Was ist ein Audit-Trail und wie führt man einen durch?

Nachzuverfolgen, was Sie tun, ist für eine ordnungsgemäße Ausführung unerlässlich. Ohne ein klares Bild davon, wo Sie sich befinden, haben Sie nie einen klaren Weg dorthin, wo Sie sein müssen. In Bezug auf das Projektmanagement ist ein Audit-Trail eine Möglichkeit, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuliefern.

Ein Audit Trail wird nicht nur im Projektmanagement verwendet und dient vielen Branchen. Jedes Unternehmen mit Transaktionen, Arbeitsprozessen, Buchhaltung und Handel kann davon profitieren, wenn man weiß, was ein Audit-Trail ist, welche Arten von Audit-Trails es gibt und wie man einen erstellt.

Was ist ein Audit-Trail?

Ein Prüfpfad erfasst die Details einer Finanztransaktion, eines Arbeitsereignisses, einer Produktentwicklungsphase oder eines Finanzbucheintrags. Diese Informationen sind mit dem Datum und der Uhrzeit ihrer Erfassung versehen, um sie im Kontext besser beurteilen zu können.

Obwohl sie in verschiedenen Branchen verwendet werden, haben alle Audit-Protokolle denselben Zweck: eine Abfolge von Ereignissen oder Aktionen in chronologischer Reihenfolge zu verfolgen. Das können Vermittlungsgeschäfte im Finanzwesen, Krankenakten im Gesundheitswesen und Prozessdokumentationen im Projektmanagement sein.

Die Verwendung eines Audit-Trails im Projektmanagement bietet eine historische Aufzeichnung des Projekts, die bei der Planung ähnlicher Projekte als Recherche zugänglich ist. Während ein Audit-Trail manuell erfasst werden kann, ist es üblicher geworden, dass der Prozess automatisch mit elektronischen Aufzeichnungen durchgeführt wird.

Audit-Trails sind mehr als nur historische Aufzeichnungen und können den Nachweis von Compliance und Betriebsintegrität erbringen. Tatsächlich dienen sie vielen Zwecken, z. B. der Bereitstellung von Informationen für eine Prüfung, aber auch der Führung von Finanzunterlagen, Kommunikationstransaktionen und mehr. Wie der Name schon sagt, bieten Audit Trails einen Datenpfad, der Datum, Uhrzeit und Benutzerinformationen enthält, die mit den Informationen verknüpft sind.

Projektmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, den Audit-Trail zu erstellen, zu verfolgen und zu archivieren. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagement-Software, die Prüfpfade in Echtzeit erfasst und über unbegrenzten Dateispeicher verfügt, um sie in einem leicht zugänglichen Hub zu archivieren. Verwenden Sie unsere Ein-Klick-Berichtsfunktion, um Audits zu Zeit, Aufgaben, Arbeitsbelastung und vielem mehr zu erstellen. Alle Berichte können gefiltert werden, um sich auf bestimmte Daten zu konzentrieren, können einfach geteilt und für zukünftige Referenzzwecke gespeichert werden. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Vorteile von Audit Trails

Die Möglichkeit, Aufzeichnungen zu verfolgen und zu verwalten und einen Prüfpfad zu verwenden, um diese Aufzeichnungen bis zu ihrem Ursprung zurückzuverfolgen, ist aus mehreren Gründen hilfreich. Erstens schafft es mehr Verantwortlichkeit der Benutzer. Die Aktionen des Benutzers werden automatisch aufgezeichnet und können darauf zurückgeführt werden, was die ordnungsgemäße Nutzung fördert und eine Infektion durch Viren vermeiden kann.

Wenn jemals etwas untersucht wird, bietet der Audit-Trail eine Möglichkeit, das Wann, Wer und Was des Vorfalls zu sehen. Audit-Trails geben Ihnen Einblick in den Prozess und können verwendet werden, um zukünftige Hacks, Systemausfälle und andere Datenbeschädigungen zu vermeiden.

Gleichzeitig können Sie verdächtiges Verhalten oder unbefugten Zugriff schnell erkennen. Dies schützt Ihr geistiges Eigentum, Personalinformationen, Finanzunterlagen und mehr. Außerdem kann die Überwachung in Echtzeit dazu beitragen, andere Probleme zu erkennen und Probleme schnell zu beheben, bevor sie zu Systemausfällen oder Betriebsfehlern führen oder verdächtige Aktivitäten ohne Rückgriff möglich machen.

Arten von Audit Trails

Es stimmt zwar, dass Audit-Trails in unterschiedlichen Branchen zu finden sind, die Arten von Audit-Trails sind jedoch weniger unterschiedlich. Es gibt drei Haupttypen von Audit Trails, die jeweils für verschiedene Branchen verwendet werden und unterschiedlichen Zwecken dienen. Um jedoch den Umfang dessen zu verstehen, was ein Audit Trail sein kann, ist es wichtig, den Unterschied zwischen externen, internen und Internal Revenue Service (IRS) Audits zu verstehen.

Externe Audits

Eine externe Prüfung wird von einer unabhängigen Agentur durchgeführt, in der Regel einem zertifizierten Wirtschaftsprüfer (CPA), der von einer Organisation beauftragt wird, um ein unparteiisches und klares Bild der Finanzen des Unternehmens zu erhalten. Dies bietet einen Blick von außen auf die finanzielle Lage Ihres Unternehmens und hilft Ihnen, Ihre eigenen internen Erkenntnisse zu bestätigen.

Interne Audits

Interne Audits werden innerhalb des Unternehmens durchgeführt. Es gibt verschiedene Arten von internen Audits, darunter Compliance-, Betriebs-, Finanz- und Informationstechnologie-Audits. Die Mitarbeiter müssen geschult werden, um die verschiedenen Abteilungen zu auditieren und sicherzustellen, dass die Prozesse, Protokolle und Managementaufgaben korrekt ausgeführt werden.

IRS-Audit

Dies ist die Prüfung, mit der die meisten Menschen wahrscheinlich vertraut (und gefürchtet) sind, da sie sowohl bei Institutionen als auch bei Einzelpersonen durchgeführt werden kann. Der IRS wird normalerweise ein Unternehmen oder eine Einzelperson mit einer Prüfung angreifen, wenn sie den Verdacht haben, dass sie ihren gerechten Anteil an Steuern nicht zahlen. Der IRS prüft, ob tatsächlich eine Diskrepanz zwischen den Finanzunterlagen und den in den Steuerunterlagen erfassten Beträgen besteht oder nicht.

So führen Sie einen Audit-Trail durch: Was gehört dazu?

Im Projektmanagement ist es unerlässlich, alle Änderungen am Projekt, am Arbeitsplan und an den Aufgaben zu dokumentieren. Unabhängig von der Art der Prüfung und der Art des Unternehmens, das die Prüfung durchführt, gibt es bestimmte Elemente, die enthalten sein müssen.

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Es ist wichtig, alles aufzunehmen, was erforderlich ist, um zu zeigen, welche Ereignisse aufgetreten sind, wer die Person war oder welches System sie verursacht hat. Diese Aufzeichnungen zeigen, was mit der damit verbundenen Benutzer-ID passiert ist, das Programm oder der Befehl, das das Ereignis erstellt hat, und was das Ergebnis war.

Jeder dieser Gegenstände sollte mit dem Datum und der Uhrzeit des Auftretens gestempelt werden. Grundsätzlich besteht ein Audit-Trail aus den von jedem Benutzer durchgeführten Aktionen und Befehlen, den Dateien und Ressourcen, auf die zugegriffen wird, sowie dem Datum und der Uhrzeit dieser Aktionen.

Beispiele für Audit Trails

Audit Trails können sehr einfach oder komplex sein. Ein Prüfpfad könnte so einfach sein wie eine Quittung für den Kauf eines Artikels. Die Quittung würde das Datum der Transaktion, den Preis, den Ort, an dem es gekauft wurde, und die an der Transaktion beteiligten Personen enthalten.

Ein weiteres Beispiel ist, wenn ein Unternehmen Bürogeräte kauft. Sie müssten zuerst eine Bestellung erstellen, um diesen Kauf zu autorisieren. Überall dort, wo die Ausrüstung verkauft wird, wird eine Rechnung mit den Einzelheiten des Verkaufsdatums, des Betrags und der Beschreibung des gekauften Artikels bereitgestellt. Dies ist der Audit-Trail.

Wie pflegen Sie einen Audit-Trail?

Um einen Prüfpfad aufrechtzuerhalten, müssen Sie die Daten erfassen, einschließlich laufender Eingaben und Datenverwaltungsarbeiten. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie eine neue Richtlinie oder einen Workflow erstellen oder bestehende Workflows anpassen.

Alle Eingaben und Aktionen werden verwaltet und aufgezeichnet, sodass sie für zukünftige Referenzzwecke leicht zugänglich sind. Die Erstellung eines Audit-Trails für diese Workflows beinhaltet die Pflege eines Dokumentations-Hubs, um die Formulare zu verfolgen. Die Audit-Dateien sollten für die Lebensdauer der Aufzeichnungen aufbewahrt werden.

Branchen, die Audit Trails benötigen

Wie bereits erwähnt, werden Audit Trails in vielen Branchen benötigt. Sicherlich benötigt jede Organisation, die konform und sicher bleiben muss, Audit-Trails. Elektronische Aufzeichnungen benötigen insbesondere Audit-Trails, um sich gegen Sicherheitsverletzungen zu verteidigen und die Compliance-Berichterstattung aufrechtzuerhalten. Dies gilt sowohl für externe als auch für interne Audits.

Organisationen wie Regierungsbehörden und Universitäten handeln mit vertraulichen Daten, und jede andere Branche, die mit solchen Informationen umgeht, benötigt Audit-Trails. Es ist erforderlich, um Aufzeichnungen oder Transaktionen in Finanz-, Buchhaltungs- und Abrechnungsabteilungen sowie in Fertigungsdesignkontrollen und im Gesundheitswesen zu verfolgen.

Audit-Trails werden auch in klinischen Forschungsdaten, Content-Management, Studentenakten, E-Commerce, Rechts- und Forschungsuntersuchungen, Krankenakten und sogar Abstimmungs- und Stimmzettelaufzeichnungen benötigt. Audit-Trails können in jedem Sektor gefunden werden, von der Regierung bis zum Bildungswesen oder jeder Organisation, die sichere Aufzeichnungen verwaltet.

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Siehe Leistung und Fortschritt mit Echtzeit-Dashboards

Unser Live-Dashboard erfasst Echtzeitdaten und berechnet die Informationen automatisch. Anschließend werden die Ergebnisse für sechs Projektmetriken in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt. Sie können sehen, wie Ihr Projekt in Bezug auf Zeit, Kosten und mehr abschneidet. Im Gegensatz zu anderen minderwertigen Werkzeugen ist keine Einrichtung erforderlich. Prüfen Sie Ihre Arbeit, während sie geschieht.

Kontrollieren Sie Prozesse mit automatisierten Workflows

Richten Sie automatisierte Workflows ein, um Ihrem Team Zeit für wichtigere Angelegenheiten zu geben, während Sie gleichzeitig die Qualität sicherstellen und jeden Schritt Ihres Prozesses aufzeichnen. Sie bestimmen, wie viele Trigger Sie erstellen möchten, um Aktionen wie das Ändern von Tags oder Zugewiesenen auszulösen. Die Einstellungen zur Aufgabengenehmigung stellen sicher, dass sich der Status nicht ändert, bis ein autorisiertes Teammitglied sie genehmigt. Mit ProjectManager haben Sie die Möglichkeit, den Audit-Trail mit Automatisierung einzurichten.

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