ich sein muss, was wir besprechen werden und mit wem ich mich treffen werde. Alle Informationen sind fett gedruckt, leicht lesbar und schnell zu finden. Und wenn mir die Zeit nicht mehr reicht, gibt es einen großen orangefarbenen Knopf, auf den ich klicken kann, um meinen Termin zu verschieben.

SpotHero

Diese Terminbestätigungs-E-Mail von SpotHero enthält alle Details, die ich mir wünschen könnte. Ich weiß, mit welchem ​​Kennzeichen ich den Platz reserviert habe, wo der Platz ist, wann ich rein darf, wann ich raus muss und was es mich gekostet hat. Außerdem enthalten sie einen Link zu meinem Parkausweis in der E-Mail – eine Sache weniger, die ich im Auge behalten muss.

Um E-Mail-Vorlagen für Terminbestätigungen und andere vorgefertigte E-Mail-Designs zu finden, sehen Sie sich unsere kostenlose E-Mail-Vorlagen-Galerie an!

Verwenden von SMS mit E-Mail

E-Mail war schon immer eine bewährte Methode, um ein globales Publikum zu erreichen, aber jetzt wird SMS auch für Unternehmen zu einer großartigen Möglichkeit, mit ihren Kunden in Kontakt zu treten. Immer mehr Unternehmen verwenden SMS-Nachrichten, um mit ihren Kunden über alles zu kommunizieren, von Werbeaktionen über Rabatte bis hin zu Terminerinnerungen.

E-Mail eignet sich hervorragend für längere Nachrichten, die Bilder und Anhänge oder Informationen enthalten können, die Ihre Empfänger möglicherweise für später speichern möchten. SMS eignen sich perfekt für kurze, zeitnahe Informationen (z. B. eine Erinnerung an einen bevorstehenden Termin).

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich zu entscheiden, ob Sie E-Mail- oder Textnachrichten für Ihre Terminbestätigungen verwenden sollen, sehen Sie sich E- Mail vs. SMS an: Welchen Kanal sollten Sie wählen? Unabhängig davon, ob Ihre Kunden SMS oder E-Mails bevorzugen, Terminbestätigungsnachrichten bringen Ihre Kundenkommunikation auf eine Stufe – beginnen Sie lieber früher als später!