Definieren und Implementieren von Genehmigungsworkflows

Übersehen Sie niemals die Qualität. Wenn Sie Ihre Ergebnisse pünktlich fertigstellen, aber nicht den Erwartungen Ihrer Stakeholder entsprechen, sind Sie in Schwierigkeiten. Ein Genehmigungs-Workflow kann dabei helfen, die Qualität sicherzustellen, und er kann sogar Prozesse rationalisieren, wenn er Teil eines größeren automatisierten Workflows ist.

Es gibt verschiedene Arten von Genehmigungsworkflows, und nicht alle sind automatisiert. Nachdem Sie die Definition gelernt haben, können Sie diejenige auswählen, die für Ihre Prozesse am besten geeignet ist. Werfen wir einen Blick darauf, was ein Genehmigungsworkflow ist und wie die Automatisierung von Genehmigungsworkflows Ihnen helfen kann, besser und effizienter zu arbeiten.

Was ist ein Genehmigungsworkflow?

Ein Genehmigungs-Workflow ist eine Möglichkeit, etwas an eine Person weiterzuleiten, die befugt ist, dieses Element in die nächste Produktionsphase zu verschieben. Es ist Teil eines Workflows, der manuell oder automatisch durchgeführt werden kann. Dies trägt dazu bei, die Qualität in der gesamten Pipeline sicherzustellen, vermeidet aber auch Rückstände bei erforderlichen Genehmigungen.

Die logische Abfolge von Aufgaben wird durch einen Genehmigungsworkflow unterbrochen, indem die Arbeit unterbrochen wird, bis diese Aufgabe von der zuständigen Person genehmigt wurde. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen reduziert Engpässe und steigert die Effizienz, was die Produktivität am Arbeitsplatz verbessert.

Die Person, die zur Genehmigung der Arbeit befugt ist, ist normalerweise der direkte Vorgesetzte des Teams, das diese Arbeit ausführt, aber je nach Prozess kann es sich auch um eine Qualitätssicherungsperson oder einen abteilungsübergreifenden Manager handeln. Je nach Umfang des Produkts und der Organisation kann es im Workflow viele oder wenige Genehmigungen geben.

Durch die Automatisierung von Aufgaben und das Hinzufügen von Genehmigungs-Workflows können Unternehmen Teams dabei unterstützen, produktiver zu arbeiten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Qualität der Arbeit auf einem hohen Standard bleibt. ProjectManager ist eine Online-Software, die Arbeitsabläufe automatisiert und über Einstellungen zur Aufgabengenehmigung verfügt, um die Arbeit zu optimieren. Fügen Sie Ihrem benutzerdefinierten Workflow oder neben der Automatisierung Aufgabengenehmigungen hinzu, um einen Genehmiger einzurichten, bevor der Status aktualisiert werden kann. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Arten von Genehmigungsworkflows

Es gibt viele verschiedene Arten von Workflow-Strukturen, aber wir beginnen mit einem Aufgabenübermittlungsportal. Hier wird ein Dokument, eine Bestellung oder irgendeine Art von Aufgabe eingereicht, damit ein Stakeholder, Manager oder Genehmiger es abzeichnen kann.

Das führt dazu, dass definiert wird, wer diese Genehmiger im Workflow sind. Beispielsweise haben viele Softwaretools mit Automatisierung eine Möglichkeit, einer bestimmten Person das Recht zu erteilen, die Einreichung zu bearbeiten, anzuzeigen oder zu verwalten.

Der Genehmigungsworkflow hat normalerweise eine Frist, um Rückstände, Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden. Wenn die Aufgabe zur Genehmigung eingereicht wird, löst sie häufig eine Benachrichtigung aus, um den Genehmiger darüber zu informieren, dass die Arbeit für ihre Überprüfung bereit ist.

Es gibt verschiedene Arten von Genehmigungs-Workflows, die jeweils eingesetzt werden, um die Prozesse in Organisationen effizienter zu gestalten. Sie ermöglichen, dass die Arbeit ohne Verzögerung fortgesetzt wird, ohne die Qualität der Arbeit zu vernachlässigen, die einen Genehmigungsworkflow durchläuft. Es gibt drei Haupttypen von Genehmigungsworkflows.

1. Prozessgenehmigungs-Workflow

Dieser Genehmigungsprozess wird verwendet, wenn mit vorhersehbaren und wiederholbaren Aufgaben gearbeitet wird. Dieser Workflow wird am besten in Prozessen verwendet, in denen die Teammitglieder das Ergebnis kennen, das sie erreichen möchten, und einen klaren Weg haben, um dieses Ziel zu erreichen. Beispielsweise wird bei der Dokumentengenehmigung häufig der Prozessgenehmigungs-Workflow verwendet.

2. Projektgenehmigungs-Workflow

Wenn Sie einen flexibleren Workflow benötigen, verwenden Sie wahrscheinlich einen Projektgenehmigungs-Workflow. Dieser Workflow eignet sich auch für Aufgaben mit definierten Zielen, jedoch ist im Gegensatz zu einem Prozessfreigabe-Workflow der Weg zum Erreichen dieser Ziele nicht klar. Dieser Genehmigungs-Workflow wird oft in kreativen Projekten verwendet, da das Ende bekannt ist, aber der Weg dorthin ist eher kollektive Improvisation. Nehmen wir zum Beispiel Marketingkampagnen, die bestimmte Ziele haben und Key Performance Indicators (KPIs) erreichen müssen, aber wie diese KPIs erreicht werden, ist nicht klar und kann mehrere Versuche erfordern.

3. Workflow zur Fallgenehmigung

Einige Workflows haben keinen klaren Pfad. In einem solchen Workflow würden Sie einen Fallgenehmigungs-Workflow anwenden. Dies ist ein idealer Workflow, wenn das Ziel nicht definiert ist, wenn das Team mit der Arbeit beginnt, sondern sich beim Durcharbeiten zusätzlicher Informationen im Arbeitsprozess klar in den Fokus rückt. Um einen Fallgenehmigungs-Workflow besser zu verstehen, denken Sie an einen Versicherungsanspruch. Das Ergebnis eines Versicherungsanspruchs ist nicht klar, bis weitere Informationen gesammelt werden, während er sich durch seinen Prozess bewegt.

Automatisierung von Genehmigungsworkflows

Wie bereits erwähnt, können Genehmigungsworkflows manuell durchgeführt oder der Prozess automatisiert werden. Im letzteren Fall verschieben automatisierte Genehmigungs-Workflows Elemente durch den Workflow, indem sie eine Antwort auslösen, sobald eine bestimmte Aktion abgeschlossen ist.

Manuelle Genehmigungsprozesse sind problematisch. Dies kann zu widersprüchlichem Feedback, mangelnder Klarheit in Bezug auf die Autorität bei mehreren Prüfern, falscher Kommunikation der Ziele, zu vielen Überarbeitungen, verpassten Fristen und mehr führen. Automatisierte Genehmigungsworkflows können diese Bremsschwellen vermeiden und dafür sorgen, dass die Workflows reibungslos voranschreiten.

Die Automatisierung von Genehmigungsworkflows stellt sicher, dass der Prozess verantwortlich ist und produktiv bleibt. Davon können Unternehmen jeder Größe profitieren. Doch zunächst müssen die Schritte eines Workflows klar definiert werden. Überlegen Sie, wie Einreichungen angefordert werden, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Aufgabe genehmigt wird, wer diese Genehmiger während des gesamten Workflows sind, der Weg der Einreichungen nach der Genehmigung oder Ablehnung usw.

Vorteile des Genehmigungsworkflows

Der Hauptvorteil der Verwendung eines Genehmigungsworkflows besteht darin, dass er Ihre Prozesse rationalisiert. Es verbessert die Effizienz, indem es Elemente schneller durch die Pipeline bewegt, und führt zu weniger Fehlern, indem es die Schritte dieses Workflows definiert, genehmigt und sicherstellt, dass sich alle im Team auf ihre Arbeit konzentrieren.

Es stellt auch sicher, dass der Artikel ordnungsgemäß genehmigt wurde und dass die Genehmigung unverzüglich zugestellt wurde. Dies hilft Teams, ihre Fristen einzuhalten, unabhängig davon, ob die Aufgabe einen oder mehrere Genehmiger hat.

Auch bei der Arbeit mit einem Genehmigungsworkflow treten weniger Fehler auf. Die Automatisierung stellt sicher, dass Genehmigungen nur dann erfolgen, wenn die Genehmigungskriterien erfüllt sind. Das bedeutet, dass weniger Fehler durchkommen, die später repariert werden müssen und Verzögerungen verursachen. Das spart Zeit und vermeidet kostspielige und frustrierende Korrekturen.

Die Automatisierung ist auch eine Möglichkeit, die Kommunikation zu verbessern, indem der Aufgabenstatus verfolgt und sichergestellt wird, dass das Team über Aktualisierungen oder ausstehende Genehmigungen informiert ist. Diese Art von Transparenz im Prozess hilft, Missverständnisse zu vermeiden, die den Prozess weiter verzögern.

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Engpässe sind häufige Probleme in Arbeitsabläufen und verursachen Verzögerungen und Frustration. Genehmigungsworkflows reduzieren diese kostspieligen Blockaden durch Automatisierung. Wenn beispielsweise viele Genehmiger an einer Aufgabe arbeiten, kann der automatisierte Genehmigungsworkflow so eingerichtet werden, dass allen Genehmigern eine Anfrage gesendet wird, um die Aufgabe schneller voranzutreiben.

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die Automatisierung zu mehr Konsistenz führt, wodurch Prozesse rationalisiert werden können. Es stellt sicher, dass alles, was automatisch genehmigt wird, den Kriterien und Richtlinien der Organisation entspricht. Die Automatisierung dieses Prozesses beschleunigt den Arbeitsablauf, da keine manuellen Überprüfungen mehr erforderlich sind.

Best Practices für den Genehmigungs-Workflow

Der erste und möglicherweise wichtigste Aspekt jedes Genehmigungsworkflows besteht darin, sicherzustellen, dass Sie ausgewählt haben, wer die Befugnis hat, Genehmigungen zu erteilen. Auf dieser Entscheidung beruht der gesamte Prozess. Selbst in automatisierten Genehmigungsworkflows ist der Genehmiger der Schutz vor allem, was Ihre Genehmigungskriterien nicht erfüllt.

Automatisierung wird empfohlen, insbesondere beim Umgang mit mehreren Genehmigern. Wie bereits erwähnt, kann es Genehmigungsbenachrichtigungen gleichzeitig an alle Genehmiger senden. Es hilft Ihnen auch dabei, Redundanzen in Ihrem Workflow zu identifizieren, die gelöscht werden können, um den Prozess weiter zu rationalisieren.

Das Festlegen von Fälligkeitsdaten hilft, Verzögerungen zu vermeiden, nicht nur für die Erledigung der Aufgabe, sondern auch für die Genehmigung und das Feedback. Um sicherzustellen, dass diese Fälligkeitsdaten nicht in der Mischung verloren gehen, suchen Sie nach einem Tool mit automatisierten Benachrichtigungen, die entweder E-Mails oder Benachrichtigungen in der Anwendung senden.

Projektmanager und Genehmigungs-Workflows

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware mit Workflow-Automatisierung und Aufgabengenehmigungen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows und legen Sie eine Genehmigung für eine bessere Aufgabenverwaltung fest. Genehmigungen können festgelegt werden, um eine bestimmte Aktion zu automatisieren und Arbeitsabläufe für eine höhere Produktivität zu rationalisieren.

Optimieren Sie sich wiederholende Aufgaben mit Workflow-Automatisierung

Der erste Schritt zu Genehmigungsworkflows besteht darin, die Phasen Ihrer Arbeit klar zu definieren. Benutzerdefinierte Workflows helfen Ihnen, Regeln festzulegen, die den Weg bestimmen, den Aufgaben nehmen müssen. Sie definieren auch die Benutzer, die den Status ändern oder Aufgaben nach vorne verschieben können. Benutzerdefinierte Workflows und Aufgabengenehmigungen können automatisiert werden, indem Auslöser definiert werden, die bestimmte Aktionen festlegen. Legen Sie Auslöser für Status, Priorität, Fortschritt und andere fest, die einen Benutzer zuweisen, einen Benutzer entfernen, eine Priorität festlegen, einen Prozentsatz verarbeiten und mehr können.

Erhalten Sie Benachrichtigungen in Echtzeit, um über Genehmigungen auf dem Laufenden zu bleiben

Um Arbeitsabläufe zu optimieren, müssen Genehmiger wissen, wann ihnen eine Aufgabe zur Genehmigung gesendet wurde. Unsere Benachrichtigungen ermöglichen Benutzern, diese Warnungen in Echtzeit zu sehen. Sie werden sofort an Ihren Posteingang gesendet, erstellen aber auch eine Benachrichtigung in der Software, damit Sie das Tool nicht verlassen und Ihren Arbeitsablauf unterbrechen müssen. Sie können Benachrichtigungen so anpassen, dass sie Sie nicht nur benachrichtigen, wenn Genehmigungen erforderlich sind, sondern auch, wenn sie einer Aufgabe zugewiesen werden, Fortschrittsaktualisierungen, Änderungen der Fälligkeitsdaten und mehr.

Eine weitere Funktion, die Ihnen beim Workflow hilft, sind Echtzeitdaten, die eine bessere Entscheidungsfindung ermöglichen. Verschaffen Sie sich mit unserem Live-Dashboard einen Überblick über das Projekt. Es ist keine Konfiguration erforderlich, schalten Sie einfach um, um Ihren Fortschritt in Bezug auf Kosten, Zeit, Arbeitsbelastung und mehr zu sehen. Für weitere Informationen konzentrieren sich anpassbare Berichte auf das, was Sie sehen möchten. Sie können einfach mit Stakeholdern geteilt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Arbeitsabläufe automatisiert und Genehmigungseinstellungen festlegt, um Teams produktiv zu halten, indem sie sie von manuellen und sich wiederholenden Aufgaben befreien. Andere Funktionen verwalten Risiken und Ressourcen, um Sie weiter auf Kurs zu halten. Treten Sie Teams bei NASA, Siemens und Nestle bei, die unsere Software einsetzen, um erfolgreich zu sein. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.